Rejoignez le live du jeudi
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
GO
Je m'inscris au webinaire
Curieux de découvrir nos services ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Rejoignez le live du jeudi
GO
Rejoignez notre live du jeudi

8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Personnage Header

Allez l’OM ! 

Non, vous n’êtes pas en train de supporter une équipe de football (façon François Pignon…) mais bien en train d’encourager l’un des membres de votre équipe.

Et plus précisément, votre office manager… Évidemment, nous nous doutons que vous n’appelez pas vraiment ce dernier “l’OM” et préférez bien sûr utiliser son prénom quand vous avez besoin de déléguer une mission urgente de nature RH ou administrative. 

Vous l’aurez compris, notre sens de l’humour est particulièrement développé, mais cet article n’a jamais eu pour objectif de faire sourire. Plutôt d’attirer l’attention des chefs d'entreprise en manque de compétences et n’ayant que peu de temps à accorder à la formation de leur office manager…

1. Un office manager peut piloter plusieurs projets de front

Cela implique plusieurs choses : 

  • planifier et coordonner plusieurs projets simultanément, 
  • s'assurer que chaque projet est sur la bonne voie et respecte les délais, 
  • suivre et gérer les budgets et les ressources, 
  • communiquer efficacement avec les membres de l'équipe et les parties prenantes, 
  • résoudre les problèmes et les obstacles qui peuvent survenir pendant le processus. 

En pilotant efficacement plusieurs projets de front, l'office manager devient une plaque tournante à part entière de l’entreprise et un allié sûr sur qui compter. Droit au but ! 

2. Un office manager accompagne la montée en compétences de vos équipes

L’office manager identifie les besoins de votre entreprise en matière de développement de compétences, puis conçoit et met en œuvre des programmes de formation adaptés pour chaque collaborateur. 

Il surveille en permanence les progrès de vos équipes pour s'assurer de l’atteinte des objectifs. 

Son rôle est d’accompagner efficacement la montée en compétences et d’aider vos salariés à renforcer leurs connaissances. Du point de vue des équipes, l’office manager s’apparente à un coach permettant d’améliorer leur qualité de vie au travail et leur engagement. 

3. Un office manager compétent fait preuve de leadership et propose des solutions innovantes

L’office manager possède une vision stratégique de votre entreprise et de ses objectifs. Créatif, flexible, il s’adapte aux changements et aux défis de l'environnement professionnel. Les compétences d’un office manager l’amènent à revoir sans cesse vos process en vue de les améliorer et garantir l'efficacité de votre entreprise. 

  • Besoin de renouveau ? 
  • De lancer de nouveaux projets ?
  • Envie de moderniser vos méthodes de travail ou vos outils ? 

→ Faites appel à un office manager pour dynamiser votre entreprise et vos équipes ! 

4. Un office manager compétent gère les budgets et les finances de l'entreprise

Suivre les dépenses de l'entreprise, préparer les budgets, gérer certaines factures et paiements, faire des rapports financiers réguliers et collaborer avec la direction et d'autres membres de l'équipe pour s'assurer que les dépenses sont alignées sur les objectifs et les priorités de l'entreprise… 

Ces missions font partie intégrante de la fiche de poste d’un office manager et nécessitent de solides compétences pour être menées à bien. Pas question de flâner trop longtemps durant la mi-temps ! 

En gérant efficacement les budgets et les finances de l'entreprise, l'office manager contribue à garantir la santé financière de votre entreprise, en évitant par exemple des dépenses excessives ou inutiles, et à maximiser les opportunités de croissance et de développement de l'entreprise.

5. Gérer au mieux l'agenda et les plannings fait partie des compétences clés d’un office manager !

Assurer la gestion de l'agenda et des plannings des membres de l'équipe est également une compétence clé de l'office manager. 

Cela implique de : 

  • gérer les rendez-vous, les réunions et les événements importants,
  • planifier les déplacements professionnels, 
  • s'assurer que les membres de l'équipe disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches dans les délais impartis.

En gérant efficacement les agendas et les plannings des membres de votre équipe, l'office manager contribue à améliorer l'organisation générale de l’entreprise et la planification des tâches, évitant ainsi l’accumulation des retards et une baisse de la productivité.

6. L’office manager contrôle qu’aucun équipement manquant ou obsolète n’entrave le bon déroulement de l’activité

Garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour soutenir les activités de l'entreprise est essentiel mais nécessite une vigilance constante. 

L'office manager peut être amené à gérer vos fournitures et à passer commande si des équipements de l'entreprise manquent aux équipes et pénalisent l’activité ou leur bien-être. 

Cela implique de maintenir un inventaire à jour et que le matériel est en bon état de fonctionnement. Si tel n’est pas le cas, votre office manager pourra prendre en charge le remplacement des produits et machines concernés. 

7. L’office manager est compétent pour assurer une communication claire entre les différents services de votre entreprise

Assurer une communication efficace entre les équipes est une compétence clé de l'office manager. 

Cela implique de veiller à ce que les informations pertinentes soient communiquées de manière claire et compréhensible à tous les membres de l’entreprise, ce qui facilite la collaboration et la coordination entre chaque service. Une communication fluide évite également la formation de conflits ou de doutes sur l’attribution des tâches. 

📖 LIRE AUSSI : Comment l’office manager peut vous aider à instaurer un climat de productivité ?

Une communication claire améliore la prise de décision et optimise les performances de l'entreprise. 

L'office manager joue donc un rôle clé et identifie les canaux de communication les plus adaptés en fonction du contexte (création et alimentation d’un groupe What’s App, impression de notes de service, réunion d’information et convocations des équipes, échanges en visioconférence, etc.)

8. Veiller à la conformité de l'entreprise avec les réglementations et les normes en vigueur

Se tenir informé des lois et réglementations applicables à l'entreprise, veiller à ce que les pratiques de l'entreprise soient conformes à ces normes, mettre en place des procédures pour garantir que l'entreprise respecte ses obligations légales et éthiques... Un quotidien maîtrisé par l’office manager et qui inclut également : 

  • la gestion des risques psychosociaux, 
  • la protection des données confidentielles,
  • ainsi que la prévention des conflits d'intérêts. 

En assurant la conformité de votre entreprise avec les réglementations et normes en vigueur, l'office manager préserve votre réputation et votre crédibilité et vous évite des sanctions financières et pénales.

Pour résumer

Pour conclure, un office manager, pour être réellement efficace, doit être capable de :

  • piloter plusieurs projets de front, 
  • accompagner la montée en compétences des équipes, 
  • gérer les budgets et les finances de l'entreprise, 
  • gérer les agendas et les plannings, 
  • garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour soutenir l’activité
  • faciliter la communication entre les différents services de l'entreprise, 
  • garantir que les process et projets sont viables, ne nuisent pas à la trésorerie de l’entreprise et respectent la réglementation en vigueur.

Son objectif principal étant d’améliorer l'organisation générale tout en veillant à l'engagement et au bien-être de vos salariés…

Une mission digne d’une coupe du monde 🏆 mais qui vaut la peine d’être “supportée” ! 

Prêt à bénéficier des services d’un office manager freelance ? 

Contactez un conseiller 3h18

Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00
Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque...
✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !

Etre rappelé pour un diagnostic gratuit >
Développer son organisme de formation / son CFA en se déchargeant de l'administratif
Icon Déléguer
Je le télécharge >
8 raisons de ne SURTOUT pas changer d'expert comptable !
Icon Déléguer
Je le télécharge >
15 documents incontournables pour animer une action de formation
Icon Déléguer
Je le télécharge >

Il est temps d'agir

Grâce à nos conseillers experts, obtenez en moins de 24h, une analyse de votre
besoin et un devis sur mesure.

Ces articles pourraient vous intéresser

Image Blog

8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Les compétences d’un office manager peuvent s’avérer très intéressantes pour votre entreprise ! Tâchons de voir quels sont les skills indispensables de cet assistant.

Lire l'article
Image Blog

Freelance office manager : pourquoi faire confiance au réseau 3h18 (candidats + PME) ?

Pourquoi choisir d’externaliser vos fonctions support avec un office manager freelance ou un assistant du réseau 3h18 ? Pour la qualité de service, bien sûr !

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : 10 bonnes raisons de faire appel à une assistante de direction

En quoi faire appel à une assistante de direction externalisée s’avère bénéfique pour votre entreprise ? Flexibilité augmentée, réduction des coûts, meilleure répartition de la charge de travail… Etc.

Lire l'article
Image Blog

Candidature spontanée (spécial assistant commercial) : comment réagir en tant que chef d’entreprise ?

Vous êtes chef d’entreprise et avez reçu une candidature spontanée ? Plus précisément celle d’un assistant commercial ou d’un freelance ? Cet article vous donne des pistes sur la conduite à tenir.

Lire l'article
Image Blog

Assistant administratif indépendant : tendances des tarifs 2023 !

Les tarifs de l’assistant administratif indépendant sont soumis à de nombreux facteurs, à l’origine même de leur diminution ou revalorisation. Quelle est la tendance actuelle du marché en France ?

Lire l'article
Image Blog

5 formalités douanières qu’un assistant commercial export gère pour vous

De l'obtention du votre numéro EORI à la dématérialisation de vos déclarations douanières, faites confiance à un assistant commercial export de notre réseau 3h18 pour optimiser votre logistique des ventes à l’internationale !

Lire l'article
Image Blog

9 outils d’assistante commerciale pour augmenter vos ventes

Hubspot, Mailchimp, Axonaut… Nous vous présentons 9 outils indispensables pour augmenter vos ventes ! Une assistante commerciale vous aidera dans la prise en main.

Lire l'article
Image Blog

Externalisation commerciale : mini-guide pour accueillir votre assistant dans les meilleures conditions

C’est le grand jour, votre assistant freelance débarque dans vos locaux ! Voyons ensemble comment bien préparer son arrivée…

Lire l'article
Image Blog

Freelance assistant administratif : grille tarifaire

Quelles différences entre la grille tarifaire d’un freelance administratif et celle d’une plateforme d’assistants freelance ? Quelles en sont les causes ?

Lire l'article
Image Blog

Happiness et Office Manager : quelles différences ?

Quelles différences entre un happiness et un office manager ? Quelles sont les missions respectives de ces métiers et qu’apportent-ils à votre entreprise en termes de bénéfices ?

Lire l'article
Image Blog

Secrétaire ADV en moins de 48 heures ICI ! On prend contact ?

Une secrétaire ADV en moins de 48 heures dans vos locaux, ça vous tente ? Nos assistants sont là pour vous aider à fluidifier vos process de vente !

Lire l'article
Image Blog

Société de prestation de service administratif : comment s’y retrouver ?

Faire le bon choix de société de prestation de service administratif sur le marché est simple lorsque l’on dispose des bonnes infos !

Lire l'article
Image Blog

Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur par plateforme dématérialisée ?

Vos factures fournisseurs sont envahissantes et coûteuses à gérer ? La dématérialisation de celles-ci via une plateforme est une solution efficace pour optimiser votre gestion de la facturation.

Lire l'article
Image Blog

Comment un Office manager aide-t-il à gérer les conflits de votre entreprise ?

Votre entreprise est confrontée à des conflits internes ? Vous ne savez pas comment réconcilier vos équipes et vous craignez une baisse des résultats ? On fait le point.

Lire l'article
Image Blog

Comment l’office manager peut aider à instaurer un climat de productivité (et doper votre productivité…) ?

L’office manager est capable d’instaurer un climat plus propice à la productivité au sein des entreprises. Comment réussit-il à atteindre cet objectif ? Réponse ici.

Lire l'article
Image Blog

Freelance office manager : pourquoi faire confiance au réseau 3h18 (candidats + PME) ?

Pourquoi choisir d’externaliser vos fonctions support avec un office manager freelance ou un assistant du réseau 3h18 ? Pour la qualité de service, bien sûr !

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : 10 bonnes raisons de faire appel à une assistante de direction

En quoi faire appel à une assistante de direction externalisée s’avère bénéfique pour votre entreprise ? Flexibilité augmentée, réduction des coûts, meilleure répartition de la charge de travail… Etc.

Lire l'article
Image Blog

Freelance assistant administratif : grille tarifaire

Quelles différences entre la grille tarifaire d’un freelance administratif et celle d’une plateforme d’assistants freelance ? Quelles en sont les causes ?

Lire l'article
Image Blog

Secrétaire ADV en moins de 48 heures ICI ! On prend contact ?

Une secrétaire ADV en moins de 48 heures dans vos locaux, ça vous tente ? Nos assistants sont là pour vous aider à fluidifier vos process de vente !

Lire l'article
Image Blog

Société de prestation de service administratif : comment s’y retrouver ?

Faire le bon choix de société de prestation de service administratif sur le marché est simple lorsque l’on dispose des bonnes infos !

Lire l'article
Image Blog

Faillite personnelle : comment l’éviter ?

La faillite personnelle entraîne des conséquences dramatiques comme l’impossibilité de diriger une entreprise… Comment l’éviter ? On fait le point.

Lire l'article
Image Blog

8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Les compétences d’un office manager peuvent s’avérer très intéressantes pour votre entreprise ! Tâchons de voir quels sont les skills indispensables de cet assistant.

Lire l'article
Image Blog

Freelance office manager : pourquoi faire confiance au réseau 3h18 (candidats + PME) ?

Pourquoi choisir d’externaliser vos fonctions support avec un office manager freelance ou un assistant du réseau 3h18 ? Pour la qualité de service, bien sûr !

Lire l'article
Image Blog

Candidature spontanée (spécial assistant commercial) : comment réagir en tant que chef d’entreprise ?

Vous êtes chef d’entreprise et avez reçu une candidature spontanée ? Plus précisément celle d’un assistant commercial ou d’un freelance ? Cet article vous donne des pistes sur la conduite à tenir.

Lire l'article
Image Blog

Assistant administratif indépendant : tendances des tarifs 2023 !

Les tarifs de l’assistant administratif indépendant sont soumis à de nombreux facteurs, à l’origine même de leur diminution ou revalorisation. Quelle est la tendance actuelle du marché en France ?

Lire l'article
Image Blog

5 formalités douanières qu’un assistant commercial export gère pour vous

De l'obtention du votre numéro EORI à la dématérialisation de vos déclarations douanières, faites confiance à un assistant commercial export de notre réseau 3h18 pour optimiser votre logistique des ventes à l’internationale !

Lire l'article
Image Blog

9 outils d’assistante commerciale pour augmenter vos ventes

Hubspot, Mailchimp, Axonaut… Nous vous présentons 9 outils indispensables pour augmenter vos ventes ! Une assistante commerciale vous aidera dans la prise en main.

Lire l'article
Image Blog

5 formalités douanières qu’un assistant commercial export gère pour vous

De l'obtention du votre numéro EORI à la dématérialisation de vos déclarations douanières, faites confiance à un assistant commercial export de notre réseau 3h18 pour optimiser votre logistique des ventes à l’internationale !

Lire l'article
Image Blog

9 outils d’assistante commerciale pour augmenter vos ventes

Hubspot, Mailchimp, Axonaut… Nous vous présentons 9 outils indispensables pour augmenter vos ventes ! Une assistante commerciale vous aidera dans la prise en main.

Lire l'article
Image Blog

Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur par plateforme dématérialisée ?

Vos factures fournisseurs sont envahissantes et coûteuses à gérer ? La dématérialisation de celles-ci via une plateforme est une solution efficace pour optimiser votre gestion de la facturation.

Lire l'article
Image Blog

Assistante commerciale et digitalisation : quel impact au quotidien ?

Explorez comment la digitalisation impacte votre assistante commerciale et l’amène à relever de nouveaux défis… Mais aussi à saisir de nouvelles opportunités !

Lire l'article
Image Blog

Pennylane avis : ce qu'il faut savoir selon nos assistantes freelances

Certains outils comme Pennylane vous aident à fluidifier la gestion de votre trésorerie. Encore faut-il bien les connaître... Partez à la rencontre de ce logiciel approuvé par les entreprises !

Lire l'article
Image Blog

Facturation électronique obligatoire : êtes-vous prêt pour 2024 ?

La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Dans les faits, qu’est-ce que cela implique pour votre entreprise ?

Lire l'article
Image Blog

8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Les compétences d’un office manager peuvent s’avérer très intéressantes pour votre entreprise ! Tâchons de voir quels sont les skills indispensables de cet assistant.

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : 10 bonnes raisons de faire appel à une assistante de direction

En quoi faire appel à une assistante de direction externalisée s’avère bénéfique pour votre entreprise ? Flexibilité augmentée, réduction des coûts, meilleure répartition de la charge de travail… Etc.

Lire l'article
Image Blog

Candidature spontanée (spécial assistant commercial) : comment réagir en tant que chef d’entreprise ?

Vous êtes chef d’entreprise et avez reçu une candidature spontanée ? Plus précisément celle d’un assistant commercial ou d’un freelance ? Cet article vous donne des pistes sur la conduite à tenir.

Lire l'article
Image Blog

Assistant administratif indépendant : tendances des tarifs 2023 !

Les tarifs de l’assistant administratif indépendant sont soumis à de nombreux facteurs, à l’origine même de leur diminution ou revalorisation. Quelle est la tendance actuelle du marché en France ?

Lire l'article
Image Blog

Externalisation commerciale : mini-guide pour accueillir votre assistant dans les meilleures conditions

C’est le grand jour, votre assistant freelance débarque dans vos locaux ! Voyons ensemble comment bien préparer son arrivée…

Lire l'article
Image Blog

Happiness et Office Manager : quelles différences ?

Quelles différences entre un happiness et un office manager ? Quelles sont les missions respectives de ces métiers et qu’apportent-ils à votre entreprise en termes de bénéfices ?

Lire l'article