Le métier d'Assistante comptable demande de nombreuses compétences. Il doit être maintenu au courant de tout ce qui se passe dans l’entreprise afin de pouvoir traiter les pièces comptables en conséquence et orienter leur traitement vers les bons services, en particulier le cabinet d'expertise comptable.
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La multiplicité des missions qui lui sont confiées requiert de sa part une forte capacité d’adaptation et de gestion du stress.
Une assistante comptable doit pouvoir mener de front plusieurs tâches et dans des délais souvent très courts.
L'assistante doit suivre et communiquer mensuellement sur la situation comptable de l’entreprise avec l’expert-comptable.
Elle peut collecter les éléments variables de paie pour le cabinet, ou assurer la dématérialisation des bulletins de paie des salariés si l’entreprise dispose d’une solution logicielle.
C'est aussi elle qui veille au suivi des frais généraux et de la trésorerie.
Les missions de l'assistante comptable
La gestion administrative n’a aucun secret pour une assistante comptable ; elle gèrera donc vos déclarations sociales et fiscales avec soin. Voici d'autres missions possibles que vous pouvez lui déléguer :
Si vous êtes à la tête d’une petite entreprise, vous portez très certainement plusieurs casquettes à la fois. Mais il y a un enseignement à retenir : une bonne tenue de la comptabilité fait partie des tâches obligatoires de la gestion d’entreprise, et vous avez le droit d’avoir recours à un service efficace. Votre expert-comptable est là pour y veiller et 3H18 vous accompagnent dans la gestion administrative.
En outre, la gestion comptable permet d’effectuer un suivi précis des opérations, et cela commence par l’imputation des pièces comptables. Ce travail est réalisé par les logiciels de pré-comptabilité qui propose des tags qui peuvent être définis en fonction des souhaits du dirigeant.
Il s’agit de respecter les principes de la comptabilité générale, mais aussi de participer à la clôture de l’exercice comptable réalisée par le cabinet et ceci sans la moindre erreur. La tenue des comptes et la réalisation de votre bilan se feront ainsi par votre cabinet, et votre assistante 3H18 vous accompagnera et pourra coordonner les demandes, dans les temps et avec la plus grande rigueur.
Une fois enregistré, chaque document comptable doit faire l’objet d’une numérotation claire et être conservé en lieu sûr afin de pouvoir, le cas échéant, répondre à une demande de votre cabinet d’expertise comptable, ou justifier une opération lors d’un contrôle de l’administration fiscale.
2. La gestion numérisée de vos pièces comptables
Votre gestion financière passe aussi par la dématérialisation des factures. Il s’agit de transférer les documents du format papier vers un format numérique et de mettre en place une solution de sauvegarde sécurisée.
Ainsi, nos services de gestion comptable vous font profiter d’une solution « Zéro papier ».
Cela vous permet de gagner du temps dans la gestion administrative, mais également d’être plus réactif au niveau commercial.
Grâce à des outils de gestion innovants, comme un logiciel de comptabilité, vous pourrez envoyer vos devis et vos factures clients par voie électronique.
3. Le pointage comptable et le rapprochement bancaire
Afin d’effectuer un suivi de trésorerie efficace, il faut éviter de laisser les relevés bancaires s’accumuler sur votre bureau.
Durant sa prestation de préparation comptable, votre assistante comptable du réseau 3H18 peut se charger du pointage comptable, mais aussi de préparer certains documents de synthèse utiles au pilotage de l’entreprise. Elle peut également étudier chaque relevé bancaire afin de relancer les factures impayées.
Pourquoi externaliser votre gestion comptable avec un expert 3H18 ?
Vous n’êtes pas très à l’aise avec les outils bureautiques et votre quotidien est encore encombré par la paperasserie ?
Le temps passé à gérer les formalités d’ordre administratif et les impératifs comptables est toujours un obstacle et une source de stress. Sans compter la facturation cliente et le recouvrement des créances dont dépendent les entrées de cash dans l’entreprise…
L’externalisation de la gestion comptable représente aujourd’hui un enjeu majeur pour toute petite ou moyenne entreprise qui souhaite pérenniser son activité en améliorant son organisation.
La polyvalence d’un profil d'assistante comptable est idéale pour les petites structures (professions libérales, artisans…) qui n’ont pas les moyens d’embaucher ou qui ne veulent pas avoir à gérer un contrat de travail. Elle ne remplace pas le besoin d'un cabinet d'expertise comptable qui s'assurera de la tenue comptable, révisera les comptes et produira les liasses mais le facilite grandement en offrant un interlocuteur "de proximité" aux côtés du chef d'entreprise.
A noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts-comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).
Et s’il vous suffisait de faire venir quelques heures par semaine une assistante comptable capable d’intervenir aussi bien pour vos travaux courants de secrétariat que pour assurer le suivi administratif de votre comptabilité courante ?
Quels sont les avantages à profiter d’une assistante comptable via le réseau 3H18 ?
1. EXPERTISE et DIGITALISATION
Nos assistantes comptables sont des expertes dans leur domaine et maîtrisent le fonctionnement des logiciels de comptabilité et de trésorerie spécialisés sur le bout des doigts. Elles disposent de toutes les ressources nécessaires pour vous épauler dans toutes les tâches liées à la gestion comptable, que ce soit pour la réalisation de préparation d’un exercice comptable en coordination avec votre cabinet externe, pour lire un bilan, ou encore pour vous assister dans le suivi quotidien de trésorerie.
2. FLEXIBILITÉ
Vous modulez à la hausse ou à la baisse le recours à votre professionnel 3H18 et selon votre activité. 3H18 s’engage à vous aider à déléguer ces tâches afin de dégager le temps nécessaire à une bonne direction d’entreprise, PME ou PMI.
3. COÛT RÉDUIT
Vous n’avez pas besoin d’envisager une formation pour un salarié, ni d’embaucher un gestionnaire à temps plein ; vous faites une économie intéressante en vous épargnant certains coûts inutiles.
Qualités et compétences de l'assistante comptable
L'assistante comptable doit être méthodique, tant sur le plan administratif que comptable. Elle sait prioriser les tâches et appréhender les urgences. Les nombreux dossiers de l’entreprise lui demandent donc de la rigueur, un sens de l’organisation sans faille et une réactivité à toute épreuve.
Du point de vue relationnel, une assistante comptable sait se montrer disponible et courtoise en permanence. Elle est avenante et bénéficie d’une bonne présentation. Sa discrétion et sa fiabilité mettent en confiance ses supérieurs. Elle maîtrise parfaitement la langue française, à l’oral comme à l’écrit, et bien souvent aussi l’anglais comme langue complémentaire.
De plus, l'assistante comptable sait parfaitement utiliser l’ensemble des outils et logiciels informatiques (ordinateurs et imprimantes, tableurs, traitements de texte ou logiciels de gestion et comptabilité).
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Jusqu'où interviennent les assistantes comptables freelances de notre réseau ?
Nos assistantes comptables peuvent intervenir partout en France ! Aussi bien à Paris qu’en province. Ainsi, vous pouvez vous concentrer de nouveau sur votre principale activité.
Vous n’êtes pas très à l’aise avec les outils bureautiques et votre quotidien est encore encombré par la paperasserie ?
Et s’il vous suffisait en fait de faire appel à une assistante comptable, dans vos locaux ou à distance, pour améliorer la gestion de votre trésorerie ? 😉
*A noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts-comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (OrdonnanceN°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).
Comment une assistante comptable gère-t-elle les pièces comptables ?
La gestion comptable permet d’effectuer un suivi précis des opérations, et cela commence bien sûr par l’imputation comptablede vos pièces comptables.
Ce travail est réalisé à l'aide de logiciels de pré-comptabilité. Ces derniers sont paramétrés en fonction de vos souhaits par votre assistante comptable. Cette dernière respecte les principes de la comptabilité générale, et participe à la clôture de l’exercice comptable réalisée par le cabinet.
Une assistant comptable vous accompagne et coordonne les demandes à votre place, dans les temps et avec la plus grande rigueur. Elle gère la tenue des comptes pour que la réalisation de votre bilan soit fluide et se déroule sans encombre.
Une fois enregistré, chaque document comptable fait l’objet d’une numérotation claire. Ils seront classés en lieu sûr par votre assistante comptable, sous format numérique et papier, afin de pouvoir, le moment voulu, répondre à une demande de votre cabinet d’expertise comptable ou justifier d’une opération lors d’un contrôle URSSAF de l’administration fiscale.
Est-ce qu’une assistante comptable peut réaliser un tableau de bord ?
Oui, si vous n’avez pas le temps de préparer vos tableaux de bord pour le suivi de la trésorerie ou mettre en forme des documents, et que votre expert-comptable ne s'en charge pas, sachez que ces missions peuvent être totalement déléguées à votre assistante comptable pour optimiser votre organisation quotidienne.
La polyvalence d'une assistante comptable est idéale pour les petites structures (professions libérales, artisans…) qui n’ont pas les moyens d’embaucher ou qui ne veulent pas avoir à gérer un contrat de travail.
Elle ne remplace toutefois pas le besoin d'un cabinet d'expertise comptable qui s'assurera de la tenue comptable, révisera les comptes et produira les liasses mais elle facilite grandement votre quotidien en vous offrant un interlocuteur de grande proximité.
En cas de dématérialisation, une assistante comptable vous aide à mettre en place une procédure de conservation de vos archives
Cette procédure suggère de transférer les documents au format papier vers un format numérique et de mettre en place une solution de sauvegarde sécurisée.
Pour autant, il est possible de conserver vos documents sous format papier. A ce propos, nos partenaires s’appuient sur une méthode de classement éprouvée pour assurer la bonne conservation de toutes vos pièces, qui seront à l’abri des dégradations, des vols ou de la perte.
Pour information, nos services de gestion comptable vous font profiter d’une solution « Zéro papier » qui vous fait gagner du temps dans la gestion de votre administratif, mais également d’être plus réactif au niveau commercial.
Grâce à des outils de gestion innovants, comme un logiciel de comptabilité, vous pourrez envoyer vos devis et vos factures clients par voie électronique.
Les autres solutions d’externalisation pour améliorer la gestion de votre précomptabilité
Bien entendu, la dématérialisation comptable ne dispense pas de mettre en place une procédure de conservation des archives. Nos partenaires s’appuient sur une méthode de classement éprouvée pour assurer la bonne conservation de vos pièces.
De plus, lorsque l’on analyse l’étude IPSOS pour American Express qui conclut au manque de temps chronique dont souffrent les dirigeants français de TPE et PME – les fameuses 3H18 – on découvre que la gestion des formalités administratives est une tâche particulièrement chronophage. C’est même la principale réponse des chefs d’entreprise lorsqu’on leur demande ce qui les éloigne le plus de leur cœur de métier !
En complément à votre assistante comptable, vous n’avez pas le temps de préparer vos tableaux de bord pour le suivi de la trésorerie ou mettre en forme des documents ? Chaque mois vous perdez beaucoup de temps à préparer les informations dont a besoin votre expert-comptable ? Confiez donc ces missions à 3H18 qui validera et sélectionnera pour vous une assistante de direction !
Pourquoi choisir 3H18 ?
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Agences, courtiers, promoteurs… Besoin d’une assistante commerciale pour vous épauler dans votre quotidien, le plus rapidement possible ? Ne gérez plus tout vous-même !
Un chef d’entreprise doit pouvoir compter sur des personnes de confiance. En déléguant des tâches à une assistante de gestion, il devient possible pour lui de se concentrer sur son travail !
L'assistante recouvrement organise méthodiquement sa journée. Celle-ci est rythmée par les appels aux débiteurs, l'élaboration de factures de relance, le suivi des encaissements, la mise en place de solutions adaptées aux profils des débiteurs...
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