Secrétaire comptable

Améliorez la gestion de votre entreprise et gagnez du temps en externalisant l'administratif qui vous encombre.

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Quel est le rôle d’un Secrétaire comptable ?



Le métier de Secrétaire comptable demande de nombreuses compétences. Il doit être maintenu au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise afin de pouvoir traiter les pièces comptables en conséquence et orienter leur traitement vers les bons services, en particulier le cabinet d'expertise comptable. Ses responsabilités seront adaptées en fonction de la taille de la so ciété qui l’emploie.

 

Le Secrétaire comptable est polyvalent. La multiplicité des missions qui lui sont confiées requiert de sa part une forte capacité d’adaptation et de gestion du stress. Il doit être méthodique, tant sur le plan administratif que comptable. Il sait prioriser les tâches et appréhender les urgences. Les nombreux dossiers de l’entreprise lui demandent donc de la rigueur, un sens de l’organisation sans faille et une réactivité à toute épreuve.

Du point de vue relationnel, un secrétaire comptable sait se montrer disponible et courtois en permanence. Il est avenant et bénéficie d’une bonne présentation. Sa discrétion et sa fiabilité mettent en confiance ses supérieurs. Il maîtrise parfaitement la langue française, à l’oral comme à l’écrit, et bien souvent aussi l’anglais comme langue complémentaire.

De plus, le Secrétaire comptable sait parfaitement utiliser l’ensemble des outils et logiciels informatiques (ordinateurs et imprimantes, tableurs, traitements de texte ou logiciels de gestion et comptabilité).


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Les prestations 3h18

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Gestion administrative

  • Pré comptabilité
  • Scan des pièces et envoi au cabinet pour saisie
  • Rapprochements bancaires
  • facturation clients
  • Suivi de la trésorerie
  • Mise à jour de tableaux de bords de gestion
  • Paiements fournisseurs
  • Lancement de procédures de recouvrement
  • Coordination avec l'expert-comptable...
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Mise en place d'outils digitaux

  • Déploiement des outils du cabinet d'expertise comptable
  • Conception d'outils de suivis Excel, tableaux de bords
  • Numérisation de documents
  • Dématérialisation des factures et devis
  • Mise en place d'outils de gestion
  • Mise en place de sauvegarde sécurisée...
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Gagnez du temps, Maitrisez votre budget, redevenez agile.

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Les principales missions d’un profil de Secrétaire comptable 


Un profil de secrétaire comptable doit pouvoir mener de front plusieurs tâches et dans des délais souvent très courts.

En matière de comptabilité, le profil de secrétaire aura la charge de suivre et communiquer mensuellement la situation comptable de l’entreprise réalisée par l’expert-comptable, de collecter les éléments variables de paie pour le cabinet ou d’éditer les bulletins de paie des salariés et collaborateurs si l’entreprise dispose d’une solution logicielle et de veiller au suivi des frais généraux et de la trésorerie.

Par ailleurs, votre Secrétaire comptable procèdera aux opérations bancaires, à la facturation, aux relances clients et au recouvrement en parallèle de la gestion des stocks, de la tenue des opérations administratives. Il vérifiera en outre, avec le dirigeant les déclarations fiscales et sociales réalisées par votre cabinet d'expertise comptable.

 

Le classement de vos pièces comptables


Si vous êtes à la tête d’une petite entreprise, vous portez très certainement plusieurs casquettes à la fois. Mais il y a un enseignement à retenir : une bonne tenue de la comptabilité fait partie des tâches obligatoires de la gestion d’entreprise, et vous avez le droit d’avoir recours à un service efficace. Votre expert comptable est là pour y veiller et 3H18 vous accompagne dans la gestion administrative.

En outre, la gestion comptable permet d’effectuer un suivi précis des opérations, et cela commence par l’imputation des pièces comptables. Ce travail est réalisé par les logiciels de pré-comptabilité qui propose des tags qui peuvent être définis en fonction des souhaits du dirigeant. Il s’agit de respecter les principes de la comptabilité générale, mais aussi de participer à la clôture de l’exercice comptable réalisée par le cabinet et ceci sans la moindre erreur. La tenue des compte et la réalisation de votre bilan se fera ainsi par votre cabinet, et votre assistante 3H18 vous accompagnera et pourra coordonner les demandes, dans les temps et avec la plus grande rigueur. 

Une fois enregistré, chaque document comptable doit faire l’objet d’une numérotation claire et être conservé en lieu sûr afin de pouvoir, le cas échéant, répondre à une demande de votre cabinet d’expertise comptable, ou justifier une opération lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

 

La gestion numérisée de vos  pièces comptables


Votre gestion financière passe aussi par la dématérialisation des factures. Il s’agit de transférer les documents du format papier vers un format numérique et de mettre en place une solution de sauvegarde sécurisée

Ainsi, nos services de gestion comptable vous font profiter d’une solution « Zéro papier ».

Cela vous permet de gagner du temps dans la gestion administrative, mais également d’être plus réactif au niveau commercial. 

Grâce à des outils de gestion innovants, comme un logiciel de comptabilité, vous pourrez envoyer vos devis et vos factures clients par voie électronique. 

 

Le pointage comptable et le rapprochement bancaire

Afin d’effectuer un suivi de trésorerie efficace, il faut éviter de laisser les relevés bancaires s’accumuler sur votre bureau. 

Durant sa prestation de préparation comptable, votre Secrétaire comptable du réseau 3H18 peut se charger du rapprochement bancaire, mais aussi de préparer certains documents de synthèse utiles au pilotage de l’entreprise. Il peut également étudier chaque relevé bancaire afin de relancer les factures impayées.

Notre service de gestion comptable vous garantit un résultat 100 % efficace !


Pourquoi externaliser votre gestion comptable avec un expert 3H18 ?


Vous n’êtes pas très à l’aise avec les outils bureautiques et votre quotidien est encore encombré par la paperasserie ?

Le temps passé à gérer les formalités d’ordre administratif et les impératifs comptables est toujours un obstacle et une source de stress. Sans compter la facturation client et le recouvrement dont dépendent les entrées de cash dans l’entreprise…

L’externalisation de la gestion comptable représente aujourd’hui un enjeu majeur pour toute petite ou moyenne entreprise qui souhaite pérenniser son activité en améliorant son organisation.

La polyvalence d’un profil de Secrétaire comptable est idéale pour les petites structures (professions libérales, artisans…) qui n’ont pas les moyens d’embaucher ou qui ne veulent pas avoir à gérer un contrat de travail. Elle ne remplace pas le besoin d'un cabinet d'expertise comptable qui s'assurera de la tenue comptable, révisera les comptes et produira les liasses mais le facilite grandement en offrant un interlocuteur "de proximité" aux côtés du chef d'entreprise.

Et s’il vous suffisait de faire venir quelques heures par semaine un Secrétaire comptable capable d’intervenir aussi bien pour vos travaux courants de secrétariat que pour assurer le suivi administratif de votre comptabilité courante ? 

Les avantages à profiter des offres 3H18 sont légions :


  • Nos services de gestion comptable et nos experts financiers peuvent intervenir aussi bien à Paris qu’en province. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre principale activité. 

 

  • Nos assistants de gestion comptable sont des experts dans leur domaine et maîtrisent le fonctionnement des logiciels de comptabilité et de trésorerie spécialisés sur le bout des doigts. Ils disposent de toutes les ressources nécessaires pour vous épauler dans toutes les tâches liées à la gestion comptable, que ce soit pour la réalisation de préparation d’un exercice comptable en coordination avec votre cabinet externe, pour lire un bilan, ou encore pour vous assister dans le suivi quotidien de trésorerie.

 

  • Vous modulez à la hausse ou à la baisse le recours à votre professionnel 3H18 et selon votre activité. 3H18 s’engage à vous aider à déléguer ces tâches afin de dégager le temps nécessaire à une bonne direction d’entreprise, PME ou PMI.

 

  • Vous n’avez pas besoin d’envisager une formation pour un salarié, ni d’embaucher un gestionnaire à temps plein ; vous faites une économie intéressante en vous épargnant certains coûts inutiles. 

Une bonne maîtrise de la comptabilité de votre entreprise est essentielle à son bon fonctionnement. Mais cela demande une coordination de votre cabinet d'expertise comptable, une proximité avec le dirigeant, du temps, ainsi que des compétences et connaissances très spécifiques. Pour un résultat optimal, faites confiance à un expert en gestion comptable du réseau 3H18.

 

Les autres solutions d’externalisation possibles pour parfaire la gestion de votre comptabilité

Bien entendu, la dématérialisation comptable ne dispense pas de mettre en place une procédure de conservation des archives. Nos partenaires s’appuient sur une méthode de classement éprouvée pour assurer la bonne conservation de vos pièces.

De plus, lorsque l’on analyse l’étude IPSOS pour American Express qui conclut au manque de temps chronique dont souffrent les dirigeants français de TPE et PME – les fameuses 3H18 – on découvre que la gestion des formalités administratives est une tâche particulièrement chronophage. C’est même la principale réponse des chefs d’entreprise lorsqu’on leur demande ce qui les éloigne le plus de leur cœur de métier !

En complément à votre secrétaire comptable, vous n’avez pas le temps de préparer vos tableaux de bord pour le suivi de la trésorerie ou mettre en forme des documents ? Chaque mois vous perdez beaucoup de temps à préparer les informations dont a besoin votre expert-comptable ? Confiez donc ces missions à 3H18 qui validera et sélectionnera pour vous une Secrétaire de direction !


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Contact

Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

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Nos autres services de :

Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
En savoir plus >
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Assistant administratif

  • Ouverture et scan de courriers
  • Numérisation des pièces comptables
  • Pré imputation sur outils digitaux
  • Pointage banque
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Préparation des paiements
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Coordination avec le cabinet de comptabilité
  • Rédaction et impression de documents
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Assistant de gestion polyvalent

  • Gestion des achats et des fournisseurs
  • Pré-comptabilité et scan des pièces comptables
  • Rapprochements bancaires
  • Pointage factures fournisseurs
  • Gestion administrative
  • Gestion administrative des ressources humaines
  • On Boarding des salariés
  • Gestion des mutuelles
  • Facturation et relances clients
  • Suivi des formalités
  • Coordination avec expert comptable
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Responsable administratif et financier

  • Encadrement equipe administrative
  • Mise en place de process et d'outils digitaux de gestion
  • Gestion des coûts (bilans, tableaux de bord)
  • Optimisation du service administratif
  • Pilotage de la trésorerie
  • Négociations fournisseurs
  • Gestion RH
  • Actions de recouvrement
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Nos autres services de :

Gestion administrative

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Secrétaire comptable

  • Classement des documents comptables
  • Préparation comptable
  • Rapprochements bancaires
  • Facturation sur logiciel client
  • Relances impayés
  • Collecte des éléments variables de paie
  • Suivi de la trésorerie et premiers gestes de gestion
  • Mise en forme de tableaux de bords
  • Coordination avec l’expert comptable
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Conseil en organisation

  • Conseil en optimisation de productivité pour PME
  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
  • Conseil en performance commerciale / marketing digital
  • Coaching dirigeant TPE
  • Diagnostic flash entreprise (1J)
  • Pilotage et lancement du projet
  • Gestion déléguée d'un progiciel...

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Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
  • Aide au choix de solutions métiers (Gestion, LMS, ...)
  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
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Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
  • Scan des pièces comptables en cabinet d'expertise comptable
  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
  • Création d'un accès sécurisé