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Assistant administratif

Recentrez-vous sur l'essentiel de votre activité en faisant appel à un assistant administratif qui gérera pour vous vos tâches administratives et de pré-comptabilité et sera le trait d'union idéal avec votre cabinet comptable.

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Quel est le rôle d'un assistant administratif freelance ?


L'assistant administratif (ou assistante administrative) est avant tout très polyvalent. Il est en mesure d’intervenir en parallèle, ou même simultanément dans de nombreux secteurs.

Il possède une excellente maîtrise de l’outil informatique, étant amené aujourd’hui à effectuer la quasi-totalité de ses tâches sur un ordinateur et à naviguer sur Internet.

L'assistant administratif n'intervient pas qu'au domicile des particuliers dans le cadre du service à la personne et des admr ! Son emploi, très proche de celui de secrétaire, l'amène à traiter des tâches qui n'ont rien à voir avec celle du repassage ou des courses...

Davantage proche de la gestion des courriers, au classement de devis, à l'installation d'outils de pré comptabilité, l'assistant ou assistante intervient directement au sein des entreprises et leur permet d'être en règle avec l'Administration.

Quelles sont les qualités d'un bon assistant administratif freelance ?

L’assistant administratif dispose de qualités rédactionnelles exemplaires et d’un bon esprit de synthèse. C'est ce qui lui permet de traiter convenablement les nombreuses démarches imposées par l'Administration et dans les délais impartis.

Il est parfaitement à l’aise à l’oral et s’exprime avec aisance. Son métier l'oblige à être le plus explicite possible pour éviter les confusions auprès des différents partenaires qu'il côtoie.

Les compétences d'un assistant administratif sont multiples ! Ultra-polyvalent, il est capable de mener plusieurs missions et travaux de front sans se disperser.

C'est ça, l'art d'être bien organisé !

Comment déléguer et ne plus s'occuper de son administratif dans votre petite entreprise ?
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Les prestations 3h18

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Secrétariat

  • Gestion du secrétariat,
  • Prise d'appels téléphoniques
  • Accueil des visiteurs
  • Rédaction de courriers administratifs
  • Suivi de la messagerie électronique
  • Affranchissement et envois de plis postaux
  • Correspondance avec les différents partenaires
  • Gestion des déclarations fiscales et impôts.
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Administratif

  • Rassemblement de pièces comptables
  • Scan et envoi des pièces comptables
  • Suivi de la trésorerie
  • Gestion de l'affacturage
  • Actes d'encaissement
  • Facturation clients
  • Rapprochements bancaires
  • Mis en paiement des fournisseurs
  • Commandes de fournitures
  • Gestion de formalités
  • Assistance à la direction
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Documentaire

  • Tri et classement de documents
  • Archivage des pièces administratives
  • Rédaction et Envoi de devis et contrats
  • Mise en forme de documents
  • Rédaction de comptes rendus...
  • Numérisation du courrier quotidien
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Outils informatiques

  • Outils de pré comptabilité (DEXT, QUICKBOOKS, IPAIDTHAT, …)
  • Outils de gestion (Spendesk, Regate, Pennylane,...)
  • DIGIFORMA,... pour les organismes de formation
  • Scan et impression
  • Logiciels de traitements de texte
  • Suite Office (PowerPoint, Word, Excel)
  • Recherches Internet
  • Mise à jour site web (Wordpress,...) et Intranet…
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Gagnez du temps, Maitrisez votre budget, redevenez agile.

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Comment devenir assistant administratif ?

✔ Pour devenir assistant ou assistante administratif.ve et changer la vie des PME et TPE, il est préférable de suivre une formation d’une durée de deux ans.

Celle-ci permet de se positionner plus avantageusement sur un marché concurrentiel et de postuler dans des secteurs aussi variés que la communication, les services et la logistique, le commerce ou bien de travailler en freelance.

✔ Quelques années d'expérience en entreprise permettront ensuite d'obtenir suffisamment de recul et d'expertise pour vous lancer à votre compte.

Chez 3h18, nos assistants administratifs ont obtenu un diplôme leur permettant de disposer de toutes les connaissances et compétences requises pour satisfaire les besoins de votre entreprise.

Avec un BAC en poche et souvent même une maîtrise de droit, un BTS assistant de gestion PME-PMI, Comptabilité et gestion ou bien un DUT Gestion des entreprises et administrations, nos candidats ont tous été retenus car leur profil est corrélé avec celui dont vous avez nécessairement besoin pour votre entreprise.‍

💡 BON A RETENIR : Vous n’avez donc pas à vous soucier des formations internes à dispenser aux nouvelles recrues ni à songer à ce que vous pourriez bien leur confier comme missions durant les périodes où votre activité ralentit.

Leur capacité d'adaptation et de priorisation des tâches leur permet d'être immédiatement opérationnels.

Quelles sont les tâches réalisées par un assistant administratif du réseau 3h18 ?

Les tâches et missions principales d’un assistant administratif peuvent être répertoriées dans plusieurs domaines d’expertise : la comptabilité, les ressources humaines, la relation client, le suivi fournisseurs…

Ainsi, l’assistant administratif est amené à s’occuper à la fois :

- du courrier courant,

- de l’accueil physique et téléphonique,

- de la gestion de certains plannings ainsi que de la pose des congés,

- de l’achat des fournitures,

- des diverses bases de données et des dossiers à classer.

Il rédige aussi les comptes rendus de réunions et réalise des opérations comptables. Il maîtrise les outils bureautiques comme personne et s'occupe des démarches en ligne, secondaires mais obligatoires.

Avec qui travaille l'assistant administratif au quotidien ?

Très doué en relationnel, l'assistance aux entreprises est sa raison de vivre.

En outre, l’assistant administratif est un collaborateur indispensable, un professionnel de la gestion de l'organisation qui peut très bien être chargé du suivi du personnel dans le cadre de la gestion des ressources humaines.‍

Étant donné qu’il collabore avec de nombreux services et corps de métiers, il est susceptible de travailler en partenariat aussi bien avec :

-> l'expert-comptable

-> qu’avec le secrétaire de direction

-> ou l’assistant des ventes...

Des métiers vers lesquels il peut évoluer afin d’obtenir davantage de responsabilités et d’accroître en conséquence sa rémunération.

Il évolue indifféremment dans des entreprises publiques ou privées et comme nous l'avons dit, ne se cantonne pas au domicile de personnes âgées !

Quel est le profil de nos assistants administratifs au sein du réseau freelance 3h18 ?

  • Chez 3h18, grand réseau d'externalisation administrative qu'il ne faut pas confondre avec l'intérim, les assistants administratifs ont le sens de la déontologie et n'en sont pas à leur première expérience ! Ils savent donc se montrer discrets vis-à-vis de certaines informations classées confidentielles.‍

  • Tous nos assistants et assistantes freelances spécialisés en administratif sont sélectionnés sur leurs capacités d’organisation et leur rigueur indispensable pour ce domaine d’activité. Bien évidemment, ils sont aussi aimables et avenants en toute occasion pour renforcer l’image positive de votre entreprise auprès de vos partenaires et clients.

  • Nos assistants administratifs ont le goût du travail bien fait. Eux-mêmes fan de leur métier, ils seront toujours motivés pour exécuter vos tâches administratives car ils mettent tous un point d’honneur à vous fournir un résultat en adéquation avec vos attentes.‍

  • Certains sont bilingues et maîtrisent les termes d'un anglais technique commercial. Beaucoup sont titulaires a minima d'une licence professionnelle.‍

  • Ils sont formés aux outils de gestion et en particulier de pré comptabilité afin de se coordonner avec les cabinets d'expertise comptable.

  • Ils peuvent travailler dans des environnements très différents, des organismes de formation, des associations, des cabinets juridiques, des PME, des assureurs et sont acculturés aux métiers et à l'environnement professionnel spécifique dans lequel ils interviennent.‍

  • Tous sont opérationnels dès la première heure au sein de votre entreprise. Ils se chargeront pour vous d’assurer votre veille et traitement documentaire en classant, triant, archivant, numérisant. Vos pièces comptables et notes de frais seront traités chaque mois en temps et en heure.‍

  • Nos assistants administratifs sont formés aux techniques d’accueil et peuvent en l'occurrence intervenir si besoin dans l’orientation de visiteurs en fournissant des éléments de réponses pertinents.

Vous avez besoin d’un prestataire freelance pour l’affranchissement et l’envoi de vos courriers ? 📩 C’est avec plaisir que nos assistants administratifs s’occuperont même de les rédiger et de les mettre en forme pour vous !

N’attendez plus et contactez nos conseillers 3h18 qui étudieront votre situation sous 48 heures et vous feront profiter d’un assistant administratif attitré pour vous délester de vos tâches essentielles les plus chronophages.

Longue vie à votre entreprise ! 🥂



Pourquoi faire appel à un assistant administratif du réseau 3h18 plutôt qu'à un CDI ou CDD ?‍

Tous les dirigeants de petites entreprises savent à quel point les tâches administratives prennent du temps.

La plupart d’entre eux préféreraient se consacrer au développement de leur PME PMI plutôt qu’aux appels téléphoniques, à la paperasse ou à l’envoi des factures.

Pourtant, beaucoup se privent d'une solution d'assistance par manque de connaissance, de budget, ou par crainte de déléguer. 🤔

Pour ces raisons, 3h18 vous propose de faire profiter votre entreprise des services d’un assistant administratif sans engagement et en toute transparence !

Mais pourquoi embaucher un assistant en CDI lorsque l’on peut avoir recours à un assistant administratif externe pour quelques heures par mois ?

Grâce à l’expertise et au professionnalisme de nos assistants administratifs, vous allez pouvoir optimiser la gestion de votre PME. Les professions libérales, elles n’ont plus, n’ont pas forcément besoin d’embaucher un temps plein.

Une embauche, que ce soit en CDI ou en CDD, représente également une charge de travail importante, sans parler des coûts additionnels auxquels on ne s’attend pas forcément, comme la publication d’offres d’emploi, par exemple.

Externaliser sa gestion administrative en faisant appel à un assistant administratif freelance présente des avantages non négligeables :

  • améliorer la fluidité de son organisation
  • réduire la masse salariale
  • alléger la gestion des ressources humaines

Si vous ignorez combien d’heures par mois vous avez besoin pour vous soulager de la charge administrative et des formalités chronophages qui polluent votre quotidien, aucun problème !

Nous étudions vos besoins pour définir un nombre d'heures mensuel recommandé.

Une solution d'assistance freelance est en effet plus flexible que le recrutement d'un professionnel à long terme.

Quel est le salaire d'un assistant administratif freelance ?

Le salaire d'un assistant administratif freelance se calcule en fonction de son taux horaire. Chez 3h18, vous êtes facturé au réel des heures travaillées.‍

Vous ne payez donc que les heures productives.

Nos assistants administratifs freelance pourront intervenir à votre guise durant les périodes de pics d'activité. 📈

Sitôt que vous n'aurez plus besoin de faire appel à leurs services, ils se retireront de votre entreprise sans engagement de volume ou de temps en vous laissant un profond sentiment de satisfaction au regard des économies réalisées.

Vous voulez gagner du temps ? La solution est toute trouvée.

  • Dites OUI à nos offres d'externalisation administrative,
  • NON à la surcharge mentale,
  • OUI à votre vie privée et familiale,
  • Et ENCORE OUI au développement long-termiste de votre business.

Déléguez sans attendre vos fonctions supports et redevenez maître de votre activité dès maintenant !


Questions fréquentes : secrétaire comptable

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Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Nos autres services de :

Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Assistant administratif

  • Ouverture et scan de courriers
  • Numérisation des pièces comptables
  • Pré imputation sur outils digitaux
  • Pointage banque
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Préparation des paiements
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Coordination avec le cabinet de comptabilité
  • Rédaction et impression de documents
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Assistant de gestion polyvalent

  • Gestion des achats et des fournisseurs
  • Pré-comptabilité et scan des pièces comptables
  • Rapprochements bancaires
  • Pointage factures fournisseurs
  • Gestion administrative
  • Gestion administrative des ressources humaines
  • On Boarding des salariés
  • Gestion des mutuelles
  • Facturation et relances clients
  • Suivi des formalités
  • Coordination avec expert comptable
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Responsable administratif et financier

  • Encadrement equipe administrative
  • Mise en place de process et d'outils digitaux de gestion
  • Gestion des coûts (bilans, tableaux de bord)
  • Optimisation du service administratif
  • Pilotage de la trésorerie
  • Négociations fournisseurs
  • Gestion RH
  • Actions de recouvrement
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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Conseil en organisation

  • Conseil en optimisation de productivité pour PME
  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
  • Conseil en performance commerciale / marketing digital
  • Coaching dirigeant TPE
  • Diagnostic flash entreprise (1J)
  • Pilotage et lancement du projet
  • Gestion déléguée d'un progiciel...

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Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
  • Aide au choix de solutions métiers (Gestion, LMS, ...)
  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
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Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
  • Scan des pièces comptables en cabinet d'expertise comptable
  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
  • Création d'un accès sécurisé