Les services de secrétariat externalisés permettent aux dirigeants de TPE/PME et professions libérales de gagner du temps, réduire leurs coûts et rester concentrés sur leur cœur de métier.
Appels, rendez-vous, facturation, gestion administrative… autant de tâches que vous pouvez déléguer à des assistantes administratives expertes pour transformer une contrainte en véritable levier de performance !
Points essentiels à retenir
✅ Un service de secrétariat externalisé permet de ne plus traiter les tâches administratives et donc d’être mieux concentré sur son cœur de métier.
✅ L’externalisation administrative vous offre une excellente maîtrise des coûts : vous ne payez que pour les missions réalisées, sans charges fixes ni contraintes liées à un poste en interne.
✅ Avec 3h18, vous profitez d’un service réactif, flexible et professionnel qui fera de votre secrétariat un véritable levier de croissance.
Qu’est-ce qu’un service de secrétariat ?
Un service de secrétariat regroupe l’ensemble des tâches administratives essentielles d’une entreprise, qui incluent :
la gestion des appels téléphoniques et des emails,
la prise et la confirmation de rendez-vous,
la rédaction et la mise en forme de documents,
la gestion des agendas et plannings,
la facturation et le suivi des paiements,
le classement et la gestion documentaire,
l’assistance RH ou commerciale (relances clients, suivi de candidatures, etc.).
Il est possible de confier ces missions à des tétésecrétaires qualifiées pour gagner du temps, optimiser les coûts et rester concentré sur son cœur de métier.
Qu’est-ce que l’externalisation de son secrétariat ?
Le terme externalisation (ou outsourcing) désigne le fait de déléguer une fonction ou un processus d’entreprise à un prestataire externe. Dans le cas du secrétariat, cela signifie confier à une société comme 3h18 ou à une assistante indépendante tout ou une partie des tâches administratives, organisationnelles ou de support.
La grande différence avec le secrétariat interne réside dans le mode de fonctionnement.
Pourquoi faire appel à un service externe pour votre secrétariat ?
Au lieu de recruter un salarié à temps plein ou partiel, vous faites appel à un prestataire extérieur, souvent à distance. Vous payez uniquement pour le temps réellement travaillé, sans charges sociales, sans gestion RH, et avec une souplesse totale dans l’organisation. 🤗
Pourquoi recourir à des services de secrétariat externalisés ?
L’externalisation n’est pas une simple tendance, mais une véritable réponse aux contraintes des petites et moyennes structures. Voici les principaux avantages de cette solution.
1. Gagner du temps et se concentrer sur son cœur de métier
Chaque heure passée sur des tâches administratives est une heure en moins consacrée au développement commercial, à la production, à la relation client ou à la stratégie. En déléguant ces missions à un prestataire, le dirigeant se recentre sur ce qui génère de la valeur.
2. Réduire et maîtriser les coûts
Recruter un salarié implique un salaire fixe, des charges sociales, des frais de formation et d’équipement, sans compter les congés et absences. Avec un prestataire de secrétariat externalisé, on ne paie que les heures réellement travaillées. C’est une solution particulièrement adaptée aux structures dont la charge administrative est irrégulière ou partielle.
3. Profiter d’une flexibilité totale
L’activité d’une entreprise n’est jamais linéaire. Certains mois sont plus chargés que d’autres, certaines périodes nécessitent un renfort ponctuel. Grâce aux services externalisés, il est possible d’ajuster le volume de travail à la hausse ou à la baisse selon les besoins, sans contrainte contractuelle lourde.
4. Accéder à des compétences professionnelles
Un prestataire spécialisé dans le secrétariat maîtrise déjà les outils, les méthodes et les bonnes pratiques. Il apporte une expertise immédiatement opérationnelle, sans nécessiter de formation ou de suivi constant. C’est un gain de productivité immédiat.
5. Garantir la continuité du service
Un salarié peut tomber malade, partir en congé ou quitter l’entreprise. Avec un prestataire externe, la continuité est assurée : remplacement automatique, relais entre collaborateurs, continuité des missions sans rupture.
6. Simplifier la gestion RH
Externaliser, c’est aussi éviter les contraintes liées au recrutement, au management, aux fiches de paie, aux congés ou encore aux conflits internes. L’entreprise cliente n’a qu’un seul interlocuteur : son prestataire de services.
7. Améliorer la productivité globale
Un secrétariat bien géré, même à temps partiel, fluidifie toute l’organisation : meilleure communication interne, suivi rigoureux des dossiers, réduction des erreurs et des retards. Le dirigeant et ses équipes travaillent plus efficacement.
Comment bien mettre en place l’externalisation du secrétariat ?
L’externalisation doit être structurée pour être efficace. Voici quelques bonnes pratiques pour réussir cette démarche.
1. Identifier les besoins précis
Avant de déléguer, il est essentiel de définir :
les tâches à externaliser,
leur volume et récurrence,
leur degré d’importance.
Certaines entreprises ne délèguent que la gestion des appels, d’autres confient toute la facturation ou la gestion administrative courante.
2. Rédiger un cahier des charges
Un cahier des charges précis permet de cadrer la collaboration : missions attendues, délais, outils utilisés, modalités de reporting. Plus les attentes sont claires, plus la prestation sera efficace.
3. Choisir le bon prestataire
Tous les prestataires ne se valent pas. Il faut vérifier leur expérience, leurs références, leur capacité d’adaptation, leur maîtrise des outils numériques, ainsi que leurs garanties en matière de confidentialité et de sécurité des données.
4. Définir les modalités de travail
Travail à distance, présence ponctuelle sur site, horaires fixes ou flexibles… Le mode de collaboration doit être adapté à la culture et aux besoins de l’entreprise.
5. Mettre en place un suivi régulier
La clé du succès réside dans la communication. Des points réguliers (hebdomadaires ou mensuels) permettent d’ajuster les missions, de vérifier la qualité du service et de garder le contrôle.
Profitez d’un service de secrétariat externalisé avec 3h18 !
3h18 accompagne les entreprises de toutes tailles dans la gestion de leurs tâches administratives.
👊 Notre force :
proposer un profil adapté en moins de 48 heures après définition des besoins. Cette réactivité est un véritable atout pour les dirigeants de petites et moyennes entreprises !
Avantages de 3h18
Facturation à l’heure travaillée uniquement
Possibilité d’augmenter ou de réduire les heures selon l’activité.
Continuité de service
Zéro gestion RH : pas de recrutement, pas de congés à gérer…
Large panel de services
Comment marche l’offre de secrétariat externalisé avec 3h18 ?
Analyse du besoin : un diagnostic rapide permet de cerner les missions à déléguer.
Sélection du profil : un assistant compétent est identifié puis missionné.
Démarrage rapide : en moins de 48 heures, la collaboration peut commencer.
Suivi et ajustements : Des points réguliers sont effectués. Vous avez la possibilité de moduler le volume d’heures chaque mois !
Pourquoi choisir 3h18 plutôt qu’une autre solution ?
✅ Comparé à un freelance, 3h18 apporte une garantie de continuité et un suivi client structuré.
✅ Contrairement à une agence d’intérim, il n’y a pas de frais de dossier ni d’engagement rigide ! 3h18 combine la souplesse d’un indépendant et la fiabilité d’une structure organisée.
L’intérim offre ainsi moins d’avantages que notre solution de secrétariat externalisé.
Quels sont les différents services de secrétariat proposés par 3h18 ?
Nous couvrons l’ensemble des besoins administratifs :
Gestion des agendas
Traitement des mails et courriers
Préparation et suivi des factures
Relances clients
Mise à jour des tableaux de bord
Organisation de réunions
Gestion des contrats
Archivage
Comment puis-je bénéficier des services de secrétariat de 3h18 pour mon entreprise ?
C’est simple : après un diagnostic de vos besoins, nous vous proposons un accompagnement
adapté. Vous bénéficiez d’un secrétariat externalisé à la carte, qui peut intervenir
ponctuellement ou de façon récurrente, selon vos priorités.
Quels sont les tarifs de votre offre de secrétariat externalisé ?
Nos tarifs sont transparents et basés sur le temps réellement passé. Vous payez uniquement
pour les missions effectuées, sans frais cachés ni engagement lourd. 💰
Pouvez-vous me donner un exemple concret d'utilisation des services de secrétariat pour une petite entreprise ?
Oui : une PME du secteur automobile nous a confié la gestion de son agenda et de ses relances
clients. Résultat : le dirigeant a gagné plusieurs heures par semaine pour se consacrer à son
cœur de métier, tout en améliorant son suivi administratif.
Comment se déroule le processus de mise en place d'un service de secrétariat externalisé avec 3h18 ?
Analyse de vos besoins administratifs.
Mise en relation avec un secrétaire expérimenté.
Définition claire des missions et du mode de collaboration.
Suivi mensuel pour ajuster la prestation si besoin.
Quels critères prendre en compte pour choisir le meilleur service de secrétariat pour mon entreprise ?
La flexibilité, l’expérience des intervenants, la transparence des tarifs et la proximité.
Chez 3h18, vous bénéficiez d’intervenants qualifiés partout en France et d’un accompagnement
adapté à vos évolutions.
Comment contacter 3h18 pour obtenir plus d’infos ?
Pour en savoir plus ou obtenir un devis, contactez-nous.
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