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Télésecrétaire

Profitez du soutien d'un télésecrétaire travaillant à distance pour votre entreprise et exonérez-vous des contraintes liées à un secrétariat permanent dans vos locaux.

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Qu’est-ce qu’un Télésecrétaire ?


Alternative économique très intéressante pour les entreprises, le secrétariat à distance ou télésecrétariat, permet d’externaliser toutes les tâches inhérentes au secrétariat, telles que l’accueil téléphonique, la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous, la relecture, l’envoi de relances, la transcription, la rédaction de comptes-rendus… Le télésecrétariat permet de bénéficier par ailleurs d'une augmentation de la satisfaction client directement liée à une meilleure fluidité de la communication avec la clientèle ou patientèle.

Le Télésecrétaire exerce son activité pour le compte de profession libérale, par exemple dans un cabinet médical, ou pour celui de dirigeant de TPE ou de PME/PMI.

À distance, un Télésecrétaire utilise des outils en ligne lui permettant de gérer ces tâches pour le compte de votre entreprise et de vous partager son avancement. Il maîtrise parfaitement les outils bureautiques et informatiques et permet à votre société de s’intégrer pleinement dans l’ère de la numérisation pour gagner en productivité.

Grâce à lui, les dirigeants peuvent se délester de la charge mentale quotidienne liée à toutes les tâches administratives chronophages qu'impose la gestion d'une entreprise.

Le télésecrétaire possède toutes les qualités nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise. Il doit savoir faire preuve de rigueur et de ponctualité. Ayant affaire à des dossiers pouvant s'avérer sensibles, il est primordial que le télésecrétaire soit un as de la discrétion. Le respect de la confidentialité des dossiers permet de protéger l'entreprise de la concurrence ou de malveillance.

Il arrive fréquemment que le télésecrétaire soit obligé de tenir un standard avec plusieurs lignes simultanément. Il lui faut être réactif et assidu pour être capable de traiter un maximum de demandes en un laps de temps le plus réduit possible. Autrement dit, le télésecrétaire doit penser organisation, rapidité et rendement.

Disposant de facultés relationnelles et faisant preuve de pédagogie, un télésecrétaire est à même de pouvoir correctement gérer des litiges. Les chefs d'entreprise peuvent ainsi passer plus de temps sur l'accroissement de leur productivité plutôt que dans la résolution de situations conflictuelles outre-mesure.


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Les prestations 3h18

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Secrétariat

  • Gestion du standard téléphonique
  • Filtrage des appels
  • Mise en attente et transferts
  • Gestion des messages
  • Prise de rendez-vous commerciaux
  • Prise en charge de la boîte mail
  • Suivi de l'agenda...
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Administratif

  • Mise à jour des dossiers médicaux
  • Mise en forme de documents
  • Rédaction de comptes-rendus
  • Traitement des courriers
  • Relances impayés
  • Mise en forme documents administratifs ou commerciaux...
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Pourquoi faire appel à un Télésecrétaire?

Lorsque l’on vous parle de surcharge de travail, vous vous sentez concerné ? Entre les tâches administratives, les appels téléphoniques, la gestion d’agenda, la facturation, la permanence téléphonique, la gestion d’un planning et la prise de RDV, vous n’avez plus une minute à vous et vous aimeriez trouver une solution d’assistance administrative sans avoir à embaucher une secrétaire assistante, une assistante administrative ou une standardiste ? 


C’est une situation courante pour laquelle il existe une solution simple : le télésecrétariat proposé par les secrétaires indépendantes du réseau 3H18. Ce type de service ne nécessitant aucune présence physique à l'intérieur des bureaux, il permet d'économiser les coûts liés à l'existence d'un secrétariat permanent.

Aujourd’hui, beaucoup de dirigeants d'entreprise ignorent encore que des plateformes performantes et très facile d’utilisation sont disponibles pour mettre en place des prestations de secrétariat à distance. 

Ne restez pas sans savoir et profitez de prestations accessibles sans engagement et sans augmenter le montant de vos charges sociales grâce au statut d’auto-entrepreneur de nos secrétaires qui télétravaillent pour vous !

Depuis le début de la pandémie liée à la Covid19, ce nouveau mode de travail émergent s'est répandu à vitesse V au sein des entreprises ! En effet, de nombreux employés se sont adaptés au travail depuis leur domicile et poursuivent aujourd'hui leur vie quotidienne avec un modèle hybride de travail.


Le secrétariat à distance présente de plus de nombreux avantages par rapport à un secrétariat traditionnel :

  • les économies : avec le service de télésecrétaire, vous économisez le salaire et les coûts de la sécurité sociale.
  • L'externalisation des tâches : vous n'avez plus à vous soucier de la prise des appels si vous télétravaillez et vous n'êtes plus obligé de donner votre numéro personnel à vos clients. Vous obtenez un numéro de téléphone fixe qui centralise désormais tous vos appels.
  • la qualité des services : grâce à leurs années d'expérience dans le secrétariat, nos freelances disposent de toutes les compétences nécessaires pour simplifier la gestion de votre entreprise.

En résumé, grâce aux services 3H18 et à nos freelances expérimentés, vous allez gagner du temps, de l'argent, et vous pourrez enfin vous concentrer sur votre métier !

 

Quand faire appel à un Télésecrétaire?


Il existe de nombreuses situations pour lesquelles le télésecrétariat peut se présenter à vous comme étant LA solution idéale. En voici quelques exemples : 

  • Vous avez besoin d’un secrétaire bilingue pour répondre à des clients étrangers.
  • Vous aimeriez avoir la certitude de confier la gestion de la relation avec vos clients à une personne de confiance qui a le sens de l’organisation et qui est à l’aise avec les termes de votre secteur.

Votre conseiller 3H18 étudie vos besoins en assistance administrative afin de trouver un secrétaire à distance disponible rapidement pour réaliser tous vos travaux administratifs.

Le télésecrétariat ainsi que le secrétariat externalisé peuvent s’adapter à vos besoins ponctuels comme vos besoins réguliers.

Les bénéfices que vous obtenez grâce à un Télésecrétaire 3H18

Si vous manquez de temps pour vous concentrer sur l’essentiel de votre activité en tant que dirigeant, ou auto-entrepreneur en profession libérale, sachez qu’en faisant appel à un Télésecrétaire, vous bénéficiez de nombreux avantages.

  • Vous obtenez ainsi un gain de temps précieux et une productivité garantie.

  • Grâce à la prise en charge de dizaines de tâches administratives, vous pouvez enfin vous concentrer sur l’essentiel : vos clients.

  • Vous améliorez votre qualité de vie au travail et réduisez votre charge mentale.

  • Une aide administrative de qualité grâce à un télésecrétaire qualifié.

  • Nos services sont modulables et s’adaptent donc parfaitement à votre flux d’activités. 

  • Vous n’avez pas d’engagements de temps, la flexibilité est totale.

  • Une sous-traitance garantissant des réponses rapides à vos clients ; vous ne recevrez plus de plaintes concernant la difficulté à vous joindre. 

Le gros point fort de nos prestataires freelance ? Tous sont opérationnels dès la première heure suivant leur prise de poste !

Besoin d’aide pour trouver un secrétaire à distance ? Contactez-nous ! Chez 3H18, nous étudions la solution qui convient le mieux à vos besoins.


Contact

Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Nos autres services de :

Assistance de direction

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Office Manager polyvalent

  • Accueil et permanence téléphonique
  • Gestion des locaux, des fournisseurs, suivi des travaux
  • Administratif et pré comptabilité
  • Gestion des plannings, collecte des time sheets
  • Veille commerciale
  • On boarding des salariés
  • Rédaction de documents
  • Mise en place d'outils numériques
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Télésecrétaire

  • Gestion de la boîte mail d'un dirigeant
  • Gestion des conflits d'agendas
  • Réponses aux appels entrants, aux réclamations
  • Traitement des courriers
  • Prise de rendez-vous
  • Organisation de rdv, de webinaires
  • Mise à jour des dossiers clients/patients

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Secrétaire de direction

  • Ouverture et scan du courrier
  • Gestion du secrétariat
  • Classement, archivage
  • Permanence téléphonique
  • Gestion budgétaire, mise en forme de tableaux de bords
  • Accueil des visiteurs
  • Suivi des fournitures de bureau, Office Management de bureaux
  • Veille documentaire
  • Numérisation, mise en place de GED
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Assistance de direction

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Office Manager polyvalent

  • Accueil et permanence téléphonique
  • Gestion des locaux, des fournisseurs, suivi des travaux
  • Administratif et pré comptabilité
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  • Veille commerciale
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Conseil en organisation

  • Conseil en optimisation de productivité pour PME
  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
  • Conseil en performance commerciale / marketing digital
  • Coaching dirigeant TPE
  • Diagnostic flash entreprise (1J)
  • Pilotage et lancement du projet
  • Gestion déléguée d'un progiciel...

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Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
  • Aide au choix de solutions métiers (Gestion, LMS, ...)
  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
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Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
  • Scan des pièces comptables en cabinet d'expertise comptable
  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
  • Création d'un accès sécurisé