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3H18 : il s’agit du temps moyen quotidien qui fait défaut aux dirigeants pour développer leur activité.

Marc LE VERNOY, entrepreneur et chef d’entreprise depuis 20 ans, est le fondateur de 3H18, une entreprise spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif qualifié, dont la mission est de soulager les professionnels dans les tâches incontournables. (pré comptabilité, recouvrement, administratif, RH, devis, relances…) mais éloignées de leur compétence de base (avocat, artisan, start-up, dentiste, organisme de formation, coach indépendant…).

Des gestionnaires administratifs qui aident leurs clients à se concentrer sur leur activité en réalisant pour eux des tâches qu’ils savent bien faire (et rentabiliser).

Diriger une entreprise demande bien plus que des compétences en gestion commerciale ; c'est un équilibre délicat entre stratégie et administration. Dans ce tourbillon de responsabilités, la gestion administrative émerge comme un pilier essentiel, où les ressources humaines, le recrutement, la paie, le suivi du personnel et une pléthore de tâches administratives prennent tout leur sens. 

De la rédaction et la mise à jour des contrats de travail aux déclarations sociales, en passant par la gestion des congés et des absences, chaque aspect de la gestion administrative nécessite une attention méticuleuse pour assurer la fluidité des opérations. 

Ce guide, conçu spécifiquement pour les chefs d'entreprise et les gestionnaires, offre une approche pratique pour maîtriser ces processus complexes et des conseils sur l'utilisation des outils bureautiques et informatiques. Découvrez comment renouer avec les subtilités des relations sociales et des obligations légales en matière de droit du travail. 

Que vous soyez un professionnel chevronné ou un novice cherchant à parfaire ses compétences, ce guide vous fournira les ressources nécessaires pour exceller dans la gestion administrative et libérer du temps pour vous concentrer sur l'essence même de votre entreprise.

Notre constat sur la gestion administrative des entreprises françaises

Ainsi, un chef d’entreprise mettra 10 heures par mois (le dimanche matin, souvent) à pointer ses notes de frais, avec erreurs et maladresses, alors qu’une assistante administrative 3h18 lui remettra en 2 heures un document de synthèse propre et contrôlé.

La start-up au chiffre d’affaires en explosion ne prend pas le temps de relancer les mauvais payeurs ou clients négligents. Quand elle le fait, c’est souvent avec maladresse ou agressivité. Alors qu’un assistant commercial 3h18 renfloue la trésorerie en quelques heures de recouvrement aimable et efficace.

Voilà une solution pratique et efficace pour éviter une « mauvaise bonne idée » : réaliser soi-même des tâches que d’autres, moins chers et plus efficaces, réalisent mieux. 

Ce manuel de survie administrative du chef d’entreprise a pour ambition de vous donner les premières clefs pour lancer et développer votre société sans vous perdre dans la « jungle » administrative, comme le ferait tout bon gestionnaire RH et administratif.

Gagner du temps productif pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour vous : voilà l’objectif qui nous a guidé.

Bonne lecture !

Tout savoir sur la gestion administrative

Plus la compétence technique augmente, plus on se rend compte qu’elle ne peut s’épanouir sans compétences « support » comme :

⦁ la logistique,

⦁ la gestion

⦁ ou le marketing.

Chacun de ces domaines dépend de votre métier, sauf un, qui est commun à tous les métiers, toutes les entreprises et toutes les régions : l’organisation administrative.

1. À qui confier la gestion administrative de son entreprise ?

Négligée, l’organisation administrative peut vite devenir un cauchemar. Telle facture égarée va nous priver d’un financement cruellement nécessaire. Telle déclaration oubliée va déclencher un contrôle fiscal dont on se serait bien passé… Tel contrat mal rédigé va remettre en question nos intérêts.

Assumée par vous-même, ce n’est même pas la garantie d’un travail bien fait : les connaissances nécessaires sont diverses et demandent un temps précieux pour être mises à jour. Du temps qu’il est préférable que vous passiez à assurer les actions qui génèrent directement une facturation.

Confiée à des salariés compétents, elle générera des coûts fixes et supposera de former votre personnel à l’excellence dans de trop nombreux domaines pour assurer la bonne tenue de vos « papiers » et vous permettre de vous consacrer à l’opérationnel en toute tranquillité.

Sous-traitée à des intervenants réguliers, c’est cumuler la sécurité de professionnels compétents, la souplesse (pas de frais fixes), l’engagement et l’implication de fournisseurs récurrents qui connaissent bien votre entreprise : C’est le métier de 3h18.

2. Quelle méthode adopter pour gérer la gestion administrative de son entreprise ?

Quelle que soit la personne en charge de votre organisation administrative, le patron que vous êtes doit connaître les grands enjeux de ce domaine si particulier des « papiers » dont la plupart sont très éloignés de votre opérationnel quotidien.

Clarification.

Les papiers administratifs à conserver

Les experts-comptables et autres professionnels du chiffre et du droit vous communiquerons volontiers la liste des documents qu’il est obligatoire de conserver et combien de temps. Mais notre conseil à nous est de tout conserver, sans limite de temps.

Pourquoi conserver ces papiers administratifs ?

Savez-vous de quoi sera fait l’avenir ?

Qu'avez-vous à prouver dans 5, 10 ou 15 ans ? Juridiquement et commercialement ?

De quelle information avez-vous besoin pour étudier un nouveau produit ou prendre une décision éclairée ? Conserver ses archives permet d’avoir tout sous la main et d’obtenir plus rapidement les informations recherchées.

Comment ranger ses papiers administratifs ?

1. Si vous débutez, la méthode est simple : d’abord conservez les papiers au fur et à mesure de leur arrivée. Ne perdez rien n’oubliez rien ! Ces 2 précautions limitent les problèmes futurs.

2. Si vous avez déjà de l’expérience, il est fort probable que les « papiers » soient dispersés, oubliés, perdus… Voire endommagés.

Dans tous les cas, il est recommandé de :

rassembler tous les papiers au même endroit,

⦁ dans le même sens (ce n’est pas une blague)

⦁ et dans un état correct (au besoin les « reconstituer » ou en demander copie).

Triez vos documents par catégories (voir encadré) et dans chaque catégorie par origine (même administration, même fournisseur…) et par date.

Quel format d’archivage choisir pour une gestion administrative soignée : physique ou numérique ?

Si vous choisissiez un classement physique : vous opterez pour les classeurs classiques, en 4A, avec 2 préformations sur le côté. Une fois que ces éléments seront inutiles au jour le jour, vous les transférerez dans des boîtes en carton que vous stockerez aux archives.

Veillez à ce que les locaux d’archives soient au sec, sans rongeur (Ne riez pas, quand on consulte des archives d’entreprise, on constate que ce n’est pas un conseil évident) et dont l’accès est contrôlé par vous et vous seul.

Certains documents ne sont disponibles qu’en numérique ! 💻

Vous devrez alors avoir la rigueur de tous les éditer sur papier. D’autres ne sont pas au format 4A (autoroute, restaurants, parkings…) et vous aurez du mal à les classer avec les formats normalisés.

Veillez également à bien codifier les classeurs (puis les boîtes) pour vous éviter des recherches fastidieuses des années plus tard, quand votre mémoire d’usage sera épuisée ou que les personnes en cause auront disparu.

Tout cela plaide en faveur du numérique :

⦁ Classement propre et pérenne

⦁ Recherche facilitée

⦁ Format indifférent

⦁ Coût réduit

⦁ Encombrement nul

3h18 vous accompagne dans la digitalisation de votre activité et la numérisation de vos archives et documents administratifs.

Prenez rendez-vous avec nos conseillers !

Classement numérique : 4 règles en vigueur pour une gestion administrative moderne !

Qui ne rêve pas d’un classement 100% numérique, sans cette paperasse qui encombre inutilement nos bureaux ?

Mais ce n’est pas encore (légalement) possible, il va falloir attendre 2030 pour le « zéro papier ». Pour l’instant, il va falloir conserver vos documents en format papier et/ou numérique. 

Mode d’emploi.

Légalement, seul le format d’origine fait foi

Il va falloir conserver tous les documents papier dans un classement traditionnel, même si vous travaillez au quotidien sur support numérique.

De même, tout document reçu ou émis sous format numérique devra être conservé sur son support d’origine pendant 3 ans, en cas de contrôle de l’administration. Après ce délai légal, vous pourrez choisir le mode de conservation.

Le numérique, bien plus pratique, est à privilégier…

Toutefois, vous avez la possibilité, depuis le 31 avril 2017, de conserver vos documents sous forme numérique, si (et seulement si) vous respectez les conditions suivantes :

1. Garantir la reproduction à l’identique

Utilisez un système qui permet de produire une copie conforme à l’original en image (y compris couleur)

2. Ne pas utiliser de dispositif de traitement de l’image

Il est interdit de modifier ou retoucher les documents numériques : un simple transfert Jpeg ou Pdf n’est donc pas autorisé.

3. Une compression de qualité

En cas de compression de fichier, ils ne doivent pas engendrer de perte de lisibilité et de qualité, ni être l’occasion d’une modification de l’image originale.

4. Un cachet électronique

L’intégrité du document doit être garantie soit par un certificat, une empreinte électronique ou une signature numérique.

Sans respect de ces indications, pas de transfert de légitimité.

Quels sont les documents de gestion administrative récurrents ?

La vie d’une entreprise est matérialisée par l’échange de documents administratifs entre elle et ses partenaires, clients, fournisseurs, employés, États, actionnaires…

Il convient non seulement de :

⦁ conserver ces éléments,

⦁ de les classer,

⦁ mais également de les traiter (encaisser, payer, exécuter…).

Pour ne pas se retrouver débordé.e par leur amoncellement, un traitement correct dès leur réception s’impose. Évitez donc les bacs « à classer » ou « en cours » et traitez ces documents au fur et à mesure de leur arrivée : e-mails, courrier, remis en mains propres…

1er document récurrent dans la gestion administrative d’une entreprise : les factures fournisseurs

Ce document de comptabilité générale prouve un achat effectué auprès d’un fournisseur de biens ou de services. Elles sont de trois natures différentes :

1. notes de frais,

2. exploitation,

3. investissement

et supposent des traitements adaptés à leur montant et leur finalité.

1. Les notes de frais

Certaines factures (de toutes natures) ont la particularité d’être réglées par des employés avec leur compte personnel. L’entreprise les remboursera ensuite.

Ce sont en général des factures de vie courante :

⦁ repas,

déplacements,

⦁ petites fournitures

⦁ …

qui pour des raisons pratiques sont réglées avec les moyens de paiement de l’employé. Il est possible de sécuriser l’employé avec un système d’avance sur frais pour lui éviter de contribuer personnellement à la trésorerie de l’entreprise.

Là encore, une vérification minutieuse s’impose car ces factures (obligatoirement jointes au document) seront exigées de la même manière que les autres par l’administration.

Veillez à ce que les éléments suivants figurent sur le document récapitulatif de notes de frais :

⦁ Le nom du payeur à rembourser

⦁ La date de la dépense

⦁ Le lieu ( si déplacement)

⦁ Le descriptif de la mission

⦁ La catégorie de frais (repas, hôtel, péage…)

⦁ Le fournisseur

⦁ Le montant à rembourser

⦁ Le montant de la TVA

⦁ La date et le montant du remboursement effectué

2. Les investissements

On distingue d’une part :

⦁ les achats d’équipement dont l’exploitation sera longue et répartie sur toute l’activité

⦁ et d’autre part les achats qui vont contribuer directement à la production d’un bien ou d’un service donné.

Les investissements sont par exemple :

⦁ des ordinateurs,

⦁ des machines

⦁ ou du mobilier.

Ils sont souvent supérieurs à 500€ et peuvent être amortis sur plusieurs années. Comme tous les documents d’entreprise, nous vous conseillons de les conserver définitivement. La règle est de pouvoir les présenter lors d’un contrôle de l’administration et démontrer en quoi ils servent à l’exploitation de l’activité.

3. Les achats d’exploitation

Il s’agit des achats courants qui permettent la bonne exploitation de l’activité. Il est d’usage comptable de les répartir en « achats de marchandise » qui correspondent aux produits ou services directement affectés à la production (une pièce détachée par exemple) et en « Frais divers de gestion » qui correspondent au fonctionnement général de l’entreprise ( les fournitures de bureau par exemple).

Les factures d’achat se distinguent en général par leur nombre qui suppose de les contrôler en les comparant à une livraison effectivement reçue. 

C’est la fonction des bons de livraison. Il est souvent observé que le chef d’entreprise demande aux personnes en charge d’approuver le bon paiement de la facture avant de la valider.

Gestion administrative : le classement des factures fournisseurs ?

Dès réception des factures, numérisez-les et rangez l’original papier dans un classeur, par ordre d’arrivée.

Ainsi, vous ne risquez plus de les perdre et pouvez travailler, échanger, contrôler de façon souple et rapide. Il faudra au plus vite valider si cette facture correspond bien à une commande en termes de :

⦁ quantité,

⦁ qualité,

⦁ délai de livraison

⦁ prix

avant de la mettre au règlement.

Notre conseil de gestion administrative et comptable : saisissez TOUTES vos factures !

Dans tous les cas, que vous contestez la facture en elle-même ou son montant, il est obligatoire de la saisir dans votre comptabilité ou de demander à un gestionnaire/secrétaire de le faire pour vous. Si nécessaire, avec des écritures correctives qu’il faudra demander à votre comptable.

En effet, le droit est strict sur ce point : toute facture reçue doit figurer en comptabilité.

Si vous la contestez, veillez à confirmer votre éventuel échange verbal par un écrit qui formalise votre différend, même en cas d’accord du fournisseur.

Cette précaution fera toute la différence si votre contestation se transforme en contentieux.

Et en cas d’absence de facture ? 🤔

Chaque dépense qui ne sera pas associée à une facture sera considérée comme une rémunération de l’exploitant, avec les cotisations sociales et impôts y afférents.

Par ailleurs, la plupart des factures ouvrent droit à un crédit de TVA qui représente 20% de son montant.

Voilà deux bonnes raisons de s’assurer de l’existence d’une facture en exigeant de vos fournisseurs l’envoi d’une facture avant tout règlement.

2è document récurrent de la gestion administrative : les factures clients

Ce document de comptabilité générale, bien connu des secrétaires comptables, lie les prestations fournies par l’entreprise au paiement de ses clients. Toutes les recettes doivent faire l’objet d’une notification précisant la justification de ces encaissements.

Le point sur ce formalisme.

À partir de 2025, toutes les factures seront obligatoirement numériques, mais il est aujourd’hui obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation qui dispose de toutes les fonctionnalités obligatoires, de façon à satisfaire l’administration.

Il faudra être particulièrement attentif à l’incrémentation automatique qui suppose une numérotation chronologique avec impossibilité de « sauter » un numéro de facture ni d’en modifier le contenu une fois émise.

Factures clients : les 12 mentions obligatoires pour une gestion administrative conforme

L’établissement des factures clients suppose le respect d’une forme imposée par l’administration. La plupart des logiciels intègrent ces contraintes, encore faut-il les comprendre pour les exploiter à bon escient.

Une facture, et n’importe quelle secrétaire qualifiée vous le dire, doit obligatoirement comporter les 12 éléments suivants :

1. Le nom de votre entreprise

ou sa dénomination sociale. Ainsi que :

⦁ la forme juridique et le montant du capital social s’il s’agit d’une société,

⦁ l’adresse du siège social,

⦁ le numéro SIREN,

⦁ la mention du registre du commerce et des sociétés (RCS) de l’entreprise suivie du nom de la ville dans laquelle elle est immatriculée,

⦁ ainsi que son numéro individuel d’identification à la TVA

2. Les noms et l’adresse de votre client

(et l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du client) ainsi que le cas échéant, son numéro individuel d’identification à la TVA. Notamment en cas de livraisons intracommunautaires

3. La date de la facture

4. Le numéro de la facture

5. et l’éventuel numéro du bon de commande

6. La désignation précise et la quantité des produits ou des services

7. Le prix unitaire hors taxes (HT)

de chaque produit ou service, ainsi que :

⦁ le taux de TVA applicable à chacun d’eux et le montant total HT correspondant.

⦁ Le détail de la TVA (pour chaque taux de TVA : le montant HT des produits soumis au même taux de TVA et le montant de TVA correspondant),

⦁ le prix total HT,

⦁ le montant total de la TVA

⦁ et le prix toutes taxes comprises (TTC)

8. Toute réduction de prix

(remise, rabais) acquise à la date de la vente (ou de la prestation de services) et directement liée à cette opération

9. La date

à laquelle le règlement doit intervenir et le taux des pénalités exigibles en cas de paiement après cette date

10. L’indemnité forfaitaire de 40 €

pour frais de recouvrement due en cas de paiement tardif

11. Les conditions d’escompte

éventuellement applicables en cas de paiement anticipé

12. Si vous êtes adhérent d’un centre de gestion agréé,

la mention selon laquelle vous acceptez les règlements par chèque ou par carte bancaire.

Attention : Le défaut de facturation ou l’omission d’une mention obligatoire sont susceptibles d’être sanctionnés par une amende administrative pouvant s’élever à 75 000 € pour une personne physique et à 375 000 € pour une personne morale (une société, une association...).

Cas particuliers de la Gestion Administrative 

Les mentions spécifiques à certaines opérations

Certaines mentions relatives à l’application d’un régime spécifique en matière de TVA doivent également être indiquées sur les factures.

Ainsi, si l’opération que vous facturez est exonérée de TVA, vous devez mentionner sur vos factures la référence à la disposition du Code général des impôts ou de la directive communautaire en vertu de laquelle l’opération bénéficie de cette exonération.

Autre cas particulier, si vous êtes soumis au régime de la franchise en base de TVA, vous devez obligatoirement mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

→ Aucun montant ni taux de TVA ne devant évidemment figurer sur vos factures dans ces deux hypothèses.

Parfois, c’est le client qui est redevable de la TVA. Ce qui vous dispense de facturer cette taxe. On dit alors que le client « autoliquide » la TVA. Les factures correspondantes doivent alors impérativement comporter le numéro d’identification à la TVA du client et la mention : « Autoliquidation ».

Attention toutefois ! 

En cas de livraison intracommunautaire, c’est-à-dire lorsque vous vendez un bien à une entreprise assujettie à la TVA dans un autre État membre de l’Union européenne et que ce bien est expédié hors de France, c’est la disposition qui fonde l’exonération de TVA (article 262 ter I du Code général des impôts) qui doit être indiquée sur la facture, en lieu et place de la mention « Autoliquidation ».

N’oubliez pas, là aussi, de faire apparaître le numéro d’identification à la TVA de l’acheteur.

Les ventes aux particuliers 

S’agissant des ventes de produits à des particuliers, l’émission d’une facture n’est obligatoire QUE si le client le demande ou s’il s’agit d’une vente à distance.

Dans les autres cas, il vous suffit de remettre un simple ticket de caisse à votre client. Pour une prestation de services réalisée pour un particulier, vous êtes tenu d’établir, sinon une facture, tout au moins une note, dès que le prix est supérieur à 25 € TTC ou si votre client vous le demande. 

→ Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper vous-même, tournez-vous vers les services d’une secrétaire spécialisée en gestion administrative.

La facture électronique‍ 

Initialement prévue pour 2023, l’obligation de facturation électronique a été retardée de plusieurs mois afin de laisser le temps aux entreprises de s’y préparer, notamment en adaptant leur système d’information.

Une fois les factures établies, vous avez le choix de les transmettre au format papier ou de façon dématérialisée, sauf à l’égard de vos clients du secteur public (État, collectivités territoriales...) pour lesquels la facturation électronique est de rigueur.

Une facture électronique qui va devenir obligatoire dans les années à venir à l’égard de tous vos clients professionnels, établis en France, qui relèvent de la TVA.

Définition de la facture électronique

Une facture électronique est une facture qui doit être :

⦁ créée,

⦁ transmise,

⦁ reçue

⦁ et archivée sous forme électronique.

Autrement dit, l’ensemble du processus de facturation doit être dématérialisé.

Ainsi, une facture créée sur support papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue par mail, ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier.

Une obligation progressive de la facture électronique

La facturation électronique va progressivement s’imposer aux entreprises. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

L’obligation d’émettre de telles factures, elle, entrera en vigueur de façon échelonnée en fonction de la taille de l’entreprise. Elle s’appliquera à compter :

- du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises

- du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)

- du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et pour les micro-entreprises.

Pour satisfaire à cette nouvelle obligation, les entreprises devront avoir recours à une plate-forme de dématérialisation, comme le portail public Chorus Pro. En pratique, vous adresserez vos factures à vos clients professionnels par l’intermédiaire de cette plateforme, laquelle se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plate-forme de dématérialisation utilisée par votre client.

Vous n’enverrez donc plus directement vos factures à vos clients professionnels.

3ème document récurrent de la gestion administrative : les états de synthèse

Quand il n’a pas une vision claire des échéances et des enjeux, le chef d’entreprise a tendance à refaire mentalement et en permanence des estimations basées sur son intuition.

Ce qui est nerveusement fatigant, contre-productif et générateur de stress, insomnies et autres désagréments…

Il est préférable d’avoir une vision claire d’une situation catastrophique qu’une vague idée d’une situation plus favorable.

Plus vous mettrez de clarté dans votre situation professionnelle, plus vous pourrez concentrer votre énergie là où elle produira des résultats.

Contre la panique, le flou et l’improvisation, rien de tel que des documents de synthèse comme :

⦁ des tableaux de bord,

⦁ des échéanciers

⦁ ou des plannings.

Ce type de synthèse est parfois intégrée dans les logiciels de gestion (expert-comptable) ou professionnels. 

Si ce n’est pas le cas, il vous faudra élaborer vos propres tableaux qui, dans ce cas, devront être renseignés par une assistante compétente que 3h18 saura vous recommander et mettre à votre disposition sans engagements ni facturation minimum.

Voici les compétences dont disposent nos assistantes et secrétaires indépendantes : 

  • Suivi administratif
  • Gestion des ressources humaines
  • Bureautique
  • Suivi des agendas collaborateurs
  • Maîtrise des outils informatiques (SIRH, CRM, ERP…)
  • Relationnel
  • Suivi des dossiers clients et fournisseurs
  • Gestion des salariés en CDI et CDD
  • Gestion des contrats de travail
  • Gestion des litiges
  • Appels et échanges avec les organismes sociaux
  • Suivi de la trésorerie
  • Suivi administratif et comptable
  • Gestion des appels téléphoniques
  • Optimisation des processus administratifs
  • Relances des impayés
  • Gestion de la communication interne / externe
  • Gestion des recrutement 
  • Et bien d’autres !

6 états de synthèse dont vous avez indéniablement besoin

1. Le compte d’exploitation prévisionnel

Définition de cet état encore appelé « Budget » ou « Business plan » :  le CEP formalise ce que votre entreprise projette de réaliser dans l’avenir. 

Il s’agit de prévisions (donc incertaines) et votre rôle consistera principalement à gérer les écarts avec la réalité constatée et à prendre des mesures correctives.

2. Le tableau de trésorerie

Ce qui est dû (et qui est certain) comparé à ce qui est attendu (et donc hypothétique) vous permet de faire des arbitrages (décaler un fournisseur, relancer des clients…) et mettre ainsi du rationnel à la place du tableau subjectif que vous reconstituez dans votre tête lors de vos insomnies ! 😉

3. Le tableau des échéances

⦁ Certaines échéances sont lointaines,

⦁ trop nombreuses

⦁ et/ou ne font pas l’objet de relances ou d’appels de fonds.

L’entreprise risque alors de les oublier, d’en dépasser les dates limites ou de la négliger… Avec parfois des conséquences dramatiques, comme dans le cas d’une assurance par exemple.

4. Le tableau de bord commercial

Listez de façon exhaustive le nombre (ou la qualité, suivant votre activité) de clients que vous avez :

⦁ en prospection (ont montré leur intérêt),

⦁ en développement (en cours de négociation)

⦁ en conclusion (en attente de décision)

⦁ et en production (en attente de paiement).

5. Tableau de production

Spécifique à chaque métier, il permet de suivre les principales variables relevant de la production de biens ou de services (chantiers en attente, en cours, terminés ; produits en stock, en commande, en rupture ; productivité horaire ; panier moyen…)

6. Liste des instances

La liste des tâches demandées aux collaborateurs, fournisseurs ou sous-traitants et qui restent à ce jour non traitées. Cela permet de savoir qui relancer, contrôler, motiver, contraindre… sans se laisser déborder par le nombre ou les délais parfois longs.

Contactez un conseiller 3h18 et améliorez dès maintenant votre gestion administrative.

Gestion administrative et Trésorerie : 4 pistes pour ne pas se retrouver à cours de cash !

Le cash, les disponibilités, le solde bancaire… quel que soit le nom qu’on lui donne, cette donnée demeurel le nerf de la guerre. Avec le sentiment (trompeur) de puissance quand on en a suffisamment et un stress (toxique) quand il vient à manquer.

Comment anticiper les difficultés ?

Il s’agit de comparer les recettes espérées avec les dépenses exigées. Le principe de prudence comptable suppose que ce que l’on doit est certain, mais ce qui nous est dû est espéré.

C’est la juste anticipation de cet espoir qui est cœur de l’art de la gestion de trésorerie.

Piste 1 : Les délais de paiement client

Le critère vraiment important à prendre en compte, ce sont les délais réels (pas théoriques) de paiement client. Il faut être réaliste sur vos capacités à encaisser au bon moment. Assez souvent on facture en fin de mois. Le temps de faire la facture, de l’envoyer, que le client la réceptionne, qu’il la comptabilise, puis qu’il la mette au paiement… ça prend du temps.

Ce temps est d’autant plus long que votre client va chercher à repousser le règlement pour améliorer sa propre gestion de trésorerie, au détriment de la vôtre. Il est possible de réduire ces délais (du moins éviter qu’ils ne s’allongent) en prévoyant un système de relance écrite ou téléphonique, par une assistante assez sensibilisée à la relation client pour ne pas risquer d’agacer, d’inquiéter ou de vexer.

Piste 2 : Les dépenses récurrentes : emprunts, abonnements…

La plupart des entreprises ont plusieurs emprunts en cours.

Notre conseil ? Bien répertorier tous vos prêts, avec les intérêts et les dates d’échéance. Parfois, vous pouvez contracter un prêt en différé : il faut absolument en tenir compte au moment de l’établissement du plan de trésorerie.

De même, si vous avez bientôt terminé de rembourser un emprunt, cela aura un fort impact sur votre trésorerie à venir. Il en est de même pour toutes les dépenses lissées dans le temps, par abonnements, règlements mensuels ou échéances différées.

Relisez également les contrats qui vous permettent, en cas de crise ponctuelle, de suspendre des mensualités sans conséquence sur le service ou le coût.

En général, ce type de défaillance d’échéance est :

⦁ bien accepté quand il est anticipé !

⦁ mais de nature à inquiéter quand il est subi.

Piste 3 : Les financements

Vérifier les modalités de paiement de vos factures : assurez-vous que vos hypothèses de décaissement sont justes et correspondent bien au calendrier de facturation.

Par exemple, si vous faites un investissement marketing sur l’année, vérifiez bien les modalités et données relatives au paiement :

⦁ Est-il étalé sur 12 mois ?

⦁ Payable en 3 fois ?

⦁ Le décaissement a-t-il en revanche lieu d’un coup ?

Là encore, il est possible et souvent facile de négocier des conditions de règlement plus avantageuses si la demande est anticipée. La confiance de votre fournisseur sera renforcée si vous anticipez, alors qu’une demande tardive (pire, suite à une relance) mettra le doute sur votre capacité à faire face à vos échéances.

Piste 4 : La TVA, aspect incontournable de la gestion administrative et comptable

En fonction de votre régime de TVA et de la structure de votre entreprise, la TVA peut avoir un impact sur votre plan de trésorerie. Si votre entreprise n’est pas rentable ou que vous êtes en phase d’investissement, vous avez droit à des crédits de TVA.

Mais le remboursement peut prendre du temps : il faut compter 2 à 3 mois.

Au contraire, si vous encaissez beaucoup de TVA, vous allez devoir la reverser le mois suivant (ou le trimestre suivant selon votre périodicité de déclaration).

En revanche, l’administration fiscale est bien moins souple qu’un fournisseur pour accepter certaines données comme vos retards de règlement, avec les pénalités qui vont avec... Effectuez toujours les déclarations avant les dates limites sans chercher à reporter ou ignorer certaines recettes.

Il est préférable de négocier un retard de règlement que de faire face aux conséquences pénales d’un retard, d’un oubli ou d’une « erreur » de déclaration.

5 conseils pour mettre au point vos prévisions de trésorerie

Il est temps de passer à l’étape la plus complexe : les prévisions de trésorerie. Pour vous projeter dans l’avenir, vous devez anticiper un certain nombre de variables plus ou moins connues à l’avance, et mettre au point différents scénarios.

Une fois que vous avez répertorié tous vos flux de trésorerie certains, il est temps de vous projeter un peu plus loin dans l’avenir. Voici quelques bonnes pratiques pour faire vos prévisions de trésorerie dans une PME.

Conseil n°1 : Basez-vous sur l’historique

Pour vous projeter sur vos recettes et dépenses à venir, mieux vaut vous appuyer sur les chiffres des années précédentes. Si vous démarrez votre activité, basez-vous sur les hypothèses de votre business plan qui doivent être aussi étayées que possible, ou sur le budget d’un concurrent.

Conseil n°2 : Mettez en place un système de relance

En trésorerie, les encaissements et décaissements sont soumis à des variations importantes, ils sont rarement lissés sur 12 mois. Là encore, une assistante réalisant des relances régulières améliorera grandement la fiabilité de vos prévisions de recettes.

Conseil n°3 : Ne sous-estimez pas les dépenses

Soyez particulièrement prudent sur la prévision des charges variables. Il est assez courant de sous-estimer les dépenses à venir. Mieux vaut partir d’une hypothèse conservatrice, pour couvrir les éventuelles dépenses que vous n’auriez pas anticipées.

Conseil n°4 : Soyez prudent sur les délais de paiement

Partez d’un principe de prudence, et considérez qu’il y aura du délai supplémentaire côté client mais que vous allez respecter vos engagements côté fournisseur.

Conseil n°5 : Faites plusieurs scénarios

Vous pouvez dupliquer votre plan de trésorerie pour créer plusieurs cas de figure :

• En plus du scénario réaliste, faites un scénario “stress case”, pessimiste, qui vous permet de déterminer votre point bas de trésorerie. Et savoir combien de temps vous avez devant vous avant d’être dans le rouge.

• Vous pouvez aussi confronter vos différentes prévisions entre elles. Par exemple, si vous souhaitez acheter des locaux plus grands, quelles conséquences cette action aura-t-elle sur votre trésorerie dans le meilleur et dans le pire des cas ?

Ce que vous devez retenir de ce mini-guide de survie en Gestion administrative 

Organiser son administratif est la clé pour qu’une entreprise se développe sereinement et rapidement. L’archivage et le classement de documents récurrents, comme les factures ou les états de synthèse, ne se font pas sans une certaine expérience. Mal réalisées, ces tâches peuvent rapidement venir semer la zizanie dans votre trésorerie.

S’entourer d’une assistante ou d’une secrétaire freelance, experte en gestion administrative, est une décision pleine de sagesse, appropriée à votre situation et surtout, extrêmement flexible !

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