Un secrétariat externalisé consiste à confier tout ou partie des tâches administratives d’une entreprise à un prestataire externe, indépendant ou en entreprise spécialisée. Plutôt que d’embaucher une secrétaire en interne, vous bénéficiez d’un service sur-mesure, à distance ou sur site, selon vos besoins. Moins de paperasse, plus de temps pour ce qui compte vraiment : votre activité. Déléguez vos fonctions support sans engagement dès 53€ HT de l'heure.
Vous manquez de personnel ?
Votre intervenant qualifié en 48h dans vos locaux.
Votre budget est limité ?
Vous ne payez que le temps productif, pas les absences.
DAF externalisé : gestion financière experte pour votre entreprise
Salaire
entre 70 000 € à 120 000 € nets annuels soit 5 800 € à 10 000 € nets mensuels.
Diplôme minimale / Etudes :
Bac +5 minimum et expérience requise
Lieu d’exercice / Secteur d’activité :
Tous secteurs
Qualités / Compétences :
Analyse financière, organisation, structuration des process
Evolutions de carrière :
Consultant en organisation et pilotage, CEO
Secrétaire BTP : fiche métier, salaire, missions
Salaire
Entre 22 000 € (débutant) et 36 000 € (confirmé) par an.
Diplôme minimale / Etudes :
Bac à Bac +2 — gestion, assistanat, administration, ou spécialisation BTP.
Lieu d’exercice / Secteur d’activité :
Entreprises du bâtiment et des travaux publics, promoteurs immobiliers, bureaux d’études, entreprises générales de construction, artisans, PME du BTP.
Qualités / Compétences :
Organisation, rigueur, autonomie, maîtrise du vocabulaire technique du BTP, gestion des priorités, communication, maîtrise de la bureautique.
Evolutions de carrière :
Assistante technique, assistante de direction, responsable administratif, office manager BTP, assistante de projet, consultante indépendante en gestion de chantier.
Secrétaire juridique indépendante : fiche métier
Salaire
Environ 20 000 € à 35 000 € nets annuels.
Diplôme minimale / Etudes :
BTS support à l'action managériale / Licence pro mention activités juridiques
Lieu d’exercice / Secteur d’activité :
Principalement en études ou cabinets (notaires / avocats) mais aussi en entreprise
Vous perdez trop de temps au quotidien avec la paperasse ?
Vous ressentez le besoin de vous recentrer sur la gestion de la relation client ?
3h18 est un réseau d’experts proposant des prestations de services administratifs en télétravail ou sur site pour simplifier la gestion d’entreprise et le suivi des démarches administratives au sein des TPE et PME.
Prenez rendez-vous dès maintenant pour externaliser votre secrétariat avec notre réseau d’experts.
Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé est une solution idéale pour déléguer vos tâches administratives sans embaucher en interne. Concrètement, une secrétaire externalisée prend en charge votre gestion administrative à distance ou sur site, en fonction de vos attentes.
Une solution flexible, sans engagement, qui vous permet de rester concentré sur l’essentiel : votre activité !
Ce mode de fonctionnement offre une grande souplesse, vous pouvez externaliser :
Le tout sans les contraintes liées à l’embauche d’un salarié.
Avantages d’un secrétariat externalisé
Le secrétariat externalisé vous permet d’intégrer des compétences à la demande au sein de votre structure pour répondre à des besoins réguliers ou ponctuels. Il est ainsi possible de remplacer un salarié pendant ses congés payés ou de faire face à un surcroît temporaire d’activité.
1. Gain de temps considérable
Fini les tâches chronophages qui freinent votre productivité ! En confiant votre secrétariat à 3h18, vous libérez du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier.
2. Réduction des coûts
Externaliser son secrétariat permet d’éviter les charges liées à l’embauche d’un salarié en interne : salaires, cotisations sociales, matériel, formation… Vous ne payez que pour les services utilisés, ce qui optimise votre budget.
3. Flexibilité
Le secrétariat externalisé s’adapte à vos besoins et convient aussi bien pour quelques heures par semaine que pour une mission plus longue. Vous bénéficiez d’un service sur-mesure, sans engagement à long terme, idéal pour gérer les imprévus et les pics d’activité.
4. Expertise immédiate sur demande
En externalisant, vous accédez à des professionnels qualifiés immédiatement opérationnels. Besoin d’une secrétaire maîtrisant un logiciel spécifique ou parlant plusieurs langues ? L’externalisation vous offre cette expertise sans devoir recruter et former en interne.
Comment marche l’offre de secrétariat externalisé avec 3h18 ?
Analyse du besoin : un diagnostic rapide permet de cerner les missions à déléguer.
Sélection du profil : un assistant compétent est identifié puis missionné.
Démarrage rapide : en moins de 48 heures, la collaboration peut commencer.
Suivi et ajustements : Des points réguliers sont effectués. Vous avez la possibilité de moduler le volume d’heures chaque mois !
Les services de secrétariat externalisé de 3h18
Découvrez nos services liés à l’externalisation de secrétariat :
La souplesse qu'apporte 3h18 est pour nous un énorme avantage car on peut augmenter ou diminuer les heures de notre assistant de gestion.
Nous n'avions pas les moyens ni les besoins d'un assistant à plein temps et voulions un professionnel engagé à 100% pour notre entreprise.
Michèle Denoyer Dirigeante HSK Partners
Déléguer sa gestion administrative et financière à 3h18 c'est se libérer du temps et de l'énergie pour se concentrer sur les enjeux stratégiques de l'entreprise.
Nous apprécions la flexibilité et la qualité des intervenants que 3h18 nous a délégué.
Margaud Grisard CEO Map & Match
Prestation remarquable, je suis dans les mains d’une formidable Responsable Administrative et Financière grâce à 3h18.
Honnêtement, je n'ai qu'un seul conseil aux patrons de PME : s’équiper d’un support comme celui-là, pour se concentrer sur le reste. Merci 3h18 !
Antoine Boulay CEO Bien Commun Advisory
Quels sont les tarifs d’un secrétariat externalisé ?
Les tarifs d’un secrétariat externalisé varient en fonction de plusieurs critères :
Le type de mission
Le mode de facturation : certaines secrétaires facturent à l’heure (entre 55 et 70€/h), d’autres proposent un forfait mensuel selon le volume de travail.
Le niveau d’expertise
En moyenne, il faut compter 200 à 500 € par mois pour un forfait de quelques heures par semaine et 1 500 € ou plus pour une gestion plus complète.
Les tarifs 3h18 pour le secrétariat externalisé
Chez 3h18, vous ne payez que pour le travail réalisé.
✅ Pas de charges sociales
✅ Pas d’engagement long terme
✅ Nos tarifs sont adaptés à votre volume d’activité
Que vous ayez besoin d’une intervention ponctuelle ou d’un accompagnement régulier, nous vous proposons une solution sur mesure et transparente.
Pourquoi choisir d’externaliser votre secrétariat via 3h18 au lieu d’une autre solution ?
Lorsqu’il s’agit de déléguer son secrétariat, plusieurs options existent :
Recruter en CDD ou CDI
Embaucher un intérimaire
Faire appel à un freelance
Opter pour une solution externalisée comme 3h18.
Voici pourquoi notre solution se démarque !
Recrutement en CDI ou CDD : un investissement conséquent
Recruter une secrétaire en interne implique de nombreux coûts :
salaire,
charges fixes,
matériel à fournir,
formation à dispenser…
Sans parler du temps nécessaire pour trouver le bon profil.
✔️ Avec le secrétariat externalisé via 3h18, vous avez l’assurance d’un service immédiat, sans contrainte de gestion. Et surtout, pas d’erreur de casting possible !
Coûts d’un salarié administratif en CDI
Coûts d’un assistant administratif 3h18
- Salaire
- Coût du poste de travail
- Charges patronales
- Gestion RH et paie
- Gestion RH
- Congés payés
- Absentéisme et temps improductif
- Coût de sortie
Facturation de la prestation de service au temps travaillé
Agence d’intérim : des coûts plus élevés et moins de flexibilité
Les agences d’intérim permettent de trouver rapidement un profil, mais elles impliquent des coûts supplémentaires : frais d’agence, charges patronales, durée minimale de mission… De plus, vous devez gérer l’intégration de l’intérimaire et assurer son encadrement, ce qui demande du temps.
✔️ Avec 3h18, vous bénéficiez d’un service clé en main, sans engagement, et vous ne payez que pour le travail réellement effectué.
Freelance : un bon choix, mais des risques
Les plateformes de freelances proposent une grande diversité de profils, mais la sélection peut être hasardeuse. Il faut vérifier les compétences, la fiabilité et la disponibilité... sans oublier qu’un freelance peut arrêter sa collaboration à tout moment !
✔️ Chez 3h18, nous sélectionnons pour vous des secrétaires expérimentées et fiables. En cas d’absence ou d’indisponibilité, nous assurons la continuité du service avec une autre professionnelle qualifiée.
Critères
CDD/CDI ★☆☆
Rigidité & délais longs
Intérim ★★☆
Solution intermédiaire
3h18 ★★★
Flexible & rapide
Délai de mise en place
Recrutement en 3 mois ★☆☆Peu rapide
Mise en œuvre en 2 mois ★★☆Moyennement rapide
Mise en œuvre en 48 heures ★★★Très rapide
Qualité des profils
Compétences des profils aléatoires ★☆☆Aléatoire
Compétences des profils aléatoires ★☆☆Aléatoire
Profils expérimentés, sélectionnés et validés ★★★Sécurisé
Flexibilité
Pas de flexibilité ★☆☆Faible
Flexibilité limitée selon les contrats ★★☆Moyenne
Forte flexibilité avec arrêt possible chaque mois ★★★Élevée
Volume horaire
Durée contractuelle impossible sous 24h par semaine ★☆☆Rigide
Durée mensuelle fixe ★★☆Partiellement flexible
Durée variable, ajustable chaque semaine selon vos besoins ★★★Flexible
Coûts
Coûts fixes : salaire, charges et avantages divers ★☆☆Coût fixe
Coûts fixes : salaire, charges et frais d’agence ★★☆Coût intermédiaire
Coûts variables : paiement à l’heure, sans charges ni frais annexes ★★★Coût maîtrisé
Heures improductives
Paiement des heures improductives : OUI ★☆☆Peu optimisé
Paiement des heures improductives : OUI ★☆☆Peu optimisé
Paiement des heures improductives : NON ★★★Optimisé
Remplacement en cas d’absence
Remplacement en cas de maladie : NON ★☆☆Non inclus
Remplacement en cas de maladie : NON ★☆☆Non inclus
Vous hésitez encore entre CDI et secrétariat externalisé ? Comparez les deux facilement grâce à notre simulateur.
Comment bien mettre en place l’externalisation du secrétariat ?
L’externalisation doit être structurée pour être efficace. Voici quelques bonnes pratiques pour réussir cette démarche.
1. Identifier les besoins précis
Avant de déléguer, il est essentiel de définir :
les tâches à externaliser,
leur volume et récurrence,
leur degré d’importance.
Certaines entreprises ne délèguent que la gestion des appels, d’autres confient toute la facturation ou la gestion administrative courante.
2. Rédiger un cahier des charges
Un cahier des charges précis permet de cadrer la collaboration : missions attendues, délais, outils utilisés, modalités de reporting. Plus les attentes sont claires, plus la prestation sera efficace.
3. Choisir le bon prestataire
Tous les prestataires ne se valent pas. Il faut vérifier leur expérience, leurs références, leur capacité d’adaptation, leur maîtrise des outils numériques, ainsi que leurs garanties en matière de confidentialité et de sécurité des données.
4. Définir les modalités de travail
Travail à distance, présence ponctuelle sur site, horaires fixes ou flexibles… Le mode de collaboration doit être adapté à la culture et aux besoins de l’entreprise.
5. Mettre en place un suivi régulier
La clé du succès réside dans la communication. Des points réguliers (hebdomadaires ou mensuels) permettent d’ajuster les missions, de vérifier la qualité du service et de garder le contrôle.
Découvrez nos conseils autour du secrétariat externalisé
Le service de secrétariat externalisé de 3h18 couvre l’ensemble des besoins administratifs :
- Gestion des agendas
- Traitement des mails et courriers
- Préparation et suivi des factures
- Relances clients
- Mise à jour des tableaux de bord
- Organisation de réunions
- Gestion des contrats
- Archivage
C’est simple : après un diagnostic de vos besoins, nous vous proposons un accompagnement adapté. Vous bénéficiez d’un secrétariat externalisé à la carte, qui peut intervenir ponctuellement ou de façon récurrente, selon vos priorités.
Nos tarifs sont transparents et basés sur le temps réellement passé. Vous payez uniquement pour les missions effectuées, sans frais cachés ni engagement lourd.
Oui : une PME du secteur automobile nous a confié la gestion de son agenda et de ses relances clients. Résultat : le dirigeant a gagné plusieurs heures par semaine pour se consacrer à son cœur de métier, tout en améliorant son suivi administratif.
Oui, bien sûr ! Chez 3h18, vous avez la possibilité de choisir la formule qui vous convient le mieux. Que vous ayez besoin d'une secrétaire à temps plein, à temps partiel ou juste de manière ponctuelle, nous nous adaptons à vos besoins. Pas de contraintes, juste la flexibilité qu’il vous faut !
Nous utilisons des outils modernes et sécurisés pour gérer toutes les missions à distance, comme les outils de gestion de projet (Trello, Asana), les plateformes de communication (Slack, Teams), et les outils bureautiques classiques (Google Drive, Office 365). Nous pouvons aussi nous adapter à vos outils internes si vous en avez déjà. Tout est pensé pour une gestion fluide et sans fausse note !
Non, il n’y a pas d’engagement minimum. Vous pouvez choisir de travailler avec nous de manière ponctuelle ou régulière, en fonction de vos besoins. C’est la grande force de l’externalisation : la liberté totale sans contrainte à long terme !
C’est simple et rapide ! Vous nous contactez, nous discutons de vos besoins précis, et nous vous proposons une secrétaire qui correspond parfaitement à vos attentes. En quelques jours, elle peut être opérationnelle. Nous vous accompagnons tout au long du processus pour que la transition se fasse en douceur.
Absolument ! Chez 3h18, nous mettons un point d'honneur à ce que vous soyez satisfait à 100%. Si jamais le profil de la secrétaire ne correspond pas totalement à vos attentes, nous trouverons une solution rapidement et nous vous proposerons une autre secrétaire qualifiée. Pas d’inquiétude, vous êtes entre de bonnes mains !
Pourquoi choisir 3H18 ?
Trouvez le professionnel qui vous manque en 48H00
Recrutez vite des profils validés et vérifiés pour vous
Trouvez des professionnels opérationnels rapidement
Comblez un départ soudain dans la semaine
Un problème ? On remplace votre intervenant en 48h
Maitrisez votre budget
Payez seulement les heures travaillées, pas les absences
Résiliez ou renouvelez notre contrat chaque mois sans engagement
Dites stop aux "coûts cachés" des salariés non productifs
Nos équipes sont formées à vos outils de gestion
Redevenez flexible et agile
Evitez le CDI et gagnez en souplesse
Adaptez vos recrutements à une activité cyclique
Un back up gratuit en cas d'absence exceptionnelle
Fini les tracas de gestion du personnel, terminé les absences répétées
3h18 vous propose de vous accompagner de manière ponctuelle ou récurrente sur toutes vos fonctions support ! Renforcez les rouages de votre entreprise dès aujourd'hui.
Direction externalisée
Une direction externalisée permet de bénéficier d’une expertise pointue sans supporter les coûts fixes d’un poste en interne. Sécurisez vos décisions, gagnez en efficacité et faites avancer votre entreprise au bon rythme. Déléguez vos fonctions support sans engagement dès 500€ HT la journée.
Ne laissez plus votre précomptabilité transformer votre quotidien de chef d’entreprise en cauchemar ! Déléguez ou renforcez vos équipes administratives de profils stables et immédiatement opérationnels.
L’assistance administrative aux entreprises permet de ne plus subir le poids des démarches quotidiennes et de se décharger des tâches chronophages qui vous prennent du temps. Profitez du réseau 3h18 et bénéficiez d’une assistance administrative sur mesure. Moins de paperasse, plus de temps pour ce qui compte vraiment : votre activité. Déléguez vos fonctions support sans engagement dès 53€ HT de l'heure.
L’office manager est le trait d’union entre vous et vos équipes. Véritable vecteur de la communication, confiez lui la gestion de vos tâches administratives et RH, de vos évènements et projets collaboratifs et le bien-être de vos salariés au travail !
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