Le traitement des factures fournisseurs est une tâche incontournable pour toutes les entreprises. Ces documents attestent d'une dette officielle envers un fournisseur et doivent donc être gérés avec beaucoup d’attention.
Une mauvaise gestion pourrait entraîner des erreurs de paiement, des retards de règlement et des coûts supplémentaires liés à des amendes et des frais de rappels. Alors mieux vaut y prêter une attention toute particulière !
Mais le traitement des factures a un prix. La dématérialisation serait-elle la solution pour ne pas suffoquer sous le poids du budget alloué à cette part importante de votre entreprise ?
Oui.
Cette solution est d'ailleurs de plus en plus utilisée par les entreprises pour réduire les coûts liés au traitement des factures et améliorer leur gestion. D’autant plus que l’évolution de la réglementation ne laisse plus d’autres choix désormais…
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment calculer le coût d’une facture fournisseur ou qui contacter pour vous aider à y parvenir. Puis, nous vous présenterons en détail l’intérêt de la dématérialisation de vos processus de facturation et pourquoi vous devrez de toute façon opter pour la facturation électronique !
Un coût qui diffère en fonction des critères
Mais tout d’abord, sachez que le coût de traitement d'une facture fournisseur dématérialisée dépend de plusieurs critères, notamment :
● le volume de factures traitées,
● la complexité du processus,
● et la solution logicielle utilisée.
En effet, la dématérialisation des factures implique des investissements dans les technologies, l'acquisition de logiciels et le développement de compétences spécifiques pour la gestion électronique des documents (GED).
Dans la plupart des cas, les fournisseurs de solutions de dématérialisation facturent les entreprises en fonction d'un forfait mensuel qui inclut un certain nombre de factures traitées. En général, plus le volume est important, plus le coût unitaire diminue.
Les coûts de dématérialisation des factures peuvent également varier en fonction du niveau de personnalisation souhaité. Certaines entreprises préfèrent une solution clé en main pour minimiser les coûts, tandis que d'autres optent pour des solutions personnalisées qui correspondent parfaitement à leurs besoins spécifiques, même si cela implique des coûts supplémentaires.
A vous de voir quelle solution vous conviendra le mieux ! Si choisir vous paraît délicat, vous pouvez faire appel à une secrétaire comptable ou une assistante de notre réseau pour vous accompagner.
Comment calculer le coût d’une facture fournisseur dématérialisée ?
Pour savoir combien vous coûterait une facture fournisseur dématérialisée, il est important de prendre en compte tous les coûts associés à la dématérialisation :
● coûts d'acquisition de la solution logicielle,
● coûts d'installation et de configuration,
● coûts de formation des employés,
● coûts de maintenance et de support,
● coûts liés à la gestion et à l'archivage des documents électroniques.
Si cela vous effraie, sachez que vous pouvez bénéficier d’une première intervention ponctuelle (sans engagement de durée) pour vous aider à configurer vos outils. Il vous suffit en effet d’externaliser tout ou une partie de vos process pour réussir sereinement votre transition digitale. 😊
Dans le calcul des coûts, il est également important de tenir compte des économies réalisées à très court terme.
Estimation du coût d’une facture fournisseur
Aujourd’hui, on estime le coût d’une facture fournisseur à environ 10 euros. Mais ce chiffre peut également s’envoler et atteindre un montant bien plus élevé (en étant par exemple multiplié par 10…) en cas de procédures de vérifications complexes.
En moyenne en France et pour votre information, 2,5 milliards de factures sont émises chaque mois.
Considérant que les PME et TPE gèrent près de 65 factures par mois, et que 5% de leur chiffre d’affaires est consacré à la gestion de leurs documents papiers… On obtient un aperçu du coût mensuel lié à la facturation et de son poids.
En effet, grâce à la dématérialisation de vos factures, vous pouvez tirer un trait sur les nombreux frais d’impression engagés chaque mois ! Ou encore ceux liés à l'envoi postal de vos documents.
Dites aussi adieu au stockage physique et bonjour à l’espace ! Tous les inconvénients liés à une gestion traditionnelle de votre facturation s'évanouissent en même temps que la digitalisation de votre entreprise s'installe (erreurs de saisie, traitement manuel, etc.).
Les économies faites peuvent être significatives, en particulier pour les entreprises qui traitent un volume important de factures fournisseurs. Sans parler du gain de temps obtenu (+30% en moyenne).
Notez enfin que dématérialiser votre système de facturation permet, en plus de réduire les délais de traitement des factures, d'améliorer la visibilité sur les dépenses de votre entreprise. Elle contribue aussi à réduire votre impact environnemental en générant moins de formats papier (environ 70 kilos de papier en moins chaque année au sein d’une seule entreprise). 🌴
L’arrivée de Facture-X en 2024 : qu’est-ce que ça va changer ?
La dématérialisation de vos factures aujourd’hui permet de vous conformer aux exigences légales et fiscales qui entreront en vigueur demain…En France, la facturation électronique sera progressivement rendue obligatoire à partir de janvier 2024, conformément à la loi de finances.
Cette initiative vise à moderniser les pratiques commerciales et à encourager l'utilisation de technologies numériques pour faciliter les échanges entre les entreprises.
Bien qu'elle implique des ajustements d’un point de vue processus, elle offre des avantages significatifs en termes de :
● réduction des coûts,
● productivité,
● traçabilité des factures.
2 solutions pour dématérialiser vos factures fournisseurs
La dématérialisation de vos factures fournisseurs peut être réalisée en interne ou en externe. Ce choix doit tenir compte de vos ressources et compétences disponibles. Elle peut également être effectuée manuellement ou automatiquement, en utilisant des logiciels spécifiques pour la numérisation, la validation et la gestion des factures.
1 # Internaliser la dématérialisation de vos factures fournisseurs
En interne, la dématérialisation peut être réalisée à l'aide de logiciels de gestion de documents, tels que les systèmes de GED (gestion électronique de documents)ou les ERP (Enterprise Resource Planning).
Ces logiciels permettent de numériser et de traiter les factures électroniquement, en automatisant les tâches manuelles et en facilitant la collaboration entre les différents départements de l'entreprise. Parfois complexe, la tâche s’ajoute aux autres missions existantes et nécessite d’être parfaitement à l’aise avec l’informatique.
2 # Externaliser la dématérialisation de vos factures fournisseurs
La solution la plus rapide et la moins risquée consiste donc en l’externalisation de votre parcours de digitalisation.
En externe, la dématérialisation est réalisée par des prestataires freelances experts dans l’intégration de solutions digitales. Ces prestataires offrent des services complets de traitement des factures fournisseurs, en prenant en charge toutes les étapes du processus, de la numérisation à l'archivage électronique.
Il est important de garder en tête le fait que la dématérialisation de vos factures fournisseurs nécessite une bonne organisation et une forte implication des différents acteurs de votre entreprise. Elle nécessite également une attention toute particulière à la sécurité des données, à la conformité réglementaire et à la qualité des informations échangées.
Pour conclure
● La dématérialisation des factures fournisseurs est un moyen efficace de réduire les coûts liés à la gestion de votre facturation. Elle est en passe de devenir obligatoire.
● Le coût de traitement d'une facture fournisseur varie en fonction d'un certain nombre de critères, tels que le volume de factures à traiter, le niveau d'automatisation, le type de solution utilisée ou encore la taille de l'entreprise. Généralement, une facture papier coûte autour de 10 euros l’unité.
● La dématérialisation des factures fournisseurs peut être entièrement ou partiellement externalisée, en fonction des ressources et des compétences disponibles en interne.
Les assistants de notre réseau de freelances maîtrisent les systèmes de GED (gestion électronique de documents) ou les ERP (Enterprise Resource Planning). Ils peuvent donc numériser et traiter l’intégralité de vos factures, en automatiser les tâches manuelles et faciliter la collaboration entre les différents services de votre entreprise.
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