15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale.

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Vous souhaitez accélérez les ventes dans votre petite entreprise ?

Il n'existe pas un dirigeant qui ne souhaite pas avoir plus de clients et en particulier des entreprises qui comme par miracle viendraient à lui uniquement grâce à sa notoriété ou à des recommandations d'un autre client.

La vérité c'est que dans un système de concurrence forte, les petites entreprises ont besoin d’assistance commerciale pour mieux prospecter mais aussi fidéliser leurs clients car il est fréquent que ceux-ci changent de prestataire de service.

Trouver de nouveaux clients devient donc de plus en plus difficile. Cet article vise à décrire les 15 tâches simples mais essentielles que toute petite entreprise de moins de 5 salariés (ou plus) pourrait déléguer à son assistante commerciale, quelques heures ou quelques demi-journées par semaine.

Choisissez un client « idéal »

Cette première mission suppose que le dirigeant ai défini une stratégie d'entreprise et fait le travail du choix d'un « client idéal » en amont. Le dirigeant ou les associés devront donc dresser un portrait-robot du client type susceptible d'acheter votre produit où vos services. Il sera nécessaire de dresser les habitudes, les attentes, les lieux il va chercher de l'information, ... afin de s'adresser à lui comme si vous le connaissiez et qu’il était votre meilleur ami.

Une fois défini le client idéal, vous pourrez déléguer à une assistante commerciale et marketing le soin de rédiger des campagnes mails, par exemple, s'adressant à votre client idéal et en mettant en avant vos services. La rédaction de ces emails de prospection devra prendre en compte les « personas » et ainsi mieux le toucher, l’impliquer. Ce travail sur le client idéal pourra être repris par votre assistante commerciale dans tous les contenus digitaux ou print qui seront communiqués à vos prospects.

Sortez du lot et faites-vous connaitre

Faut-il mettre en place un budget SEA ? Faut-il allouer une somme pour redéfinir votre territoire de marque et la façon dont vous communiquez sur les réseaux sociaux?

Quelle que soit votre stratégie et les prestataires de conseil choisis, il sera nécessaire de confier à une personne de confiance dans votre entreprise le soin d'effectuer les reporting de chaque canal, de chaque campagne afin de piloter au mieux le ROI de nouveaux projets en marketing digital.

Bien sûr, votre interlocuteur privilégié est votre expert ou l'agence digitale, ou encore le prestataire freelance, qui vous accompagne. Mais votre assistant commercial ou marketing sera un point de contact stable dans l’entreprise, capable de vous décharger de toutes les tâches chronophages liée au marketing digital, et en particulier la tenue de vos bases de contacts, les taches de mise en forme et de mise à jour nécessaires.

Faites grandir votre réseau de relations

Vous avez besoin de trouver de nouveaux clients ?

Ce n'est pas en restant dans votre bureau sans vous faire connaître, sans faire connaître vos clients, sans faire connaître ce qui vous différencie que vous allez réussir à percer.

Le moment est venu de participer à des réseaux de chef d'entreprise et de communiquer sur les réseaux sociaux.

Nous vous conseillons de construire un calendrier éditorial ainsi que la liste des cas clients, des témoignages, des études de cas, des articles sur lesquels vous êtes prêt à communiquer afin de faire grandir le groupe de « followers » qui vous suit et constitue votre réseau.

Pour faire grandir et entretenir votre réseau, rien de tel qu’une assistante commerciale expérimentée et rompue aux missions de développement qui dans un premier temps vous reconstituera votre base de contact, scannera l'ensemble de vos cartes de visite, des doublonnera votre réseau LinkedIn avec celui présent dans vos contacts Outlook. Elle pourra chaque semaine envoyer à un groupe de nouveaux contacts une présentation personnalisée de vos services et un message en votre nom…

Sortez la Ferrari du garage…et communiquez sur les réseaux sociaux

Tout est dit ! Bien évidemment, comme toutes les marques et comme tous les prestataires de services ou vendeurs de produits, être présent sur les réseaux sociaux est devenu incontournable.

Mais tout le monde n'est pas capable de communiquer de façon pertinente et surtout de tenir un calendrier éditorial de façon régulière ce qui est absolument indispensable si vous souhaitez que l'algorithme des réseaux sociaux vous repère et vous mette en avant.

Une assistante digitale en réseaux sociaux ou un assistante commerciale formée et ayant tenu ce genre de rôle dans une PME sera capable de vous proposer des contenus, d'angler vos propos, de mettre en avant les témoignages de clients ou une photo prise en instantané sur votre lieu de travail.

Inutile de recruter un responsable de la communication en CDI, votre besoin et probablement celui d'une prestation d'une demi-journée par semaine pouvant être modulée à la hausse comme à la baisse en cas de changement d'activité. Voilà typiquement ce que votre assistante commerciale en temps partagé, mais attitré, pour vous et votre société sera en mesure de faire.

Rien de tel que de clients satisfaits prêts à témoigner

Vos clients satisfaits sont vos meilleurs ambassadeurs et la recommandation a un pouvoir de persuasion que n'auront jamais les meilleurs commerciaux de votre entreprise !

Rien de tel que le bouche à oreille élogieux sur votre produit où vos services pour convaincre un prospect réticent de signer avec votre société.

Confiez à votre assistante commerciale ou communication le soin de questionner et relancer vos clients et d'obtenir des références dans Google My Business ainsi que des témoignages que vous pourrez insérer dans votre site web.

Ces témoignages pourront être recyclés dans des communications digitales que ce soit des e-mails de prospection ou des newsletters de fidélisation. Obtenir des témoignages écrits est fastidieux et nécessite des qualités de persuasion commerciale dont disposent de bonnes assistantes commerciales. Cela vous évitera de vous mêler des ces sujets chronophages en vous laissant le temps de vous concentrer sur des taches plus stratégiques.

Devenez l’expert de votre secteur

Pour convaincre les prospects les plus réticents de venir acheter vos produits où vos services, vous devez apparaître comme le « spécialiste » de votre secteur. Comment faire passer dans cette situation vos idées et comment devenir l'expert d'un domaine quand on est une petite entreprise entouré de milliers de concurrents plus important ?

La technique la plus couramment utilisée consiste à produire du contenu de qualité sur les réseaux sociaux et dans vos communications digitales. Chaque chef d'entreprise est capable de tourner une ou plusieurs vidéos d'1 minute 30 et de parler de son métier, de donner des « trucs et astuces », de rédiger un guide de 5pages donnant des conseils sur son secteur d'activité.

Encore faut-il être entouré d'une assistante commerciale ayant des notions de communication qui saura rédiger, mettre en forme ce contenu et l'insérer dans un calendrier de publication ou dans les outils d’inbound ou d’outbound que vous souhaiterez utiliser.

Votre assistante commerciale de communication sera désormais la responsable des contenus de l'entreprise et veillera à ce que ceux-ci soient mises à jour et disponibles pour les différents canaux de prospection et de fidélisation de l'entreprise.

Votre site web : le socle de votre stratégie commerciale

Aujourd'hui, la plupart des prospects sont au moins aussi informés voir compétents que vos commerciaux sur vos services et produits. Ils commencent tous par faire un tour sur votre site internet avant de décider de prendre un rendez-vous ou de solliciter une démonstration.

Concentrez donc vos efforts sur la réalisation d'un site internet efficace qui ne soit pas seulement un site vitrine ou un site plaquette mais le socle de votre stratégie de génération de leads, de capture de prospects, de conversion de vos prospects les plus chauds.

Un site internet, pour être efficace et servir une stratégie SEO, se doit d'être mis à jour régulièrement et optimisé. Une fois le travail de rédaction et d'optimisation effectué par une agence spécialisée, vous pouvez :

- confier l'intégration de ces articles,

- le maillage avec d'autres pages internes ou externes à votre site,

- l'inclusion de vidéos et de témoignages clients dans ses articles,

- ...

bref ! Une multitude de tâches marketing très chronophage qui doivent être prises en main par une assistante commerciale formée à vos outils et qui feront « ranker » vos articles de blog bien mieux que s'ils n'étaient pas optimisés. A vous les top 3 des pages Google !

Disposer d'un site internet à jour des dernières offres et des derniers cas clients, des derniers résultats de la société, nécessite plus que jamais le travail d'une assistante commerciale et marketing connaissant les grands projets de l'entreprise et ayant accès à une base documentaire de l'ensemble des contenus de la société.

Proposez de nouveaux services à vos clients

Convaincre un client existant est 5 fois plus facile que d'en gagner un nouveau !

Une technique commerciale bien connue consiste à dresser un catalogue à l'usage des commerciaux ou du marketing de l'ensemble des produits et services pouvant être vendus par foisonnement commercial.

Il est fréquent de confier à une assistante commerciale le soin de dresser ce catalogue, de le faire valider par les dirigeants, de rédiger des e-mails d’up selling qui seront envoyés à tous vos clients par une assistante commerciale avec un numéro de téléphone ou un Call to Action (CTA) déclenchant un rendez-vous avec l'un des commerciaux de la société.

Ce travail à la frontière du marketing digital et du commercial prend souvent beaucoup de temps, nécessitent un reporting fréquent à la direction et peut être délégué quelques demi-journées par semaine en support de vos équipes commerciales à une assistante commerciale.

Améliorez votre taux de conversion

Que ce soit pendant un confinement où durant des périodes classiques, chaque entreprise soigne sa capacité à convertir des leads sans se déplacer. Là encore, votre site web est un socle important de votre stratégie commerciale et nécessite de l'information, ainsi que des boutons poussant à l'action qui incite le prospects à entrer dans une phase de conclusion avec un commercial de la société.

Ce travail est celui d’un CMO ou d’un freelance en marketing et généralement la responsabilité des agences digitales et des spécialistes en lead génération.

Mais rien ne vous empêche de confier l'exécution de ces tâches, la mise à jour de votre site web WordPress et de certaines pages de conversions ou pages de ventes, la rédaction de newsletters et des mails de prospection à une assistante commerciale et marketing qui saura orchestrer et mettre en œuvre les meilleures pratiques en terme de marketing digital.

Et si on reparlait de la prospection téléphonique ?

Si votre fichier de clients et de prospects et suffisamment qualifié, et si votre proposition de valeur peut être portée par une personne s'étant approprié les avantages et caractéristiques de votre offre, la prospection téléphonique peut encore être une manne pour les entreprises qui savent mettre en place ce type de campagne.

Une assistante commerciale sera la personne idéale pour relancer des prospects s’étant rendus dans un salon professionnel, des prospects ayant reçu une proposition commerciale il y a plus de 4 mois, des prospects ayant téléchargé un livre blanc ou une ressource sur votre site internet, des partenaires distributeur de votre offre ayant demandé des informations techniques il y a plus de 4 mois, des prospects ayant souscrit un abonnement à votre newsletter, ...

Bien évidemment, votre assistante commerciale ne remplacera pas un commercial et ne sera pas en charge du closing des affaires. Mais elle fera avancer le cycle de vente et vous fera économiser un temps précieux en réalisant des tâches extrêmement chronophages qui rebute de plus en plus les équipes commerciales ou le dirigeant dans les petites entreprises.

Créez des partenariats pour distribuez vos produits et services

À deux on est plus fort et on va plus loin ! Il est bien évident que les stratégies indirectes ne sont pas des stratégie qui peuvent s'improviser. Plutôt que de compter sur un seul canal, ou sur un seul commercial, il est parfois préférable de partager la valeur et la marge avec un partenaire distributeur qui saura ajouter votre offre de produits ou de services à son catalogue.

L'animation de ses partenaires nécessite un point de contact stable capable d'envoyer de l'information sur vos produits et services à un rythme soutenu, de répondre à de nombreuses questions par mail, de mettre à jour des catalogues de produits de services et de prix, de mettre à jour des pages de site internet dédié aux partenaires, d'envoyer des témoignages clients et contenu marketing qui seront motivés vos partenaires.

Ce travail est souvent délégué à une assistante commerciale qui saura, quelques jours par mois ou plus, animer votre réseau de partenaires et le tenir informé des dernières nouvelles de votre entreprise.

Améliorez votre offre à partir des retours de vos clients

Rien de tel que de capturer les verbatim de vos clients pour analyser les raisons d'un succès ou d'un échec concernant vos produits où vos services. Ces retours peuvent être captés par téléphone ou par enquête, voir par formulaire Google docs envoyé par SMS ou par mail.

Ce travail peut rapidement être exécuté par une assistante commerciale et marketing qui vous réalisera à la fois les enquêtes mais l'analyse et le reporting des résultats obtenus. Celle-ci saura compléter les indicateurs et les commentaires obtenus par un point de vue métier qu'elle aura  récolté auprès de vos équipes avant de vous adresser un reporting détaillé.

Améliorez votre référencement

Le référencement Google nécessite la production continue d'articles et de contenu de qualité sur votre site internet. Investissez dans le conseil de spécialiste en référencement : effet garanti sur la croissance du trafic sur votre site puis des conversions de prospects en client !

Une assistante commerciale ou une assistante marketing formée aux techniques su SEO saura collaborer avec votre agence digitale ou votre expert et réaliser toutes les tâches nécessitant une personne de proximité dans l'entreprise.

Elle saura intégrer les contenus créés par l'agence et effectuer les reportings simples vous permettant de vérifier le retour sur investissement et les indicateurs principaux de ces efforts marketing.

Optimisez vos rendez-vous clients, vos documents commerciaux et vos visios

Tous les chefs d'entreprise ne manient pas correctement les outils de visioconférence et leurs équipes commerciales ou techniques non plus. La qualité des présentations PowerPoint et des flyers devient déterminante ainsi que les démonstrations de produits qui doivent à distance devenir de plus en plus convaincante.

Les tâches consistant à préparer ces rendez-vous, à envoyer l'information pertinente en amont de ceci, à aider les équipes commerciales à reformater des présentations Word, PowerPoint, à réaliser des illustrations sur Canva ou Photoshop, à réaliser des démos de produits et services avec des données réelles permettant de mieux contextualiser la démonstration nécessite une assistance commerciale très pointue.

Vous pouvez parfaitement déléguer ces tâches à une assistante commerciale et marketing avant-vente qui sera embarquée dans vos équipes de vente et pourra même toucher une rémunération variable indexée sur sa performance sur les signatures de nouveaux clients.

Bénéficiez de la manne des marchés publics

Si votre entreprise n'a jamais essayé où réussi d'obtenir des marchés publics, c'est sans doute que vous ne vous êtes jamais penchés sur le process administratif et sur la qualité des documents nécessaires au gain de ces marchés.

L'un des premiers facteurs clés de succès, outre le travail commercial en amont auprès des décideurs, est la qualité de l'offre qui va être remise en accord avec la pondération des notes communiquée par votre prospect. Si votre mémoire technique est négligé au profit d'une offre tarifaire très agressive, il est possible que vous soyez disqualifié alors que vous pensez avoir fait des efforts pour gagner cette affaire.

La veille commerciale sur les marchés publics et sur les plateformes dédiées, est une opération indispensable qui doit être réalisée à une fréquence rapprochée. Ce travail peut être délégué à une assistante commerciale marché public qui saura récolter les pièces justificatives telles que :

- les Kbis,

- les statuts de la société,

- les derniers bilans,

- PV d'assemblée générale,

- fiches techniques,

- CV de collaborateurs…

et qui sont indispensables en terme de complétude pour gagner un marché public.

Votre assistante commercial ne sera pas responsable de la rédaction des propositions ni de la mise en avant des avantages concurrentiels de votre société. Cela reste la responsabilité des équipes commerciales. En revanche, elle animera le processus de façon à augmenter le portefeuille d'affaires sur lequel vous allez travailler ; vos délais seront respectés, elle optimisera vos chances de succès par des réponses mieux mises en forme et plus qualitatives, plus percutantes.

 

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