Le mini-guide de survie administrative des chefs d’entreprise de moins de 5 salariés ☝

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3H18 : il s’agit du temps moyen quotidien qui fait défaut aux dirigeants pour développer leur activité.

Marc LE VERNOY, entrepreneur et chef d’entreprise depuis 20 ans, est le fondateur de 3H18, une entreprise spécialisée dans la mise à disposition de personnel qualifié, dont la mission est de soulager les professionnels dans les tâches incontournables. (pré comptabilité, recouvrement, administratif, RH, devis, relances…) mais éloignées de leur compétence de base (avocat, artisan, start-up, dentiste, organisme de formation, coach indépendant…).

Des pros qui aident leurs clients à se concentrer sur leur activité en réalisant pour eux des tâches qu’ils savent bien faire (et rentabiliser).

Ainsi, un chef d’entreprise mettra 10 heures par mois (le dimanche matin, souvent) à pointer ses notes de frais, avec erreurs et maladresses, alors qu’une assistante 3h18 lui remettra en 2 heures un document de synthèse propre et contrôlé.

La start-up au chiffre d’affaires en explosion ne prend pas le temps de relancer les mauvais payeurs ou clients négligents. Quand elle le fait, c’est souvent avec maladresse ou agressivité. Alors qu’un assistant commercial 3h18 renfloue la trésorerie en quelques heures de recouvrement aimable et efficace.

Voilà une solution pratique et efficace pour éviter une « mauvaise bonne idée » : réaliser soi-même des tâches que d’autres, moins chers et plus efficaces, réalisent mieux. Ce manuel de survie du chef d’entreprise a pour ambition de vous donner les premières clefs pour lancer et développer votre société sans vous perdre dans la « jungle » administrative.

Gagner du temps productif pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour vous : voilà l’objectif qui nous a guidés.

Bonne lecture !

Tout savoir sur l’organisation administrative

Plus la compétence technique augmente, plus on se rend compte qu’elle ne peut s’épanouir sans compétences « support » comme :

⦁ la logistique,

⦁ la gestion

⦁ ou le marketing.

Chacun de ces domaines dépend de votre métier, sauf un, qui est commun à tous les métiers, toutes les entreprises et toutes les régions : l’organisation administrative.

1. À qui confier l’organisation administrative de son entreprise ?

Négligée, l’organisation administrative peut vite devenir un cauchemar. Telle facture égarée va nous priver d’un financement cruellement nécessaire. Telle déclaration oubliée va déclencher un contrôle fiscal dont on se serait bien passé. Tel contrat mal rédigé va remettre en question nos intérêts.

Assumée par vous-même, ce n’est même pas la garantie d’un travail bien fait : les connaissances nécessaires sont diverses et demandent un temps précieux pour être mises à jour. Du temps qu’il est préférable que vous passiez à assurer les actions qui génèrent directement une facturation.

Confiée à des salariés compétents, elle générera des coûts fixes et supposera de former votre personnel à l’excellence dans de trop nombreux domaines pour assurer la bonne tenue de vos « papiers » et vous permettre de vous consacrer à l’opérationnel en toute tranquillité.

Sous-traitée à des intervenants réguliers, c’est cumuler la sécurité de professionnels compétents, la souplesse (pas de frais fixes), l’engagement et l’implication de fournisseurs récurrents qui connaissent bien votre entreprise : C’est le métier de 3h18.

2. Quelle méthode adopter pour gérer l’organisation administrative de son entreprise ?

Quelle que soit la personne en charge de votre organisation administrative, le patron que vous êtes doit connaître les grands enjeux de ce domaine si particulier des « papiers » dont la plupart sont très éloignés de votre opérationnel quotidien.

Clarification.

Les papiers administratifs à conserver

Les experts-comptables et autres professionnels du chiffre et du droit vous communiquerons volontiers la liste des documents qu’il est obligatoire de conserver et combien de temps. Mais notre conseil à nous est de tout conserver, sans limite de temps.

Pourquoi conserver ces papiers ?

Savez-vous de quoi sera fait l’avenir ?

Qu'avez-vous à prouver dans 5, 10 ou 15 ans ? Juridiquement et commercialement ?

De quelle information avez-vous besoin pour étudier un nouveau produit ou prendre une décision éclairée ? Conserver ses archives permet d’avoir tout sous la main et d’obtenir plus rapidement les informations recherchées.

Comment ranger ses papiers administratifs ?

1. Si vous débutez, la méthode est simple : d’abord conservez les papiers au fur et à mesure de leur arrivée. Ne perdez rien n’oubliez rien ! Ces 2 précautions limitent les problèmes futurs.

2. Si vous avez déjà de l’expérience, il est fort probable que les « papiers » soient dispersés, oubliés, perdus… Voire endommagés.

Dans tous les cas, il est recommandé de :

rassembler tous les papiers au même endroit,

⦁ dans le même sens (ce n’est pas une blague)

⦁ et dans un état correct (au besoin les « reconstituer » ou en demander copie).

Triez vos documents par catégories (voir encadré) et dans chaque catégorie par origine (même administration, même fournisseur…) et par date.

Quel format d’archivage choisir : physique ou numérique ?

Si vous choisissiez un classement physique : vous opterez pour les classeurs classiques, en 4A, avec 2 préformations sur le côté. Une fois que ces éléments seront inutiles au jour le jour, vous les transférerez dans des boîtes en carton que vous stockerez aux archives.

Veillez à ce que les locaux d’archives soient au sec, sans rongeurs (Ne riez pas, quand on consulte des archives d’entreprise, on constate que ce n’est pas un conseil évident) et dont l’accès est contrôlé par vous et vous seul.

Certains documents ne sont disponibles qu’en numérique. Vous devrez alors avoir la rigueur de tous les éditer sur papier. D’autres ne sont pas au format 4A (autoroute, restaurants, parkings…) et vous aurez du mal à les classer avec les formats normalisés.

Veillez également à bien codifier les classeurs (puis les boîtes) pour vous éviter des recherches fastidieuses des années plus tard, quand votre mémoire d’usage sera épuisée ou que les personnes en cause auront disparu.

Tout cela plaide en faveur du numérique :

⦁ Classement propre et pérenne

⦁ Recherche facilitée

⦁ Format indifférent

⦁ Coût réduit

⦁ Encombrement nul

3h18 vous accompagne dans la digitalisation de votre activité et la numérisation de vos archives.

Prenez rendez-vous avec nos conseillers.

Classement numérique : 4 règles en vigueur

Qui ne rêve pas d’un classement 100% numérique, sans cette paperasse qui encombre inutilement nos bureaux ?

Mais ce n’est pas encore (légalement) possible, il va falloir attendre 2030 pour le « zéro papier ». Pour l’instant, il va falloir conserver vos documents en format papier et/ou numérique. Mode d’emploi.

Légalement, seul le format d’origine fait foi. Il va falloir conserver tous les documents papier dans un classement traditionnel, même si vous travaillez au quotidien sur support numérique.

De même, tout document reçu ou émis sous format numérique devra être conservé sur son support d’origine pendant 3 ans, en cas de contrôle de l’administration. Après ce délai légal, vous pourrez choisir le mode de conservation.

Le numérique, bien plus pratique, est à privilégier…

Toutefois, vous avez la possibilité, depuis le 31 avril 2017, de conserver vos documents sous forme numérique, si (et seulement si) vous respectez les conditions suivantes :

1. Garantir la reproduction à l’identique

Utilisez un système qui permet de produire une copie conforme à l’original en image (y compris couleur)

2. Ne pas utiliser de dispositif de traitement de l’image

Il est interdit de modifier ou retoucher les documents numériques : un simple transfert Jpeg ou Pdf n’est donc pas autorisé.

3. Une compression de qualité

En cas de compression de fichier, ils ne doivent pas engendrer de perte de lisibilité et de qualité, ni être l’occasion d’une modification de l’image originale.

4. Un cachet électronique

L’intégrité du document doit être garantie soit par un certificat, une empreinte électronique ou une signature numérique.

Sans respect de ces indications, pas de transfert de légitimité.

Quels sont les documents de gestion administrative récurrents ?

La vie d’une entreprise est matérialisée par l’échange de documents entre elle et ses partenaires, clients, fournisseurs, employés, États, actionnaires…

Il convient non seulement de :

⦁ conserver ces éléments,

⦁ de les classer,

⦁ mais également de les traiter (encaisser, payer, exécuter…).

Pour ne pas se retrouver débordé.e par leur amoncellement, un traitement correct dès leur réception s’impose. Évitez donc les bacs « à classer » ou « en cours » et traitez ces documents au fur et à mesure de leur arrivée : e-mails, courrier, remis en mains propres…

1er document récurrent : les factures fournisseurs

Ce document de comptabilité générale prouve un achat effectué auprès d’un fournisseur de biens ou de services. Elles sont de trois natures différentes :

1. notes de frais,

2. exploitation,

3. investissement

et supposent des traitements adaptés à leur montant et leur finalité.

1. Les notes de frais

Certaines factures (de toutes natures) ont la particularité d’être réglées par des employés avec leur compte personnel. L’entreprise les remboursera ensuite.

Ce sont en général des factures de vie courante :

⦁ repas,

⦁ déplacements,

⦁ petites fournitures

⦁ …

qui pour des raisons pratiques sont réglées avec les moyens de paiement de l’employé. Il est possible de sécuriser l’employé avec un système d’avance sur frais pour lui éviter de contribuer personnellement à la trésorerie de l’entreprise.

Là encore, une vérification minutieuse s’impose car ces factures (obligatoirement jointes au document) seront exigées de la même manière que les autres par l’administration.

Veillez à ce que les éléments suivants figurent sur le document récapitulatif de notes de frais :

⦁ Le nom du payeur à rembourser

⦁ La date de la dépense

⦁ Le lieu ( si déplacement)

⦁ Le descriptif de la mission

⦁ La catégorie de frais (repas, hôtel, péage…)

⦁ Le fournisseur

⦁ Le montant à rembourser

⦁ Le montant de la TVA

⦁ La date et le montant du remboursement effectué

2. Les investissements

On distingue d’une part :

⦁ les achats d’équipement dont l’exploitation sera longue et répartie sur toute l’activité

⦁ et d’autre part les achats qui vont contribuer directement à la production d’un bien ou d’un service donné.

Les investissements sont par exemple :

⦁ des ordinateurs,

⦁ des machines

⦁ ou du mobilier.

Ils sont souvent supérieurs à 500€ et peuvent être amortis sur plusieurs années. Comme tous les documents d’entreprise, nous vous conseillons de les conserver définitivement. La règle est de pouvoir les présenter lors d’un contrôle de l’administration et démontrer en quoi ils servent à l’exploitation de l’activité.

3. Les achats d’exploitation

Il s’agit des achats courants qui permettent la bonne exploitation de l’activité. Il est d’usage comptable de les répartir en « achats de marchandise » qui correspondent aux produits ou services directement affectés à la production (une pièce détachée par exemple) et en « Frais divers de gestion » qui correspondent au fonctionnement général de l’entreprise ( les fournitures de bureau par exemple).

Les factures d’achat se distinguent en général par leur nombre qui suppose de les contrôler en les comparant à une livraison effectivement reçue. C’est la fonction des bons de livraison. Il est souvent observé que le chef d’entreprise demande aux personnes en charge d’approuver le bon paiement de la facture avant de la valider.

Comment classer les factures fournisseurs ?

Dès réception des factures, numérisez-les et rangez l’original papier dans un classeur, par ordre d’arrivée.

Ainsi, vous ne risquez plus de les perdre et pouvez travailler, échanger, contrôler de façon souple et rapide. Il faudra au plus vite valider si cette facture correspond bien à une commande en termes de :

⦁ quantité,

⦁ qualité,

⦁ délai de livraison

⦁ prix

avant de la mettre au règlement.

Notre conseil en gestion comptable : saisissez toutes vos factures !

Dans tous les cas, que vous contestez la facture en elle-même ou son montant, il est obligatoire de la saisir dans votre comptabilité. Si nécessaire avec des écritures correctives qu’il faudra demander à votre comptable.

En effet, le droit est strict sur ce point : toute facture reçue doit figurer en comptabilité.

Si vous la contestez, veillez à confirmer votre éventuel échange verbal par un écrit qui formalise votre différend, même en cas d’accord du fournisseur.

Cette précaution fera toute la différence si votre contestation se transforme en contentieux.

Et en cas d’absence de facture ? 🤔

Chaque dépense qui ne sera pas associée à une facture sera considérée comme une rémunération de l’exploitant, avec les cotisations sociales et impôts y afférents.

Par ailleurs, la plupart des factures ouvrent droit à un crédit de TVA qui représente 20% de son montant.

Voilà deux bonnes raisons de s’assurer de l’existence d’une facture en exigeant de vos fournisseurs l’envoi d’une facture avant tout règlement.

2ème document récurrent : les factures clients

Ce document de comptabilité générale lie les prestations fournies par l’entreprise au paiement de ses clients. Toutes les recettes doivent faire l’objet d’une notification précisant la justification de ces encaissements.

Le point sur ce formalisme.

À partir de 2025, toutes les factures seront obligatoirement numériques, mais il est aujourd’hui obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation qui dispose de toutes les fonctionnalités obligatoires, de façon à satisfaire l’administration.

Il faudra être particulièrement attentif à l’incrémentation automatique qui suppose une numérotation chronologique avec impossibilité de « sauter » un numéro de facture ni d’en modifier le contenu une fois émise.

Factures clients : 12 mentions obligatoires

L’établissement des factures clients suppose le respect d’une forme imposée par l’administration. La plupart des logiciels intègrent ces contraintes, encore faut-il les comprendre pour les exploiter à bon escient.

Une facture doit obligatoirement comporter les 12 éléments suivants :

1. Le nom de votre entreprise

ou sa dénomination sociale. Ainsi que :

⦁ la forme juridique et le montant du capital social s’il s’agit d’une société,

⦁ l’adresse du siège social,

⦁ le numéro SIREN,

⦁ la mention du registre du commerce et des sociétés (RCS) de l’entreprise suivie du nom de la ville dans laquelle elle est immatriculée,

⦁ ainsi que son numéro individuel d’identification à la TVA

2. Les noms et l’adresse de votre client

(et l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du client) ainsi que le cas échéant, son numéro individuel d’identification à la TVA. Notamment en cas de livraisons intracommunautaires

3. La date de la facture

4. Le numéro de la facture

5. et l’éventuel numéro du bon de commande

6. La désignation précise et la quantité des produits ou des services

7. Le prix unitaire hors taxes (HT)

de chaque produit ou service, ainsi que :

⦁ le taux de TVA applicable à chacun d’eux et le montant total HT correspondant.

⦁ Le détail de la TVA (pour chaque taux de TVA : le montant HT des produits soumis au même taux de TVA et le montant de TVA correspondant),

⦁ le prix total HT,

⦁ le montant total de la TVA

⦁ et le prix toutes taxes comprises (TTC)

8. Toute réduction de prix

(remise, rabais) acquise à la date de la vente (ou de la prestation de services) et directement liée à cette opération

9. La date

à laquelle le règlement doit intervenir et le taux des pénalités exigibles en cas de paiement après cette date

10. L’indemnité forfaitaire de 40 €

pour frais de recouvrement due en cas de paiement tardif

11. Les conditions d’escompte

éventuellement applicables en cas de paiement anticipé

12. Si vous êtes adhérent d’un centre de gestion agréé,

la mention selon laquelle vous acceptez les règlements par chèque ou par carte bancaire.

Attention : Le défaut de facturation ou l’omission d’une mention obligatoire sont susceptibles d’être sanctionnés par une amende administrative pouvant s’élever à 75 000 € pour une personne physique et à 375 000 € pour une personne morale (une société, une association...).

Les mentions spécifiques à certaines opérations

Certaines mentions relatives à l’application d’un régime spécifique en matière de TVA doivent également être indiquées sur les factures.

Ainsi, si l’opération que vous facturez est exonérée de TVA, vous devez mentionner sur vos factures la référence à la disposition du Code général des impôts ou de la directive communautaire en vertu de laquelle l’opération bénéficie de cette exonération.

Autre cas particulier, si vous êtes soumis au régime de la franchise en base de TVA, vous devez obligatoirement mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

→ Aucun montant ni taux de TVA ne devant évidemment figurer sur vos factures dans ces deux hypothèses.

Parfois, c’est le client qui est redevable de la TVA. Ce qui vous dispense de facturer cette taxe. On dit alors que le client « autoliquide » la TVA. Les factures correspondantes doivent alors impérativement comporter le numéro d’identification à la TVA du client et la mention : « Autoliquidation ».

Attention toutefois ! En cas de livraison intracommunautaire, c’est-à-dire lorsque vous vendez un bien à une entreprise assujettie à la TVA dans un autre État membre de l’Union européenne et que ce bien est expédié hors de France, c’est la disposition qui fonde l’exonération de TVA (article 262 ter I du Code général des impôts) qui doit être indiquée sur la facture, en lieu et place de la mention « Autoliquidation ».

N’oubliez pas, là aussi, de faire apparaître le numéro d’identification à la TVA de l’acheteur.

Et les ventes aux particuliers ?

S’agissant des ventes de produits à des particuliers, l’émission d’une facture n’est obligatoire QUE si le client le demande ou s’il s’agit d’une vente à distance.

Dans les autres cas, il vous suffit de remettre un simple ticket de caisse à votre client. Pour une prestation de services réalisée pour un particulier, vous êtes tenu d’établir, sinon une facture, tout au moins une note, dès que le prix est supérieur à 25 € TTC ou si votre client vous le demande.

Gestion administrative : Zoom sur la facture électronique !

Initialement prévue pour 2023, l’obligation de facturation électronique a été retardée de plusieurs mois afin de laisser le temps aux entreprises de s’y préparer, notamment en adaptant leur système d’information.

Une fois les factures établies, vous avez le choix de les transmettre au format papier ou de façon dématérialisée, sauf à l’égard de vos clients du secteur public (État, collectivités territoriales...) pour lesquels la facturation électronique est de rigueur.

Une facture électronique qui va devenir obligatoire dans les années à venir à l’égard de tous vos clients professionnels, établis en France, qui relèvent de la TVA.

Une facture électronique, c’est quoi ?

Une facture électronique est une facture qui doit être :

⦁ créée,

⦁ transmise,

⦁ reçue

⦁ et archivée sous forme électronique.

Autrement dit, l’ensemble du processus de facturation doit être dématérialisé.

Ainsi, une facture créée sur support papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue par mail, ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier.

Une obligation progressive de la facture électronique

La facturation électronique va progressivement s’imposer aux entreprises. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

L’obligation d’émettre de telles factures, elle, entrera en vigueur de façon échelonnée en fonction de la taille de l’entreprise. Elle s’appliquera à compter :

- du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises

- du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)

- du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et pour les microentreprises.

Pour satisfaire à cette nouvelle obligation, les entreprises devront avoir recours à une plate-forme de dématérialisation, comme le portail public Chorus Pro. En pratique, vous adresserez vos factures à vos clients professionnels par l’intermédiaire de cette plateforme, laquelle se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plate-forme de dématérialisation utilisée par votre client.

Vous n’enverrez donc plus directement vos factures à vos clients professionnels.

3ème document récurrent : les états de synthèse

Quand il n’a pas une vision claire des échéances et des enjeux, le chef d’entreprise a tendance à refaire mentalement et en permanence des estimations basées sur son intuition.

Ce qui est nerveusement fatigant, contre-productif et générateur de stress, insomnies et autres désagréments…

Il est préférable d’avoir une vision claire d’une situation catastrophique qu’une vague idée d’une situation plus favorable.

Plus vous mettrez de clarté dans votre situation professionnelle, plus vous pourrez concentrer votre énergie là où elle produira des résultats.

Contre la panique, le flou et l’improvisation, rien de tel que des documents de synthèse comme :

⦁ des tableaux de bord,

⦁ des échéanciers

⦁ ou des plannings.

Ce type de synthèse est parfois intégrée dans les logiciels de gestion (expert-comptable) ou professionnels. Si ce n’est pas le cas, il vous faudra élaborer vos propres tableaux qui, dans ce cas, devront être renseignés par une assistante compétente que 3h18 saura vous recommander et mettre à votre disposition sans engagements ni facturation minimum.

6 états de synthèse dont vous avez indéniablement besoin

1. Le compte d’exploitation prévisionnel

Encore appelé « Budget » ou « Business plan », il formalise ce que votre entreprise projette de réaliser dans l’avenir. Il s’agit de prévisions (donc incertaines) et votre rôle consistera principalement à gérer les écarts avec la réalité constatée et à prendre des mesures correctives.

2. Le tableau de trésorerie

Ce qui est dû (et qui est certain) comparé à ce qui est attendu (et donc hypothétique) vous permet de faire des arbitrages (décaler un fournisseur, relancer des clients…) et mettre ainsi du rationnel à la place du tableau subjectif que vous reconstituez dans votre tête lors de vos insomnies ! 😉

3. Le tableau des échéances

⦁ Certaines échéances sont lointaines,

⦁ trop nombreuses

⦁ et/ou ne font pas l’objet de relances ou d’appels de fonds.

L’entreprise risque alors de les oublier, d’en dépasser les dates limites ou de la négliger… Avec parfois des conséquences dramatiques, comme dans le cas d’une assurance par exemple.

4. Le tableau de bord commercial

Listez de façon exhaustive le nombre (ou la qualité, suivant votre activité) de clients que vous avez :

⦁ en prospection (ont montré leur intérêt),

⦁ en développement (en cours de négociation)

⦁ en conclusion (en attente de décision)

⦁ et en production (en attente de paiement).

5. Tableau de production

Spécifique à chaque métier, il permet de suivre les principales variables relevant de la production de biens ou de services (chantiers en attente, en cours, terminés ; produits en stock, en commande, en rupture ; productivité horaire ; panier moyen…)

6. Liste des instances

La liste des tâches demandées aux collaborateurs, fournisseurs ou sous-traitants et qui restent à ce jour non traitées. Cela permet de savoir qui relancer, contrôler, motiver, contraindre… sans se laisser déborder par le nombre ou les délais parfois longs.

Contactez un conseiller 3h18 et améliorez dès maintenant votre gestion administrative.

Trésorerie : 4 pistes pour ne pas se retrouver à cours de cash !

Le cash, les disponibilités, le solde bancaire… quel que soit le nom qu’on lui donne, c’est le nerf de la guerre. Avec le sentiment (trompeur) de puissance quand on en a suffisamment et un stress (toxique) quand il vient à manquer.

Comment anticiper les difficultés ?

Il s’agit de comparer les recettes espérées avec les dépenses exigées. Le principe de prudence comptable suppose que ce que l’on doit est certain, mais ce qui nous est dû est espéré.

C’est la juste anticipation de cet espoir qui est cœur de l’art de la gestion de trésorerie.

Piste 1 : Les délais de paiement client

Le critère vraiment important à prendre en compte, ce sont les délais réels (pas théoriques) de paiement client. Il faut être réaliste sur vos capacités à encaisser au bon moment. Assez souvent on facture en fin de mois. Le temps de faire la facture, de l’envoyer, que le client la réceptionne, qu’il la comptabilise, puis qu’il la mette au paiement… ça prend du temps.

Ce temps est d’autant plus long que votre client va chercher à repousser le règlement pour améliorer sa propre gestion de trésorerie, au détriment de la vôtre. Il est possible de réduire ces délais (du moins éviter qu’ils ne s’allongent) en prévoyant un système de relance écrite ou téléphonique, par une assistante assez sensibilisée à la relation client pour ne pas risquer d’agacer, d’inquiéter ou de vexer.

Piste 2 : Les dépenses récurrentes : emprunts, abonnements…

La plupart des entreprises ont plusieurs emprunts en cours.

Notre conseil ? Bien répertorier tous vos prêts, avec les intérêts et les dates d’échéance. Parfois, vous pouvez contracter un prêt en différé : il faut absolument en tenir compte au moment de l’établissement du plan de trésorerie.

De même, si vous avez bientôt terminé de rembourser un emprunt, cela aura un fort impact sur votre trésorerie à venir. Il en est de même pour toutes les dépenses lissées dans le temps, par abonnements, règlements mensuels ou échéances différées.

Relisez également les contrats qui vous permettent, en cas de crise ponctuelle, de suspendre des mensualités sans conséquence sur le service ou le coût.

En général, ce type de défaillance d’échéance est :

⦁ bien accepté quand il est anticipé !

⦁ mais de nature à inquiéter quand il est subi.

Piste 3 : Les financements

Vérifier les modalités de paiement de vos factures : assurez-vous que vos hypothèses de décaissement sont justes et correspondent bien au calendrier de facturation.

Par exemple, si vous faites un investissement marketing sur l’année, vérifiez bien les modalités de paiement :

⦁ Est-il étalé sur 12 mois ?

⦁ Payable en 3 fois ?

⦁ Le décaissement a-t-il en revanche lieu d’un coup ?

Là encore, il est possible et souvent facile de négocier des conditions de règlement plus avantageuses si la demande est anticipée. La confiance de votre fournisseur sera renforcée si vous anticipez, alors qu’une demande tardive (pire, suite à une relance) mettra le doute sur votre capacité à faire face à vos échéances.

Piste 4 : La TVA

En fonction de votre régime de TVA et de la structure de votre entreprise, la TVA peut avoir un impact sur votre plan de trésorerie. Si votre entreprise n’est pas rentable ou que vous êtes en phase d’investissement, vous avez droit à des crédits de TVA.

Mais le remboursement peut prendre du temps : il faut compter 2 à 3 mois.

Au contraire, si vous encaissez beaucoup de TVA, vous allez devoir la reverser le mois suivant (ou le trimestre suivant selon votre périodicité de déclaration).

En revanche, l’administration fiscale est bien moins souple qu’un fournisseur pour accepter vos retards de règlement, avec les pénalités qui vont avec... Effectuez toujours les déclarations avant les dates limites sans chercher à reporter ou ignorer certaines recettes.

Il est préférable de négocier un retard de règlement que de faire face aux conséquences pénales d’un retard, d’un oubli ou d’une « erreur » de déclaration.

5 Conseils pour mettre au point vos prévisions de trésorerie

Il est temps de passer à l’étape la plus complexe : les prévisions de trésorerie. Pour vous projeter dans l’avenir, vous devez anticiper un certain nombre de variables plus ou moins connues à l’avance, et mettre au point différents scénarios.

Une fois que vous avez répertorié tous vos flux de trésorerie certains, il est temps de vous projeter un peu plus loin dans l’avenir. Voici quelques bonnes pratiques pour faire vos prévisions de trésorerie dans une PME.

Conseil n°1 : Basez-vous sur l’historique

Pour vous projeter sur vos recettes et dépenses à venir, mieux vaut vous appuyer sur les chiffres des années précédentes. Si vous démarrez votre activité, basez-vous sur les hypothèses de votre business plan qui doivent être aussi étayées que possible, ou sur le budget d’un concurrent.

Conseil n°2 : Mettez en place un système de relance

En trésorerie, les encaissements et décaissements sont soumis à des variations importantes, ils sont rarement lissés sur 12 mois. Là encore, une assistante réalisant des relances régulières améliorera grandement la fiabilité de vos prévisions de recettes.

Conseil n°3 : Ne sous-estimez pas les dépenses

Soyez particulièrement prudent sur la prévision des charges variables. Il est assez courant de sous-estimer les dépenses à venir. Mieux vaut partir d’une hypothèse conservatrice, pour couvrir les éventuelles dépenses que vous n’auriez pas anticipées.

Conseil n°4 : Soyez prudent sur les délais de paiement

Partez d’un principe de prudence, et considérez qu’il y aura du délai supplémentaire côté client mais que vous allez respecter vos engagements côté fournisseur.

Conseil n°5 : Faites plusieurs scénarios

Vous pouvez dupliquer votre plan de trésorerie pour créer plusieurs cas de figure :

• En plus du scénario réaliste, faites un scénario “stress case”, pessimiste, qui vous permet de déterminer votre point bas de trésorerie. Et savoir combien de temps vous avez devant vous avant d’être dans le rouge.

• Vous pouvez aussi confronter vos différentes prévisions entre elles. Par exemple, si vous souhaitez acheter des locaux plus grands, quelles conséquences cette action aura-t-elle sur votre trésorerie dans le meilleur et dans le pire des cas ?

Organisation administrative : ce que vous devez retenir de ce mini-guide de survie

Organiser son administratif est la clé pour qu’une entreprise se développe sereinement et rapidement. L’archivage et le classement de documents récurrents, comme les factures ou les états de synthèse, ne se font pas sans une certaine expérience. Mal réalisées, ces tâches peuvent rapidement venir semer la zizanie dans votre trésorerie.

S’entourer d’une assistante freelance, experte en gestion administrative, est une décision pleine de sagesse, appropriée à votre situation et surtout, extrêmement flexible !

Pour échanger avec un conseiller 3h18, prenez rendez-vous en ligne.

Vous pouvez également :

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La pré comptabilité de votre entreprise est un véritable enfer ? Pourquoi ne pas recourir à un outil de gestion comptable performant pour vous soulager ? 

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5 domaines administratifs que votre entreprise doit gérer tous les jours !

Une entreprise peut vite ressembler à une usine à gaz, tant les différents domaines de compétences à gérer sont complexes. Ne vous laissez plus dépasser par les événements !

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Tout savoir sur les déclarations fiscales !

Quelles sont les principales déclarations fiscales à déclarer quand on est chef d’entreprise ? En voilà 6 que vous devez absolument connaître.

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Tout savoir sur la gestion des ressources humaines dans les petites entreprises

Vous souhaitez améliorer la gestion de votre service RH ? Mais vous êtes entrepreneur et n'avez pas suivi de formation en droit social ou en gestion du personnel ! Notre article regroupe tout ce qu’il y faut savoir pour maîtriser les basiques de l’administration de votre personnel et faire grandir sereinement votre entreprise !

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Le mini-guide de survie administrative des chefs d’entreprise de moins de 5 salariés ☝

Vous êtes dirigeant d’une entreprise de moins de 5 salariés ? On ne vous avait pas prévenu qu'il y aurait autant de travail administratif pour diriger une TPE? Ce guide de survie en matière de gestion administrative est fait pour vous !

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Gestion de votre courrier d’entreprise : les bonnes pratiques à mettre en place !

Comment assurer la gestion de votre courrier d’entreprise sans perdre de temps ? La mission que nous nous sommes donnée dans cet article est justement de répondre à cette question !

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Création d’entreprise : 8 démarches administratives à ne pas négliger !

Vous pensez à la création de votre propre entreprise ? Le chemin est semé d'embuches mais l'Aventure est passionnante ! On vous aide à faire le point sur toutes les démarches administratives qui vous attendent et sur la façon de réussir à "traverser" le cauchemar des formalités et documents obligatoires...

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Compte rendu de réunion : besoin d’aide pour rédiger le vôtre ?

Un compte rendu de réunion vous permet de conserver une trace écrite de tous vos échanges avec vos collaborateurs ! Comment réussir sa rédaction ?

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Comment prévenir le risque d’impayés ?

Les impayés constituent un véritable manque à gagner pour les entreprises et pénalisent même leur développement. Les prévenir est donc une priorité absolue ! Découvrez nos solutions.

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Assistante administrative : 8 signes qui prouvent que la vôtre est incompétente…

Vous avez délégué la gestion administrative de votre entreprise à une assistante administrative freelance mais tout ne se passe pas comme prévu ? Voyons ensemble ce qui cloche !

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Le mini-guide de survie administrative des chefs d’entreprise de moins de 5 salariés ☝

Vous êtes dirigeant d’une entreprise de moins de 5 salariés ? On ne vous avait pas prévenu qu'il y aurait autant de travail administratif pour diriger une TPE? Ce guide de survie en matière de gestion administrative est fait pour vous !

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Les impayés constituent un véritable manque à gagner pour les entreprises et pénalisent même leur développement. Les prévenir est donc une priorité absolue ! Découvrez nos solutions.

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L’externalisation administrative est-elle avantageuse pour les entreprises ?

En quoi l’externalisation administrative se montre avantageuse ? A qui s’adresse-t-elle ? Comment y faire appel ? On vous dit tout !

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Quel est le tarif d’une prestation de service administratif ?

Quel est le tarif d’une prestation de service administratif ? Tout dépend de vos besoins et du choix du prestataire ! Mode de facturation, juste prix… toutes les réponses à vos questions dans cet article.

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Le télésecrétariat : la solution d’assistance administrative peu encombrante !

Vos salariés demandent à télétravailler ? Pourquoi ne pas leur accorder ce nouveau mode de travail à distance ? Votre entreprise pourrait bien y trouver son compte !

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5 techniques qui améliorent la gestion de votre personnel

Soigner sa stratégie RH permet d’augmenter la productivité générale de votre entreprise. Et si vous amélioriez la gestion de votre personnel dès aujourd’hui ?

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Assistante administrative : 8 signes qui prouvent que la vôtre est incompétente…

Vous avez délégué la gestion administrative de votre entreprise à une assistante administrative freelance mais tout ne se passe pas comme prévu ? Voyons ensemble ce qui cloche !

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Gestion de votre courrier d’entreprise : les bonnes pratiques à mettre en place !

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Aide administrative pour les entreprises : 7 outils de gestion ultra pratiques pour vous organiser

L’aide administrative au sein des entreprises n’est pas que de nature humaine ! Connaissez-vous de bons outils de gestion suffisamment efficaces pour vous accompagner dans la gestion des tâches du quotidien ? En voici déjà 7 !

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Digitaliser sa relation client avec la messagerie instantanée !

Digitaliser sa relation client peut vous permet de répondre plus vite à vos clients ! Pourquoi ne pas instaurer dès maintenant une solution de messagerie instantanée ?

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Pourquoi faire de son externalisation administrative une priorité ?

L’externalisation administrative vous permet de reprendre la main sur votre activité ! Mais elle vous permet d'attirer des talents immédiatement opérationnels et ultra motivés ! Quand faire appel à un assistant administratif ? Quel profil peut vous aider et comment joindre l’un d’entre eux ?

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15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale.

Vous avez décidé de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Su vos clients, vos marchés stratégiques. Mais vous avez encore des doutes. Pourquoi et comment confier votre prospection et les tâches de communication digitale à une assistante commerciale qualifiée. Quelles missions annexes est-il possible de lui déléguer ?

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Comment automatiser votre comptabilité et faire des économies ?

Comment améliorer la gestion de votre TPE/PME grâce à sa digitalisation ? Automatiser les tâches de comptabilité, de rapprochement et de facturation est une solution qui vous fera gagner un temps certain. D'autant qu'elle permet de contrôler plus facilement vos dépenses et sorties de cash...

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5 techniques qui améliorent la gestion de votre personnel

Soigner sa stratégie RH permet d’augmenter la productivité générale de votre entreprise. Et si vous amélioriez la gestion de votre personnel dès aujourd’hui ?

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Compte rendu de réunion : besoin d’aide pour rédiger le vôtre ?

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Comment réussir l’onboarding de vos salariés en seulement 5 étapes ?

Comment réussir l’onboarding de vos salariés au sein de votre entreprise ? Attention, un bon accueil est synonyme de productivité ! Mieux vaut ne pas le rater…

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8 éléments obligatoires devant absolument figurer sur les bulletins de paie de vos salariés !

Les fiches de paie doivent contenir différents éléments obligatoires mais aussi ne pas afficher certaines informations. En cas d'erreur votre entreprise prend des risques graves. Sans compte l'insatisfaction de vos salariés pour la moindre "coquille" sur leur bulletin. Nous vous aidons à concevoir les bulletins de salaire "irreprochables" pour vos équipes...

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L’externalisation RH : une opportunité rêvée pour les entreprises !

L’externalisation RH permet de développer la croissance de son entreprises en confiant les tâches RH élémentaires à un prestataire externe spécialisé !

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