Assistant recouvrement

Vous n'êtes pas le banquier de vos clients ! Gagnez du temps et de l’argent en confiant la relance de vos factures impayées à un Assistant de gestion en recouvrement.

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Le rôle de l’Assistant recouvrement 


Si les délais de paiement entre entreprises font l’objet d’une réglementation bien claire, ils ne sont pourtant pas toujours respectés. Cela peut avoir un impact très négatif sur la trésorerie d’une entreprise, tout particulièrement dans les TPE et PME. Il en va de même pour les entreprises dont la majorité des clients sont des particuliers. Quelle que soit l'activité, la bonne gestion du poste client est primordiale.

C’est là qu’intervient l’Assistant en recouvrement. Grâce à son appui et son expérience, se délester de ces tâches anxiogènes devient alors un jeu d’enfant !

Mais quelles sont réellement les tâches effectuées par l’Assistant recouvrement au sein de l’entreprise ?

Cet allié précieux est chargé du suivi méthodique des acomptes et des encaissements, de l’émission des factures, des relances des factures impayées.

C’est toute une procédure qu’il lui faut respecter scrupuleusement afin de réunir un maximum de chance de son côté d’éviter les retards de paiement et les impayés. Cela lui demande du temps et il n’est pas simple d’assurer un recouvrement efficace tout en entretenant de bonnes relations commerciales.

L'Assistant Recouvrement organise méthodiquement sa journée. Celle-ci est rythmée par les appels aux débiteurs, l'élaboration de factures de relance, le suivi des encaissements, la mise en place de solutions adaptées aux profils des débiteurs... Il est à l'avant-garde et travaille sur des logiciels de comptabilité innovants et très performants.

Originaire de cursus en droit à la consommation, en technique de recouvrement ou en négociation commerciale, l'Assistant recouvrement est hautement qualifié pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Fin négociateurs, il fait preuve de diplomatie tout en restant ferme. Autrement dit, une main de fer dans un gant de velours ! L’enjeu est en effet de taille, mais grâce à ses qualités relationnelles et sa capacité d'écoute, l'Assistants recouvrement a l’art et la manière de dialoguer avec les clients pour récupérer des paiements sans détérioration des relations commerciales.

Capable de s’adapter à chaque interlocuteur pour le maintien d'une bonne entente, il trouve des solutions sur-mesure et adaptées même si les clients sont en fortes difficultés financières.

L'Assistant recouvrement se doit de faire preuve d'une grande maîtrise de ses émotions. Face à certaines situations parfois pénibles, il doit se détacher de ce qu'il ressent face à la détresse de certains débiteurs en situation financière instable ou périlleuse.

En résumé, l'Assistant recouvrement met tout en œuvre pour préserver l’image de l'entreprise tout en récupérant ce qui lui est dû.

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Les prestations 3h18

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Procédures de recouvrement

  • Appels clients
  • Rappels de paiement
  • Identification et suivi des litiges
  • Injonctions à payer
  • Lancement de procédures exécutoires
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Transformation digitale

  • Implémentation d’outils de relances automatisés
  • Configuration des différentes étapes de procédure de recouvrement
  • Mise en place d'un logiciel de facturation
  • Archivage de documents numérisés
  • Sauvegarde sécurisée des données clients
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Entretien des relations commerciales

  • Négociation en clientèle
  • Recherche de solutions sur-mesure
  • Préservation de l'image de marque
  • Proposition de compromis
  • Rendez-vous clients
  • Recherches d'aides financières
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Gestion administrative

  • Rédaction de quittances, reçus de paiement...
  • MAJ des données créditeurs dans la base de données
  • Préparation des relances
  • Rédaction de courriers types
  • Suivi des encaissements
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Gagnez du temps, Maitrisez votre budget, redevenez agile.

Votre diagnostic gratuit
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Comment travaillent nos prestataires freelances en recouvrement chez 3H18


Pour prévenir les impayés et éviter de devoir se lancer dans de longues procédures de recouvrement de créances, il va de soi que certaines pratiques sont à adopter. Chez 3H18, nos Assistants Recouvrement sont tous qualifiés pour agir de façon ultra personnalisée dans le respect des procédures adéquates et des consignes de l'entreprise. 

Il n'est pas rare que le début d'une prestation récurrente de recouvrement mensuel commence par un Diagnostic Flash d'une journée, sorte de rapport d'étonnement qui permet de faire rapidement un état des lieu et dresser les premières recommandations.

Ils se chargeront pour vous de : 

1. Vérifier l’identité du client

Nos Assistants Recouvrement vérifient systématiquement que vous traitez bien avec une entreprise en activité et que toutes les coordonnées figurant sur les documents émis sont valables. Ils renseigneront le CRM et votre fichier client des informations sur la comptabilité fournisseurs de votre client.

2. Vérifier sa solvabilité 

Ils étudient la santé financière de votre futur client pour évaluer les risques et identifient les éventuels mauvais payeurs.

3. Présenter vos conditions générales de vente

Nos prestataires informent vos clients de vos conditions générales de vente et font signer ce document dès le début de la relation commerciale. Au besoin en cas de litige ils renvoient les contrats et devis signés.

4. Conserver vos documents

Devis, bons de commande, bon de livraison, facture, suivi de trésorerie… Nos assistants recouvrement 3H18 assurent l’archivage complet de tous ces documents importants et  contrôlent la bonne gestion de vos commandes afin de justifier vos demandes de règlement.

5. Une communication efficace

Afin que la situation ne s’enlise, ils prennent les devants en communiquant régulièrement avec vos clients et en appliquant une procédure graduée de relance de factures pour un recouvrement amiable efficace. Ils commencent généralement par l’envoi d’un mail de relance, puis si cela ne donne aucun résultat concluant, poursuivent la procédure par une relance téléphonique et enfin passent à l’envoi de courriers en recommandé en adoptant la bonne tonalité. Enfin, ils pourront réaliser une injonction à payer et maitrisent tout le process de "bout en bout".

Les gains que vous promet 3H18

En dépit du caractère obligatoire que ne respectent pas vos débiteurs en ne soldant pas leurs dettes, il découle également de ces situations à risque un stress permanent nocif pour votre santé et celle de votre entreprise.

Mais disposer d'un Assistant recouvrement montre à vos clients le sérieux de votre entreprise.

3H18 vous fait gagner en sérénité grâce à l'engagement de ses prestataires freelances et leurs compétences reconnues sur le marché du travail.

Vous être libre de rompre la prestation quand bon vous semble et en fonction des fluctuations d'activité de votre Entreprise ! Une hausse des impayés ? Faites appel à un Assistant Recouvrement pour vous décharger de toute la charge mentale liée à la gestion de procédures en recouvrement longues et éreintantes.

Une fois votre situation et celle de vos débiteurs régularisées, nos prestataires quittent votre entrepris en vous laissant un sentiment de soulagement et de satisfaction au vu du temps économisé et des créances récoltées !

Vous êtes libéré des coûts additionnels liés à l'emploi d'un CDD ou d'un intérimaire.

Vous n'avez pas non plus besoin de dispenser de formations en interne puisque notre main d'œuvre est opérationnelle dès la première heure au sein de votre entreprise !

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Contact

Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Nos autres services de :

Assistance des ventes (ADV)

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Assistant commercial

  • Prospection commerciale, social selling sur Linkedin
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  • Rédaction d'offres commerciales
  • Préparation des devis
  • Suivi et mise à jour des données clients dans CRM
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Assistant recouvrement

  • Diagnostic flash et recommandations
  • Préparation et envoi des relances
  • Suivi des encaissements
  • Appels clients
  • Identification et suivi des litiges
  • Injonctions à payer
  • Configuration des mails et RAR des étapes recouvrement
  • Production de tableaux de bords

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Assistant des ventes

  • Gestion des commandes
  • Suivi des stocks et de l'approvisionnement
  • Enregistrement des clients dans le CRM
  • Edition de documents commerciaux
  • Gestion des douanes
  • Préparation des expéditions
  • Rendez-vous clientèle
  • Réception des achats

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  • Gestion du projet interne, gestion du changement
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  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
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