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Assistant Paie & RH

Libérez-vous de la gestion de votre personnel et des tâches administratives en externalisant votre service RH ou juste la paie.

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Que fait l’Assistant des Ressources Humaines au sein d’une entreprise ?


L’Assistant des Ressources Humaines  assume la prise en charge partielle ou totale des ressources humaines d’une entreprise. Il peut exercer dans tous types de structure, dans le secteur public ou privé, dès lors que l’institution a besoin de services de gestion de personnel. 

Ses valeurs reposent sur la disponibilité et sur sa capacité d’écoute. Il doit pouvoir s’exprimer de façon fluide et transparente. L’activité de l’entreprise pouvant fluctuer, l’Assistant RH doit pouvoir s’adapter aux pics d’activité.

La gestion des RH est une responsabilité extrêmement importante. Par téléphone, mail ou en visioconférence, ce collaborateur du service RH doit être disponible pour répondre aux questions des salariés, de la direction ainsi que des prestataires extérieurs.

Certains aspects de la gestion des RH demandent des compétences spécifiques aux sociétés, mais aussi une concentration à toute épreuve. C’est le cas notamment pour la gestion de la paie des salariés.

Un Assistante RH s’occupe de deux aspects bien distincts : la gestion des tâches administratives au sein de la Direction des Ressources Humaines et la gestion du personnel. Il assiste entièrement le RRH dans ses fonctions, qui est également son supérieur hiérarchique. 

Il n’est pas rare qu’au sein de grosses structures, le service des Ressources Humaines soit segmenté en fonction de la composition même des équipes. Par exemple, dans le secteur public, les salariés titulaires ou en phase de stagiairisation ne sont pas régis par le même pôle que celui qui s’occupe des salariés contractuels.

Les tâches journalières de l’Assistant des Ressources Humaines varient de l’établissement des fiches de paie à la saisie de données. Il enregistre les absences des salariés et étudie leur demande de congés en fonction des besoins de service. 

Il peut élaborer des contrats de travail et rencontrer les nouvelles recrues pour la signature et remise de documents. Il intervient également dans les procédures d’arrêts de travail et de licenciement. 

Autrement dit, toute la sphère du recrutement lui revient. L’Assistant RH est par la force des choses régulièrement en relation avec divers organismes tels que les OPCO et caisses de retraites. 


Comment déléguer et ne plus s'occuper de son administratif dans votre petite entreprise ?
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Les prestations 3h18

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Paie et gestion du personnel

  • Etablissement des paies et déclarations sociales
  • Gestion des plannings
  • Gestion des congés
  • Envoi des feuilles d'arrêts maladies aux organismes sociaux
  • Pose des RTT
  • Surveillance des compteurs d'heures
  • Licenciement...
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Recrutement

  • Analyse des besoins de service
  • Publication d'offres d'emplois
  • Etude des candidatures
  • Entretien physique
  • Onboarding des salariés
  • Gestion des DPAE...
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Gestion administrative

  • Impression de documents
  • Transfert de pièces entre les services
  • Rédaction de courriers
  • Mailing
  • Bulletins de paie
  • Mise en circulation de notes de services...
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Vie de l'entreprise

  • Préparation des instances
  • Organisation de réunions
  • Mise en place de plans de formation
  • Gestion des élections de délégués du personnel
  • Rencontre avec les différents partenaires sociaux...
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Tâches de secrétariat

  • Gestion fax et imprimante
  • Prise d'appels entrants
  • Numérisation et archivage de documents
  • Accueil de collaborateurs
  • Gestion de l'intranet ou du portail interne de recrutement...
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Quelles sont les qualités de nos Assistants RH chez 3H18 ? 

Avant toute chose, nos Assistants RH sont sélectionnés pour afficher les meilleures qualités possibles pour le bien-être de votre entreprise. Rigueur, qualités d’écoute, sens de la négociation, connaissances juridiques et comptables, ponctualité, curiosité, respect de la confidentialité… 

Chez 3H18, nous étudions avec soin le profil de nos candidats pour que ceux-ci sont performants dès leur entrée au sein de vos locaux d’activité.

A votre demande, nos conseillers 3H18 peuvent mettre à votre disposition des Assistants RH opérationnels sur les logiciels de comptabilité les plus utilisés dans le monde du travail (Payfit, Silae, Cegid, SAGE...)

Véritable interlocuteur privé de votre masse salariale, nos Assistants en Ressources Humaines deviennent l’interface indispensable qu’il vous manque pour faire la jonction entre vous et vos équipes

Nos prestataires freelances sont diplômés a minima d’un Bac+3 mais il n’est pas rare de rencontrer des profils issus de grandes écoles avec un Master en droit social, économie, gestion des entreprises, ressources humaines, droit des activités économiques et sociales…

 


 

Quels avantages à externaliser votre service RH pour votre entreprise ?

 

L’alignement de vos équipes avec leurs compétences


En externalisant votre service RH, vous coordonnez vos équipes et valorisez leurs compétences : vos salariés chargés de certaines missions comme le recrutement, le contrôle des paies, l’Onboarding des nouveaux salariés pourront également être redirigés vers des missions à plus forte valeur ajoutée. Vous les délestez de fonctions pour lesquelles ils ne disposent pas des compétences techniques en adéquation avec la gestion en ressources humaines.

Grâce à l’externalisation de votre service RH, vous n’avez pas non plus à organiser le recrutement d’un DRH ou RRH, car nos assistants freelance sont immédiatement opérationnels, polyvalents, expérimentés et ont l’habitude de travailler avec plusieurs sociétés telles que la vôtre.

 

De belles économies en perspective


Chez 3H18, nous mettons un point d'honneur à ce que nos services représentent pour vous un avantage financier et que nos prestations vous évitent les coûts et le temps lié au recrutement d’un salarié. 

L’impartition RH permet aux entreprises de faire des économies non négligeables. En effet, l’embauche d’une ou de plusieurs personnes pour vos ressources humaines a un coût relativement élevé. Une personne en charge des ressources humaines coûte entre 100 000 et 150 000 € par an à la société qui l’emploie.

À ces charges déjà conséquentes viennent s’ajouter d’autres dépenses, telles que celles liées au recrutement de ce personnel, à sa formation interne, sans compter les congés maladie et les absences éventuelles.

 

L’expertise en ressources humaines d’un professionnel freelance


La plupart des entreprises ont tendance à préférer gérer leurs ressources humaines en interne, principalement dans un souci de confidentialité. Pourtant, la gestion des RH nécessite des compétences précises, souvent très techniques, mais aussi l’utilisation d’outils bien spécifiques

Si vous souhaitez gérer vos ressources humaines en interne, il y a fort à parier que la personne chargée de ces responsabilités devra suivre une formation. Une fois de plus, cela représentera un coût pour votre entreprise.

En choisissant nos assistants RH 3H18, vous allez pouvoir vous reposer sur des professionnels compétents, et ce dans le respect des clauses du contrat. Votre société sera renforcée d’une compétence d’Assistant RH qu’elle ne possédait pas auparavant.

Il est important de disposer de professionnels qualifiés pouvant répondre aux nombreuses questions des salariés sur leur fiche de paie, leurs droits, le règlement intérieur de l’entreprise afin d’éviter les conflits d’intérêt et les mouvements de frustration.

 

Un gain de temps non négligeable

Si vous êtes le fondateur d’une start-up ou le dirigeant d’une petite ou moyenne entreprise, vous passez très certainement la plus grande partie de vos journées à gérer toutes sortes de tâches différentes. D’ailleurs, il n’est pas rare que vous perdiez de vue certains de vos objectifs les plus importants en raison de tâches chronophages que vous auriez pu confier à un assistant RH, comme les tâches administratives attribuées à un secrétaire de direction. 


Ces tâches, telles que le traitement de la paie, sont essentielles, mais malheureusement ne sont pas rentables.

L’externalisation RH vous permet de gagner un temps précieux et de diriger vos salariés vers des missions plus importantes. Vous allez pouvoir vous concentrer sur l’essentiel en choisissant l’externalisation de la fonction ressources humaines et en sous-traitant vos missions RH auprès d’une assistante RH 3H18. 

 

Plus aucune erreur administrative 


Certains aspects de la gestion des RH demandent des compétences spécifiques aux sociétés, mais aussi une concentration à toute épreuve. C’est le cas notamment pour la gestion de la paie des salariés.

En effet, il est impératif d’éviter les manques d’attention. Des erreurs peuvent rapidement se glisser dans les fiches de paie, dans les courriers aux salariés, dans la tenue des dossiers du personnel, créant ainsi des embêtements et des incompréhensions chez les collaborateurs.

En externalisant, vous prenez moins de risques. De plus, la réglementation change souvent et les risques de commettre des erreurs auprès de l’Urssaf sont régulièrement augmentés.

En résumé, le fait d’externaliser les ressources humaines vous permet de travailler avec un prestataire consciencieux et rigoureux dans son métier, car l’Assistance RH proposée par le réseau 3H18 est d’une rigueur imparable. De plus, nos professionnels sont à l’écoute, et restent disponibles pour les salariés si des cas devaient être réétudiés.

 

 Êtes-vous prêt à vous libérer du temps en optant pour l’externalisation RH ?

 

Comment mettre en place l’externalisation RH de mon entreprise ?

Le domaine des ressources humaines étant vaste, cette impartition peut se faire de manière partielle ou totale. La mise en place d’une externalisation RH pour votre entreprise est un processus relativement simple, mais qui nécessite néanmoins un minimum de préparation. 

Il s’agit de répondre à certaines exigences de votre société, et vous devez absolument prendre en compte certains éléments afin de garantir la réussite de l’externalisation.

Avec nos assistants freelances, vous pourrez définir vos objectifs d’externalisation RH et mettre en place des processus efficaces. 

Quelles sont les missions que vous souhaitez externaliser auprès d’un assistant RH, et quelles sont celles que vous souhaitez garder en interne, le cas échéant ? 

Avez-vous besoin d’une Assistante RH ou plutôt d’un DRH à temps partagé, quelques heures ou quelques jours par semaine ? 

Des réponses précises à toutes ces questions doivent être apportées, afin de rédiger un cahier des charges le plus précis possible et établir la feuille de route de votre Assistante RH freelance.

En choisissant les experts du réseau 3H18, vous faites le choix d’un prestataire toujours à l’écoute. En effet, l’externalisation RH induit une maîtrise des compétences techniques, une posture et une communication irréprochable. De plus, votre assistant RH du réseau 3H18 vous garantit une transparence constante et un reporting permanent de son activité.

 

N’attendez plus pour profitez vous aussi des innombrables avantages de l’externalisation RH ou de la paie de votre entreprise et contactez nos conseillers 3H18.

Ils se chargeront d’étudier votre profil et vos besoins et mettront en place des actions concrètes pour vous venir en aide sous 48 heures seulement.

Questions fréquentes : secrétaire comptable

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Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
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Nos autres services de :

Gestion RH

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Responsable recrutement

  • Mise en place stratégie et moyens de recrutement
  • Sélection de candidats
  • Rédaction et publications d'offres
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  • Etudes de candidatures
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  • Déplacements sur sites externes
  • Relation écoles, universités

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Responsable RH

  • Gestion du personnel (planning, congés, On boarding)
  • Supervision de la paie
  • Définition et animation des plans de formations
  • Relations avec les organismes extérieurs
  • Conseil auprès de la Direction Générale
  • Gestion du recrutement
  • Prévention des risques au travail
  • Diagnostic Flash de conformité RH (1J)

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  • Gestion administrative du personnel
  • Collecte des éléments variables de paie et contrôle
  • Edition bulletins de paie
  • Relations OPCO, mutuelles
  • Opérations de recrutement
  • Maîtrise du SIRH
  • On boarding des salariés
  • Echanges avec les organismes extérieurs
  • Coordination comptable

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Conseil en organisation

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  • Pilotage et lancement du projet
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Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
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  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
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Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
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  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
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