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3 conseils de secrétaire indépendante pour obtenir le paiement de factures impayées

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Les factures impayées posent un vrai problème aux entreprises. Elles impactent directement la trésorerie et les fonds disponibles, occasionnant des dépenses en formalités administratives imprévues, ainsi qu’un manque à gagner certain. 

Pire, les factures impayées vous détournent de vos préoccupations principales. 

Plus une facture tarde à être payée, plus le risque de ne jamais recouvrer les fonds augmente… Autrement dit, il est préférable de ne pas attendre et de relancer vos clients très rapidement ! 

Nous avons rassemblé pour vous les meilleurs conseils de nos secrétaires indépendantes pour obtenir le remboursement rapide d’impayés et gagner du temps ! ⏳

Conseil n°1 de secrétaire indépendante : relancer votre client par téléphone avant d’envoyer le 1er courrier 

Il est possible que votre client ait purement et simplement omis de procéder à la régularisation de sa facture. Dans ce cas, inutile d’envoyer l’artillerie lourde, vous risqueriez de perdre un client. 

Dans un premier temps, un simple rappel à l’ordre téléphonique fait généralement l’affaire. 

  • Contactez-le à la fin du délai écoulé (30 jours entre la fin d’une prestation ou l’achat d’un produit et sa facturation). Selon la loi Hamon de 2014, ce délai ne peut en aucun cas dépasser 60 jours.

  • Optez pour un discours courtois, mais ferme. La relance téléphonique fait partie des solutions amiables et ne doit pas se répéter. Néanmoins, une fois n’étant pas coutume, vous pouvez sans risque intégrer cette étape à votre procédure de recouvrement pour conserver des rapports amicaux avec votre client. 

  • Laissez un message sur la messagerie de votre client s’il ne répond pas. Inutile cependant de l’appeler plusieurs fois d’affilée !

  • Utilisez des alertes pour vous tenir prêt et ne pas relancer trop tard vos débiteurs. Car en dépit du délai légal d’un mois, un client ne donnant pas signe de vie depuis plus de quinze jours doit vous inquiéter. 

Conseil n°2 de secrétaire indépendante : envoyer une 1ère lettre de relance au client 

Si aucune réaction ne s’ensuit, envoyez une première lettre de relance pour le faire réagir et l’informer que le délai pour régler sa note est largement écoulé... Laissez passer un délai de trois jours ouvrés seulement entre l’appel téléphonique et le premier courrier de relance. 

Prenez soin d’ajouter en bas de votre lettre la mention : “Si vous avez déjà pris soin de vous acquitter du montant de cette facture, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.” 

Cela tempérera le contenu de votre lettre. 😉

Conseil n°3 de secrétaire indépendante : Envoyer une mise en demeure avec accusé de réception

Si votre client ne répond pas à votre courrier, vous pouvez procéder à l’envoi d’une lettre de mise en demeure. Cette lettre doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception. 

Sachez que la mise en demeure n’est pas une étape obligatoire mais elle permet souvent d’aboutir à un résultat positif ! Celui du règlement de la dette… En effet, l’impact de cette démarche est plus lourd que celui d’un courrier envoyé en lettre simple. De plus, vous conservez une preuve administrative de la relance à présenter au Tribunal si l’issue s’avérait négative à ce stade.

Attention, le client doit toujours être informé dans vos courriers du montant de la facture et des pénalités de retard.

Si vous stoppez la procédure en cours de route et n’envoyez pas de lettre de mise en demeure, la dette sera caduque au bout de deux ans et vous ne pourrez plus espérer récupérer vos fonds sur le plan juridique.

Qu’est-ce qu’une procédure de recouvrement avec huissier de justice ?

Si malgré tous vos efforts, vous n’êtes pas parvenu à récupérer la somme due, vous pouvez informer votre client débiteur de la mise en place d’une procédure de recouvrement avec un huissier. Notez que les frais de la procédure seront à votre charge

L’objectif de cette procédure est d’obtenir in fine une solution permettant le recouvrement des fonds, comme par exemple un échéancier mensuel. 

La procédure de recouvrement n’est pas certaine d’aboutir pour autant, l’huissier de justice disposant en réalité d’une marge de manœuvre limitée. 

Pourquoi vaut-il mieux ordonner une injonction de payer ?

L’injonction de payer a plus de chance d’aboutir sur une issue favorable à l’égard de votre entreprise que la procédure de recouvrement avec huissier.

La demande est à adresser au Tribunal judiciaire compétent ( = celui de la ville où est domicilié votre débiteur, sinon celle dont il dépend pour ses formalités administratives.) 

Si la dette est entre commerçants, la requête sera à présenter au Tribunal de Commerce.

Pour information, la loi ne vous soumet à aucune obligation d’information envers votre client. Ainsi, ce dernier aura connaissance du dépôt de la requête qu’une fois l’ordonnance délivrée par le juge. A partir de cet instant, il disposera d’un délai d’un mois pour faire opposition.

Pourquoi est-il préférable de privilégier l’injonction de payer à la procédure de recouvrement ? 

  • Elle est moins coûteuse
  • Elle est plus rapide à mettre en œuvre.
  • Il n’existe aucun plafond.
  • En cas de non-retour du débiteur sous un délai d’un mois, l’ordonnance devient exécutive. 

Comment recourir aux services d’une secrétaire indépendante pour récupérer une dette ?

L’idée de faire appel à une secrétaire indépendante pour récupérer vos dettes est une excellente idée ! Vous pouvez vous tourner vers une solution d'externalisation administrative comme la nôtre afin de profiter d’une prestataire freelance sans engagement. Rapidement, nous identifions vos besoins et déployons le parfait profil d’assistance au sein de votre entreprise. 

Nos secrétaires indépendantes sont toutes qualifiées et compétentes pour répondre au besoin de recouvrer des fonds rapidement et sans y consacrer un temps précieux ! 

En aucun cas, des factures impayées ne doivent vous détourner de votre cœur d'activité trop longtemps. Le risque étant de nuire au développement de vos projets et à celui, plus concret, de votre entreprise…

En résumé

  • Les factures impayées sont un vrai problème pour les entreprises car elles impactent directement la trésorerie et les fonds disponibles. Elles occasionnent en outre des dépenses imprévues et un manque à gagner. 

  • Afin d'éviter que les factures impayées ne s'accumulent et que le risque de ne jamais recouvrer les fonds ne s'accroisse, il est préférable de ne pas attendre en relançant vos clients sans attendre et dès le délai de paiement en vigueur écoulé ! 

Comment ? 🤔

A la manière d’une secrétaire indépendante qui parvient à obtenir le remboursement rapide de ces impayés simplement et rapidement. Ainsi, avant d'envoyer le premier courrier, relancez votre client par téléphone puis par courrier s’il reste de marbre devant vos sollicitations. Et envoyez en troisième recours une mise en demeure !

Contactez un conseiller 3h18 pour profiter d’une secrétaire indépendante sans engagement et sous quelques jours au sein de votre entreprise.

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