La secrétaire comptable permet à l’entreprise de mieux gérer ses flux de trésorerie. Le métier requiert un ensemble de compétences alliant expertise en comptabilité et gestion administrative. Une secrétaire comptable peut percevoir un salaire net mensuel de 1 800 € à 2 500 € en fin de carrière. Elle pourra évoluer vers un poste de RAF ou consultant finance.
Bac Pro Secrétariat, BTS Comptabilité et Gestion ou Assistant de Gestion PME-PMI
Lieu d’exercice / Secteur d’activité :
Secteur public ou privé, TPE, PME, ETI
Qualités / Compétences requises :
Organisation, esprit d’analyse, rigueur, maîtrise des chiffres
Evolutions de carrière :
RAF, Assistante de direction, Consultante en trésorerie
Rôle d’une secrétaire comptable
La secrétaire comptable joue un rôle central dans le département administratif d'une entreprise. Son principal objectif est de veiller à la bonne gestion des aspects comptables et administratifs. Elle intervient en tant que pivot entre les services administratif et financier, et contribue à la fluidité des opérations au sein de l'entreprise.
Missions d’une secrétaire comptable
Voici les différentes missions d'une secrétaire comptable :
Veille à la conformité des opérations comptables.
Saisie des factures, notes de frais, et relevés bancaires.
Suivi des paiements clients et fournisseurs.
Assure le respect des délais de paiement.
Établit les déclarations fiscales périodiques.
Met à jour les tableaux de bord financiers.
Offre une vue claire de la santé financière.
Enfin, en plus de ses responsabilités comptables, la secrétaire comptable peut être amenée à assurer l'accueil téléphonique, à gérer le courrier et la boîte mails.
* À noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts-comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).
Un rôle de coordination avec l’expert-comptable
La secrétaire comptable assure la liaison avec le cabinet d’expertise comptable à votre place.
C’est grâce à elle que vont pouvoir être transmises à temps toutes les pièces comptables générées dans le cadre de l’activité de l’entreprise (exemple : notes de frais).
La secrétaire comptable coordonne aussi la communication avec d’autres partenaires comme :
La banque,
Les organismes de subventions,
Les fournisseurs,
Le cabinet de paie,
Les avocats.
Pourquoi faire appel à une secrétaire comptable ?
Faire appel à une secrétaire comptable présente de nombreux avantages pour une entreprise.
Apporter une expertise dans la gestion des opérations comptables.
Garantir la conformité aux normes comptables en vigueur.
Mieux se concentrer sur ses activités principales.
Améliorer l'efficacité globale de l'entreprise en rationalisant les processus internes.
Assurer un suivi précis des paiements et factures
Optimiser les flux de trésorerie.
8 qualités qui font d’une secrétaire comptable un partenaire irremplaçable !
La secrétaire comptable recèle bien des qualités ! Parmi lesquelles :
Compétences comptables
Rigueur et précision
Polyvalence
Organisation
Discrétion
Sens des responsabilités
Maîtrise des outils informatiques
Bonnes compétences relationnelles
Qualités
Note (sur 5)
Organisation
5
Précision
4
Discrétion
5
Réactivité
4
Compétences en communication
4
Gestion du stress
5
Connaissance des logiciels comptables
5
Les diplômes requis pour devenir secrétaire comptable
Les diplômes requis pour devenir secrétaire comptable sont divers. Cependant, le Bac Pro Secrétariat constitue une base solide ! En plus du Bac Pro Secrétariat, d'autres diplômes pertinents pour ce domaine incluent :
BTS Comptabilité et Gestion
BTS Assistant de Gestion PME-PMI
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) option Gestion Comptable et Financière
BTS Assistant de Manager
Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG)
Licence Professionnelle Métiers de la Gestion et de la Comptabilité
Cegid est une suite logicielle complète pour la gestion d'entreprise, couvrant la comptabilité, la paie, la gestion commerciale, et d'autres domaines.
Avantage : Intégration robuste avec des solutions de gestion des ressources humaines, approche globale de la gestion administrative de l'entreprise.
2. iTool
iTool est un logiciel de comptabilité complet qui couvre la gestion des ventes, des achats, de la trésorerie, et offre des fonctionnalités de reporting.
Avantage : Puissantes capacités d'analyse de données permettant une vision approfondie des performances financières de l'entreprise.
3. Pennylane
Pennylane est un logiciel de comptabilité en ligne, intuitif et convivial, adapté aux petites entreprises. Il propose des fonctionnalités de facturation, suivi des dépenses et gestion des finances.
Avantage : Intégration facile avec des solutions de paiement en ligne, pour une gestion transparente des transactions financières.
Quel est le salaire d’une secrétaire comptable ?
Le salaire moyen d'une secrétaire comptable débutante peut se situer autour de 1 800 € à 2 500 € nets par mois, en fonction des conditions du marché du travail et de la région.
Pour une secrétaire comptable expérimentée, le salaire moyen peut augmenter et se situer entre 2 500 € et 3 500 € nets par mois.
Le saviez-vous ?
Recourir à une secrétaire comptable revient moins cher que recruter une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰
Qui recrute des secrétaires comptables ?
Les secrétaires comptables sont recherchées par une variété de recruteurs, notamment :
Entreprises de taille moyenne à grande : Souvent pour gérer les opérations comptables internes.
Cabinets de comptabilité : Pour soutenir leurs clients dans la gestion des finances.
Organisations publiques : Pour les besoins de gestion et de reporting financier.
Évolution du métier du secrétaire comptable
La demande pour les secrétaires comptables a évolué avec la numérisation et l'automatisation. Selon les dernières études, les offres d'emploi pour ces postes ont augmenté de 15% au cours des cinq dernières années.
Les exigences ont également évolué, nécessitant une maîtrise des logiciels comptables avancés et des compétences en gestion de données.
Conditions de travail d'une secrétaire comptable
La plupart des secrétaires comptables travaillent dans des bureaux, généralement dans un environnement calme et structuré.
Les heures de travail sont souvent de 35 à 40 heures par semaine, avec des horaires réguliers, bien que des heures supplémentaires puissent être nécessaires lors des clôtures de fin de mois ou d'année.
Le travail implique une grande partie de temps passé devant un ordinateur, avec des tâches nécessitant une concentration soutenue.
Évolutions possibles
Ces différents métiers sont la suite logique au poste de secrétaire comptable :
Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.
🔎 La RAF (Responsable Administratif et Financier) :
Le RAF, ou Responsable Administratif et Financier, est responsable de la gestion globale des activités administratives et financières d'une entreprise. Elle supervise les équipes comptables et administratives, élabore les budgets, et contribue à la prise de décisions stratégiques.
🔎 La secrétaire comptable :
Comme nous l’avons vu, la secrétaire comptable assure la gestion quotidienne des opérations comptables. Elle est responsable de :
- la saisie des données financières,
- le suivi des règlements,
- l'établissement des déclarations fiscales,
- les tâches administratives quotidiennes.
🔎 L’assistante administrative :
L'assistante administrative fournit un soutien administratif essentiel, allant de :
- la gestion du courrier et de l'accueil téléphonique
- à la coordination des agendas
- en passant par la préparation de documents.
Elle contribue à maintenir une organisation efficace au sein de l'entreprise.
Quelle différence entre ces trois métiers ? 🤔
1. La RAF a une vision stratégique globale et supervise l'ensemble des activités administratives et financières,
2. La secrétaire comptable se concentre principalement sur les opérations comptables au quotidien,
3. Tandis que l'assistante administrative offre un soutien administratif polyvalent pour garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes.
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L’importance de la confidentialité quand on est une secrétaire comptable
Une secrétaire comptable a accès à des informations sensibles au sein des plateformes de gestion. La divulgation non autorisée de données pourrait avoir des conséquences graves, tant en termes de relations avec les partenaires financiers que pour la sécurité financière de l'entreprise.
Cela pourrait impacter en outre l'image de l'entreprise.
La secrétaire comptable fait en sorte d’éviter absolument toute divulgation non autorisée. Parmi les informations confidentielles, on retrouve :
Les informations relatives aux comptes de l'entreprise : flux de trésorerie, bénéfices, pertes sèches...
Les informations salariales : salaires, avantages sociaux et coordonnées personnelles des employés.
Le respect de la confidentialité aide à maintenir la confiance entre les parties prenantes (employés, clients, fournisseurs, investisseurs, …).
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