Mise en place d'un SIRH : les 7 grandes étapes

Choisir et mettre en place un SIRH demande du temps et de la réflexion. Mais soigner sa gestion des ressources humaines est obligatoire aujourd’hui. Voici les 7 étapes clés pour réussir la mise en place d’un SIRH efficace. 🚀

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Qu'est-ce qu'un SIRH ?

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Un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) est un logiciel ou un ensemble de logiciels dédiés à la gestion des ressources humaines dans une organisation. Il permet d'automatiser et de centraliser les processus RH tels que : 

• le recrutement, 

• la gestion des talents, 

• la paie, 

• la formation, 

• et bien plus encore. 

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L'objectif principal d'un SIRH est d'améliorer l'efficacité et la précision des opérations RH tout en fournissant des données analytiques pour une prise de décision éclairée.

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Les avantages d’un SIRH

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Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) compte de nombreux avantages utiles pour les entreprises en quête de digitalisation : 

• Automatisation des processus RH

• Réduire les dépenses administratives

• Centralisation des données

• Conformité accrue

• Analyse stratégique facilitée

• Optimisation de la gestion du personnel

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Les 7 grandes étapes de la mise en place d'un SIRH

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Étape n°1 : Analyse des besoins et définition des objectifs

Avant de commencer la mise en place d'un SIRH, vous devez mener une analyse approfondie des besoins et des objectifs de l'organisation en matière de gestion des ressources humaines. Pour ce faire, il faut :

• Rester à jour sur les obligations légales et la législation

• Prendre en compte la conduite du changement

• Identifier les processus RH actuels

• Identifier les points de douleur existants

• Définir les objectifs spécifiques à atteindre avec le SIRH

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Pour toutes ces étapes, 3h18 peut vous accompagner ! 👨‍💼

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Étape n°2 : Choix du meilleur logiciel SIRH

Sur le marché, une multitude de fournisseurs de SIRH proposent leurs outils d’aide administrative. Sélectionner un système adapté aux besoins spécifiques de l'organisation nécessite une recherche approfondie, une comparaison des fonctionnalités clés telles que :

• Intégration avec les systèmes existants

• Facilité d'utilisation et d'implémentation

• Support client et services après-vente

• Conformité réglementaire et sécurité des données

• Absences et congés

• Notes de frais

• Formations

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Étape n°3 : Planification et préparation du projet

Après avoir sélectionné le SIRH approprié, la planification minutieuse du projet est essentielle. Cela implique :

• Définir un calendrier de mise en œuvre réaliste

• Répartir clairement les responsabilités entre les équipes concernées (responsable RH, DRH, DG, DSI)

• Préparer les ressources humaines et matérielles nécessaires

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Étape n°4 : Configuration et personnalisation

Une fois choisi, le SIRH doit être configuré selon les besoins spécifiques de l'organisation. Cela comprend :

• Personnalisation des workflows pour refléter les processus internes

• Adaptation des formulaires pour collecter les données pertinentes

• Configuration des rapports pour fournir des insights stratégiques

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Étape n°5 : Migration des données

La migration des données vers le nouveau SIRH est une tâche obligatoire mais complexe. Elle nécessite une attention particulière pour éviter les erreurs et assurer l'intégrité des informations. 

Les types de données à migrer incluent :

• Informations sur les employés (nom, prénom, contact)

• Historiques de paie

• Données de formation et de développement

• Informations sur les avantages sociaux

• Dossiers de performance et d'évaluation

• Informations administratives (contrats, certifications)

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Étape n°6 : Formation des utilisateurs

Pour garantir une adoption efficace du SIRH, l’organisation doit former différents groupes d'utilisateurs :

• Administrateurs du système : formation approfondie sur la gestion et la maintenance du SIRH

• Employés des services RH : utilisation quotidienne pour la gestion des données personnelles et des processus RH

• Managers et superviseurs : formation sur l'utilisation des outils de gestion des performances et des rapports

• Employés des autres départements : formation sur l'accès et l'utilisation des fonctionnalités pertinentes pour leur travail quotidien

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Étape n°7 : Déploiement et suivi

Une fois le SIRH déployé, l’organisation doit surveiller étroitement son fonctionnement initial. Recueillir les retours des utilisateurs permet d'identifier les ajustements nécessaires pour optimiser l'expérience et garantir la satisfaction. 

Voilà, maintenant vous savez parfaitement comment mettre en place un SIRH dans votre entreprise !

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