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Externalisation administrative : 15 avantages à déléguer !

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L’externalisation administrative a bien plus d’avantages que l’on ne le pense. Si vous hésitez encore à déléguer votre gestion des tâches administratives, cette liste recensant 15 des plus gros avantages à déléguer devrait définitivement vous convaincre de faire les bons choix pour votre entreprise.

1. Faire l’état des lieux de son organisation

Avant que votre assistante administrative puisse être force de proposition sur les améliorations de vos process de gestion en lien avec l’administratif de votre entreprise, un état des lieux doit être réalisé. C’est une tâche qui a certainement été mise de côté. Bonne nouvelle, vous n'êtes plus seul pour la réaliser !

Être accompagné permet de prendre du recul plus facilement sur les techniques de gestion obsolètes qui freinent la croissance de son entreprise. C’est l’occasion de :

⦁ moderniser vos workflows,

⦁ automatiser des tâches manuelles,

⦁ faire le tri dans vos papiers professionnels,

⦁ rattraper du retard dans la gestion de poste important tel que la facturation…

En clair : prioriser les tâches avec l’aide d’un conseiller personnel.

2. Se recentrer sur son core business grâce à l’externalisation administrative

L’objectif principal de l’externalisation administrative est de vous permettre de gagner du temps en vous recentrant pleinement sur votre cœur d’activité. Le fait de déléguer les tâches de moindre valeur vous libère pour la gestion des missions plus importantes. Comme le développement de votre offre, ou l’acquisition de nouveaux clients par exemple.

Qui sait ? Vous aurez même le temps désormais pour un petit café !

3. Alléger la charge de travail de ses collaborateurs

L’externalisation des fonctions supports d’une entreprise permet en outre de décharger vos équipes internes du surplus de missions qui risquent de nuire à la qualité de leur travail. En leur retirant certaines missions, vous leur permettez de se recentrer sur leur fiche de poste initiale.

Un confort qui garantit un cadre de travail moins anxiogène et davantage en phase avec leur cursus de formation et le métier exercé.

4. Confier la gestion de son secrétariat

Rien de tel que l’externalisation administrative pour se défaire de la prise d’appels téléphoniques et de la gestion de litiges à des heures inopinées. Tenir le standard et répondre à vos clients ou fournisseurs toutes les dix minutes ne permet pas de rester concentré et risque de ralentir la productivité générale de votre entreprise.

⦁ Relances,

⦁ courriers électroniques,

⦁ réclamations,

⦁ prises de rendez-vous,

⦁ traitement des demandes entrantes,

⦁ …

Ne perdez plus de temps ni au téléphone, ni sur votre messagerie électronique !

5. Optimiser son service RH

Vos salariés n’ont toujours pas été payés et des clameurs de protestation commencent à s’élever dans les couloirs de votre société ? Vous avez probablement du retard dans l’élaboration des fiches de paie.

Et si on vous disait que l’externalisation administrative ne concerne pas que la gestion des courriers ou du standard ? Renforcez votre pôle RH grâce à un assistant qualifié pour gérer vos relations avec votre personnel, améliorer l’on boarding de nouvelles recrues et s’occuper de toute la paperasse associée ?

Déléguez l’envoi de pièces RH obligatoires aux OPCO, mutuelles, et tout organisme extérieur… Vous pourrez être davantage présent sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement de profils à haut potentiel.

6. Digitaliser son entreprise par le biais de l’externalisation administrative

La digitalisation est certainement un des points auquel on pense le moins lorsque l’on évoque l’externalisation administrative. Pourtant, la transformation digitale de son entreprise accélère sa croissance et facilite l’échange des communications.

Le recours à des logiciels tels que des ERP, des CRM ou des plateformes digitales permet de gagner du temps. Intégrer des outils digitaux au sein de vos locaux vous sera aussi utile que déléguer des tâches à un assistant polyvalent ! Sachez que pour réussir cette transformation digitale, il convient de s'entourer d’experts capables d'identifier les processus de gestion digitalisables.

7. Réduire son time to market : merci externalisation administrative !

Forcément, qui dit externalisation administrative dit gain de temps. Et qui dit gain de temps dit plus de temps pour focusser sur le développement d’un service ou d’un produit et sur sa mise en production. Ce qui vous permet bien sûr de réduire votre time to market et d’être plus agile.

8. Réduire les coûts en déléguant son administration à un freelance

Le recours à un prestataire freelance spécialisé en gestion administrative pèsera bien souvent moins lourd dans le budget recrutement de votre société. Vous pouvez en effet ne faire appel à lui qu’en cas de besoin et en fonction de vos flux d’activité.

De plus, vous vous épargnez la création d’un poste permanent en CDI, ce qui vous obligerait à payer des cotisations salariales supplémentaires.

L’intervention d’un freelance par l’intermédiaire d’une société de service spécialisée ne veut pour autant pas dire que la collaboration sera éphémère et anonyme. Pour compter sur un prestataire de confiance, et des missions récurrentes de plusieurs mois ou années, renseignez-vous dès le démarrage de la prestation sur ses disponibilités, ses savoir-faire et savoir-être.

9. Réduire la marge d’erreurs lors des déclarations fiscales

Plus vous internalisez vos tâches administratives, plus vous augmentez vos chances de commettre des bourdes, même légères ! Ceci étant en grande partie dû à votre vitesse de traitement élevée qui ne permet pas d’être focus à 100%. Des étourderies pouvant avoir de réelles conséquences sur l’organisation interne de votre entreprise.

⦁ L’affichage règlementaire,

⦁ la règlementation sociale,

⦁ les normes comptables,

⦁ les formalités,

⦁ l’URSSAF…

Les risques sont nombreux pour le chef d’entreprise qui n’est pas accompagné.

Mieux vaut ne pas plaisanter dans la gestion de ses déclarations fiscales et ne pas attendre d’avoir dépassé les délais impartis par les organismes sociaux pour prendre le problème à bras le corps.

10. Renforcer le suivi de sa trésorerie

Un régime d’activité qui s’emballe, un chiffre d’affaires qui augmente… Une fois encore, tout gérer soi-même n’est pas possible dès lors que le succès de son entreprise s’avère être au rendez-vous. Externaliser, en dépit du coût que cela représente, peut vous permettre de prendre de meilleures décisions.

Mais aussi d’éviter les créances clients. Les mauvais payeurs existent ; il est fréquent de s’y retrouver confronté dès lors que son portefeuille client s’élargit.

Un ratio statistique logique, qui peut être évité grâce à un suivi minutieux de sa trésorerie par un prestataire externe qualifié et disposant de bonnes compétences en comptabilité.

11. Fidéliser sa clientèle plus rapidement en externalisant les missions administratives

Moins vous passerez de temps à remplir des papiers, répondre au téléphone, suivre vos achats, collecter vos facturettes, rédiger des contenus, moins vous serez disponible pour choyer votre clientèle actuelle. Un manque de suivi et de communication qui peut vite pousser vos plus fidèles clients à partir chez la concurrence.

Aimez-vous avoir le sentiment d’être écouté et pris au sérieux lorsque vous vous rendez dans un magasin à la recherche d’un nouveau produit ?

N’est-il pas frustrant d’être ignoré et de ne pas obtenir de réponse rapide à vos inquisitions ?

La fidélisation de vos clients est également un point que vous pouvez déléguer à un assistant en communication.

Assurez vous que chaque visite, chaque salon, chaque appel fait l’objet d’une relance personnalisée, d’un envoi de brochure, d’un mail « sur mesure ». Vos prospects et clients seront choyés et votre taux de transformation commercial optimisé.

12. Développer son écosystème digital

Développer votre écosystème digital, comme votre site web et votre funnel de conversion, est un travail long à mettre en place. Il faut parfois des mois avant de pouvoir compter sur un socle stratégique suffisamment efficace pour attirer de nouveaux prospects. Une fois en ligne, un site a de plus besoin d’être alimenté régulièrement pour plaire aux moteurs de recherche.

Ne négligez pas non plus votre stratégie SEO off-site !

⦁ Enregistrement de vidéos,

⦁ rédaction d’articles de blog,

⦁ conception de pages d’offres,

⦁ lancement de campagnes GoogleAds,

⦁ LinkedIn Ads,

⦁ Facebook Ads,

⦁ automatisation de newsletter,

⦁ création de post et de visuels à destination des réseaux sociaux,

⦁ …

Autant de techniques qui permettent à votre activité d’être visible sur le web.

L’enregistrement d’une vidéo, son recadrage et enfin sa mise au point peuvent facilement vous prendre 5 à 6 heures. D’autant plus si vous êtes novice en la matière. Pour l’entretien de votre vitrine digitale, il vaut donc mieux compter sur la persévérance et l’expertise d’un assistant freelance.

13. Permettre à ses équipes de se former plus régulièrement

En ayant moins de missions à réaliser au quotidien, vos équipes pourront assister plus fréquemment à des formations internes ou externes. Cela renforcera leur champ de compétences. Ils seront théoriquement de plus en plus performants et donc rentables pour votre entreprise.

Une stimulation intellectuelle et une mise à jour des connaissances qui doivent être mises en place rapidement pour garder vos équipes motivées. Mais aussi en phase avec la réglementation et l’évolution des process...

Profitez de l’externalisation administrative pour chouchouter vos équipes ! Vous réduirez de plus votre taux de turn-over grâce à un climat social positif.

14. Externalisation administrative : diminuer sa charge mentale pour gagner en efficacité

La réduction de la charge mentale vous rendra forcément plus efficace dans le développement de votre activité. L’internalisation à long terme est un concept très énergivore qui, à un certain seuil de maturité de l’entreprise, ne lui permet plus de subvenir à ses besoins de croissance.

Ignorer cette charge mentale, de plus en plus forte au fur et à mesure que votre société grandit, risque de vous empêcher de scaler correctement.

15. Démarcher de nouveaux prospects tout en externalisant sa gestion administrative

L’externalisation administrative, toujours sur le principe du temps économisé, vous permet de passer plus d’heures à la prospection de nouveaux clients. Cette tâche peut très bien être aussi déléguée partiellement ou totalement à un assistant commercial, ce qui vous permettra de vous développer plus rapidement, de créer de nouvelles opportunités et d’élargir votre réseau.

C’est déjà la fin !

Ces 15 avantages vous ont-ils convaincu d’externaliser vos fonctions supports et de confier vos tâches administratives chronophages à un assistant particulier ? Pour prendre rendez-vous dès maintenant et profiter vous aussi des avantages de l’externalisation administrative, joignez nos conseillers 3h18 !

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