Secrétaire de direction

Vous allez redécouvrir le plaisir d'être chef d'entreprise ! Concentrez-vous sur l'essentiel en externalisant votre administratif et assistanat courant.

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Quel est le rôle d’un Secrétaire de direction ?



Le Secrétaire de direction a vocation à seconder le chef d’entreprise, ou le directeur quelconque d’une filiale, d’un service ou d’une institution, aussi bien dans une TPE qu’une PME-PMI. Ses tâches relèvent de l’organisation et de la logistique au sein de l’entreprise. Il œuvre à l’efficacité administrative d’ensemble et doit pouvoir déployer ses compétences dans différents secteurs annexes : comptabilité, ressources humaines, commercial, gestion d’un agenda, d’un planning, organisation des déplacements et tout autre élément lié à la création d’événement. 

Un Secrétaire de direction efficace dispose donc d’une qualité rédactionnelle indéniable, ainsi que d’une aisance à l’oral et une bonne capacité à gérer des clients : le traitement des courriers et les appels téléphoniques aux clients et fournisseurs font partie de son quotidien. Ce collaborateur doit donc faire preuve d’une bonne capacité à hiérarchiser les priorités.

Il doit faire preuve d’une parfaite maîtrise de tous les outils digitaux en vigueur : Logiciels métiers, comptables, gestion de trésorerie, scan de pièces comptables, archivage électronique…

Le Secrétaire de direction se distingue par ses qualités relationnelles. Il sait également faire preuve d’une grande confidentialité, car il gère des informations sensibles, voire privées. Parfaitement à l’aise avec l’anglais, il intervient parfois dans des entreprises internationales.

Le Secrétaire de direction prend en compte des rendez-vous, ainsi que l’organisation de différentes réunions auxquelles il assiste lui-même. Il se charge également de la rédaction des comptes-rendus de ces réunions. Il assure la permanence du standard téléphonique, quel que soit le motif des appels, et les réponses au courrier reçu quotidiennement. En outre, il prend en charge tous types de documents qu’il archive ensuite numériquement. 

Le travail du Secrétaire de direction ne se limite pas à la gestion administrative. Il représente un point essentiel du service, en insufflant de la bonne humeur et en étant disponible pour l’équipe. Il peut aussi gérer les services généraux et garantir des conditions de travail optimales pour les salariés. Par ailleurs, il gère l’organisation des déplacements et sait soulager le secrétariat en cas de besoin.

D’autres missions peuvent lui être confiées relatives au confort des clients et à l’accueil des simples visiteurs, ainsi qu’au suivi des échanges avec les fournisseurs. La mise en place d’un budget et le suivi mensuel peuvent éventuellement lui incomber.

Il peut également incomber à tout Secrétaire de direction des opérations de communication interne ou externe telle que l’organisation de séminaires. Il doit s’attendre à intervenir sur des salons professionnels, et être apte à concevoir des présentations à cet effet.

Enfin, le Secrétaire de direction se voit parfois confier la gestion de procédures de recrutement, ce qui implique de rédiger et mettre en ligne des annonces, puis d’organiser des entretiens, et d’en proposer une synthèse à son supérieur.

Il est à noter que plusieurs autres dénominations sont couramment utilisées pour désigner le Secrétaire de direction. On rencontre en effet des Assistants de direction, des Attachés de direction ou même des Assistants de manager.


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Les prestations 3h18

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Gestion du secrétariat

  • Gestion de l'agenda
  • Prise de rendez-vous pour la Direction
  • Gérer les services généraux de l’entreprise
  • Prise en charge des appels téléphoniques
  • Organisation d'événements (réunions, déplacements, séminaires)
  • Assister les ressources humaines...
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Rédaction

  • Rédiger des courriers
  • Comptes-rendus de réunions
  • Mise en page de documents
  • Création de tableaux de bords
  • Création de bases de données
  • Mailings...
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Gestion budgétaire

  • Edition de notes de frais
  • Collection d'éléments comptable
  • Gérer le stock de fourniture
  • Reporting budgets et dépenses
  • Commandes produits pour l'entreprise...
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Tri des documents

  • Réception du courrier
  • Répartition du courrier entre les services
  • Archivage numérique des dossiers
  • Numérisation de pièces comptables...
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Gagnez du temps, Maitrisez votre budget, redevenez agile.

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Pourquoi contacter un profil Secrétaire de direction 3H18 ?

Vous n'avez pas envie de recruter un CDI à temps plein.

Tous les chefs d’entreprise ne sont pas 100% autonomes !


De nombreux dirigeants d’entreprise et de personnes exerçant en libéral se sentent régulièrement débordés par les tâches administratives de gestion. Répétitives et chronophages par nature, ces tâches ne leur apportent aucune valeur ajoutée directe. Si elles sont mal exécutées, les conséquences peuvent pourtant être dramatiques !

Déléguer ces tâches à un profil Secrétaire de direction freelance est par définition une excellente solution flexible et économique.

Vous vous demandez comment trouver une personne de confiance ? 3H18 s’appuie exclusivement sur son réseau exclusif de secrétaires de direction expérimentés qui font preuve d’une excellente aisance relationnelle. Grâce à notre procédure de sélection, vous avez la garantie que votre secrétaire de direction 3H18 maîtrise parfaitement les outils bureautiques et qu’il dispose des compétences nécessaires à la réalisation de ses missions. 

En outre, vous avez aussi la garantie qu’en cas de maladie ou d’absence exceptionnelle, un back-up se met en place gratuitement, sans pour autant que cela nécessite un recrutement à plein temps.

Vous cherchez une offre de secrétariat externalisé à Paris sans recruter et sans alourdir de coûts fixes inutiles votre société et vous avez un doute sur le profil qui correspondait le mieux à votre organisation ? N’hésitez pas à en parler avec nos conseillers. Ils vous aideront à définir votre besoin et ils se chargeront ensuite de sélectionner pour vous le candidat idéal.

 

3H18 se charge ensuite des opérations. Chaque mois, vous n’êtes facturés qu’au réel des heures réellement prestées et vous pouvez moduler à la hausse ou à la baisse ces interventions. Vous n'avez aucun coût fixe à supporter (coûts de recrutement, coûts de dédit, forfaits, engagements…).

Vous avez la sensation de perdre beaucoup trop de temps avec la paperasse ? Vous n’êtes pas en mesure d’assumer les charges sociales et le salaire d’un assistant de direction salarié à temps plein ? Vous avez du mal à fidéliser une personne de confiance à ce poste dans votre entreprise ?

Faites le choix de la flexibilité en optant pour un secrétaire de direction freelance du réseau 3H18. 

Nous avons validé son profil, sa motivation et sa stabilité. À travers une relation de confiance, il vous apportera une aide personnalisée et adaptée à vos problématiques administratives qui s'inscrit dans un partenariat à long terme. 

Cerise sur le gâteau, selon vos préférences, il est susceptible d’intervenir aussi bien sur votre lieu de travail qu’en home office. Dans tous les cas, il veille à votre confidentialité.


Une prestation 100% digitale si vous le voulez


Le moment est venu de structurer votre gestion administrative pour gagner en productivité. Confiez la transformation numérique de votre entreprise à un collaborateur qui maîtrise parfaitement Internet et les outils bureautiques. Tous les secrétaires de direction du réseau 3H18 sont formés à l’utilisation de nos solutions digitales.

Ceci implique la numérisation des documents, qu’il s’agisse de contrats, de devis, de factures, de justificatifs ou des archives. D’où une seconde nécessité : la création d’un espace dématérialisé de classement et d’archivage avec accès sécurisé.

Veillez à la mise en place de la transmission des informations à l’expert-comptable. Toutes ces tâches font l’objet de compétences maîtrisées par votre secrétaire de direction 3H18 et des partenariats technologiques vous permettent de faire rapidement les bons choix.

Quel est le profil de nos secrétaires de direction 3H18 ?


Nous veillons à ce que les membres du réseau 3H18 soient tous soucieux d’une présentation impeccable. Ils doivent se montrer autant à l’aise à l’oral qu’à l’écrit et ne jamais perdre ni leur bonne humeur ni leur sang-froid. Ils font preuve de disponibilité et d’adaptabilité, de réactivité et de diplomatie, d’esprit d’initiative.

Ils connaissent les codes des différents secteurs d’activité dans lesquels ils ont l’habitude d’intervenir. Discrets et dignes de confiance, la routine n’est jamais leur quotidien !

Tous nos secrétaires de direction disposent d’une formation dans la gestion administrative sanctionnée par un diplôme de niveau bac+2, voire bac+3. Nombre d’entre eux disposent déjà d’une forte expérience professionnelle dans votre secteur ce qui les rend très vite opérationnels pour votre entreprise.


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Contact

Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Nos autres services de :

Assistance de direction

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Office Manager polyvalent

  • Accueil et permanence téléphonique
  • Gestion des locaux, des fournisseurs, suivi des travaux
  • Administratif et pré comptabilité
  • Gestion des plannings, collecte des time sheets
  • Veille commerciale
  • On boarding des salariés
  • Rédaction de documents
  • Mise en place d'outils numériques
En savoir plus >
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Télésecrétaire

  • Gestion de la boîte mail d'un dirigeant
  • Gestion des conflits d'agendas
  • Réponses aux appels entrants, aux réclamations
  • Traitement des courriers
  • Prise de rendez-vous
  • Organisation de rdv, de webinaires
  • Mise à jour des dossiers clients/patients

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Secrétaire de direction

  • Ouverture et scan du courrier
  • Gestion du secrétariat
  • Classement, archivage
  • Permanence téléphonique
  • Gestion budgétaire, mise en forme de tableaux de bords
  • Accueil des visiteurs
  • Suivi des fournitures de bureau, Office Management de bureaux
  • Veille documentaire
  • Numérisation, mise en place de GED
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Assistance de direction

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Office Manager polyvalent

  • Accueil et permanence téléphonique
  • Gestion des locaux, des fournisseurs, suivi des travaux
  • Administratif et pré comptabilité
  • Gestion des plannings, collecte des time sheets
  • Veille commerciale
  • On boarding des salariés
  • Rédaction de documents
  • Mise en place d'outils numériques
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Conseil en organisation

  • Conseil en optimisation de productivité pour PME
  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
  • Conseil en performance commerciale / marketing digital
  • Coaching dirigeant TPE
  • Diagnostic flash entreprise (1J)
  • Pilotage et lancement du projet
  • Gestion déléguée d'un progiciel...

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Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
  • Aide au choix de solutions métiers (Gestion, LMS, ...)
  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
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Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
  • Scan des pièces comptables en cabinet d'expertise comptable
  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
  • Création d'un accès sécurisé