Responsable administratif et financier

La supervision de vos services financiers et administratifs, la mise en place de nouveaux processus digitalisés pour une meilleure organisation et l'optimisation de votre gestion des coûts.

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Quel est le rôle du responsable administratif et financier ?


Le Responsable administratif et financier, également appelé RAF, est le cadre chargé de l’encadrement des équipes financières et administratives. Il est un interlocuteur phare de la direction avec qui il s’entretient régulièrement sur la situation financière, économique et administrative de l’entreprise.


Il pilote la stratégie financière des sociétés et coordonne les tâches de comptabilité, la gestion du budget ainsi que la trésorerie. 


Il s’assure de la bonne réalisation des déclarations comptables et fiscales. Le RAF doit avoir une vision claire et bien établie de la santé financière de l’entreprise. Il échafaude la stratégie en fonction de ses besoins et de ses ressources économiques. 


En plus de la dénomination de RAF, il est possible de rencontrer au sein des sociétés des Adjoints au directeur administratifs et financiers, des Chargés du service administratif et financier ou bien des chargés administratifs, comptables et financiers qui sont des membres de son équipe.


Le Responsable administratif et financier détient une place d’une importance capitale au sein de l’entreprise. De ce fait, il dispose de plusieurs cordes à son arc et intervient sur de multiples aspects. (Conseils en placements, manager référent,, acheteur, gestionnaire du service RH…)

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Les prestations 3h18

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Pilotage de la trésorerie

  • Suivi des dépenses
  • Reporting auprès de la direction
  • Responsable du poste clients
  • Amélioration du recouvrement des créances
  • Mise en place d'injonctions à payer
  • Optimisation budgétaire et animation des plans de réduction de coûts
  • Mise en place d'outils de gestion (Agicap, Spendesk, ...)
  • Gestion des litiges
  • Relation avec les banques
  • Recherche de subventions...
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Gestion des Ressources Humaines

  • Suivi de la paie du personnel
  • Communication avec les instances représentatives du personnel
  • Mise en place de processus RH
  • Mise en place contratèque RH
  • Etude des demandes d'augmentations et d'avenants
  • Contrôle de gestion RH
  • Gestion de chèques vacances et chèques cadeaux
  • Gestion de l'immobilier
  • Recrutements, formations...
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Business Partner de la Direction Générale

  • Conseil auprès de la direction
  • Participation aux comités de direction
  • Responsable du budget et du Business Plan
  • Suivi de l'expert comptable, commissaire aux comptes
  • Suivi des banques
  • Participe aux opérations de haut de bilan
  • Participe aux acquisitions
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Management de l'équipe

  • Met en place et supervise le partenaire crédit bail, factor, …
  • Responsable des achats et services généraux
  • Animation du pôle Finances et du contrôle de gestion
  • Gestion des partenaires et sous traitants
  • Formation des nouveaux collaborateurs
  • Mise en place de SI de gestion et de la dématérialisation
  • Responsable de la facturation et du recouvrement
  • Encadrement des équipes administratives et comptables

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Digitalisation de l'entreprise

  • Définit les besoins d'outils de facturation, de comptabilité, de pilotage de trésorerie, de paie...
  • Anime les comités de pilotage avec les éditeurs et partenaires de l'entreprise
  • Met en place des process et outils digitaux visant à la numérisation des dossiers administratifs et financiers, des documents comptables, ...
  • Garantie l'augmentation de la productivité par l'automatisation de processus manuels
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Gagnez du temps, Maitrisez votre budget, redevenez agile.

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Quelles sont les missions du Responsable administratif et financier ?


Il arrive un moment dans une entreprise ou une assistance administrative ou une assistance de gestion a besoin d'être encadrée ou remplacée par un profil plus senior, capable d'être un véritable "Business Partner" avec le chef d'entreprise.


  • Le RAF participe bien sûr aux différentes réunions avec le directeur général et les autres responsables de service. Il est partie prenante du comité de direction. Il donne le feu vert en matière d’opérations nécessitant l’ouverture de nouvelles lignes budgétaires.


  • Le RAF a une obligation d’information et de transparence quant aux mouvements de fonds de l’entreprise auprès de sa hiérarchie. Il effectue de nombreux rapports et comptes rendus.


  • Porte-parole de l’entreprise, il peut être amené à donner des conférences de presse voire s’entretenir avec les médias


  • Ses capacités de négociation sont excellentes. Cela lui permet d’obtenir des conditions spécifiques avec des fournisseurs ou l’aval des banques avec lesquelles il passe du temps à s’entretenir. 


  • Le Responsable administratif et financier mène un rôle de manager auprès des équipes qu’il supervise pour permettre d’alléger l’agenda du dirigeant d’entreprise et fiabiliser la production des comptes, la facturation, la trésorerie.


  • Consciencieux dans sa gestion du budget, le RAF réalise des tableaux de bords sur les résultats, Forcast, Business Plans etc...ou des comparatifs sur l'acquisition future des biens matériels. 



  • Il veille également à la trésorerie et aux actions de recouvrement et suit de très près dettes et créances, pour lesquelles il peut être amené à lancer des procédures exécutoires, au même titre qu’un Assistant en recouvrement, en lien avec le cabinet d’experts-comptables. 




La contrainte liée au recrutement pour les entreprises



Dirigeants de PME - TPE, vous disposez de peu de temps et ne pouvez vous permettre de consacrer des heures au recrutement de la perle rare ?


Or, les processus de recrutement nécessitent de rédiger une annonce, de la publier sur différents canaux de communication, de prendre connaissance de toutes les candidatures réceptionnées, sans parler des compétences indispensables recherchées à connaître impérativement pour pouvoir les mettre en lumière dans l’offre d’emploi à pourvoir. 


Si ces compétences ne sont pas maîtrisées, le risque d’erreur de casting est grand ! Une fois que la période d’essai du contrat signé est dépassée, il n’est plus possible de faire machine arrière sans produire un surcoût important pour votre entreprise. 


Bien souvent, vous savez que ces périodes d’essai ne permettent pas réellement de s’apercevoir des lacunes d’un candidat. Dans un tel contexte, le temps nécessaire pour le former afin de le rendre rapidement opérationnel dans votre contexte d'entreprise constitue un impondérable supplémentaire auquel il vous faudra faire face, en plus de tout le reste.


Enfin, un processus de recrutement traditionnel rassemble un vaste panel de paperasses administratives qui s’ajoutent à vos autres tâches quotidiennes. Toutes ces obligations vous empêchent de vous concentrer sur votre cœur d’activité et grignotent votre agenda de façon drastique. 



Comment 3H18 répond aux problématiques des entreprises ?

1. Des experts diplômés dans l’administration et la finance


Nos prestataires freelance disposent de très bonnes connaissances en comptabilité et en procédures juridiques qui se distinguent par un parcours d'études long et varié, en lien avec leurs fonctions. 

La plupart de nos freelances en administration et finance disposent à ce titre d’un Master et d’une forte expérience professionnelle longue de plusieurs années en tant que cadres pour pouvoir exercer leur métier avec toute l’exigence que cela implique. Certains possèdent également des DSCG, Diplôme Supérieur de Comptabilité et de Gestion, ou des DU en Economie Gestion. 

Tous sont diplômés et compétents pour mener à bien leurs missions au sein de votre entreprise. Ainsi, ils sont opérationnels dès leur arrivée et vous n’avez pas besoin de leur dispenser de formation interne.


2. Des professionnels de l’administration et de la finances aux multiples qualités


Un des traits de personnalité de nos RAF, et non des moindres, réside dans le maintien de leur sang-froid en toutes circonstances. 3H18 peut en effet se targuer de disposer de prestataires à votre entière disposition arborant d'innombrables savoir-faire, ayant de nombreuses expériences dans des entreprises et situations similaires à la votre, notamment en ce qui concerne leur compréhension des marchés, leur adaptabilité et leur excellente résistance au stress. 


Face à une pression extrême due à la très faible marge d’erreur possible, il est capital de rester calme et réfléchi. Chaque prise de position peut en effet s’avérer néfaste pour l’entreprise si elle n’est pas parfaitement analysée et pilotée. 


En charge des relations auprès d’éventuels investisseurs et actionnaires, nos Responsable administratifs et financiers misent sur une présentation impeccable de votre entreprise et vos équipes salariées. 



3. Une prestation d’externalisation à la carte et sans engagement 


Les offres d’externalisation de 3H18 sont sans engagement et disponibles à la carte, partout en France


Nos prestataires interviennent pour le compte de votre entreprise sur site ou en télétravail, à temps plein ou à temps partiel en fonction du flux de votre activité. 


Vous n’êtes facturé qu’au réel des heures prestées par nos freelance. Contactez-nous, nous vous rappelons sous 48 heures. 


Conclusion

Afin d’être épaulé dans l’atteinte de ses objectifs, des solutions existent pour les dirigeants d’entreprise qui manquent de temps et craignent la sélection de compétences non adéquates pour leur société.

Si vous êtes vous-même dans ce cas de figure, sachez que les Responsables administratifs et financiers du réseau 3H18 bénéficient d'une forte adaptabilité, vous conseillent et participent quotidiennement et activement à l’élaboration de votre stratégie financière ainsi qu’à sa mise en œuvre. 


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Contact

Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Nos autres services de :

Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Assistant administratif

  • Ouverture et scan de courriers
  • Numérisation des pièces comptables
  • Pré imputation sur outils digitaux
  • Pointage banque
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Préparation des paiements
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Coordination avec le cabinet de comptabilité
  • Rédaction et impression de documents
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Assistant de gestion polyvalent

  • Gestion des achats et des fournisseurs
  • Pré-comptabilité et scan des pièces comptables
  • Rapprochements bancaires
  • Pointage factures fournisseurs
  • Gestion administrative
  • Gestion administrative des ressources humaines
  • On Boarding des salariés
  • Gestion des mutuelles
  • Facturation et relances clients
  • Suivi des formalités
  • Coordination avec expert comptable
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Responsable administratif et financier

  • Encadrement equipe administrative
  • Mise en place de process et d'outils digitaux de gestion
  • Gestion des coûts (bilans, tableaux de bord)
  • Optimisation du service administratif
  • Pilotage de la trésorerie
  • Négociations fournisseurs
  • Gestion RH
  • Actions de recouvrement
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Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Conseil en organisation

  • Conseil en optimisation de productivité pour PME
  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
  • Conseil en performance commerciale / marketing digital
  • Coaching dirigeant TPE
  • Diagnostic flash entreprise (1J)
  • Pilotage et lancement du projet
  • Gestion déléguée d'un progiciel...

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Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
  • Aide au choix de solutions métiers (Gestion, LMS, ...)
  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
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Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
  • Scan des pièces comptables en cabinet d'expertise comptable
  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
  • Création d'un accès sécurisé