Déléguez votre gestion administrative et financière à un Expert Métier expérimenté et développez sereinement votre organisation. Mettez en place les process et systèmes d'information de gestion qui vont vous permettre de franchir un cap.
Que désigne la gestion administrative (et financière) ?
Que vous confiez ces tâches à une Assistante de gestion ou un DAF, la gestion administrative est une composante essentielle de toute entreprise ou organisation, qu'elle soit publique ou privée. Ce terme “parapluie” englobe un ensemble de missions et responsabilités visant à garantir le bon fonctionnement et la fluidité des opérations quotidiennes :
la facturation
le recouvrement
le pilotage de la trésorerie
le suivi pre comptable
la gestion des investissements
les subventions
le reporting aux actionnaires
1. La facturation
La facturation implique la création et l'émission des factures pour les biens ou services fournis par l'entreprise. Ce processus est essentiel pour assurer une rentrée de fonds régulière et maintenir une bonne santé financière.
2. Le recouvrement
Le recouvrement fait référence à l'ensemble des actions entreprises pour récupérer les paiements en retard ou les créances impayées. Cela peut inclure la relance des clients, la négociation de modalités de paiement, voire l'engagement de procédures légales si nécessaire.
Une gestion efficace du recouvrement permet de minimiser les pertes financières et de maintenir la trésorerie à un niveau optimal.
3. Le pilotage de la trésorerie
Le pilotage de la trésorerie consiste à gérer de manière proactive les flux de trésorerie de l'entreprise, en surveillant les entrées et sorties d'argent. Cela implique généralement la prévision des besoins de trésorerie, la gestion des comptes bancaires, et la prise de décisions pour optimiser l'utilisation des liquidités disponibles. Une trésorerie bien gérée assure votre capacité à répondre à vos obligations à court et moyen terme.
4 tâches courantes qu’un gestionnaire administratif ou une assistante sont en mesure de traiter
La planification des tâches
La gestion administrative commence par la planification minutieuse de toutes les activités et tâches administratives. Cela implique de définir des objectifs clairs, d'établir des priorités et de créer des calendriers pour respecter les échéances.
L’automatisation de certaines tâches est également devenue monnaie courante pour permettre aux DAF, contrôleurs de gestion, gestionnaires et assistants de gagner du temps.
L'organisation efficace des ressources humaines et matérielles est également au cœur de cette étape.
La gestion des ressources
Au sein des TPE, la gestion administrative englobe la gestion des ressources essentielles telles que le personnel, les fournitures de bureau, les équipements informatiques, et plus encore. Ces responsabilités reviennent souvent à l’assistante administrative de l’entreprise quand celle-ci dispose des moyens suffisants pour recruter.
Cette assistante veille à ce que ces ressources soient disponibles en quantité suffisante, bien entretenues, et utilisées de manière optimale. L'identification des process administratifs où des économies peuvent être réalisées fait également parti des missions d’un·e secrétaire ou d’un·e assistant·e.
💡 Si l’entreprise ne dispose pas du budget nécessaire pour engager un·e salarié·e à temps plein, il est néanmoins possible de solliciter les services d’une entreprise d’externalisation comme 3h18.
Le traitement de l'information
La gestion administrative inclut la collecte, la saisie, le stockage et la distribution de l'information au sein de l’entreprise.
Cela comprend la gestion des bases de données, la tenue de registres, et la préparation de rapports pour aider la direction dans ses prises de décisions. Le gestionnaire ou l’assistant administratif s'assure que les communications internes sont fluides, les objectifs sont alignés et les processus de travail optimisés.
Le respect des normes et réglementations
La gestion administrative est un domaine où la réglementation est bien souvent stricte et où il est impératif de respecter certains délais ! L’entreprise doit respecter toutes les normes légales et réglementaires applicables. Cela comprend la gestion des contrats, la conformité fiscale, et la mise en œuvre de politiques internes.
Vous êtes entrepreneur ou CEO de TPE ? Cessez de crouler sous les tâches chronophages récurrentes qui vous détournent de votre cœur de métier !
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Comment reconnaître une bonne gestion administrative ?
Une bonne gestion administrative peut être reconnue à travers plusieurs indicateurs clés qui démontrent l'efficacité et la stabilité de l'entreprise.
Tout d'abord, une trésorerie en bonne santé est essentielle pour honorer ses obligations financières sans difficulté eti garantir une continuité opérationnelle sans heurts.
De plus, un reporting fiable aux actionnaires est un signe de transparence et de responsabilité, qui renforce la confiance des investisseurs.
Une gestion raisonnable des investissements indique que l'entreprise alloue judicieusement ses ressources pour optimiser sa croissance et sa rentabilité.
La mise en place de la digitalisation et l'automatisation des processus dans les back-offices sont des signes d'adaptation aux nouvelles technologies, qui entraînent une amélioration significative de la productivité et de l'efficacité opérationnelle.
Enfin, une facturation précise et une clientèle satisfaite sont également des éléments clés.
Une facturation juste garantit une rémunération appropriée pour les produits ou services fournis, tandis que des clients satisfaits sont plus susceptibles de maintenir une relation commerciale à long terme, un point crucial pour davantage de stabilité financière.
Notez qu’une gestion administrative optimale se traduira également par une organisation fluide, des processus efficaces et, comme nous l’avons dit, une gestion optimale des ressources. Elle implique également la conformité aux réglementations en vigueur et la réduction des coûts inutiles.
Pour résumer, si une entreprise gère correctement ses tâches administratives, elle pourra non seulement améliorer sa productivité et sa rentabilité, mais aussi contribuer également à l’amélioration de sa réputation.
Sans parler d’une plus grande capacité à faire face aux défis futurs.
L’obtention de financement
Obtenir des financements fait partie de ces défis et nécessite d’être méticuleusement préparé.
Si votre entreprise gère ses finances avec précision, en tenant des registres précis et en planifiant ses budgets, elle sera plus susceptible d'attirer des investisseurs ou de réussir à obtenir des financements auprès des banques.
Ces derniers rechercheront toujours des signes de stabilité financière et de gestion compétente avant de s'engager.
Le maintien d’un bon climat social
Être bien organisé·e et à jour dans ses papiers, sa pré comptabilité et les dossiers de ses clients aura un impact sur le bien-être des employés qui pâtiront de votre stress et des frictions subies par l’entreprise.
Il y a aussi des chances pour qu’une entreprise qui ne tienne pas compte des demandes internes peine à retenir ses meilleurs talents. Même si cela demeure involontaire, des oublis répétés ou des retards dans la livraison des réponses peuvent dégrader la relation entre un dirigeant et ses équipes.
Utiliser un logiciel de planification des tâches (comme ClickUp, Notion ou Trello) est une bonne solution pour limiter la déperdition de l’information.
Quel profil recherchez-vous ? / Quel est votre budget ?
Voici un aperçu de 3 tarifs proposés par 3h18 pour 3 profils différents qui vous permettront de vous faire une idée générale plus précise du budget associé à votre projet d’externalisation !
Ces tarifs sont des exemples. ⚠
Gardez bien en tête le fait qu’un entretien diagnostic est indispensable pour définir avec précision vos différents besoins et décider quel sera le meilleur profil d’intervenant vous concernant (et donc les coûts associés).
Gestion administrative : quelles sont les tâches les plus fréquentes ?
Pour un assistant ou une assistante administrative…
À titre d’exemple, les tâches d'un assistant administratif incluent :
le suivi des dépenses liées au bureau et les commandes de fournitures,
la coordination des activités administratives au quotidien,
voire la planification de projets pour les plus petites structures.
Ces missions requièrent une vision globale de l'entreprise et une excellente capacité à jongler avec plusieurs responsabilités simultanément.
Pour un Directeur Administratif et Financier ou une Directrice…
Mais pour un DAF, les tâches principales sont essentiellement :
la supervision de la gestion financière de l'entreprise, y compris la comptabilité, la trésorerie, la fiscalité, et la planification financière stratégique.
l'élaboration des budgets annuels, en veillant à ce qu'ils soient conformes aux objectifs et aux ressources disponibles.
la préparation et présentation de rapports financiers à la direction et aux actionnaires, comprenant une analyse approfondie des performances et des recommandations.
La recherche et évaluation d’opportunités d'investissement.
L’évaluation des risques pour protéger les actifs.
La négociation de contrats de financement.
La définition de la stratégie financière.
La supervision de la trésorerie.
Quelles conséquences en cas de mauvaise gestion administrative ?
Une mauvaise gestion administrative peut avoir des conséquences dévastatrices pour une entreprise ! Elle concerne non seulement les employés et les dirigeants, mais aussi les clients, les partenaires commerciaux, et les actionnaires.
Une entreprise qui peine à gérer la multitude de tâches administratives qu’elle subit dans son quotidien peut se retrouver confrontée à :
des retards et des erreurs de saisie,
des problèmes de conformité,
une accumulation des tâches,
des rappels de ses différents créanciers,
des problèmes de trésorerie,
et une inefficacité générale.
Pour garantir la pérennité de l'entreprise, il est donc essentiel de mettre en place des processus de gestion solides pour éviter d’aller au-devant de problèmes pouvant devenir sérieux.
Et si vous faisiez appel à un expert de la gestion administrative ?
3H18 vous offre une solution complète en gestion administrative qui répond à une variété de besoins, qu'ils soient ponctuels ou récurrents.
Que vous ayez besoin d'une assistance à temps partiel ou à plein temps, d’un renfort temporaire lors de périodes de pic d'activité ou pour des projets de transformation à plus long terme, 3H18 s'adapte à votre demande.
Nos experts en gestion administrative sont qualifiés pour soutenir tous les niveaux de personnel, de l'assistant administratif au directeur opérationnel.
L’avantage de notre solution d’externalisation 3H18 est qu'elle vous permet de bénéficier de services exemplaires sans les tracas liés au recrutement, sans engagement en CDI, et sans risque financier ! Cela vous permet de gagner en flexibilité tout en assurant une gestion administrative de qualité pour votre entreprise.
Avec l’offre 3h18, vous vous concentrez sur la croissance de votre entreprise, tandis que nous nous occupons de votre gestion administrative, RH, commerciale et comptable.
Imaginez ce que vous pourriez réaliser avec ce temps additionnel !
Ne laissez plus votre charge mentale prendre le dessus sur votre activité !
Reprenez le contrôle de votre emploi du temps en faisant appel, quelques heures par semaine ou par mois à un assistant freelance 3h18 pour prendre en charge votre gestion administrative.
Réservez dès maintenant votre diagnostic gratuit de 30 minutes avec l'un de nos conseillers !
Et si vous commenciez par un Diagnostic Flash de gestion ?
Vous ne savez pas où en est votre entreprise par rapport aux outils de pilotage financier ?
Votre trésorerie n’est pas sous contrôle ?
Vous n'avez pas encore digitalisé vos process de facturation / recouvrement / raprochements etc…et vous vous interrogez sur l'opportunité de le faire ?
Vous manquez de tableaux de bords de gestion ?
Vous aimeriez impulser une culture financière auprès de vos N-1 ?
Nos DAF experts 3H18 sont là pour effectuer un audit des 20 points de contrôle classiques d'une entreprise et réaliser des recommandations très opérationnelles et pragmatiques.
Vous bénéficierez d’un rapport d’audit détaillé et pourrez à l'issue de ce travail d'un à deux jours décider de réaliser seul ce plan d’action ou de le confier à nos équipes.
Ne laissez pas passer votre chance !
Quel budget prévoir pour optimiser votre gestion administrative ?
Prestations d'un assistant administratif salarié :
Entre 20 000 € et 40 000 € nets par an, soit entre 1 600 € et 3 300 € nets par mois.
Prestations d'un contrôleur de gestion salarié :
Entre 35 000 € et 70 000 € nets par an, soit environ 2 900 € à 5 800 € nets par mois net par mois.
Prestations d'un Directeur Administratif et Financier (DAF) salarié :
Entre 60 000 € et 150 000 € nets par an, soit 3 000 € à 6 000 € nets par mois, voire plus, dans les grandes entreprises ou les postes à haute responsabilité.
Prestation chez 3H18 :
Tarifs horaires 52 € ou plus par heure de travail pour un assistant administratif, selon les compétences et les services offerts (soit entre 30 000 € et 60 000 € ou plus par an environ et en fonction du nombre d'heures travaillées).
MAIS avec les avantages suivants :
Pas d’engagement de durée !
Flexibilité des jours !
Pas de facturation en cas d’absence ou maladie (Remplacement sous 48h)
Prestation modulable (à la hausse comme à la baisse)
Les qualités et compétences requises pour devenir…
Responsable Administratif et Financier
QUALITES
Rigueur
Organisation
Gestion du temps
Intégrité
Résistance au stress
Souci du détail
Persévérance
Communication interpersonnelle
COMPETENCES
Planification budgétaire
Stratégie financière
Mise en place reportings
Gestion de projet
Connaissance des procédures administratives
Négociation
Contrôleur de Gestion
QUALITES
Analytique
Rigoureux
Orienté·e résultats
Esprit critique
Capacité de synthèse
Communication efficace
COMPETENCES
Maîtrise des outils de gestion
Analyse financière
Modélisation et prévisions
Reporting et tableau de bord
Gestion des budgets
Connaissance du secteur d'activité
BON À SAVOIR
Selon une enquête d'Ipsos, réalisée en 2021, la gestion administrative est un domaine de plus en plus externalisé par les entreprises françaises. Cette enquête a révélé que plus de 60% des entreprises interrogées avaient déjà externalisé au moins une partie de leurs tâches administratives.
Cette tendance à l'externalisation s'explique par le désir des entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en profitant de l'expertise des professionnels de la gestion administrative pour gérer efficacement les tâches administratives complexes. 📌
Quelles sont les évolutions de carrière dans la gestion administrative ?
Les gestionnaires, assistantes et assistants administratifs pourront accéder à plusieurs opportunités d'évolution de carrière à mesure qu'ils et elles acquerront de l'expérience et développeront des compétences. Ils pourront ainsi prétendre aux métiers suivants :
Chef·fe du service administratif : supervision de l’équipe de gestionnaires administratifs, coordination des opérations administratives de l'ensemble du service…
Directrice ou Directeur administratif·ve : prise en charge de la gestion globale des opérations administratives de l'entreprise, mise en place de stratégies administratives, prise de décisions importantes.
Responsable des ressources humaines : Certains gestionnaires administratifs se spécialisent dans la gestion des ressources humaines. Ils peuvent devenir responsables des ressources humaines, chargés de recrutement, responsables de la formation, ou d'autres postes RH spécialisés.
Consultant·e en gestion administrative : Conseil aux entreprises.
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Précomptabilité
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