Gestion de votre courrier d’entreprise : les bonnes pratiques à mettre en place !

La gestion de votre courrier d’entreprise vous prend-elle un temps fou ?

Peut-être n’avez-vous pas encore déployé les bonnes pratiques administratives !  

Même si cette tâche ne semble pas être très importante au premier regard, il est pourtant indispensable de bien la traiter pour ne pas se retrouver rapidement débordé… Découvrez nos solutions pour parfaire votre organisation et votre gestion administrative.

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Pourquoi prendre au sérieux la gestion de votre courrier d’entreprise ?

La gestion de votre courrier d’entreprise est une tâche chronophage. Chaque jour, de nouveaux courriers font leur apparition :

⦁ factures fournisseurs,

⦁ bons de commande,

⦁ réclamations clients,

⦁ avis de passage,

⦁ notes de frais,

⦁ etc.

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Bien les réceptionner permet de ne pas être pris au dépourvu et de ne pas décevoir les expéditeurs… Qu’ils soient clients, fournisseurs, la plupart comptent sur une réponse rapide de votre part !

Et que dire des courriers envoyés par l’Administration ?

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Ne pas traiter à temps certains courriers peut vous exposer à des problèmes directement liés aux obligations légales auxquelles doit se soumettre tout chef d’entreprise. Des contrôles et des sanctions peuvent s’appliquer. Il est donc très important de ne pas vous laisser envahir et de vérifier quotidiennement votre boîte aux lettres.

Un pli urgent pourrait bien s’y trouver.

Un conseil ? Réglez chaque détail d’ordre administratif au fur et à mesure pour éviter d’être indisponible au moment où votre entreprise a le plus besoin de vous…

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Comment améliorer la gestion de son courrier d’entreprise ?

Pour éviter d’avoir à courir à cause d’une simple lettre, ou d’une dizaine, vous pouvez confier l’ouverture de votre courrier à une assistante administrative respectueuse de la confidentialité de vos papiers.

Elle pourra :

⦁ évaluer les priorités,

⦁ rédiger elle-même les réponses,

⦁ affranchir le courrier,

⦁ numériser les documents,

⦁ archiver les formats d’origine,

⦁ et vous informer des contenus reçus.

Sachez que pour assurer la gestion de votre courrier d’entreprise, vous pouvez aussi mettre en place quelques bonnes pratiques bien connues des assistantes administratives.

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Bonne pratique n°1 : La rédaction de courriers types

Pour gagner du temps, une assistante administrative ou une secrétaire de direction utilise des modèles de courriers déjà prêts. Généralement :

⦁ l’objet du courrier,

⦁ la formule de politesse

⦁ et le corps du texte

seront toujours les mêmes…

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Votre signature ou celle de votre associé pourra figurer en bas de ce courrier type et votre assistante ne sera pas donc pas obligée d’attendre systématiquement que vous soyez disponible pour le signer afin de le remettre à la poste.

Il lui suffira en outre de compléter les champs laissés vides et d’adapter le courrier au destinataire en complétant les emplacements prévus pour :

⦁ son nom,

⦁ la date du jour,

⦁ les éventuels montants à régler…

En bref,  toute information variable !

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Bonne pratique n°2 : Le classement de tous vos courriers par catégorie

Pour traiter plus vite votre courrier, mais aussi pour le retrouver rapidement en cas de besoin, pensez à le ranger proprement dans des classeurs étiquetés. Une facture client ? Hop, dans le dossier client !

Pensez à classer la facture en fonction :

⦁ du type de prestation réalisée

⦁ ou encore du mois de sa réalisation.

Il n’existe pas une unique méthode de classement. A vous de trouver la vôtre et celle qui convient le mieux à votre entreprise.

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Bonne pratique n°3 : La numérisation systématique de tous vos courriers papiers

Certes, la numérisation de tous vos documents est une corvée de plus. Mais grâce à elle, non seulement, vous sécurisez vos archives et supprimez ainsi les risques de vols, de pertes ou de détérioration, mais vous facilitez en plus la recherche d’information.

Sauvegardez vos documents dans un cloud ; vous pourrez retrouver ainsi très facilement vos documents tout en les partageant en plus avec n’importe lequel de vos collaborateurs.

Une assistante peut, une fois encore, prendre en charge cette mission administrative.

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Bonne pratique n°4 : Traiter les courriers au fur et à mesure de leur réception

Les traiter au fur et à mesure garantit un meilleur fonctionnement général de votre entreprise. Évitez de placer vos courriers sur une pile qualifiée d’”à traiter”. Il s’agit là du meilleur moyen pour prendre du retard et de vous retrouver face à de nouvelles difficultés comme des conflits non résolus ou des livraisons en retard…

Pensez à consulter le courrier postal reçu chaque jour ou à déléguer cette tâche à votre assistante. Au même titre que votre boîte mail…

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Gestion de votre courrier électronique : comment procéder ?

Pour la consultation de vos emails, plusieurs façons de procéder sont possibles !

Si certains dirigeants décident de répondre du tac au tac à chaque mail reçu et mise ainsi sur une réponse rapide pour ne pas décevoir leurs clients, d’autres préfèrent rester concentrés sur la tâche en cours et prévoir des plages de consultation de leur boite mail.

Sachez qu’il est en réalité possible de faire les deux en même temps !

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1. Instaurer des réponses automatisées

Préparez un mail type attestant que le message de votre contact a bien été reçu et qu’il sera bien étudié en vue de faire l’objet d’une réponse détaillée. Donnez un délai précis. Par exemple dans votre réponse automatique, écrivez :

“Nous accusons réception de votre demande et nous nous engageons à vous répondre sous 48 heures !”

Plutôt que : “Merci pour votre message, nous tâcherons d’y répondre sous peu.”

Qui s’avère nettement moins commercial.

Cette méthode permet de ne pas vous interrompre dans votre mission en cours tout en répondant à l’expéditeur.

Elle peut aussi vous permettre d’informer tous vos contacts de vos dates de congés. Pratique !

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2. Créer des catégories pour mieux ranger vos mails

Tout comme pour le classement de vos courriers postaux, pensez à ranger vos mails par catégorie pour mieux les retrouver. Votre messagerie électronique présente 2 avantages :

⦁ l'affichage des dates de réception pour chaque courrier reçu,

⦁ ainsi que la mention de l’auteur du mail.

Le classement est donc déjà plus ou moins préétabli. Vous n’avez plus qu’à transférer chaque mail traité dans un dossier créé spécialement pour l’accueillir (portant par exemple le nom du client ou du projet)

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3. L’option “non lu” de votre boîte mail

Que celui qui n’a jamais ouvert un courrier par curiosité pour finalement s’empresser de le refermer (au vu du temps que cela prendrait pour le traiter…) lève la main ! ✋

Grâce à l’option “non lu”, vous pouvez choisir d’annuler l’ouverture du mail. Ainsi, la notification d’un message en attente de lecture reste visible. Un bon moyen de ne plus oublier d’y répondre.

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En bref

La gestion de votre courrier d’entreprise est une mission à prendre très au sérieux. Les courriers, qu’ils soient de nature postale ou électronique, matérialisent les échanges entre vos différents partenaires et votre entreprise.

Sans un suivi méthodique et régulier, les risques de passer à côté d’une information importante augmentent.

Une assistante administrative maîtrisant les bonnes pratiques de gestion de votre courrier peut vous aider, à temps plein voire à temps partiel. Pour en savoir plus, prenez contact dès maintenant avec un conseiller 3h18.

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