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Assistant des ventes

L'externalisation de votre gestion commerciale et de votre administration des ventes par un expert en relation clients et administration de front ou de back office.

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Que fait l’Assistant des ventes au sein de votre entreprise


L’Assistant des ventes est un des postes les plus importants de l’équipe commerciale d’une entreprise. Sa mission consiste essentiellement à assurer l’ensemble des tâches administratives propres à la gestion des dossiers clients. Cela va de l’enregistrement et du suivi des commandes clients, en passant par la préparation des devis et par l’édition des factures. Il arrive parfois qu’un Assistant des ventes se charge du recouvrement et du suivi des règlements clients.


En plus de cela, le professionnel doit être un bon gestionnaire. Il dispose d’un intérêt non négligeable pour les tâches administratives d’autant plus qu’elles font partie intégrante de son métier. Il parle anglais et parfois plusieurs langues. Issus de BTS en action commerciale ou de formation DUT Technique de commercialisation, il arrive également souvent que ces assistants experts disposent d’une formation en école de commerce avec un Master en poche. 

La gestion commerciale fait partie des pans les plus importants de la gestion d’une entreprise. L’Assistant des ventes maîtrise les opérations liées aussi bien aux ventes qu’aux achats. Il assure aussi le suivi des fournisseurs ou encore la gestion des stocks.

Dans le cas d’une TPE, d’un centre de formation, d’une plateforme e-commerce ou d’un artisan, c’est souvent le patron lui-même qui prend en charge ces tâches. 

Un bon Assistant des ventes doit disposer d’un bon sens commercial, mais aussi d’être de nature responsable. Doté d’un bon relationnel, et habile avec les outils bureautiques, il permet en outre d’intégrer de nouvelles compétences dans l’organisation d’une entreprise, et ce, sans augmenter sa masse salariale. 

Maîtrisant les outils digitaux, l’Assistant des ventes peut par exemple concevoir un interface entre l’entreprise et ses clients ainsi qu’un réseau visant à mettre en relation les données à destination des différents services de l’entreprise.

Grâce à lui, le traitement des commandes clients et des achats est renforcé. L’entreprise accède aux marchés publics et accélère son cycle de vente.


Comment déléguer et ne plus s'occuper de son administratif dans votre petite entreprise ?
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Les prestations 3h18

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Gestion commerciale


  • Contrôle et enregistrement des contrats de vente
  • Relations avec la clientèle étrangère
  • Gestion CRM
  • Réponse à des appels d’offre
  • Prospection et développement du portefeuille client
  • Création de tableaux de bord
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Administration des ventes


  • Suivi des stocks
  • Gestion des approvisionnements
  • Relations avec les fournisseurs
  • Enregistrements des commandes de fourniture
  • Traitement des commandes clients
  • Préparation des expéditions
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Veille administrative


  • Formalités douanières
  • Edition des documents commerciaux
  • Gestion des courriers
  • Gestion de l’agenda
  • Tenue du standard téléphonique
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Actions de recouvrement

  • Facturation
  • Prise en charge des litiges clients
  • Relances des impayés
  • Encaissements
  • Négociations
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Pourquoi choisir une assistance administrative des ventes à la carte


Chaque entreprise est unique, et votre société n’échappe pas à la règle. Les tâches administratives liées à la gestion commerciale et l’administration des ventes ont la particularité d’être chronophages et de vous éloigner de vos objectifs principaux.

Mais ce poste est souvent stratégique car il est au carrefour entre la relation clients et les systèmes de gestion.

Qu’il s’agisse d’une mission de support administratif en télétravail pour traiter les réclamations adressées au service après-vente ou d’une mission de collaboration dans vos locaux avec votre service commercial, les assistants des ventes indépendants du réseau 3H18 interviennent à la demande, de façon régulière ou ponctuelle, à temps plein ou à temps partiel.

Ils connaissent la plus part des outils de back office et de facturation du marché.

Ils interviennent dans des entreprise de toutes tailles, au sein de Market Place, dans des grandes entreprises, des PME en recherche de qualité dans la relation clients / fournisseurs et vitesse dans la facturation.

Leur aisance relationnelle leur permet de rapidement s’intégrer dans votre organisation. Votre assistant en administration des ventes n’hésitera pas à mettre son dynamisme et son expérience au service de la satisfaction client.

Afin d’offrir un maximum de flexibilité dans la gestion commerciale, les missions de l’assistant en administration des ventes peuvent, lorsque cela est nécessaire, sortir du strict cadre de l’administration des ventes. Nos conseillers 3H18 se chargent d’analyser vos besoins, notamment pour soutenir votre service administratif. 

Sous 48 heures, vous êtes mis en relation avec un Assistant des ventes freelance 3H18 qui justifie d’une expérience professionnelle significative dans votre secteur d’activité. Il pilotera le démarrage de votre travail commun et s’assurera de votre entière satisfaction.

Très rapidement, vous allez pouvoir mettre en place une solution efficace pour votre service commercial et administratif. Les formules d’externalisation de 3H18 sont à la carte, sans recrutement et s’adaptent à vos besoins réels. Si vous ne connaissez pas le nombre d’heures ou de jours dont vous avez besoin chaque mois, 3H18 s’adapte et réalise une facturation des heures réellement prestées par votre assistant des ventes attitré.

De plus, nos professionnels de  la gestion commerciale et de la comptabilité sont formés aux solutions digitales. Pourquoi ne pas leur confier la transformation digitale de votre société ?


Quels bénéfices tirer d’une externalisation de son administration des ventes


Vous aimeriez intégrer dans votre structure des compétences en gestion de contrats et en négociation des conditions commerciales ? Vous avez besoin d’un assistant capable de réaliser des tableaux de bord pour vous aider dans votre gestion d’entreprise ? Mais vous n'avez pas les moyens de recruter un CDI ?

L’externalisation administrative 3H18 est destinée aux sociétés de toutes tailles qui recherchent des solutions flexibles et économiques pour les fonctions supports. Si vous faites face à un surcroît temporaire d’activité qui désorganise l’administration des ventes, mais que vous voulez à tout prix éviter la création d’un emploi, n’hésitez pas à avoir recours à l’externalisation pour venir soutenir vos équipes déjà présentes.

En outre, cette prestation vous permet de réguler les processus administratifs qui sont liés aux rapports entre l’entreprise et les clients. Ces démarches administratives sont, la plupart du temps, liées au cycle de vente ; elles englobent le traitement des commandes des clients, mais aussi la gestion du système de facturation ainsi que la réalisation de tableaux de bord.

Concrètement, l’externalisation de la gestion commerciale permet aux dirigeants de se libérer de nombreuses tâches quotidiennes, mais aussi de faciliter la prise de décision. Elle permet aussi de réduire fortement les risques liés aux erreurs de recrutement.

C’est une triste réalité : les innombrables tâches qui incombent au chef d’entreprise peuvent aussi freiner sa réactivité dans la prise de décision. 

1. La prise en charge de votre gestion commerciale

La gestion commerciale constitue un pilier essentiel de la gestion d’entreprise. Et pour cause : l’optimisation de la chaîne commerciale s’appuie sur une parfaite maîtrise des opérations liées aux ventes et aux achats. Pour que la gestion commerciale d’une entreprise soit réellement efficace, la personne qui en a la responsabilité ne peut pas se contenter d’analyser des chiffres ni de simplement suivre les achats. Il ne s’agit pas non plus de s’intéresser uniquement à tout ce qui touche à la comptabilité et la facturation.

Le poste de responsable de la gestion commerciale implique de traiter les commandes clients, leur mise ne production, de négocier des prix pour les achats, de suivre les fournisseurs, d’effectuer les relances, de discuter des délais de paiement des factures, d’émettre des devis, de fixer les prix de vente, de suivre l’évolution des marges par familles d’articles, de surveiller le réapprovisionnement des articles…

Il s’agit donc d’un aspect qui nécessite des compétences très spécifiques, en plus de la maîtrise d’un logiciel dédié. En externalisant sa gestion commerciale, le dirigeant d’entreprise peut se concentrer sur le cœur même de ses activités, et ainsi piloter sa société de manière plus sereine, et aussi plus efficace.

 

2. L'automatisation de la gestion des commandes

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de gestion qui facilitent le travail de prospection, à l'image des relances clients qui peuvent se faire de façon intelligente tout en étant automatisées.

A l’ère de la digitalisation, le choix d’un logiciel de gestion commerciale et de comptabilité est essentiel pour assurer la facturation, l’édition des bons de commandes et de livraisons, le suivi des achats, des réclamations… Sans oublier le transfert automatisé des données en comptabilité et le CRM (Customer Relationship Management).

Entre les devis à préparer et les prestations à facturer, le traitement des commandes clients et les rendez-vous indispensables à la relation client, il ne vous reste plus beaucoup de temps pour mettre en place un processus de gestion efficace au niveau de la chaîne d’approvisionnement ? Plus le nombre de commandes urgentes augmente, plus il est important de définir un workflow pertinent.

Logiciel Sage, logiciel EBP, logiciel Ciel, logiciel en ligne… Pas si simple de trouver le bon logiciel commercial pour gérer les données !

En faisant appel à un expert du réseau 3H18, vous serez accompagnés dans le choix d’une solution logicielle du marché fiable de gestion commerciale. Nous vous aiderons à paramétrer des nomenclatures, éditer des factures, renseigner un logiciel de réclamations, mettre en place des sauvegardes automatisées des données et suivre les évolutions de vos besoins.

Votre Assistant des ventes 3H18 peut paramétrer pour votre entreprise un module de gestion pour le traitement des commandes fournisseurs. C’est une étape importante pour optimiser le réapprovisionnement et vous engager sur la voie de la dématérialisation des pièces comptables et autres documents (commandes d’achat, bon de livraisons…).

Un fax pour chaque commande et c’est terminé ! Aujourd’hui vous devez penser automatisation et productivité

 3. Une gestion efficace pour tous vos achats

Comme la plupart des dirigeants de petites entreprises, vous manquez certainement de temps pour développer votre activité et vous concentrez votre énergie sur la gestion commerciale pour augmenter votre chiffre d’affaires. La gestion des achats ne constitue donc pas une priorité. C’est pourtant un important levier de rentabilité qui peut vous permettre de rapidement améliorer la trésorerie de votre entreprise.

S’il est important de faire rentrer de l’argent, il ne faut pas négliger l’optimisation des dépenses qui passent bien entendu par l’efficacité de la gestion des commandes fournisseurs et de la gestion des stocks. La maîtrise de la chaîne d’approvisionnement requiert la mise en place d’une solution de gestion adaptée à la taille de l’entreprise et à son type d’activité. 

3H18 vous garantit la plus grande rigueur pour recruter pour vous le meilleur ADV indépendant possible. Savoir-faire, savoir-être, maîtrise des outils informatiques, tout est analysé et validé pour vous faire gagner du temps.

 

4. Une gestion des stock optimisée

Dans une logique d’optimisation de la chaîne logistique, la gestion de commande est intimement liée à la gestion de stock en temps réel. Vous n’avez pas encore de logiciel de gestion de stocks ? Que vous ayez des entrepôts avec des milliers de références ou un stock qui tient dans une petite pièce au fond des bureaux, il est primordial d’adopter un processus de gestion. Encore mieux, un qui fonctionne avec votre gestion comptable.

Votre assistant pro 3H18 saura vous accompagner dans le choix de solutions de gestion des stocks adaptées à vos besoins. Ce type d’outil vous permettra de réduire les délais de livraison et les coûts logistiques, de gérer un reliquat ou une commande annulée, de réaliser des inventaires réguliers…


Les autres missions de l’Assistant des ventes

 

Soigner les relations clients

La fidélisation est un enjeu majeur qui conditionne le chiffre d’affaires des TPE/PME. Pour qu’un prospect se transforme un jour en client, il faut mettre en place une gestion commerciale qui soit adaptée au secteur d’activité et partagée par l’ensemble des parties prenantes de l’équipe commerciale.

Les relations clients font partie des aspects qui nécessitent une attention constante et rigoureuse. Elles ne doivent, en aucun cas, être négligées.

Le recouvrement des créances.

Nos Assistants des ventes chez 3H18 soignent la relation commerciale que vous entretenez avec vos clients et prospects.

Définir une stratégie de gestion commerciale

Vous souhaitez mieux piloter vos réclamations, mettre l’accent sur l’export pour capter de nouveaux marchés ? Vous pensez que votre priorité est d’améliorer la réactivité face à vos clients et fournisseurs ? Vous envisagez la refonte complète ou partielle du processus de vente ou la mise en place d’une gestion commerciale en ligne ?

Une fois vos objectifs commerciaux définis à court et moyen terme, il faut établir une stratégie pour déterminer les moyens que vous allez mettre en œuvre et les actions que vous allez entreprendre pour les atteindre.

Il arrive de manquer de ressources expertes et les logiciels ne permettent pas de tout automatiser. Les chefs d’entreprises ressentent alors le besoin d’être bien entourés par des professionnels compétents connaissant les particularités de la gestion commerciale.

Enfin, il est essentiel de définir des indicateurs de performance et de prévoir des tableaux de bord qui permettront, par la suite, de contrôler les effets positifs d’une bonne gestion commerciale.

Questions fréquentes : secrétaire comptable

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Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Assistant commercial

  • Prospection commerciale, social selling sur Linkedin
  • Organisation de webinaires, relance participants
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  • Déplacements sur le terrain
  • Rédaction d'offres commerciales
  • Préparation des devis
  • Suivi et mise à jour des données clients dans CRM
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  • Diagnostic flash et recommandations
  • Préparation et envoi des relances
  • Suivi des encaissements
  • Appels clients
  • Identification et suivi des litiges
  • Injonctions à payer
  • Configuration des mails et RAR des étapes recouvrement
  • Production de tableaux de bords

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  • Gestion des commandes
  • Suivi des stocks et de l'approvisionnement
  • Enregistrement des clients dans le CRM
  • Edition de documents commerciaux
  • Gestion des douanes
  • Préparation des expéditions
  • Rendez-vous clientèle
  • Réception des achats

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  • Gestion du projet interne, gestion du changement
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  • Gestion des archives
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