Assistant administratif

Recentrez-vous sur l'essentiel de votre activité en faisant appel à un Assistant administratif qui gérera pour vous vos tâches administratives et pré-comptables et sera le trait d'union idéal avec votre cabinet comptable.

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L’Assistant administratif et son rôle dans l’entreprise


L'Assistant administratif est avant tout très polyvalent. Il est en mesure d’intervenir en parallèle, ou même simultanément dans de nombreux secteurs. Il possède une excellente maîtrise de l’outil informatique, étant amené aujourd’hui à effectuer la quasi-totalité de ses tâches sur un ordinateur et à naviguer sur Internet.

L’Assistant  administratif dispose de qualités rédactionnelles exemplaires et d’un bon esprit de synthèse. Il est à l’aise à l’oral et s’exprime de façon fluide et doit être le plus explicite possible pour éviter les confusions auprès des collaborateurs. En d’autres termes, il témoigne d’une grande aisance relationnelle et d’une grande écoute.

Pour devenir Assistant administratif, il est préférable de suivre une formation d’une durée de deux ans. Celle-ci permet de se positionner plus avantageusement sur un marché concurrentiel et de postuler dans des secteurs aussi variés que la communication, les services et la logistique, le commerce ou bien de travailler en freelance.

Les tâches principales d’un Assistant administratif peuvent être répertoriées dans plusieurs domaines d’expertise : la comptabilité, les ressources humaines, les relations clients, le suivi fournisseurs

Ainsi, l’Assistant administratif est amené à s’occuper à la fois du courrier courant, de l’accueil physique et téléphonique, de certains plannings, de l’achat des fournitures, des diverses bases de données et des dossiers à classer. Il rédige aussi les comptes rendus de réunions et réalise des opérations comptables. En outre, l’Assistant administratif peut être chargé du suivi du personnel dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

Étant donné qu’il collabore avec de nombreux services et corps de métiers, il est susceptible de travailler en partenariat aussi bien avec le Comptable qu’avec le Secrétaire de direction ou l’Assistant des ventes, des métiers vers lesquels il peut évoluer afin d’obtenir davantage de responsabilités et d’accroître en conséquence sa rémunération.

Il évolue indifféremment dans des entreprises publiques ou privées.

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Les prestations 3h18

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Secrétariat

  • Appels téléphoniques
  • Accueil visiteurs
  • Rédaction de courriers
  • Suivi de la messagerie électronique
  • Affranchissement et envois de plis
  • Correspondance avec les différents partenaires...
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Administratif

  • Rassemblement de pièces comptables
  • Pré-comptabilité
  • Scan et envoi des pièces comptables
  • Gestion de l'affacturage
  • Actes d'encaissement
  • Facturation clients
  • Rapprochements bancaires
  • Mis en paiement des fournisseurs
  • Commandes de fournitures
  • Formalités...
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Documentaire

  • Tri documents
  • Archivage des pièces
  • Envoi des devis et contrats
  • Mise en forme de documents
  • Rédaction de comptes-rendus...
  • Scan du courrier quotidien
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Outils informatiques

  • Outils de pré comptabilité (DEXT, QUICKBOOKS, IPAIDTHAT, …)
  • Outils de gestion (Spendesk, Regate, Pennylane,...)
  • DIGIFORMA,... pour les organismes de formation
  • Scan et impression
  • Logiciels de traitements de texte
  • Suite Office (PowerPoint, Word, Excel)
  • Recherches Internet
  • Mise à jour site web (Wordpress,...) et Intranet…
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Le profil de nos Assistants administratifs chez 3H18


Chez 3H18, nos Assistants administratifs ont le  sens de la déontologie. Ils savent donc se montrer discrets vis-à-vis de certaines informations classées confidentielles. 

Tous nos freelances en administratif sont sélectionnés sur leurs capacités d’organisation et leur rigueur indispensable pour ce domaine d’activité. Bien évidemment, ils sont aussi aimables et avenants en toute occasion pour renforcer l’image positive de votre entreprise auprès de vos partenaires et clients. 

 

Nos Assistants administratifs ont le goût du travail bien fait. Ils seront toujours motivés pour exécuter vos tâches administratives car ils mettent tous un point d’honneur à vous fournir un résultat en adéquation avec vos attentes.

Certains sont bilingues et maîtrisent les termes d'un anglais technique commercial.

Ils sont formés aux outils de gestion et en particulier de pré comptabilité afin de se coordonner avec les cabinets d'expertise comptable.

Ils peuvent travailler dans des environnements très différents, des organismes de formation, des associations, des cabinets juridiques, des PME, des assureurs et sont aculturés aux métiers et à l'environnement professionnel spécifique dans lequel ils interviennent.

Tous sont opérationnels dès la première heure au sein de votre entreprise. Ils se chargeront pour vous d’assurer votre veille et traitement documentaire en classant, triant, archivant, numérisant. Vos pièces comptables et notes de frais seront traités chaque mois en temps et en heure.

Nos Assistants administratifs sont formés aux techniques d’accueil et peuvent en l'occurrence intervenir si besoin dans l’orientation de visiteurs en fournissant des éléments de réponses pertinents.

Vous avez besoin d’un prestataire freelance pour l’affranchissement et l’envoi de vos courriers ? C’est avec plaisir que nos Assistants administratifs s’occuperont même de les rédiger et de les mettre en forme pour vous ! 

N’attendez plus et contactez nos conseillers 3H18 qui étudieront votre situation sous 48 heures et vous feront profiter d’un Assistant administratif attitré pour vous délester de vos tâches essentielles les plus chronophages !



Pourquoi faire appel à un Assistant administratif du réseau 3H18 ?

Tous les dirigeants de petites entreprises savent à quel point les tâches administratives prennent du temps. La plupart d’entre eux préféreraient se consacrer au développement de leur PME PMI plutôt qu’aux appels téléphoniques, à la paperasse ou à l’envoi des factures. Pour ces raisons, 3H18 vous propose de faire profiter votre entreprise des services d’un Assistant administratif, et ce, sans engagement.

Vous voulez gagner du temps ? La solution est toute trouvée. 

Chez 3H18, nos Assistants administratifs ont obtenu un diplôme leur permettant de disposer de toutes les connaissances et compétences requises pour satisfaire les besoins de votre entreprise. Avec un BAC en poche et souvent même une maîtrise de droit, un BTS Assistant de gestion PME-PMI, Comptabilité et gestion ou bien un DUT Gestion des entreprises et administrations, nos candidats ont tous été retenus car leur profil est corrélé avec celui dont vous avez nécessairement besoin pour votre entreprise. 

Pourquoi embaucher un assistant en CDI lorsque l’on peut avoir recours à un Assistant administratif externe ? Grâce à l’expertise et au professionnalisme de nos Assistants administratifs, vous allez pouvoir optimiser la gestion de votre PME. Les professions libérales, elles n’ont plus, n’ont pas forcément besoin d’embaucher un temps plein.

Une embauche, que ce soit en CDI ou en CDD, représente également une charge de travail importante, sans parler des coûts additionnels auxquels on ne s’attend pas forcément, comme la publication d’offres d’emploi, par exemple. Externaliser sa gestion administrative en faisant appel à un Assistant administratif qui exerce en freelance présente l’avantage non négligeable d’alléger la gestion des ressources humaines et de rassembler vos pièces comptables à destination de votre expert-comptable.

 

Si vous ignorez combien d’heures par mois vous avez besoin pour vous soulager de la charge administrative et des formalités chronophages qui polluent votre quotidien, aucun problème ! Chez 3H18, vous êtes facturé au réel des heures travaillées par nos freelances ! 

Vous n’avez plus à vous soucier des formations internes à dispenser aux nouvelles recrues de A à Z ni à songer à ce que vous pourriez bien leur confier comme missions durant les périodes où votre activité ralentit. Vous ne payez en effet que les heures productives !

Ils reviendront pendant les prochaines années chaque semaine ou chaque mois à votre guise. Mais sitôt que vous n'aurez plus le besoin de faire appel à nos services, nos Assistants administratifs se retireront de votre entreprise sans engagement de volume ou de temps en vous laissant un profond sentiment de satisfaction au regard du temps et de l’argent économisés !


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Contact

Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Nos autres services de :

Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Assistant administratif

  • Ouverture et scan de courriers
  • Numérisation des pièces comptables
  • Pré imputation sur outils digitaux
  • Pointage banque
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Préparation des paiements
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Coordination avec le cabinet de comptabilité
  • Rédaction et impression de documents
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Assistant de gestion polyvalent

  • Gestion des achats et des fournisseurs
  • Pré-comptabilité et scan des pièces comptables
  • Rapprochements bancaires
  • Pointage factures fournisseurs
  • Gestion administrative
  • Gestion administrative des ressources humaines
  • On Boarding des salariés
  • Gestion des mutuelles
  • Facturation et relances clients
  • Suivi des formalités
  • Coordination avec expert comptable
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Responsable administratif et financier

  • Encadrement equipe administrative
  • Mise en place de process et d'outils digitaux de gestion
  • Gestion des coûts (bilans, tableaux de bord)
  • Optimisation du service administratif
  • Pilotage de la trésorerie
  • Négociations fournisseurs
  • Gestion RH
  • Actions de recouvrement
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Nos autres services de :

Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Conseil en organisation

  • Conseil en optimisation de productivité pour PME
  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
  • Conseil en performance commerciale / marketing digital
  • Coaching dirigeant TPE
  • Diagnostic flash entreprise (1J)
  • Pilotage et lancement du projet
  • Gestion déléguée d'un progiciel...

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Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
  • Aide au choix de solutions métiers (Gestion, LMS, ...)
  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
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Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
  • Scan des pièces comptables en cabinet d'expertise comptable
  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
  • Création d'un accès sécurisé