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10 documents administratifs indispensables pour créer votre entreprise

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Vous avez élaboré votre projet professionnel. Vous vous êtes entendus avec vos partenaires, collaborateurs, clients ou fournisseurs… Il faut maintenant passer à l’action !

Pour vous accompagner dans cette démarche que vous ne ferez qu’une seule fois dans la vie de votre entreprise, voilà la liste et la chronologie des documents à établir et à fournir à l’administration.

1. Les statuts

Il est préférable de s’inspirer de statuts-types disponibles gratuitement sur internet. Ils listent les propriétaires de l’entreprise et définissent les relations entre eux : apports, pouvoir, sorties et entrées de nouveaux associés, modalités de partage de résultats…

2. Le compte d’exploitation prévisionnel

C’est le premier document que vous devez élaborer. Il vous permettra de clarifier votre projet et d’évaluer les moyens nécessaires à sa mise en œuvre. Évidemment, vous ne connaissez pas votre chiffre d’affaires futur, mais vous pouvez avoir une idée précise de vos coûts et d’un volume d’activité réaliste, comparé à vos concurrents.

3. Le procès-verbal de non-rémunération

Si vous avez pour projet de solliciter des aides du type « Pôle Emploi », vous devrez dans la plupart des cas montrer que vous ne percevrez aucune rémunération de cette entreprise. Il est préférable d’inclure cette clause dans le premier procès-verbal d’assemblée générale.

4. Le justificatif de domiciliation

La domiciliation est l’endroit (l’adresse précise) du siège de l’entreprise. Il n’est pas obligatoire de choisir le lieu d’exercice de l’activité. Votre domicile (attention l’adresse sera accessible à tout public) ou une entreprise de domiciliation feront l’affaire. Le justificatif devra être joint aux démarches.

5. L’attestation de dépôt de capital

Le capital sera déposé sur un compte spécial dans une banque qui le bloquera jusqu’à présentation d’une preuve de l’enregistrement de l’activité (en général le K-bis). Il peut-être entièrement déposé ou partiellement (modalités en fonction de la structure retenue).

Notez qu’il existe 3 types d’apports possibles pour constituer votre capital :

Numéraire (la solution la plus classique, l’apport est sous forme de valeur monétaire).

Industrie (difficile à mettre en place car non-tangible, et assez rare dans les faits ; il s’agit en fait d’un apport de compétences…)

En nature (l’apport est souvent constitué de biens matériels ou immobiliers.)

https://www.3h18.fr/guides/recruter-assistante-administrative

6. La liste des souscripteurs

Si vous créez une société par action (SA, SAS, SASU, SCA) il faudra établir la liste des actionnaires lorsque des apports en numéraire seront réalisés. Vous en serez dispensé si vous créez une SARL. Elle doit stipuler le nom, le nombre d’actions souscrites et les montants versés.

7. L’attestation de non condamnation

Le dirigeant rédige une déclaration sur l’honneur de non condamnation pénale qui permet de s’assurer que le créateur d’entreprise est vierge de tout antécédent judiciaire l’empêchant de diriger une entreprise.

8. Le justificatif de l’annonce légale

La publicité de la création de l’entreprise doit être effectuée dans un journal reconnu par l’administration, encore appelé « journal d’annonces légales ». La démarche et le règlement se fait par internet et le site fournira un justificatif que vous devez produire dans vos démarches.

9. Le Cerfa M0 de création d’entreprise

Si vous créez une société commerciale, vous devrez déposer ce formulaire (à télécharger sur internet) au greffe du tribunal de commerce (dont dépend l’entreprise) qui mettra quelques jours à l’enregistrer ou qui vous convoquera pour y apporter des compléments ou corrections.

10. Le K-BIS

Le K-BIS est une sorte de carte d’identité de l’entreprise, qui vous sera demandée pour justifier de son existence, son numéro de siret, ses dirigeants et ses éventuelles procédures collectives.

Il est d’usage d’en produire un exemplaire de moins de 3 mois.

Comment obtenir un K-bis ?

Vous pouvez obtenir une copie à jour de votre extrait K-bis par simple demande par courrier à votre greffe du Tribunal de Commerce ou en ligne sur infogreffe.fr

Il est pratique d'en posséder un en permanence à jour dans vos documents facilement accessibles.

Le K-Bis est-il un document confidentiel ?

Le K-bis n’est pas confidentiel. Il est consultable par tous sur simple demande au greffe du Tribunal de commerce.

Prêtez attention à la communication de votre adresse personnelle si vous êtes dirigeant. Il est systématiquement demandé :

⦁ à l’ouverture d’un compte bancaire professionnel,

⦁ lors de démarches de location ou d’emprunt, dans le cadre d’un appel d’offre public,

⦁ à chaque occasion où il faudra justifier de l’existence réelle de l’entreprise.

Cas particuliers

1. Si vous êtes artisan, il ne s’agira pas d’un K-bis mais d’un formulaire D1 que vous générez à l’inscription au Registre des Métiers.

2. Si vous exercez en profession libérale ou en micro-entrepreneur, il vous sera alors demandé le numéro de Siren délivré par l’URSSAF.

Que faire une fois ces 10 premiers documents administratifs en main ?

Vous y êtes ! Cette fois-ci, le lancement de votre business est bel et bien officialisé. Halte-là, pas si vite… Il vous reste encore quelques formalités à traiter pour pouvoir développer sereinement votre activité.

1. Débloquer les apports

C’est l’heure de procéder au déblocage du capital numéraire déposé sur votre compte professionnel… Prenez rendez-vous au plus vite avec votre banque et n’oubliez pas de présenter votre extrait K-Bis ! Côté délai, notez qu’il faudra en moyenne 2 semaines pour récupérer le montant de votre capital.

Il est aussi possible de ne débloquer qu’une partie du capital mais cette éventualité ne permet pas de bénéficier d’un taux réduit sur l'impôt des sociétés.

2. Souscrire une assurance

Point important à ne pas négliger : la souscription d’une assurance multirisque professionnelle pour protéger votre entreprise en cas de pépins :

⦁ vols,

⦁ incendies,

⦁ inondations,

⦁ sinistres corporels ou matériels clients,

⦁ dégradations de biens ou de locaux,

⦁ pertes d’exploitations,

⦁ etc.

Bien que la souscription d’une assurance RC pro n’est pas obligatoire (sauf dans certains secteurs d’activité comme le bâtiment ou le transport), elle reste vivement encouragée. Si votre entreprise dispose de véhicules, il faudra en revanche penser à souscrire une assurance flotte automobile.

Bon à savoir :

si un engin de manutention est utilisé comme outil et non comme véhicule de transport, il sera assuré par votre RC professionnelle ; qui rentre la plupart du temps dans l’assurance multirisque (Vérifiez bien les clauses de votre contrat !). Toutefois, si l’engin est amené à prendre la route autrement que sur plateau, il devra impérativement être assuré, au même titre que n’importe quel autre véhicule.

3. Instaurer des moyens de gestion comptable

Avant même de vous lancer dans la recherche de clients, choisissez un cabinet d’expertise comptable en qui vous avez pleinement confiance et déterminez ensemble les différentes modalités de gestion.

Les tâches comptables vont devenir rapidement l’une de vos préoccupations principales au fil du temps, tant elles tendront à s’accumuler ! Mais vous pouvez très bien faire appel à un assistant freelance pour vous aider dans la gestion de votre pré comptabilité.

Il pourra s’occuper :

⦁ du rassemblement de toutes les pièces comptables,

⦁ des déclarations fiscales,

⦁ du suivi de votre trésorerie

Ce qui vous permettra de respecter ainsi les échéances définies avec l’expert-comptable sans avoir sans cesse l'œil sur le calendrier ou des alertes plein votre téléphone !

En bref

La création d’une entreprise est un parcours long et périlleux mais aussi un rêve pour beaucoup. La concrétisation de votre projet ne doit cependant pas vous faire oublier que la gestion d’une entreprise peut vite tourner au cauchemar si l’organisation des tâches quotidiennes comme l’administratif ou la pré comptabilité n’est pas prise au sérieux.

Ne restez pas seul.e face à aux nombreuses démarches qui vous attendent encore ! Et préparez sereinement l’avenir de votre entreprise dès aujourd’hui en vous renseignant sur l’assistance administrative. 📄📞

Pour en savoir plus, lisez nos autres contenus :

Externalisation administrative : comment en tirer profit ?

Quel est le tarif d’une prestation de service administratif ?

Tout savoir sur la gestion des RH dans les TPE

5 domaines administratifs que votre entreprise doit gérer tous les jours !

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