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Nos offices managers utilisent des outils de gestion qui leur permettent d’optimiser leur gestion du temps et d’améliorer leur productivité et organisation. Nous avons eu envie de vous parler de Trello et Notion, deux poids lourds sur le marché si populaires qu’il est pratiquement impossible d’être passé à côté ! 

Au cours de cet article, nous vous exposons les avantages et inconvénients de ces solutions et établissons un comparatif afin de vous permettre de décider laquelle est la plus adaptée à vos besoins. 

Avant de commencer, précisons qu’il n’existe aucun partenariat entre 3h18 et Notion, ni 3h18 et Trello. Notre intérêt est uniquement de vous aider à faire de meilleurs choix pour gagner du temps ! 

Qui est Trello, l’outil de gestion des tâches apprécié de nos offices managers ?

Commençons par l’outil Trello ! 

Trello est très apprécié de nos offices managers... Ce logiciel de type Saas permet d'améliorer grandement la gestion des tâches et l'efficacité des flux de travail. Il utilise un système de tableau kanban, où les tâches sont représentées par des cartes et organisées en colonnes.

Il offre en outre la possibilité de travailler de manière collaborative sur un projet, ce qui est bénéfique tant pour les entreprises que pour les freelances, qui ne sont pas toujours présents sur site.

Trello permet surtout aux chefs d’entreprise en effet de suivre en temps réel l'avancement des projets et de valider les étapes réalisées au fur et à mesure. L’impact sur la coordination et la communication au sein de l'équipe est très positif.

Grâce à son interface colorée, presque ludique, l’outil Trello offre une visibilité relativement claire des projets en cours et de leurs affectations.

Pour un office manager freelance, l’outil s’avère particulièrement utile ! Les offices managers du réseau 3h18 ont, par exemple, l’habitude de l’utiliser pour créer un listing des missions en attente de qualifications, ce qui améliore l’organisation et la répartition des tâches. 

La solution Trello offre une vue d'ensemble des projets à réaliser et permet de prioriser les tâches de manière plus efficace ! 

De plus, Trello propose de nombreuses intégrations avec d'autres outils populaires, tels que Slack, Google Drive, GitHub, etc., Ce qui permet d'automatiser certaines tâches et de centraliser les informations.

Ses avantages en bref

  • Accès à la version gratuite immédiat 
  • Essai gratuit pour la version premium disponible
  • Création de rétroplanning et de diagramme de Gantt
  • Travail en méthode agile (scrum, kanban)
  • Système de markdown pour segmenter l’information 
  • Plusieurs modèles de check-list disponibles
  • Interface personnalisable et soignée
  • Intercompatibilité entre logiciels

Les inconvénients de la solution

  • Comme la plupart des logiciels efficaces, Trello propose une version gratuite avec des fonctionnalités limitées. Pour bénéficier de certaines fonctionnalités avancées, il est donc nécessaire de passer à une version premium.

  • Impossible de compter bien longtemps sur ce type d’outil (même en version premium) dès que la gestion des projets devient trop complexe. 

La solution Notion : très en vogue parmi les offices managers !

Notion est, à la base, le fruit d’une start-up implanté à San Fransisco et fondée par Ivan Zhao et Simon Last en 2013.  

Cet outil puissant vous permet de créer des bases de connaissances, des tableaux de tâches, des calendriers et bien plus encore. Il est très flexible et s’adapte à différents flux de travail.

Notion facilite la collaboration en temps réel entre les membres d'une équipe. Plusieurs personnes peuvent donc travailler simultanément sur un document, ajouter des commentaires et partager des informations. Les mises à jour sont immédiatement appliquées.

L’outil offre également de nombreuses options de personnalisation. Il permet de structurer les informations de manière adaptée aux besoins de l'équipe. Comme Trello, il est possible d’automatiser certaines tâches et de connecter l’outil avec vos autres applications. 

Les avantages de Notion selon nos offices managers

  • Gratuit pour les étudiants (tarifs réduits pour le corps enseignant)
  • Nombreux templates téléchargeables gratuitement
  • Version gratuite complète et suffisante pour les petits projets
  • Très gros potentiel de personnalisation !
  • Centralisation des informations (tâches en cours, projets terminés, production de contenu, comptes rendus, fiches clients, notes internes, etc.)
  • Outil collaboratif approuvé par nos offices managers

Ses inconvénients

  • Notion est un outil très puissant, mais qui nécessite un temps d'apprentissage pour maîtriser toutes ses fonctionnalités. Certaines personnes peuvent trouver son interface complexe au départ. Un office manager habitué à utiliser l’outil ne rencontrera bien sûr pas ces difficultés et vous permettra donc de gagner du temps en paramétrant l’outil à votre place. 

  • Bien que Notion soit efficace pour la gestion des tâches individuelles et des petits projets, il peut devenir moins pratique pour les projets complexes nécessitant une gestion plus détaillée.

  • Notion propose une version gratuite mais certaines fonctionnalités avancées nécessitent un abonnement payant. Pour les équipes plus importantes ou les besoins spécifiques, cela peut représenter un coût supplémentaire.

3 différences constatées par nos offices managers après comparaison

Notion et Trello sont tous deux des outils de gestion de tâches, mais ils diffèrent par leur approche et leurs fonctionnalités. 

1. Une organisation et une présentation complètement différentes 

Comme nous l’avons dit précédemment, Trello utilise une approche basée sur des tableaux kanban, où les tâches sont représentées par des cartes organisées en colonnes. Chaque carte peut avoir des étiquettes, des commentaires et des pièces jointes. 

En revanche, Notion offre une structure de données plus flexible, permettant de créer des pages, des bases de données, des listes, des tableaux et bien plus encore. Il offre une plus grande variété de formats et de possibilités d'organisation des informations.

2. Un degré de personnalisation plus élevé chez Notion

Notion offre une personnalisation plus avancée par rapport à Trello. Il permet de créer des bases de données avec des relations entre les éléments, d'ajouter des formules et des filtres, de créer des tableaux de bord personnalisés et de concevoir des vues spécifiques. 

Trello, quant à lui, propose une personnalisation plus limitée, bien que des étiquettes, des listes et des intégrations soient disponibles.

3. La polyvalence de Notion complexifie sa prise en main

Notion est souvent considéré comme plus polyvalent et flexible que Trello. Il peut être utilisé pour une grande variété de cas, allant de la gestion de projet à la prise de notes, à la documentation et à la collaboration en équipe. 

Trello, en revanche, est plus orienté vers la gestion de tâches et est souvent utilisé pour des projets spécifiques ou des flux de travail plus linéaires. Cependant, nous avons constaté que Trello est relativement simple à prendre en main. Celle-ci se fait naturellement, l’interface conviviale le rendant plus facile à appréhender. 

Notion, en revanche, peut sembler plus complexe pour les nouveaux utilisateurs en raison de sa richesse fonctionnelle. Il nécessite souvent, et comme nous l’avons dit, une courbe d'apprentissage plus prononcée.

En résumé

  • Nous venons de vous présenter respectivement Trello et Notion. D’après les feedbacks de nos offices managers, ces outils de gestion des tâches sont tout deux parfaits pour améliorer la communication entre un freelance et une entreprise ! Ils renforcent efficacement le suivi des missions. 

  • Cependant, les deux solutions n’offrent pas tout à fait les mêmes avantages, bien que leur objectif commun soit de vous faire gagner du temps.

  • Cet article constitue une porte d’entrée et une première étape dans le choix de votre outil collaboratif. Si vous êtes encore indécis à l’issue de votre lecture, nous vous préconisons de faire appel à un office manager freelance qui estimera directement sur site qui, de Trello ou de Notion, est le plus adapté à vos besoins.

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