Les missions du Secrétaire comptable
Un profil de secrétaire comptable doit pouvoir mener de front plusieurs tâches et dans des délais souvent très courts.
En matière de comptabilité, le profil de secrétaire aura la charge de suivre et communiquer mensuellement la situation comptable de l’entreprise réalisée par l’expert-comptable, de collecter les éléments variables de paie pour le cabinet ou d’éditer les bulletins de paie des salariés et collaborateurs si l’entreprise dispose d’une solution logicielle et de veiller au suivi des frais généraux et de la trésorerie.
Par ailleurs, votre Secrétaire comptable procèdera aux opérations bancaires, à la facturation, aux relances clients et au recouvrement en parallèle de la gestion des stocks, de la tenue des opérations administratives. Il vérifiera en outre, avec le dirigeant les déclarations fiscales et sociales réalisées par votre cabinet d'expertise comptable.
Le classement de vos pièces comptables
Si vous êtes à la tête d’une petite entreprise, vous portez très certainement plusieurs casquettes à la fois. Mais il y a un enseignement à retenir : une bonne tenue de la comptabilité fait partie des tâches obligatoires de la gestion d’entreprise, et vous avez le droit d’avoir recours à un service efficace. Votre expert comptable est là pour y veiller et 3H18 vous accompagne dans la gestion administrative.
En outre, la gestion comptable permet d’effectuer un suivi précis des opérations, et cela commence par l’imputation des pièces comptables. Ce travail est réalisé par les logiciels de pré-comptabilité qui propose des tags qui peuvent être définis en fonction des souhaits du dirigeant.
Il s’agit de respecter les principes de la comptabilité générale, mais aussi de participer à la clôture de l’exercice comptable réalisée par le cabinet et ceci sans la moindre erreur. La tenue des compte et la réalisation de votre bilan se fera ainsi par votre cabinet, et votre assistante 3H18 vous accompagnera et pourra coordonner les demandes, dans les temps et avec la plus grande rigueur.
Une fois enregistré, chaque document comptable doit faire l’objet d’une numérotation claire et être conservé en lieu sûr afin de pouvoir, le cas échéant, répondre à une demande de votre cabinet d’expertise comptable, ou justifier une opération lors d’un contrôle de l’administration fiscale.
La gestion numérisée de vos pièces comptables
Votre gestion financière passe aussi par la dématérialisation des factures. Il s’agit de transférer les documents du format papier vers un format numérique et de mettre en place une solution de sauvegarde sécurisée.
Ainsi, nos services de gestion comptable vous font profiter d’une solution « Zéro papier ».
Cela vous permet de gagner du temps dans la gestion administrative, mais également d’être plus réactif au niveau commercial.
Grâce à des outils de gestion innovants, comme un logiciel de comptabilité, vous pourrez envoyer vos devis et vos factures clients par voie électronique.
Le pointage comptable et le rapprochement bancaire
Afin d’effectuer un suivi de trésorerie efficace, il faut éviter de laisser les relevés bancaires s’accumuler sur votre bureau.
Durant sa prestation de préparation comptable, votre Secrétaire comptable du réseau 3H18 peut se charger du rapprochement bancaire, mais aussi de préparer certains documents de synthèse utiles au pilotage de l’entreprise. Il peut également étudier chaque relevé bancaire afin de relancer les factures impayées.
Comment un secrétaire comptable gère t-il les pièces comptables ?
La gestion comptable permet d’effectuer un suivi précis des opérations, et cela commence bien sûr par l’imputation des pièces comptables.
Ce travail est réalisé par des logiciels de pré-comptabilité. Ces derniers sont en revanche paramétrés en fonction de vos souhaits par votre secrétaire comptable. Ce dernier respectera les principes de la comptabilité générale, et participera à la clôture de l’exercice comptable réalisée par le cabinet.
Un secrétaire comptable vous accompagne et coordonne les demandes à votre place, dans les temps et avec la plus grande rigueur. Il gère la tenue des comptes pour que la réalisation de votre bilan soit fluide et se déroule sans encombre.
Une fois enregistré, chaque document comptable fait l’objet d’une numérotation claire. Ils seront classés en lieu sûr par votre secrétaire comptable, sous format numérique et papier, afin de pouvoir, le moment voulu, répondre à une demande de votre cabinet d’expertise comptable ou justifier d’une opération lors d’un contrôle de l’administration fiscale.
Quelles missions un secrétaire comptable peut-il prendre en charge au sein de votre entreprise ?
Un secrétaire comptable sait mener plusieurs tâches de front et dans des délais souvent très courts. En faisant appel à lui, vous pouvez déléguer :
- le suivi des frais généraux et de la trésorerie. Nos assistants comptables vous communiqueront l’état de votre situation comptable régulièrement.
- la gestion et l'automatisation de vos différentes opérations bancaires.
- la collecte de tous les éléments variables de paie pour le cabinet d’expert-comptable.
- l’édition des bulletins de paie des salariés.
- les relances clients et, si besoin, la préparation d’injonctions de paiement en cas d’impayés.
Bien sûr, la gestion administrative en lien avec vos tâches comptables n’a aucun secret pour un secrétaire comptable ; il gère vos déclarations sociales et fiscales avec soin.
Notre service de gestion comptable vous garantit un résultat 100 % efficace !
Est-ce qu’un secrétaire comptable peut réaliser un tableau de bord ?
Oui, si vous n’avez pas le temps de préparer vos tableaux de bord pour le suivi de la trésorerie ou mettre en forme des documents, et que votre expert comptable ne s'en charge pas, sachez que ces missions peuvent être totalement déléguées à votre secrétaire comptable pour optimiser votre organisation quotidienne.
La polyvalence du secrétaire comptable est idéale pour les petites structures (professions libérales, artisans…) qui n’ont pas les moyens d’embaucher ou qui ne veulent pas avoir à gérer un contrat de travail.
Elle ne remplace toutefois pas le besoin d'un cabinet d'expertise comptable qui s'assurera de la tenue comptable, révisera les comptes et produira les liasses mais elle facilite grandement votre quotidien en vous offrant un interlocuteur de grande proximité.
En cas de dématérialisation, un secrétaire comptable vous aide à mettre en place une procédure de conservation de vos archives
Une bonne gestion financière passe par la dématérialisation des factures.
Cette procédure suggère de transférer les documents au format papier vers un format numérique et de mettre en place une solution de sauvegarde sécurisée.
Pour autant, il est possible de conserver vos documents sous format papier. A ce propos, nos partenaires s’appuient sur une méthode de classement éprouvée pour assurer la bonne conservation de toutes vos pièces, qui seront à l’abri des dégradations, des vols ou de la perte.
Pour information, nos services de gestion comptable vous font profiter d’une solution « Zéro papier » qui vous fait gagner du temps dans la gestion de votre administratif, mais également d’être plus réactif au niveau commercial.
Grâce à des outils de gestion innovants, comme un logiciel de comptabilité, vous pourrez envoyer vos devis et vos factures clients par voie électronique.
Les autres solutions d’externalisation pour améliorer la gestion de votre précomptabilité
Bien entendu, la dématérialisation comptable ne dispense pas de mettre en place une procédure de conservation des archives. Nos partenaires s’appuient sur une méthode de classement éprouvée pour assurer la bonne conservation de vos pièces.
De plus, lorsque l’on analyse l’étude IPSOS pour American Express qui conclut au manque de temps chronique dont souffrent les dirigeants français de TPE et PME – les fameuses 3H18 – on découvre que la gestion des formalités administratives est une tâche particulièrement chronophage. C’est même la principale réponse des chefs d’entreprise lorsqu’on leur demande ce qui les éloigne le plus de leur cœur de métier !
En complément à votre secrétaire comptable, vous n’avez pas le temps de préparer vos tableaux de bord pour le suivi de la trésorerie ou mettre en forme des documents ? Chaque mois vous perdez beaucoup de temps à préparer les informations dont a besoin votre expert-comptable ? Confiez donc ces missions à 3H18 qui validera et sélectionnera pour vous une Secrétaire de direction !
Pourquoi externaliser votre gestion comptable avec un expert 3H18 ?
Vous n’êtes pas très à l’aise avec les outils bureautiques et votre quotidien est encore encombré par la paperasserie ?
Le temps passé à gérer les formalités d’ordre administratif et les impératifs comptables est toujours un obstacle et une source de stress. Sans compter la facturation client et le recouvrement dont dépendent les entrées de cash dans l’entreprise…
L’externalisation de la gestion comptable représente aujourd’hui un enjeu majeur pour toute petite ou moyenne entreprise qui souhaite pérenniser son activité en améliorant son organisation.
La polyvalence d’un profil de Secrétaire comptable est idéale pour les petites structures (professions libérales, artisans…) qui n’ont pas les moyens d’embaucher ou qui ne veulent pas avoir à gérer un contrat de travail. Elle ne remplace pas le besoin d'un cabinet d'expertise comptable qui s'assurera de la tenue comptable, révisera les comptes et produira les liasses mais le facilite grandement en offrant un interlocuteur "de proximité" aux côtés du chef d'entreprise.
A noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).
Et s’il vous suffisait de faire venir quelques heures par semaine un Secrétaire comptable capable d’intervenir aussi bien pour vos travaux courants de secrétariat que pour assurer le suivi administratif de votre comptabilité courante ?
Quels sont les avantages à profiter d’un secrétaire comptable via le réseau 3H18 ?
1. EXPERTISE et DIGITALISATION
Nos secrétaires comptables sont des experts dans leur domaine et maîtrisent le fonctionnement des logiciels de comptabilité et de trésorerie spécialisés sur le bout des doigts. Ils disposent de toutes les ressources nécessaires pour vous épauler dans toutes les tâches liées à la gestion comptable, que ce soit pour la réalisation de préparation d’un exercice comptable en coordination avec votre cabinet externe, pour lire un bilan, ou encore pour vous assister dans le suivi quotidien de trésorerie.
2. FLEXIBILITÉ
Vous modulez à la hausse ou à la baisse le recours à votre professionnel 3H18 et selon votre activité. 3H18 s’engage à vous aider à déléguer ces tâches afin de dégager le temps nécessaire à une bonne direction d’entreprise, PME ou PMI.
3. COÛT RÉDUIT
Vous n’avez pas besoin d’envisager une formation pour un salarié, ni d’embaucher un gestionnaire à temps plein ; vous faites une économie intéressante en vous épargnant certains coûts inutiles.
Jusqu'où interviennent les secrétaires comptables freelances de notre réseau ?
Nos secrétaires comptables peuvent intervenir partout en France ! Aussi bien à Paris qu’en province. Ainsi, vous pouvez vous concentrer de nouveau sur votre principale activité.
Vous n’êtes pas très à l’aise avec les outils bureautiques et votre quotidien est encore encombré par la paperasserie ?
Et s’il vous suffisait en fait de faire appel à un secrétaire comptable, dans vos locaux ou à distance, pour améliorer la gestion de votre trésorerie ? 😉
