8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Allez l’OM ! 

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Non, vous n’êtes pas en train de supporter une équipe de football (façon François Pignon…) mais bien en train d’encourager l’un des membres de votre équipe.

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Et plus précisément, votre office manager… Évidemment, nous nous doutons que vous n’appelez pas vraiment ce dernier “l’OM” et préférez bien sûr utiliser son prénom quand vous avez besoin de déléguer une mission urgente de nature RH ou administrative. 

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Vous l’aurez compris, notre sens de l’humour est particulièrement développé, mais cet article n’a jamais eu pour objectif de faire sourire. Plutôt d’attirer l’attention des chefs d'entreprise en manque de compétences et n’ayant que peu de temps à accorder à la formation de leur office manager…

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1. Un office manager peut piloter plusieurs projets de front

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Cela implique plusieurs choses : 

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• planifier et coordonner plusieurs projets simultanément, 
• s'assurer que chaque projet est sur la bonne voie et respecte les délais, 
• suivre et gérer les budgets et les ressources, 
• communiquer efficacement avec les membres de l'équipe et les parties prenantes, 
• résoudre les problèmes et les obstacles qui peuvent survenir pendant le processus. 

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En pilotant efficacement plusieurs projets de front, l'office manager devient une plaque tournante à part entière de l’entreprise et un allié sûr sur qui compter. Droit au but ! 

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2. Un office manager accompagne la montée en compétences de vos équipes

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L’office manager identifie les besoins de votre entreprise en matière de développement de compétences, puis conçoit et met en œuvre des programmes de formation adaptés pour chaque collaborateur. 

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Il surveille en permanence les progrès de vos équipes pour s'assurer de l’atteinte des objectifs. 

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Son rôle est d’accompagner efficacement la montée en compétences et d’aider vos salariés à renforcer leurs connaissances. Du point de vue des équipes, l’office manager s’apparente à un coach permettant d’améliorer leur qualité de vie au travail et leur engagement. 

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3. Un office manager compétent fait preuve de leadership et propose des solutions innovantes

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L’office manager possède une vision stratégique de votre entreprise et de ses objectifs. Créatif, flexible, il s’adapte aux changements et aux défis de l'environnement professionnel. Les compétences d’un office manager l’amènent à revoir sans cesse vos process en vue de les améliorer et garantir l'efficacité de votre entreprise. 

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• Envie de moderniser vos méthodes de travail ou vos outils ? 

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4. Un office manager compétent gère les budgets et les finances de l'entreprise

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Suivre les dépenses de l'entreprise, préparer les budgets, gérer certaines factures et paiements, faire des rapports financiers réguliers et collaborer avec la direction et d'autres membres de l'équipe pour s'assurer que les dépenses sont alignées sur les objectifs et les priorités de l'entreprise… 

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Ces missions font partie intégrante de la fiche de poste d’un office manager et nécessitent de solides compétences pour être menées à bien. Pas question de flâner trop longtemps durant la mi-temps ! 

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En gérant efficacement les budgets et les finances de l'entreprise, l'office manager contribue à garantir la santé financière de votre entreprise, en évitant par exemple des dépenses excessives ou inutiles, et à maximiser les opportunités de croissance et de développement de l'entreprise.

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5. Gérer au mieux l'agenda et les plannings fait partie des compétences clés d’un office manager !

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Assurer la gestion de l'agenda et des plannings des membres de l'équipe est également une compétence clé de l'office manager. 

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Cela implique de : 

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• gérer les rendez-vous, les réunions et les événements importants,
• planifier les déplacements professionnels, 
• s'assurer que les membres de l'équipe disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches dans les délais impartis.

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En gérant efficacement les agendas et les plannings des membres de votre équipe, l'office manager contribue à améliorer l'organisation générale de l’entreprise et la planification des tâches, évitant ainsi l’accumulation des retards et une baisse de la productivité.

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6. L’office manager contrôle qu’aucun équipement manquant ou obsolète n’entrave le bon déroulement de l’activité

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Garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour soutenir les activités de l'entreprise est essentiel mais nécessite une vigilance constante. 

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L'office manager peut être amené à gérer vos fournitures et à passer commande si des équipements de l'entreprise manquent aux équipes et pénalisent l’activité ou leur bien-être. 

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Cela implique de maintenir un inventaire à jour et que le matériel est en bon état de fonctionnement. Si tel n’est pas le cas, votre office manager pourra prendre en charge le remplacement des produits et machines concernés. 

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7. L’office manager est compétent pour assurer une communication claire entre les différents services de votre entreprise

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Assurer une communication efficace entre les équipes est une compétence clé de l'office manager. 

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Cela implique de veiller à ce que les informations pertinentes soient communiquées de manière claire et compréhensible à tous les membres de l’entreprise, ce qui facilite la collaboration et la coordination entre chaque service. Une communication fluide évite également la formation de conflits ou de doutes sur l’attribution des tâches. 

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📖 LIRE AUSSI : Comment l’office manager peut vous aider à instaurer un climat de productivité ?

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Une communication claire améliore la prise de décision et optimise les performances de l'entreprise. 

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L'office manager joue donc un rôle clé et identifie les canaux de communication les plus adaptés en fonction du contexte (création et alimentation d’un groupe What’s App, impression de notes de service, réunion d’information et convocations des équipes, échanges en visioconférence, etc.)

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8. Veiller à la conformité de l'entreprise avec les réglementations et les normes en vigueur

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Se tenir informé des lois et réglementations applicables à l'entreprise, veiller à ce que les pratiques de l'entreprise soient conformes à ces normes, mettre en place des procédures pour garantir que l'entreprise respecte ses obligations légales et éthiques... Un quotidien maîtrisé par l’office manager et qui inclut également : 

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• la gestion des risques psychosociaux, 
• la protection des données confidentielles,
• ainsi que la prévention des conflits d'intérêts. 

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En assurant la conformité de votre entreprise avec les réglementations et normes en vigueur, l'office manager préserve votre réputation et votre crédibilité et vous évite des sanctions financières et pénales.

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Pour résumer

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Pour conclure, un office manager, pour être réellement efficace, doit être capable de :

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• piloter plusieurs projets de front, 
• accompagner la montée en compétences des équipes, 
• gérer les budgets et les finances de l'entreprise, 
• gérer les agendas et les plannings, 
• garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour soutenir l’activité
• faciliter la communication entre les différents services de l'entreprise, 
• garantir que les process et projets sont viables, ne nuisent pas à la trésorerie de l’entreprise et respectent la réglementation en vigueur.

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Son objectif principal étant d’améliorer l'organisation générale tout en veillant à l'engagement et au bien-être de vos salariés…

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Une mission digne d’une coupe du monde 🏆 mais qui vaut la peine d’être “supportée” ! 

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