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Assistant administratif

Recentrez-vous sur l'essentiel de votre activité en faisant appel à un assistant administratif qui gérera pour vous vos tâches administratives et de pré-comptabilité et sera le trait d'union idéal avec votre cabinet comptable.

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Quel est le rôle d'un assistant administratif freelance ?


L'assistant administratif (ou assistante administrative) est avant tout très polyvalent. Il est en mesure d’intervenir en parallèle, ou même simultanément dans de nombreux secteurs.

Il possède une excellente maîtrise de l’outil informatique, étant amené aujourd’hui à effectuer la quasi-totalité de ses tâches sur un ordinateur et à naviguer sur Internet.

L'assistant administratif n'intervient pas qu'au domicile des particuliers dans le cadre du service à la personne et des admr ! Son emploi, très proche de celui de secrétaire, l'amène à traiter des tâches qui n'ont rien à voir avec celle du repassage ou des courses...

Davantage proche de la gestion des courriers, au classement de devis, à l'installation d'outils de pré comptabilité, l'assistant ou assistante intervient directement au sein des entreprises et leur permet d'être en règle avec l'Administration.

Quelles sont les qualités d'un bon assistant administratif freelance ?

L’assistant administratif dispose de qualités rédactionnelles exemplaires et d’un bon esprit de synthèse. C'est ce qui lui permet de traiter convenablement les nombreuses démarches imposées par l'Administration et dans les délais impartis.

Il est parfaitement à l’aise à l’oral et s’exprime avec aisance. Son métier l'oblige à être le plus explicite possible pour éviter les confusions auprès des différents partenaires qu'il côtoie.

Les compétences d'un assistant administratif sont multiples ! Ultra-polyvalent, il est capable de mener plusieurs missions et travaux de front sans se disperser.

C'est ça, l'art d'être bien organisé !

Comment déléguer et ne plus s'occuper de son administratif dans votre petite entreprise ?
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Les prestations 3h18

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Secrétariat

  • Gestion du secrétariat,
  • Prise d'appels téléphoniques
  • Accueil des visiteurs
  • Rédaction de courriers administratifs
  • Suivi de la messagerie électronique
  • Affranchissement et envois de plis postaux
  • Correspondance avec les différents partenaires
  • Gestion des déclarations fiscales et impôts.
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Administratif

  • Rassemblement de pièces comptables
  • Scan et envoi des pièces comptables
  • Suivi de la trésorerie
  • Gestion de l'affacturage
  • Actes d'encaissement
  • Facturation clients
  • Rapprochements bancaires
  • Mis en paiement des fournisseurs
  • Commandes de fournitures
  • Gestion de formalités
  • Assistance à la direction
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Documentaire

  • Tri et classement de documents
  • Archivage des pièces administratives
  • Rédaction et Envoi de devis et contrats
  • Mise en forme de documents
  • Rédaction de comptes rendus...
  • Numérisation du courrier quotidien
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Outils informatiques

  • Outils de pré comptabilité (DEXT, QUICKBOOKS, IPAIDTHAT, …)
  • Outils de gestion (Spendesk, Regate, Pennylane,...)
  • DIGIFORMA,... pour les organismes de formation
  • Scan et impression
  • Logiciels de traitements de texte
  • Suite Office (PowerPoint, Word, Excel)
  • Recherches Internet
  • Mise à jour site web (Wordpress,...) et Intranet…
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Gagnez du temps, Maitrisez votre budget, redevenez agile.

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Comment devenir assistant administratif ?

✔ Pour devenir assistant ou assistante administratif.ve et changer la vie des PME et TPE, il est préférable de suivre une formation d’une durée de deux ans.

Celle-ci permet de se positionner plus avantageusement sur un marché concurrentiel et de postuler dans des secteurs aussi variés que la communication, les services et la logistique, le commerce ou bien de travailler en freelance.

✔ Quelques années d'expérience en entreprise permettront ensuite d'obtenir suffisamment de recul et d'expertise pour vous lancer à votre compte.

Chez 3h18, nos assistants administratifs ont obtenu un diplôme leur permettant de disposer de toutes les connaissances et compétences requises pour satisfaire les besoins de votre entreprise.

Avec un BAC en poche et souvent même une maîtrise de droit, un BTS assistant de gestion PME-PMI, Comptabilité et gestion ou bien un DUT Gestion des entreprises et administrations, nos candidats ont tous été retenus car leur profil est corrélé avec celui dont vous avez nécessairement besoin pour votre entreprise.‍

💡 BON A RETENIR : Vous n’avez donc pas à vous soucier des formations internes à dispenser aux nouvelles recrues ni à songer à ce que vous pourriez bien leur confier comme missions durant les périodes où votre activité ralentit.

Leur capacité d'adaptation et de priorisation des tâches leur permet d'être immédiatement opérationnels.

Quelles sont les tâches réalisées par un assistant administratif du réseau 3h18 ?

Les tâches et missions principales d’un assistant administratif peuvent être répertoriées dans plusieurs domaines d’expertise : la comptabilité, les ressources humaines, la relation client, le suivi fournisseurs…

Ainsi, l’assistant administratif est amené à s’occuper à la fois :

- du courrier courant,

- de l’accueil physique et téléphonique,

- de la gestion de certains plannings ainsi que de la pose des congés,

- de l’achat des fournitures,

- des diverses bases de données et des dossiers à classer.

Il rédige aussi les comptes rendus de réunions et réalise des opérations comptables. Il maîtrise les outils bureautiques comme personne et s'occupe des démarches en ligne, secondaires mais obligatoires.

Avec qui travaille l'assistant administratif au quotidien ?

Très doué en relationnel, l'assistance aux entreprises est sa raison de vivre.

En outre, l’assistant administratif est un collaborateur indispensable, un professionnel de la gestion de l'organisation qui peut très bien être chargé du suivi du personnel dans le cadre de la gestion des ressources humaines.‍

Étant donné qu’il collabore avec de nombreux services et corps de métiers, il est susceptible de travailler en partenariat aussi bien avec :

-> l'expert-comptable

-> qu’avec le secrétaire de direction

-> ou l’assistant des ventes...

Des métiers vers lesquels il peut évoluer afin d’obtenir davantage de responsabilités et d’accroître en conséquence sa rémunération.

Il évolue indifféremment dans des entreprises publiques ou privées et comme nous l'avons dit, ne se cantonne pas au domicile de personnes âgées !

Quel est le profil de nos assistants administratifs au sein du réseau freelance 3h18 ?

  • Chez 3h18, grand réseau d'externalisation administrative qu'il ne faut pas confondre avec l'intérim, les assistants administratifs ont le sens de la déontologie et n'en sont pas à leur première expérience ! Ils savent donc se montrer discrets vis-à-vis de certaines informations classées confidentielles.‍

  • Tous nos assistants et assistantes freelances spécialisés en administratif sont sélectionnés sur leurs capacités d’organisation et leur rigueur indispensable pour ce domaine d’activité. Bien évidemment, ils sont aussi aimables et avenants en toute occasion pour renforcer l’image positive de votre entreprise auprès de vos partenaires et clients.

  • Nos assistants administratifs ont le goût du travail bien fait. Eux-mêmes fan de leur métier, ils seront toujours motivés pour exécuter vos tâches administratives car ils mettent tous un point d’honneur à vous fournir un résultat en adéquation avec vos attentes.‍

  • Certains sont bilingues et maîtrisent les termes d'un anglais technique commercial. Beaucoup sont titulaires a minima d'une licence professionnelle.‍

  • Ils sont formés aux outils de gestion et en particulier de pré comptabilité afin de se coordonner avec les cabinets d'expertise comptable.

  • Ils peuvent travailler dans des environnements très différents, des organismes de formation, des associations, des cabinets juridiques, des PME, des assureurs et sont acculturés aux métiers et à l'environnement professionnel spécifique dans lequel ils interviennent.‍

  • Tous sont opérationnels dès la première heure au sein de votre entreprise. Ils se chargeront pour vous d’assurer votre veille et traitement documentaire en classant, triant, archivant, numérisant. Vos pièces comptables et notes de frais seront traités chaque mois en temps et en heure.‍

  • Nos assistants administratifs sont formés aux techniques d’accueil et peuvent en l'occurrence intervenir si besoin dans l’orientation de visiteurs en fournissant des éléments de réponses pertinents.

Vous avez besoin d’un prestataire freelance pour l’affranchissement et l’envoi de vos courriers ? 📩 C’est avec plaisir que nos assistants administratifs s’occuperont même de les rédiger et de les mettre en forme pour vous !

N’attendez plus et contactez nos conseillers 3h18 qui étudieront votre situation sous 48 heures et vous feront profiter d’un assistant administratif attitré pour vous délester de vos tâches essentielles les plus chronophages.

Longue vie à votre entreprise ! 🥂



Pourquoi faire appel à un assistant administratif du réseau 3h18 plutôt qu'à un CDI ou CDD ?‍

Tous les dirigeants de petites entreprises savent à quel point les tâches administratives prennent du temps.

La plupart d’entre eux préféreraient se consacrer au développement de leur PME PMI plutôt qu’aux appels téléphoniques, à la paperasse ou à l’envoi des factures.

Pourtant, beaucoup se privent d'une solution d'assistance par manque de connaissance, de budget, ou par crainte de déléguer. 🤔

Pour ces raisons, 3h18 vous propose de faire profiter votre entreprise des services d’un assistant administratif sans engagement et en toute transparence !

Mais pourquoi embaucher un assistant en CDI lorsque l’on peut avoir recours à un assistant administratif externe pour quelques heures par mois ?

Grâce à l’expertise et au professionnalisme de nos assistants administratifs, vous allez pouvoir optimiser la gestion de votre PME. Les professions libérales, elles n’ont plus, n’ont pas forcément besoin d’embaucher un temps plein.

Une embauche, que ce soit en CDI ou en CDD, représente également une charge de travail importante, sans parler des coûts additionnels auxquels on ne s’attend pas forcément, comme la publication d’offres d’emploi, par exemple.

Externaliser sa gestion administrative en faisant appel à un assistant administratif freelance présente des avantages non négligeables :

  • améliorer la fluidité de son organisation
  • réduire la masse salariale
  • alléger la gestion des ressources humaines

Si vous ignorez combien d’heures par mois vous avez besoin pour vous soulager de la charge administrative et des formalités chronophages qui polluent votre quotidien, aucun problème !

Nous étudions vos besoins pour définir un nombre d'heures mensuel recommandé.

Une solution d'assistance freelance est en effet plus flexible que le recrutement d'un professionnel à long terme.

Quel est le salaire d'un assistant administratif freelance ?

Le salaire d'un assistant administratif freelance se calcule en fonction de son taux horaire. Chez 3h18, vous êtes facturé au réel des heures travaillées.‍

Vous ne payez donc que les heures productives.

Nos assistants administratifs freelance pourront intervenir à votre guise durant les périodes de pics d'activité. 📈

Sitôt que vous n'aurez plus besoin de faire appel à leurs services, ils se retireront de votre entreprise sans engagement de volume ou de temps en vous laissant un profond sentiment de satisfaction au regard des économies réalisées.

Vous voulez gagner du temps ? La solution est toute trouvée.

  • Dites OUI à nos offres d'externalisation administrative,
  • NON à la surcharge mentale,
  • OUI à votre vie privée et familiale,
  • Et ENCORE OUI au développement long-termiste de votre business.

Déléguez sans attendre vos fonctions supports et redevenez maître de votre activité dès maintenant !

La liste des outils maîtrisés par les assistants administratifs de 3h18

Qu’ils soient assistants administratifs, assistants comptables, assistants des ventes, assistants en communication, assistants de recouvrement… Les assistants de notre réseau maîtrisent toute une litanie d’outils qu’ils peuvent paramétrer pour vous sur site.

Ils vous permettront d’optimiser la gestion de votre activité et d’avoir accès à des indicateurs déterminants pour l'élaboration de votre stratégie. 

Voici un aperçu des outils que nos assistants sont capables d’appréhender : 

Quickbooks
Cegid
Oracle
Talensoft
Sage
Salesforce
Pennylane
WordPress
Hootsuite
Canva
Teams
Zoom
Loom
Coggle
Bobee
Excel
ZenDoc
M-Files
Spendesk
IpaidThat
Payfit
Silae
Trello
Evernote
Notion
Slack
Fleep
Hubspot
Pipedrive
ITool
Qonto
Xero
Sinao
Spendesk
Evoliz
Factomos
Axonaut

📜

La liste est bien sûr non exhaustive ! Parmi ces solutions logicielles, des CRM, des ERP, des CMS, des outils de GED, des outils de gestion comptable… L’arsenal de l’assistant administratif et de l’assistante administrative !

Vous êtes effaré à l’idée de choisir ? Vous n’aurez pas à vous préoccuper de la partie recherche ! Les assistants freelances du réseau 3h18 sont formés pour identifier le meilleur outil qui répond aux besoins d’une entreprise. Certaines solutions conviennent en effet mieux aux TPE en début de croissance, tandis que d’autres s’utilisent à un stade de développement supérieur.

Les prix et les modalités de paiement varient bien sûr en fonction des outils. Là encore, une assistante est capable de vous orienter au mieux dans la prise de décisions.

Evitez le burn-out grâce à l’assistance administrative

De nombreux chefs d’entreprise ont quitté leur précédent emploi pour monter leur entreprise, proposer leurs propres services et pouvoir de temps en temps travailler depuis leur domicile. Ce n’est pas pour flirter avec le burn-out ! 

Pourtant, le risque, bien réel, est souvent minimisé.

C’est quoi le burn out ?

Le burn-out est un état d'épuisement professionnel causé par un stress chronique au travail. Il peut être évité en prenant des mesures pour réduire le stress et en prenant soin de soi. L'assistance administrative est un moyen efficace de réduire le stress au travail !

Gestion des e-mails, planification des réunions, préparation de rapports, gestion des factures, … Autant de tâches qui détournent l’attention des chefs d’entreprise et leur fait perdre la raison. 

En déléguant ces tâches, vous pouvez libérer du temps et de l'énergie pour vous concentrer sur les tâches plus importantes et plus créatives. Cela peut réduire le stress et la pression associés à la gestion de multiples tâches à la fois.

Un risque de burnout accru à Paris pour les entrepreneurs

A Paris, les risques sont encore plus élevés ! 🗼 Le cadre de vie étant particulièrement stressant. 

Et les auto-entrepreneurs ont des coûts plus élevés à gérer qu’en Province (loyers, transports, main d'œuvre, …). Vous vous sentez visé ? Si vous avez un crédit en plus sur le dos, vous savez à quel point il est crucial de focaliser au maximum sur le développement de votre société pour vous en sortir. 

Si l’on parle davantage des dangers particuliers liés au burn-out chez le salarié en entreprise, on oublie que l'auto entrepreneur est un métier également concerné par le sujet ! Des démarches existent pour anticiper et ne pas atteindre un point de non retour… Le recours à une assistante administrative freelance comme Magali, est une bonne piste. Cette dernière accompagne Lisa Verdani, cheffe d’entreprise, dans la gestion de son planning et de sa “paperasse”.

Témoignage de Lisa, cheffe d’entreprise ayant frôlé le burnout 

Le témoignage de Lisa (ci-dessous en vidéo) est évocateur des risques encourus par les dirigeants d’entreprise débordés ! Cette cheffe d’entreprise a choisi de faire en vidéo une belle déclaration à la solution d’externalisation de 3h18. Il faut dire que celle-ci lui a évité d’avoir à choisir entre répondre à un appel d’offre et gérer son agenda

Les compétences de Magali, son assistante, lui apportent une sérénité qu’elle avait mise au rebut, faute d’avoir une personne de confiance pour l’épauler dans son quotidien professionnel. 

🤙 Le bon réflexe en cas de désorganisation de vos process ou de manque cruel de temps ? C’est d’appeler les professionnels de notre réseau d’assistants ! 

Une assistante administrative rassure et soutient... 

Comme Magali, nos autres assistantes administratives offrent un soutien émotionnel et psychologique en cas de besoin. Un assistant freelance est un as en matière d’écoute : 

  • Ses conseils sont ceux de professionnels ! 
  • Ses encouragements vous aident à faire face aux défis que vous rencontrez. 
  • Ses astuces vous font gagner du temps.

En effet, l'assistante administrative en face de vous connait bien ce type de situation et connaît les tips pour débloquer les situations qui coincent. Loin d’en être à son premier coup d’essai, l’assistante administrative a eu maintes et maintes fois l’occasion d’observer des sociétés qui, comme la vôtre, frôlaient la crise de nerf ! 

Quelle différence entre une secrétaire et une assistante administrative ?

Bien que ces deux métiers fassent partie de notre panoplie de services, ils sont légèrement différents. Les fonctions et le salaire d'une secrétaire et d'une assistante administrative peuvent varier selon l'entreprise et le secteur d'activité.

La secrétaire : la reine de l’assistance administrative

Une secrétaire est généralement responsable des tâches de soutien administratif courantes, telles que : 

  • la gestion des appels téléphoniques, 
  • la rédaction de courriers, 
  • la gestion de l'agenda, 
  • la prise de rendez-vous, 
  • la gestion des courriers électroniques, 
  • la gestion des fournitures de bureau,
  • la permanence,
  • l’accueil des visiteurs au secrétariat…

Les secrétaires peuvent également être responsables de la gestion des dossiers des clients et de la préparation de documents.

L’assistante administrative : une alliée polyvalente au cœur de votre entreprise

D'autre part, une assistante administrative est souvent responsable de tâches plus complexes et stratégiques. Cela peut inclure : 

  • la gestion de projets, 
  • la planification de réunions, 
  • la gestion des budgets, 
  • la gestion des relations avec vos clients particuliers,
  • la gestion de la correspondance commerciale, 
  • la préparation de présentations et de rapports, 
  • et l'analyse de données. 

Les assistantes administratives sont responsables de la coordination des activités de l'entreprise et de l'interaction avec les autres départements.

A noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable(Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).

En résumé, une secrétaire est généralement responsable des tâches administratives courantes, tandis qu'une assistante administrative est responsable de tâches plus complexes et stratégiques. Les deux rôles sont importants pour le bon fonctionnement de l'entreprise et peuvent donc être complémentaires. 👍

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Nos autres services :

Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
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  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Assistant administratif

  • Ouverture et scan de courriers
  • Numérisation des pièces comptables
  • Pré imputation sur outils digitaux
  • Pointage banque
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Préparation des paiements
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Coordination avec le cabinet de comptabilité
  • Rédaction et impression de documents
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Assistant de gestion polyvalent

  • Gestion des achats et des fournisseurs
  • Pré-comptabilité et scan des pièces comptables
  • Rapprochements bancaires
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  • Gestion administrative
  • Gestion administrative des ressources humaines
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  • Gestion des mutuelles
  • Facturation et relances clients
  • Suivi des formalités
  • Coordination avec expert comptable
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Responsable administratif et financier

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  • Mise en place de process et d'outils digitaux de gestion
  • Gestion des coûts (bilans, tableaux de bord)
  • Optimisation du service administratif
  • Pilotage de la trésorerie
  • Négociations fournisseurs
  • Gestion RH
  • Actions de recouvrement
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Conseil en organisation

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  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
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  • Coaching dirigeant TPE
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  • Pilotage et lancement du projet
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Intégration de solutions digitales

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  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
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  • Développement d'outils de reporting spécifiques
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  • Numérisation de documents importants et sensibles
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  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
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