Concurrence, transformation digitale, pénurie de talents dans certains secteurs… Les entreprises sont à la recherche de solutions de gestion RH de plus en plus flexibles et économiques pour attirer, sélectionner et fidéliser les meilleurs profils.
L’externalisation du recrutement, ou Recruitment Process Outsourcing (RPO), apparaît comme une stratégie de plus en plus prisée.
Points essentiels à retenir
✅ L’externalisation du recrutement répond aux défis actuels des entreprises comme la rareté des talents, la pression sur les coûts et le besoin de réactivité.
✅ Une bonne mise en œuvre est clé : choisir un partenaire compétent, définir le périmètre des missions, suivre des KPI et piloter régulièrement garantit gains de temps, flexibilité, qualité et maîtrise des coûts.
✅ 3h18 rend l’externalisation du recrutement accessible aux PME : expertise externe, flexibilité élevée et modèles de facturation transparents permettent aux PME de se concentrer sur leur croissance sans se noyer dans les tâches opérationnelles.
Qu’est-ce que l’externalisation de son recrutement ?
Externaliser vos campagnes recrutement permet de déléguer tout ou partie du processus d’embauche à des experts externes. Cette solution libère du temps, des ressources et du budget.
Les étapes du processus de recrutement externalisable
De nombreuses étapes clefs du processus de recrutement peuvent être confiées à un responsable RH externalisé :
Le prestataire prend en charge une partie ou l’ensemble des activités liées au recrutement. Cela peut être sur une base permanente, ou dans le cadre de campagnes ponctuelles.
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5 bonnes raisons d’externaliser votre recrutement
Voici les principales raisons pour lesquelles beaucoup d’entreprises choisissent de recourir à l’externalisation du recrutement.
1. Gain de temps et efficacité opérationnelle
Externaliser votre recrutement libère les équipes RH internes des tâches chronophages comme :
le tri des CV,
la présélection,
l’organisation des entretiens…
Cela réduit en outre les délais de recrutement : les experts RH ont souvent des process optimisés, des outils et des viviers de candidats tout prêts…
2. Accès à l’expertise
Vous bénéficiez de savoir-faire pointus (recrutement spécialisé selon secteur, évaluation des compétences, tests, entretiens, etc.) et accédez à des outils spécialisés, des techniques RH en sourcing, matching, analyse, dont votre entreprise ne dispose pas nécessairement en interne.
3. Flexibilité et Réduction des coûts
Vous optimisez ainsi la gestion des variations de besoin :
campagnes de recrutement intensif,
pics d’activité,
recrutement ponctuel ou massif.
L’externalisation permet d’augmenter ou de réduire l’effort selon les périodes.
Les coûts sont maîtrisés et prévisibles, car votre entreprise ne paie que pour le service rendu, pas nécessairement pour une équipe interne permanente si le besoin fluctue. Vous faites moins d’investissements internes (recrutement interne du personnel RH dédié, formation, outils, infrastructure).
4. Qualité améliorée
Meilleur sourcing : vous avez accès à un large réseau de candidats et des approches proactives. Les processus de sélection sont plus rigoureux et les techniques de sélection avancées.
5. Réduction des risques
Vous êtes certain d’être en conformité avec les obligations légales (droit du travail, non-discrimination, contrat, etc.), car les gestionnaires RH externalisé sont à jour des réglementations.
Vous ne subissez plus d’erreurs administratives ou juridiques dans le processus de recrutement.
Comment mettre en place l’externalisation de votre recrutement ? Etapes & bonnes pratiques
Voici un guide en plusieurs étapes, pour réussir cette externalisation.
Étape 1 : Faites le point en interne avec vos équipes RH
Avant de vous lancer, posez-vous ces questions :
Quels postes devez-vous pourvoir ?
À quelle fréquence ?
Sont-ils difficiles à recruter ou très spécialisés ?
Évaluez aussi ce que vous dépensez déjà : temps passé, ressources internes, délais, turn-over, erreurs… Enfin, décidez ce qui doit rester en interne (culture, onboarding, marque employeur) et ce que vous pouvez déléguer à un prestataire.
Cherchez quelqu’un qui connaît votre secteur et qui a de bonnes références. Vérifiez ses succès et sa capacité à s’adapter à vos besoins. Assurez-vous qu’il dispose des bons outils (ATS, sourcing…) et que le contrat est clair à tous les niveaux :
niveaux de service,
indicateurs,
confidentialité,
gestion des données.
Étape 3 : Définissez les étapes du recrutement que vous souhaitez externaliser
Voulez-vous qu’il gère tout le processus ou seulement certaines étapes (sourcing, présélection, entretiens…) ?
S’agit-il d’un type de poste précis ou de tous vos recrutements ?
Et quelle est la durée : mission ponctuelle ou partenariat long terme ?
Étape 4 : Construisez le processus de recrutement ensemble
Travaillez main dans la main pour définir outils, critères de sélection, profils cibles et délais.
Veillez à ce que votre marque employeur soit bien représentée dans la communication du prestataire.
Mettez en place un reporting clair et des retours réguliers pour ajuster le process.
Étape 5 : Suivez et pilotez
Surveillez vos KPIs :
délai et coût par recrutement,
qualité des candidats,
turnover,
satisfaction des managers,
expérience candidat…
Rencontrez régulièrement votre prestataire pour faire le point et ajuster le tir si nécessaire. Vous restez maître de la situation même si votre niveau d’implication sera moins important.
Étape 6 : Accompagnez le changement en interne
N’oubliez pas d’expliquer à vos équipes pourquoi vous externalisez vos campagnes de recrutement et quels bénéfices en attendre.
En quoi 3h18 se distingue d’un cabinet de recrutement ?
Chez 3h18, nous simplifions la vie des PME en prenant en charge vos tâches administratives et RH les plus chronophages.
1. Des experts qui se déplacent dans vos locaux
Contrairement aux cabinets classiques, nos intervenants se rendent directement chez vous pour comprendre votre environnement, votre culture et vos besoins réels.
2. AUCUN frais de commission sur les embauches
Chez 3h18, pas de pourcentage sur le salaire du candidat recruté : vous payez uniquement le temps passé et les prestations effectuées, en toute transparence.
3. Une prise en charge complète des tâches administratives
Nous ne nous arrêtons pas au recrutement : contrats, DPAE, suivi RH, intégration, reporting… tout est géré pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité. 😊
Nous intervenons sur des missions variées et fréquentes
Différences des tâches entre 2 profils clefs de la gestion RH
Tous les métiers ne sont pas désignés pour faire la même chose… Voici un aperçu des missions que peuvent prendre en charge l’assistant RH et le Responsable RH :
Oui, mais elle est particulièrement utile pour les PME qui n’ont pas d’équipe RH dédiée ou qui font face à des pics d’activité. Même les grandes entreprises peuvent externaliser certaines étapes pour plus d’efficacité.
En général, quelques semaines suffisent pour définir le périmètre, mettre en place les outils et lancer les premières missions. La phase de co-construction est clé pour que tout roule.
Tous types de postes peuvent être externalisés : techniques, cadres, commerciaux… Les fonctions très spécialisées ou rares bénéficient souvent le plus de l’expertise d’un prestataire.
Non, au contraire. Un prestataire expert apporte un sourcing plus large, des méthodes de sélection rigoureuses et un suivi professionnel, ce qui améliore la qualité des recrutements.
Les prestataires sérieux respectent les normes RGPD, les clauses de confidentialité et disposent de systèmes sécurisés pour protéger toutes les informations sensibles.
Les coûts varient selon le périmètre et la fréquence des missions. En général, on paie pour le service rendu, ce qui reste souvent plus économique qu’une équipe interne permanente.
Oui, le prestataire peut gérer l’accueil, les formations initiales et l’intégration, garantissant une expérience fluide et professionnelle pour les nouveaux collaborateurs.
Absolument. L’externalisation est flexible et peut compléter les équipes internes, en prenant en charge certaines étapes ou en période de forte charge.
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