Rejoignez le live du jeudi
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez  nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez nos services en 30 mn chrono !
Chefs d'entreprise, découvrez nos services en 30 mn chrono !
GO
Je m'inscris au webinaire
Curieux de découvrir nos services ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Rejoignez le live du jeudi
GO
Rejoignez notre live du jeudi

5 signes prouvant que votre gestion des mails entrants manque d’efficacité

Apprenez à reconnaître les signes trahissant l’inefficacité de votre routine de gestion des mails entrants et améliorez dès aujourd’hui votre organisation !

Votre diagnostic gratuit
Icon Diag Gratuit
Icon BackGround

Le mail a pris une place très importante au sein des entreprises en l’espace d’une décennie. 

Aujourd’hui, l’entretien de la relation client peut très bien se faire intégralement par mail. 

La plupart du temps, la première prise de contact a d’ailleurs lieu par ce moyen de communication, grâce à la mise à disposition d’une adresse électronique dédiée au support client ou SAV du type bonjour@nomdelentreprise.fr ou .com.

Une évolution logique lorsque l’on s’intéresse aux avantages que représentent les conversations par mail.

Les avantages des mails 

Différence entre mail entrant et mail sortant

Comment savoir si votre gestion des mails entrants manque d’efficacité ?

Signe n°1 : Vous ne répondez pas à vos mails entrants en moins de 48h ⌚

Si vous ne parvenez pas à répondre à vos mails en moins de 48 heures, c’est que vous êtes en proie à une surcharge de demandes dans votre boîte de réception ou une mauvaise organisation de votre temps

Une réponse tardive génère du stress et de la frustration chez vous, mais aussi chez votre client ou partenaire…

Les mails non traités tendent à s'accumuler et deviennent de plus en plus difficiles à gérer au fil du temps. Lorsque vous en avez la possibilité, essayez de battre le fer tant qu’il est chaud. Répondre immédiatement permet de se débarrasser des demandes simples à traiter qui polluent votre messagerie électronique et noient les demandes plus urgentes dans la masse.

LIRE AUSSI

Les 10 tâches administratives que vous devez absolument déléguer à une secrétaire indépendante ! 

(et oui, la gestion des mails entrants en fait partie ! 😉)

Signe n°2 : Vos mails entrants ne reçoivent pas toujours des réponses pertinentes et complètes 💬

Les réponses incomplètes ou hors sujet entraînent des allers-retours inutiles et freinent la communication. Si votre mail manque de clarté, votre interlocuteur devra vous redemander des informations et vous lui ferez perdre du temps autant qu’à vous. 

Pour améliorer la situation, prenez le temps de lire attentivement chaque mail. Afin d’être parfaitement concentré, assignez un créneau horaire de 2h par jour (fractionnable) uniquement dédié à la gestion des mails entrants.

Signe n°3 : Votre boîte mails est désorganisée 📒

Absence de dossiers ou de sous-dossiers et corbeille pleine à craquer ? 🗑️

Une boîte mail organisée commence par le classement des mails par projet, client ou priorité. Le contraire rend beaucoup plus difficile la recherche de messages spécifiques ou importants. Développer une routine pour trier, archiver ou supprimer les mails régulièrement et maintenir une boîte de réception épurée. 

Prenez le temps de vous familiariser avec les filtres et systèmes de règles automatiques, et pensez à automatiser une partie du processus de tri (si votre outil de gestion des mails le permet) pour gagner du temps.

Signe n°4 : Vous comprenez mal le fonctionnement de votre outil de gestion des mails 📧

Le nombre d’outils disponibles est pour le moins conséquent ! 

Bien maîtriser votre logiciel de traitement des mails est impératif pour optimiser votre temps. Il est facile de se perdre dans la forêt des fonctionnalités de certains outils. Essayez de comprendre les options de base, comme : 

Signe n°5 : Le nombre de mails entrants en attente de relecture n’est pas maîtrisé 🤏

Les mails qui s'accumulent sans être relus peuvent contenir des informations urgentes nécessitant votre accord pour un lancement de projet ou votre avis avant une prise de décision importante.

Si votre boîte mail n’est pas régulièrement traitée et purgée, vous donnerez l'impression à vos collègues ou clients que vous êtes désorganisé et/ou débordé ! Là encore, le fait de consacrer chaque jour du temps à la lecture des mails permet un traitement régulier et plus efficace des mails entrants.

Vous vous reconnaissez dans ces 5 signes ? 

La principale raison expliquant que votre gestion des mails entrants actuelle peut être améliorée est le manque de temps.

💥Conséquences : 

En moyenne, un dirigeant d’entreprise passe 

3 heures et 18 minutes par jour 

au traitement des tâches administratives inhérentes au fonctionnement de sa société. ⏳ 

La gestion des mails entrants rentre dans ce cadre, et il n’est pas rare qu’au sein des TPE, ce soit le CEO lui-même qui traite la plus grande part de courriers électroniques. 

Il existe une solution simple à mettre en œuvre pour gagner du temps et décharger la charge mentale qui pèse sur vos épaules de chef d’entreprise.

Cette solution, c’est l’externalisation

👀Déléguez la surveillance de vos mails entrants et la réponse à J des litiges clients

📩Confiez le courrier entrant et le secrétariat de votre entreprise

👩‍💼Externalisez votre administratif 

Retrouvez toutes nos compétences en

Gestion Administrative

De l'Assistant au Manager, découvrez nos expertises

3h18 vous propose de vous accompagner de manière ponctuelle ou récurrente sur
toutes vos fonctions opérationnelles et support !

Renforcez les rouages de votre entreprise dès aujourd'hui.

Précomptabilité

Ne laissez plus votre précomptabilité transformer votre quotidien de chef d’entreprise en cauchemar ! Déléguez ou renforcez vos équipes administratives de profils stables et immédiatement opérationnels.

Gestion Administrative

Déléguez votre gestion administrative et financière à un Expert Métier expérimenté et développez sereinement votre organisation. Mettez en place les process et systèmes d'information de gestion qui vont vous permettre de franchir un cap.

Commercial

Et si vous confiez le développement Marketing et Commercial de votre entreprise ou simplement le suivi de votre CRM, la recherche de nouveaux prospects ou la rédaction de devis à un professionnel externalisé travaillant dans vos locaux ?

Office Management

L’office manager est le trait d’union entre vous et vos équipes. Véritable vecteur de la communication, confiez lui la gestion de vos tâches administratives et RH, de vos évènements et projets collaboratifs et le bien-être de vos salariés au travail !

Ressources Humaines

Les Ressources Humaines sont un des rouages essentiels de l’entreprise. Prenez soin de vous entourer d'un professionnel motivé pour aider votre entreprise à franchir un cap et attirer ou retenir vos meilleurs talents !

Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?

Pour aller vite et gagner en flexibilité.
Pour disposer de professionnels très qualifiés.
Stables et motivés !

Vous manquez de ressources

  • Difficile de recruter le bon profil

  • Besoin de compétences plus techniques
  • Un départ soudain dans vos équipes

Votre budget
est contraint

  • Vous n’avez pas besoin d’un plein temps
  • Vous ne souhaitez pas
    prendre de risque sur un CDI
  • Les coûts cachés d’un salarié vous rebutent

Vous avez besoin
de flexibilité

  • Un remplacement ou du
    renfort ponctuel
  • Une activité cyclique
    sans garantie
  • Aller vite, pas de gestion RH chronophage !
Votre diagnostic gratuit
Icon
Icon BackGroundIcon BackGround

Comment ça marche ?

Icon Déléguer

Nous définissons
vos besoins

Nos conseillers vous aident à préciser la mission, à définir vos besoins ou celui de votre client et élaborent votre devis en quelques minutes.

Icon Déléguer

Recherche et sélection
du meilleur expert

Nous recherchons parmi notre large réseau d'intervenants le meilleur expert à moins de 30 minutes de votre entreprise. Nous lui expliquons le contexte et la mission.
Icon Déléguer

1er rendez-vous avec
votre intervenant sous 48h

Dès le premier RDV, vous convenez d'un planning adapté à vos obligations et votre intervenant démarre son travail. Vous pouvez fluctuer les heures d'intervention et vous arrêter à la fin de chaque mois.
Prendre un rendez-vous
avec un conseiller 3h18

Il est temps d'agir

Grâce à nos consultants, obtenez en moins de 24h, une analyse
de votre besoin et un devis sur mesure.

Icon BackGround