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Tout savoir sur les 15 meilleures entreprises d'externalisation administrative

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C'est décidé, les dernières semaines vous ont convaincu d'externaliser votre gestion administrative et de ne pas recruter.

L'externalisation administrative est un réel enjeu pour les TPE/PME, retrouvez notre infographie sur le sujet en cliquant ici.

Mais comment faire concrètement ?

⦁ Vous ne voulez pas faire passer une dizaine d'entretiens de recrutement.

⦁ Vous avez en tête l'erreur de casting de l'année dernière…

⦁ Vous ne voulez pas d'un professionnel qui vous réclame un CDI dans 6 mois !

⦁ Vous ne voulez pas d'un jeune diplômé qu'il faudra former de longs mois.

⦁ Vous ne savez pas comment attirer « un bon » dans votre entreprise !

Vous voulez avant tout :

⦁ un professionnel aguerri,

⦁ qui sera opérationnel immédiatement,

⦁ et qui vous apportera en plus de son travail des idées et « bonnes pratiques » pour améliorer votre organisation ?

On a la solution !

Voici un article guide recensant 15 entreprises d’externalisation administrative pouvant répondre à tout ou partie de vos demandes. Chacune des sociétés analysées a ses avantages, mais aussi ses limites...

Coup de projecteur sur ces entreprises, souvent innovantes, qui se sont toutes fixées pour objectif d'aider les TPE/PME et professions libérales à se décharger de leur administratif pour mieux se concentrer sur leur cœur de métier.

4 grands types d’acteurs en matière d’externalisation administrative

En y regardant de plus près, moi qui ai créé ma société d'externalisation administrative et RH, je réalise que le marché est en réalité composé de 4 grands types d'acteurs :

Les prestataires de services spécialisés dans la gestion administrative.

Les éditeurs offrant des services basés essentiellement sur une technologie et à la marge des services.

Les portails et/ou places de marchés.

Les prestataires off-shore.

Chacun a ciblé :

1. une partie du marché qui lui convient le mieux,

2. une zone géographique ou un pays,

3. des services spécifiques,

4. et un mode de délivrance à distance ou sur place.

Chaque acteur dispose de ses candidats, tous plus ou moins bien « validés ». En effet, certains acteurs mentionnés annoncent 6.000 et même 20.000 profils « sélectionnés ».

Vérifiez le niveau de sélection qui vous importe le plus…

Freelances : les nouveaux acteurs de l'externalisation administrative

Dans ce contexte, de nouveaux acteurs émergent et notamment en capitalisant sur la vague du freelancing.

Aujourd'hui, on estime le marché du freelancing à 3 millions de professionnels employés en mission par plusieurs employeurs.

Le freelancing reste une solution méconnue de nombreux chefs d'entreprises et pourtant c'est une solution qui offre une grande flexibilité et la garantie de disposer sous 48H00 de profils validés : l'Office Management délégué, par excellence !

Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme, on estime à 930.000 le nombre total de de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs.

Ces hommes et femmes sont des indépendants, véritables chefs d'entreprise possédant des expériences diverses et très riches dans de nombreuses entreprises.

Ils sont capables d'apporter la réponse exacte aux besoins de votre entreprise et de vous faire bénéficier des expériences multiples dont ils disposent.

Ils maîtrisent parfaitement :

⦁ la technicité des tâches administratives et de gestion,

⦁ et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage règlementaire, …),

⦁ les outils de productivité adaptés aux PME,

⦁ les solutions de gestion et de numérisation,

Ils excellent dans le classement et l’archivage de données !

Les PME, associations, cabinets d'avocats, médecins et professionnels de santé peuvent en profiter sans prendre de risque sur l'avenir de leur activité.

- Quelques heures par semaine ou plus

- Des offres sans engagement !

- Remplacement gratuit immédiat en cas de maladie.

- Chez vous ou en télétravail.

Toute la difficulté est de les trouver, de les sélectionner, de valider leurs compétences car vous ne voulez pas d'une personne qui ne fera pas l'affaire, que vous aurez formée et qui vous quittera après 3 mois pour un CDI, n’est-ce pas ?

Voici un tableau comparatif qui récapitule les bénéfices de la gestion déléguée sur site telle que proposée par la société 3H18 et d'autres acteurs similaires (legoodstaff, …) :

L'externalisation des fonctions support nécessite la maîtrise des 3 leviers suivants pour être réellement efficace :

1. Des hommes et femmes experts dans leur domaine, capables d'intervenir partout en France, chez les clients ou en télétravail de façon ultra flexible.

2. Des bonnes pratiques pour que les process soient maîtrisés avant de les sous-traiter.

3. Des outils digitaux pour automatiser les tâches chronophages et tendre vers le zéro papier progressivement.

L'illustration ci-dessous vous rappelle les leviers clés pour une externalisation réussie.

Le cas des sociétés de services d'externalisation administratives

Il faut noter que d'autres acteurs de l'externalisation existent sur la base d'un business model différent :

Par exemple, des salariés capables d'intervenir en temps partagé chez des clients. La flexibilité peut être garantie sous réserve :

1. de disposer d'un nombre d'intervenants suffisants,

2. d’avoir les compétences et les profils disponibles dans la société,

3. d’avoir ces profils travaillant à proximité de leur client.

Ou des entreprises / plateformes de secrétariat et assistance à distance, mutualisant des ressources et proposées de façon forfaitaires aux clients en métropole.

Et enfin, des plateformes logicielles proposant une automatisation des process administratifs et comptables et une réduction du temps consacré (par exemple à la comptabilité).

Ces entreprises ont été aussi sélectionnées dans notre guide et dans la liste ci-dessous.

Comment recourir à l’externalisation administrative par soi-même ?

Vous êtes décidé à externaliser et avancer seul.

Vous vous dites que :

⦁ vous connaissez des indépendants,

⦁ que vous pouvez parfaitement faire un travail de sélection et de validation seul…

⦁ sans faire appel à un prestataire de services !

Voici la méthode à suivre si vous souhaitez avancer seul et sans tarder :

1. Sélectionnez un candidat freelance sur une annonce ou une plateforme telle que www.indeed.fr ou www.Upwork.com

2. Puis, réfléchissez au le temps nécessaire pour le former, lui faire part de votre organisation et de vos process de gestion administrative, ainsi que de la façon dont vous traitez vos factures, vos relances clients, vos formalités et votre classement.

3. Pensez à rédiger avant son arrivée un tableau simple indiquant par processus :

⦁ l'outil informatique en place,

⦁ les échéances (par exemple pour la facturation clients),

⦁ vos consignes spécifiques.

4. Demandez-lui de réaliser une étude de cadrage en interviewant les quelques personnes concernées par le process en question, sans oublier votre expert-comptable.

5. Faites-lui consigner sur un tableau Excel les « pain points »

⦁ ou les problèmes rencontrés sur chaque process,

⦁ les indicateurs de résultats découverts (combien de factures rejetées ?

⦁ Le nombre de jours de CA non encaissés ?

⦁ Le temps moyen de traitement d'une note de frais ?

⦁ Le nombre de réclamations internes des salariés sur leur feuille de paie ?

⦁ Etc.

6. Pensez aussi à lui donner vos accès et login password, en particulier s'il doit compiler des éléments de la banque.

7. Faites-lui signer un accord de confidentialité au préalable. Pensez à récolter ses pièces justificatives et un extrait Kbis ainsi que sa RC Pro.

8. Faites un bilan tous les mois en vérifiant si les « pain points » se résorbent et si les indicateurs s'améliorent… Le cas échéant, c’est que le candidat retenu et ses compétences ne correspondent probablement pas tout à fait aux exigences de votre entreprise…

Externalisation administrative : par quoi commencer ?

Tout d’abord, je vous conseille de vous fixer l'objectif d'améliorer vos process, jour après jour :

⦁ en lisant des blogs professionnels,

⦁ des sites d'éditeurs tels que www.upflow.com ou www.RCAconsulting.fr

⦁ ou en demandant conseil à un consultant indépendant, à un Directeur Financier à temps partagé (vous en trouverez facilement sur Linkedin ou auprès de la DFCG) ou à votre expert-comptable.

Demandez à ce dernier d'auditer votre poste client ou votre chaîne de facturation lors d'une mission annuelle. Tâchez d’obtenir des conseils concrets sur « comment gagner quelques jours précieux qui vous feront réduire votre BFR » (besoin en fonds de roulement).

Afin de déléguer correctement, commencez par 3 process les plus chronophages pour votre société, par exemple :

⦁ Le traitement des factures fournisseurs (pointage avec les commandes et débit à la banque)

⦁ La gestion des notes de frais (capture, catégorisation, transmission)

⦁ Le pilotage de la trésorerie et la relance client (pointage quotidien ou hebdomadaire)

Référez-vous à l'infographie sur « le fardeau de l'administratif en PME » en cliquant ici, qui vous détaille les résultats de nombreuses enquêtes dédiées aux TPE/PME.

Équipez-vous de logiciels de dématérialisation administrative qui vous feront gagner du temps. Progressivement, ils engageront la digitalisation de votre société.

Quels logiciels de productivité administrative choisir ?

Mon outil préféré 1 : un logiciel de dématérialisation des échanges

Ce logiciel de GED (logiciel de gestion documentaire) est une solution collaborative très facile à utiliser en TPE / PME. Elle vous permet de dématérialiser et partager en un lieu unique des documents avec vos collaborateurs et partenaires. Capturez vos facturettes par téléphone et laissez tomber les justificatifs papier !

Bref, l’outil idéal pour simplifier les échanges et vous faire gagner du temps !

Ce que j'ai aimé :

Quand on dirige une PME, on ne veut pas passer des heures à se former aux outils digitaux. Ce logiciel m'a accompagné dans la dématérialisation de mes échanges conformément aux législations et permet de simplifier les usages liés aux documents de toute entreprise.

Par exemple :

⦁ Dématérialiser les factures et automatiser tous les processus associés à ce type de document.

⦁ Simplifier l'export comptable avec des connecteurs pour la plupart des logiciels de comptabilité.

⦁ Automatiser l'envoi dans Chorus Pro de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

⦁ Signer électroniquement vos contrats commerciaux avec un archivage à valeur probante.

⦁ Dématérialiser les bulletins de salaire : mon logiciel fournit pour quelques dizaines d'euros par mois une solution simple et efficace de stockage, de recherche et de partage des informations.

Mon outil préféré 2 : Un logiciel de productivité administrative et de pilotage de la trésorerie

Ce logiciel collecte automatiquement vos factures, les compare avec votre banque, puis vous notifie en cas d'oubli afin de suivre votre trésorerie en temps réel !

Il collecte et classe automatiquement toutes vos factures depuis :

⦁ Vos boîtes mails professionnelles

⦁ Vos espaces clients (Adobe, Free, Amazon…)

⦁ Votre scanner de bureau

⦁ Vos plateformes collaboratives (Slack…)

Ce que j'ai aimé :

C'est un logiciel en mode Saas (logiciel de services) qui permet de simplifier et d'automatiser la gestion comptable et le suivi de trésorerie de votre entreprise.

Conçu pour les dirigeants d'entreprises et les experts-comptables, il récupère automatiquement les factures reçues, analyse la santé financière de votre entreprise, contrôle les impayés et transmet les informations recueillies à votre comptable.

Grâce à de nombreuses fonctionnalités, il propose une solution complète, permettant de gagner un temps précieux dans la gestion d'entreprise.

Ses algorithmes utilisent l'intelligence artificielle pour répondre à vos besoins de manière automatisée, complète et intuitive. Depuis votre boite mail, il invite ses utilisateurs à connecter leur boîte mail à l'interface.

Des algorithmes de Machine Learning importants, grâce à la reconnaissance de mots-clés et de toutes les factures reçues, que ce soit dans le corps du mail ou dans un fichier joint.

La solution est compatible avec 100 % des boîtes mail et vous avez la possibilité d'en connecter plusieurs à votre interface.

Mon outil préféré 3 : Une solution de comptabilité vraiment pensée pour les PME

Mon logiciel est un logiciel de gestion administrative adapté aux TPE / PME, très simple et pourtant très riche fonctionnellement. Il est souvent utilisé par les experts comptables et déployé chez leurs clients, ce qui leur permet de transmettre les pièces comptables rapidement et de disposer de tableaux de bords de gestion, etc…

Ce que j'ai aimé :

Cet outil agit un peu comme un collecteur de factures et notes de frais : il utilise l'intelligence artificielle (pour la reconnaissance d'image) et le scraping des factures fournisseurs.

La collecte des données se fait par photo, scan, mail ou scraping. Elles sont ensuite classées automatiquement dans le bon dossier.

La comptabilisation est automatique et se fait en quelques secondes. Le classement des factures se fait en un clic. Plusieurs API créées en interne par l'éditeur permettent une connexion avec les logiciels de production des experts-comptables :

⦁ Sage,

⦁ Ibiza,

⦁ Agiris,

⦁ Quadra Expert,

⦁ ACD,

⦁ Cegid.

Comment s’organisent les PME dans leur gestion des tâches administratives ?

Aujourd'hui, les entreprises les plus dynamiques ont compris qu'elles devaient se libérer des fonctions non stratégiques en s'entourant des meilleurs professionnels.

Elles externalisent puis se mettent à automatiser et à digitaliser certains process chronophages dans leurs entreprises.

Si vous-même avez décidé de vous faire accompagner, évitez l'erreur de casting pour ne pas vous retrouver dans 6 mois « au milieu du gué »…

⦁ sans avoir réalisé les gains de productivité souhaités,

⦁ sans avoir libéré votre agenda des tâches à faible valeur ajoutée.

Voici ce que nous pouvons faire pour vous aider.

23 bonnes questions à se poser avant de démarrer un contrat d'externalisation administrative

1. De quel profil ai-je besoin :

⦁ Junior ?

⦁ Expérimenté ?

⦁ Spécialiste ?

2. Quels sont ses diplômes ?

3. Quels sont ses savoir-faire spécifiques ?

4. Quelles langues parle-t-il ?

5. Sait-il rédiger en langue étrangère ?

6. Quels sont les logiciels bureautiques ou métiers qu'il maîtrise ?

7. Me faut-il un professionnel connaissant déjà mon secteur d'activité ?

8. Faut-il qu'il travaille dans les locaux de mon entreprise ou peut-il travailler à distance ?

9. Habite-t-il à proximité de mes bureaux ? Je ne veux pas qu'il « abandonne » dans 6 mois… ?

10. Ais-je les systèmes permettant de travailler à distance en toute sécurité ?

11. Quelle va être sa priorité ?

12. Comment faut-il le présenter à mes équipes, mon expert-comptable, mes fournisseurs ?

13. S'il n'est pas un salarié, comment le manager et lui donner des consignes ?

14. Faut-il l'inviter à nos réunions d'équipe ?

15. Sait-il se servir de mes logiciels de comptabilité, facturation, gestion documentaire … ?

16. Combien de temps dois-je réserver par semaine pour l’accompagner ?

17. Peut-il faire plus ou moins d'heures selon mes besoins ?

18. Avec quel délai de prévenance ?

19. Peut-il travailler le samedi ?

20. Peut-il travailler le soir ?

21. Puis je m'en séparer si cela ne va pas ? Si, oui, sous quel délai ?

22. A-t-il une RC Pro ?

23. Puis-je lui demander ses diplômes, son extrait de Kbis et un extrait de casier judiciaire ?

Comment vous faire accompagner dans l’externalisation administrative de votre entreprise et limiter les risques ?

Vous vous dites à présent que vous devriez vous lancer dans l'externalisation des fonctions support mais vous ne savez pas par où commencer ?

Vous craignez l'erreur de casting et vous ne voulez pas vous retrouver submergé de travail ?

Vous souhaitez un assistant de confiance :

⦁ dont on aura validé les compétences,

⦁ qui saura en toute confidentialité vous accompagner dans la transformation de votre entreprise,

⦁ et vous permettra de « franchir une nouvelle étape » ?

Voici une méthode simple largement déployée auprès de centaines d'entreprises, de cabinets d'avocats, de TPE et de start up, qui, en quelques étapes, vous fera gagner jusqu'à 20% de productivité !

In fine, elle vous offrira 2 jours par mois à consacrer à des missions vraiment stratégiques pour le développement de votre entreprise :

1. Analyse précise des besoins de votre entreprise lors d’un entretien téléphonique de 30 minutes

⦁ Nous analyserons votre contexte, votre organisation, vos tentatives passées sont autant de facteurs permettant de mieux adapter notre proposition.

⦁ Un formulaire puis un entretien conseil gratuit de 30 minutes avec un consultant sera la première étape de notre méthode.

⦁ Vous pouvez demander cet entretien dès maintenant en réservant l'heure et la date qui vous conviennent sur ce lien.

2. Présentation d’un devis personnalisé

Et retournez-le signé ! Sous 48H00, vous recevrez un devis personnalisé qui vous décrit la prestation.

3. Recherche du meilleur profil pour réaliser la mission

Nos équipes de sourcing vont trouver le profil le plus adapté à votre besoin au sein de notre base de données comprenant plus de 600 experts indépendants.

Nous veillerons à ce qu'ils connaissent les usages et pratiques de votre secteur et de votre métier.

Dernier point : notre plateforme localise toutes nos missions de façon à proposer à votre assistant freelance 3H18 de se déplacer à maximum 30 minutes de son domicile.

Donnez-vous les moyens de vous faire accompagner longtemps par un expert qualifié et HYPER MOTIVÉ !

4. Organisation du 1er rendez-vous avec votre assistant attitré

Votre interlocuteur dédié se charge de coordonner le premier rdv.

5. Démarrage de la prestation d’outsourcing chez vous sous 48h

Le besoin peut être urgent. Nous savons à quel point disposer rapidement de la « perle rare » est indispensable afin de ne pas laisser le travail s'accumuler.

La mission démarre sous 48H00 en moyenne.

6. Votre assistant administratif, comptable ou RH… est opérationnel dès la 1ère heure !

Inutile de rechercher une ressource qu'il faudra former. Vous n'avez pas de temps à perdre.

Nos équipes sont des professionnels expérimentés, tous aguerris et capables de s'adapter aux contextes de leurs clients.

D'ailleurs, les nôtres ont choisi ce métier pour cette raison ! 3H18 leur permet de travailler pour 4 à 5 clients simultanément.

Vous avez un besoin spécifique RH nécessitant un avocat / DRH ?

Pas de problème : vous avez accès à nos experts conseils pour un montant forfaitaire sous 24H00.

7. Audit ARMA de vos process administratifs et RH

Souvent, les missions commencent par un audit flash et des recommandations réalisées par votre assistant administratif.

Pourquoi ?

⦁ Parce qu'il est nécessaire de prendre du recul et profiter d'un œil extérieur et expérimenté.

⦁ Parce que parfois le problème n'est pas qu'un problème de ressources mais bien d'organisation et d'outils absents ou mal utilisés.

⦁ Parce que vous ne savez pas toujours quel sera le périmètre exact de la mission et le temps à consacrer nécessaire. Un audit permettra de caractériser le besoin plus finement.

Pas de panique, nous avons tout prévu !

Notre audit ARMA a été conçu à la suite de centaines de missions délivrées chez nos clients.

Il permet en quelques heures de clarifier la situation et de produire une recommandation synthétique avant de lancer l'externalisation administrative ou RH à proprement parler.

8. Mise en place facultative d'outils digitaux

Vous cherchez à automatiser vos process et à gagner du temps, pas à vous faire plaisir…

Nous vous aidons à choisir le bon outil. Comme on est avec vous dans les processus de l'entreprise, on vous aide à les mettre en place et à les paramétrer correctement.

9. Facturation sur les heures réellement effectuées en fin de mois

Vous n'avez pas voulu recruter un CDI pour ne pas prendre de risque, nous n'allons pas vous obliger à nous confier vos prestations sur 3 ans !

Chez 3H18, nous sommes « l'anti-opérateur téléphonique » et nous pensons que la satisfaction client est le seul critère qui doit vous guider.

C'est pourquoi vous n'êtes pas engagé dans la durée, nous ne facturons chaque mois que les heures effectuées.

Vous pouvez vous arrêter quand vous le souhaitez et surtout moduler à la hausse ou à la baisse, à tout moment, votre l’externalisation administrative de votre société.

10. Pilotage de la prestation de A à Z par 3h18

Comme nous l'avons vu, le coût du pilotage de votre externalisation peut être élevé, surtout si vous choisissez l'externalisation offshore.

Nous avons choisi de vous dédier un responsable client qui suivra de A à Z, pendant les années de prestations la qualité et la performance de celle-ci.

Il sera aussi le point de contact de votre assistant de gestion polyvalent.

Des enquêtes de satisfaction et entretiens téléphoniques réguliers permettront de piloter au mieux notre qualité de service.

Nos services d’externalisation administrative vous font du temps et de la productivité

Résumé des 5 piliers d'une externalisation réussie

La nouvelle externalisation est en marche et elle repose sur 5 piliers.

Les TPE/PME ne réagissent pas comme les grands groupes dans lesquels l'externalisation est déjà courante. Chacun de ces piliers a une importance fondamentale.

Comparatif des 15 principaux prestataires en externalisation administrative

Il existe 4 types de prestataires dans la liste ci-dessous :

⦁ Les prestataires de services spécialisés disposant d'un réseau d'indépendants ou de salariés

⦁ Les franchises

⦁ Les sociétés off-shore

⦁ Les plateformes internet et portails

Votre choix doit se faire sur des critères objectifs et en particulier :

⦁ La pérennité de la société (ancienneté, nombre de clients, …)

⦁ La qualité de ses « consultants » ou « intervenants »

⦁ Sa capacité à s'engager sur les prestations

⦁ La profondeur de son offre

⦁ La répartition géographique

⦁ La capacité à comprendre vos problématiques sectorielles (avocat, médecin, …)

⦁ Les partenaires (experts comptables, éditeurs, …)

1 # 3H18

Slogan

“Gagnez du temps en externalisant les tâches administratives”

Cibles

⦁ TPE/ PME / Associations*

⦁ Start-up

⦁ Avocats et professionnels du droit

⦁ Artisans

⦁ Grandes entreprises

⦁ Professionnels de santé

Services proposés

⦁ Secrétariat

⦁ Office Management

⦁ Assistanat commercial et communication

⦁ Assistanat des ventes (ADV)

⦁ Gestion comptable & financière

⦁ Gestion des achats

⦁ ADV / Relation Clients / Recouvrement

⦁ Gestion RH

⦁ Gestion de projets

⦁ Certification qualité QUALIOPI

⦁ Prêts PGE, formalités

Adresse web URL

www.3h18.fr

Les + de 3h18

⦁ Des assistants administratifs rigoureusement sélectionnés et validés, habitant à 30 minutes de leurs missions.

⦁ Intervention sur place ou à distance.

⦁ Missions récurrentes ou ponctuelles, à partir de 2H00 par mois.

⦁ Pas d'engagement de durée, remplacement garanti en cas de maladie.

⦁ Possibilité de moduler la prestation d’externalisation à la hausse ou à la baisse.

⦁ Un interlocuteur dédié, un engagement de 3H18 sur la prestation

⦁ Garanties de confidentialité + RGPD

⦁ Accès aux partenaires digitaux 3H18

Promesse générale

⦁ Comment trouver les bonnes compétences, au bon moment et au bon endroit ?

⦁ Comment déléguer en toute confiance tout en évitant de recruter et prendre des risques ?

3H18 vous met en relation sous 48h00 avec des assistants pros qui interviendront chez vous ou en télétravail.

⦁ 3H18 est un service sans frais et sans abonnement, vous ne payez que les heures de travail dont vous avez besoin.

⦁ Notre engagement : booster la flexibilité des petites entreprises et permettre aux chefs d’entreprise de se concentrer sur le développement de leur activité.

Confidentialité

⦁ Les assistants 3H18 sont tenus au secret professionnel sans limitation de durée.

⦁ Nous assurons la protection de vos données personnelles conformément à la réglementation en vigueur.

Compétences

⦁ Profitez de nos prestations sur mesure en gestion administrative, RH, commercial & marketing

⦁ Chaque assistant 3H18 est validé et compétent ce qui garantit son efficacité.

⦁ Sélection des freelances les plus professionnels, les plus motivés

⦁ Tous les membres du réseau 3H18 interviennent dans le cadre de notre Charte Qualité.

Disponibilité

Les assistants 3H18 sont à votre écoute du lundi au samedi.

⦁ Choisissez entre des services ponctuels ou réguliers adaptés à votre situation.

⦁ 3H18 assure la continuité du service avec le remplacement de votre assistant administratif, RH, commercial… en cas de congés, maladie ou accident.

Transparence

⦁ La fiche descriptive de prestation est annexée à chaque contrat.

⦁ Leurs tarifs sont fixes et garantis pendant toute la durée du contrat.

⦁ Toutes les interventions font l’objet d’un devis et sont planifiées avec vous.

⦁ Vous disposez d’un audit gratuit de vos besoins et d’une proposition détaillée.

2 # Malt

Slogan

“Le pouvoir de choisir les meilleurs talents”

Cibles

PME / Grandes entreprises

Services proposés

Par catégorie de métiers :

⦁ Tech

⦁ Gestion de projets & coaching

⦁ Image & son

⦁ Communication

⦁ Jeux vidéo

⦁ Experts data

⦁ Web & graphic design

⦁ Marketing

⦁ Business & conseil

Adresse web URL

www.malt.fr

Les + de Malt

⦁ Des missions sécurisées (une assurance AXA RC pro couvre les missions)

⦁ Un modèle légal, simple et direct (contrat de mission directement avec le freelance)

⦁ Une recherche facilitée

Promesse générale

Malt s’adapte à la taille de votre organisation et à votre nombre de collaborateurs.

La plateforme freelance promeut la proximité et la liberté totale des talents. Elle met en relation les freelances avec les entreprises et crée des conditions favorables pour une meilleure fluidité des échanges.

Malt revendique également l’épanouissement au travail et l’autonomie. ll s’agit d’une solution intéressante pour trouver de bons freelances.

3 # Le GoodStaff

Slogan

“Vous êtes le client pour le freelance.”

Cibles

⦁ Professions intellectuelles

⦁ Start-up

⦁ Professions libérales

⦁ PME, ETI et GE

⦁ Organisation & associations

Services proposés

⦁ Gestion administrative TPE et PME

⦁ Freelance ressources humaines

⦁ Préparation comptable

⦁ Office management pour start-up et TPE

⦁ Optimisation administration des ventes

⦁ Le secrétariat externalisé

⦁ Assistance juridique pour cabinet d’avocat

⦁ Secrétariat médicale freelance

Adresse web URL

www.legoodstaff.com

Les + de LeGoodStaff

⦁ Contrat de prestation de service

⦁ Vous êtes le client pour le freelance

⦁ Démarrage rapide de la prestation d’externalisation

⦁ Évolution aisée du contrat

⦁ Facturation du travail réalisé uniquement

Promesse générale

Leur souhait est de rassembler la communauté des assistants freelances.

Dans les grandes entreprises, ils travaillent dans les fonctions support en tant que :

⦁ assistant RH,

⦁ assistant ADV,

⦁ assistant de direction,

⦁ assistant comptable,

⦁ assistant juridique.

Dans les plus petites entreprises, ils sont souvent le bras droit du dirigeant ou celui qui est au service de toute l’équipe :

⦁ office manager,

⦁ assistant de gestion PME-PMI,

⦁ assistant administratif.

Aujourd'hui, on rencontre aussi des “happiness officers”.

Le GoodStaff veut redorer la réputation de ces fonctions supports, considérant qu’elles sont essentielles et qu’un freelance apporte beaucoup au métier.

Logique : puisque ces professionnels apportent :

⦁ des méthodes structurantes,

⦁ des outils ultra pratiques qui font gagner du temps,

⦁ une maîtrise des méandres de l’administration

⦁ et beaucoup d’enthousiasme !

Le Good Staff reconnaît que ces freelances experts en gestion administrative sont le plus souvent des femmes. La plateforme les appelle des assistantes « nouvelle génération ».

4 # Kavalry

Slogan

“Concentrez-vous sur votre métier. Kavalry Administre le reste.”

Cibles

⦁ TPE – PME

Les services proposés

⦁ Mise en place de process (facturation / relance des impayés, factures fournisseurs, on&off boardings)

⦁ Outils (installation & paramétrage des outils adaptés à votre business)

⦁ Kashboard mensuel (création & production d’un reporting analytique)

⦁ Facturation clients

⦁ Facturation fournisseurs : collecte & paiement

⦁ Relance des impayés

⦁ Ressources humaines

Adresse web URL

https://kavalry.fr/

Les + de Kavalry

⦁ Disponibilité immédiate

⦁ Efficacité

⦁ Flexibilité

⦁ Expertise

Promesse générale

Depuis quelques années, le poste d’office manager s’est fortement développé. Pour les dirigeants de start-up, TPE ou PME, la tentation est forte de recruter en interne pour cette fonction clef de l’entreprise.

Malheureusement, trop souvent, les personnes qui postulent et vous rejoignent les entreprises n’ont pas de formation spécifique sur les différents aspects du métier (comptabilité, paie, recouvrement, etc).

Kavalry propose également d’intégrer à vos équipes des assistants experts, opérationnels et qualifiés pour les tâches à effectuer.

Avant de prendre la décision d’internaliser cette fonction, ayez bien en tête le coût réel de l’embauche d’une personne chez vous.

Le K-movement est la base de données interne de Kavalry. Il regroupe leurs méthodes pour les missions réalisées, leurs process pour les outils, leurs astuces pour gagner du temps et leur programme de formation. Il est actualisé quotidiennement.

Une newsletter interne permet aux offices managers de s’informer sur les nouvelles législations RH et les mises à jour des logiciels utilisés. Ils peuvent aussi accéder à des conseils pour gagner en productivité.

5 # MySuperAssistant

Slogan

“Recruter votre assistante en quelques clics !”

Cibles

⦁ Assistant de direction

⦁ Assistant administratif

⦁ Assistant polyvalent

⦁ Assistant commercial

⦁ Assistant RH

⦁ Assistant logistique

⦁ Office manager

Les services proposés

Partage de votre annonce à une communauté qualifiée :

⦁ Multiposting sur les réseaux sociaux et les principaux job boards

⦁ Tests de compétences clés (hard skills)

⦁ Mises en situation (soft skills)

⦁ Matching des aspirations

⦁ Profil de personnalité (MBTI)

⦁ Screening téléphonique

⦁ Vérification de références

⦁ Short list des meilleurs candidats

⦁ Garantie sur période d’essai

Adresse web et URL

https://www.mysuperassistant.fr/

Les + de MySuperAssistant

Proposition d’une shortlist de candidats : choix possible entre les profils proposés.

Promesse générale

MySuperAssistant souhaite que les entreprises puissent recruter des freelances qui collent le plus possible à leurs valeurs. Pour chaque sélection, la marque met en place des tests de culture générale, des tests de personnalité (MBTI), des tests de compétences en bureautique, et mesure le niveau d’expression à l’écrit de chacun.

L’objectif étant de proposer un super assistant se rapprochant au mieux des convictions de la marque, mais aussi de ces centres d’intérêt. Par exemple, il est possible d’appliquer lors de son investigation un filtre “cinéma”, ce qui déclenche automatiquement une recherche des assistants les plus au fait dans cette thématique !

6 # Aadprox

Slogan

“Redécouvrez le plaisir d’être chef d’entreprise”

Cibles

Franchisés devenant assistants indépendants et proposant leurs services aux :

⦁ Artisans

⦁ Commerçants

⦁ Professions libérales

⦁ TPE

Les services proposés

⦁ Administration des ventes

⦁ Ressources humaines

⦁ Gestion administrative

⦁ Préparation à la comptabilité

⦁ Gestion des achats

⦁ Secrétariat à distance

Adresse web URL

https://www.aadprox.com/

Les + d’Aadprox

Un réseau entièrement pensé et créé par 2 experts comptables. Un gage d’expertise non négligeable pour leurs clients.

Promesse générale

L'assistance administrative repose sur une pluralité de compétences et demande l’implication de différents services au sein d’une même entreprise. Au-delà des missions de secrétariat, chaque agent indépendant du réseau accompagne le chef d’entreprise et les collaborateurs dévolus aux fonctions comptables sur d’autres problématiques connexes et complémentaires, de l’accompagnement à la gestion RH à un soutien aux activités commerciales.

Aadprox vous permet de gagner un temps précieux et vous décharge de nombreuses tâches secondaires, pourtant essentielles, pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : assurer le développement et la pérennité de votre entreprise.

Conscient de l’importance et de l’incidence de chaque mission sur l’activité, Aadprox propose un plan de formation approprié. La marque souhaite par exemple améliorer la productivité opérationnelle tout en maintenant un climat social apaisé ainsi qu’à une meilleure motivation.

Une gestion saine des relations avec les clients évite une dégradation de la réputation de votre entreprise et favorise la fidélisation de la clientèle acquise. Afin de répondre à ce niveau d’exigence, les professionnels indépendants et experts dans leur domaine d’Aadprox vous accompagnent au quotidien dans le pilotage, l’organisation et la gestion de votre activité.

7 # Soreca

Slogan

“Votre contact en permanence”

Cibles

⦁ Domaine médical/ paramédical pour les permanences téléphoniques

⦁ Professions libérales/ avocats / TPE

⦁ Service clients- agences immobilières – associations – Syndics

Les services proposés

⦁ Permanence téléphonique

⦁ Domiciliation d’entreprise

⦁ Location de bureaux

⦁ Rappel des RDV par SMS

⦁ Prise de RDV en ligne sur le site

⦁ Accueil téléphonique personnalisé de 08H00 à 19H00, le samedi de 09H00 à 12H00

⦁ Agenda partagé, synchronisation Google

⦁ Identification et qualification de l’appel

⦁ Filtrage des appels

⦁ Traitement des urgences

⦁ A la demande : rappel des patients

⦁ Espace client disponible 24h/24h

Adresse web URL

https://www.soreca-bordeaux.com/

Les + de Soreca

⦁ Prise de rendez-vous en ligne

⦁ Possibilité de RDV 24/24

⦁ Rappel des RDV par SMS

Promesse générale

Si vous ne supportez plus d’être perturbés par des appels téléphoniques (démarchage, enquêtes…), et que :

⦁ Vos patients ont du mal à vous joindre,

⦁ vous souhaitez optimiser votre agenda et gérer vos consultations efficacement,

⦁ vous faites face à un imprévu de dernière minute, et devez déplacer une journée de consultation.

⦁ vous ne supportez plus les rdvs non honorés,

⦁ vous souhaitez pouvoir proposer à vos patients la prise de rdv sur internet.

⦁ Vous désirez assurer une permanence téléphonique continue, même durant les congés, et arrêt maladie…

Soreca peut vous convenir !

8 # eReceptionist

Slogan

“Vos appels professionnels en toute facilité”

Cibles

⦁ TPE

⦁ PME

⦁ Grande Entreprises

Les services proposés

⦁ Réservation de rendez-vous

⦁ Télévente

⦁ Assistance

⦁ Traitement des commandes

⦁ Génération de leads

⦁ Encaissements de paiements

⦁ Gestions des données

⦁ Étude de marché

⦁ Traitement des paiements

eReceptionist comprend :

⦁ le transfert d’appels,

⦁ un message d’accueil,

⦁ des extensions,

⦁ la transcription de vos messages vocaux envoyées via email

⦁ le filtrage d’appels

⦁ ainsi que l’option d’enregistrement d’appels.

Adresse web URL

https://www.ereceptionist.fr/

Les + de eReceptionist

Des fonctionnalités à valeur ajoutées pour les entreprises :

⦁ Numéro d’accueil (mise en place d’un numéro virtuel)

⦁ Standard téléphonique professionnel (permet de bénéficier d’un assistant virtuel 24h/24)

⦁ Réponse aux appels et transfert en direct

⦁ Création de bureaux virtuels dans plusieurs emplacements

⦁ Assistance en dehors des heures de bureau et lors des heures d’ouverture prolongées

⦁ Suivi et enregistrement des messages

⦁ Assistance client en direct

Promesse générale

L’équipe du eReceptionist Virtual PA le soutien en direct et votre compte eReceptionist existant, avec une bonne gestion des appels et ses services de répondeur téléphonique.

eReceptionist est une solution de gestion d’appels entrants facile d’utilisation et qui apporte tous les avantages d’une réceptionniste à temps plein pour une fraction du coût.

Que vous cherchiez un numéro de téléphone fixe simple à mémoriser ou un numéro plus un système téléphonique virtuel avec plusieurs extensions, eReceptionist a la solution qu’il vous faut.

La plupart du temps vous pouvez même ajouter eReceptionist à un numéro de téléphone existant afin de bénéficier de tous les avantages d’un standard virtuel sans avoir à changer de numéro.

Leur objectif ? Rendre votre entreprise plus flexible pour moins de 10 £ par mois…grâce à un service de réception virtuel.

9 # Gestion Services 17

Slogan

“Concentrez-vous sur votre métier, on s’occupe du reste !”

Cibles

Essentiellement les chefs d’entreprise.

Les services proposés

⦁ Gestion administrative (tri et classement / gestion sociale)

⦁ Gestion financière (interface comptable / outils de pilotage)

⦁ Assistance à maîtrise d’œuvre (économie de chantier / médiation / rédaction des CCTP)

⦁ Audit & formation (en entreprise / au sein d’écoles et institut de formation)

Adresse web URL

https://gestionservices17.com/

Les + de Gestion Services 17

Tarifs très accessibles.

Promesse générale

Gestion Services 17 est un service administratif externalisé situé à La Rochelle. Suivi comptable, tri et classement des papiers, tableau de pilotage, social… Un interlocuteur unique pour la gestion administrative de votre entreprise !

10 # C2 Office Manager

Slogan

“L’administratif est une contrainte pour vous ? Pour nous, c’est un plaisir !”

Cibles

⦁ Dirigeants de TPE, de PME

⦁ Associations

⦁ Artisans

⦁ Profession libérale ou particuliers

Les services proposés

⦁ Gestion administrative

⦁ Assistanat de direction

⦁ Assistanat commercial

⦁ Communication Interne et Externe

⦁ Gestion Financière

Adresse web URL

https://www.c2officemanager.com/

Les + de C2 Office Manager

⦁ Sérénité : rigueur, confidentialité et bienveillance sont leurs maîtres-mots

⦁ Souplesse : intervention en fonction de vos besoins et priorités, sur place ou à distance

⦁ Crédibilité : vis-à-vis de vos clients et autres partenaires grâce à une gestion administrative rigoureuse et réactive

⦁ Maîtrise de votre budget : vous ne payez que la prestation réalisée, sans charges liées à l’embauche ni investissement de matériel. De plus, cette prestation est déductible de votre résultat fiscal.

⦁ Réactivité : devis sous 48 heures ouvrées

⦁ Simplicité : facturation à l’heure ou à la mission

Promesse générale

Organiser, accompagner, proposer des solutions et des outils adaptés, permettre aux dirigeants ou aux particuliers d’optimiser leur activité, voici leur leitmotiv.

11 # Georges

Slogan

“Simplifier la comptabilité de millions d’indépendants”

Cibles

⦁ Professions libérales à l’IR (médecins, kiné, avocats, freelances en BNC soumis à l’impôt sur le revenu)

⦁ Entreprises à l’IS (SAS, SASU, SARL, EURL… soumises à l’impôt sur les sociétés)

Georges est une solution conçue pour tous les indépendants (professions médicales, paramédicales, technique, juridique)

Les services proposés

Automatisation de la tenue comptable

⦁ Synchronisation bancaire sécurisée

⦁ Rapprochement bancaire automatique

⦁ Catégorisation et ventilation automatique des transactions

⦁ Numérisation de justificatifs simplifiée

Déclaration fiscale avec Georges

⦁ Auto-remplissage de vos déclarations

⦁ Déclaration de TVA automatisée

⦁ Télétransmission de votre liasse fiscale

⦁ Notification intelligente en cas d’erreur

⦁ Conformité aux normes de l’administration fiscale

Pilotage et analyse de votre activité en temps réel

⦁ Résultat mensuel

⦁ Répartition de vos dépenses par poste

⦁ Prélèvements personnels

Adresse web URL

https://www.georges.tech/liasse-fiscale/

Les + de Georges

⦁ Sans engagement / sans coût caché

⦁ 3 à 5 fois moins cher qu’un comptable

Promesse générale

Une ambition : simplifier la comptabilité de millions d’indépendants

Georges construit une application intelligente basée sur l’intelligence artificielle qui permet d’automatiser les tâches comptables les plus chronophages.

20 fois plus rapide qu’un logiciel traditionnel et 4 fois moins cher qu’un expert-comptable, Georges est la révolution du logiciel de comptabilité indépendant.

12 # Officéo

Slogan

“L’office management, comme un service !”

Cibles

⦁ Particuliers

⦁ PRO/ PME

⦁ ETI/ GE

⦁ Professionnels du droit

⦁ Professionnels de santé

⦁ ONG/ Service public

Les services proposés

⦁ Secrétariat

⦁ Gestion comptable & financière

⦁ Gestion des achats

⦁ ADV / relation clients

⦁ Gestion RH

⦁ Gestion de projets

Adresse web URL

https://officeopro.com/

Les + d’Officeopro

⦁ Profils experts (6000 intervenants partout en France)

⦁ Sur site ou à distance

⦁ Mise à disposition sous 48h

⦁ ZÉRO embauche : garanti sans impact sur la masse salariale

⦁ Sourcing premium : des profils confirmés, immédiatement opérationnels

⦁ Service sur-mesure : un account manager dédié à votre projet

Promesse générale

⦁ Développer votre entreprise et optimiser votre efficacité.

⦁ Vous accompagner dans la maîtrise des coûts.

⦁ S’adapter aux besoins en gestion administrative des entreprises et les aider à gagner du temps.

L’offre Officéo ?

Proposer une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins : un panel de services administratifs délivrés par des assistants professionnels à la demande.

13 # ALC secrétariat

Slogan

“Prêt pour vous servir”

Cibles

⦁ Professions libérales

⦁ Artisans

⦁ Consultants

⦁ Entreprises

⦁ Associations

Les services proposés

⦁ Assistance administrative

⦁ Assistance commerciale

⦁ Assistance Ressources Humaines

Adresse web URL

https://www.alcsecretariat.fr/

Les + de ALC Secrétariat

⦁ Pas de contraintes liées à l’embauche

⦁ Pas de formation de personnel

⦁ Coût inférieur à l’intérim

⦁ Pas de charges fixes

⦁ Flexibilité adaptée à vos besoins

⦁ Prestations ponctuelles ou régulières

⦁ Solide expérience en gestion d’appels d’offre

⦁ Aucun engagement de durée

⦁ Confidentialité

⦁ Rapidité d’exécution

Promesse générale

En tant qu’assistante indépendante, ALC Secrétariat peut vous proposer de nombreuses prestations (gestion administrative ou RH).

Sa promesse étant de vous libérer des tâches à faible valeur ajoutée, de la même manière que 3h18, par exemple.

Pour certaines démarches, cette assistante indépendante est secondée par une professionnelle dans le domaine juridique afin de vérifier tous vos documents avant envoi.

Se lancer dans la réponse aux marchés publics (ou appels d’offres) n’est pas toujours chose facile : cela prend du temps, nécessite un minimum d’investissement et de connaissances, la concurrence est rude et surtout, il n’y a aucune garantie de résultat.

Seulement, pour gagner de nouvelles commandes, vous êtes parfois obligé d’en passer par là, et vous ne savez pas comment vous y prendre :

⦁ Comment prendre connaissance des appels d’offres ?

⦁ Comment répondre ?

⦁ Comment savoir ce qu’est un DC4, un CCAP, un CCTP ?

⦁ Comment rédiger votre mémoire technique ?

En tant que secrétaire indépendante, ALC Secrétariat peut vous accompagner dans ces démarches et vous aider pour constituer vos dossiers de réponse.

Voici les actions qu’elle peut instaurer pour vous :

⦁ Mise en place des outils de veille des marchés publics

⦁ Veille des appels d’offres (vous ne recevez dans ce cas que les marchés pertinents pour vous)

⦁ Aide à la préparation du dossier (partie administrative, CCAP, CCTP…)

⦁ Aide à la rédaction du mémoire technique, ou simplement mise en page du mémoire technique s’il est déjà rédigé

⦁ Préparation du courrier d’accompagnement

⦁ Gestion du planning pour la réalisation du dossier et envoi dans les délais

14 # Votre bureau privé

Slogan

“Votre Bureau Privé simplifie votre gestion”

Cible

⦁ TPE

⦁ PME

⦁ professions libérales

Les services proposés

⦁ Gestion administrative

⦁ Gestion budgétaire

⦁ Gestion commerciale

⦁ Gestion du personnel

Adresse web URL

https://www.votrebureauprive.com/

Les + de Votre Bureau Privé

⦁ Sur-mesure : aucun engagement de durée. Assistanat personnalisé et polyvalent / prestations ponctuelles ou régulières en fonction des besoins

⦁ Rentabilité : contrairement à une embauche = aucune charge salariale tout au long de la mission.

⦁ Engagement de confidentialité par écrit avant toute intervention

⦁ Un service à la carte d’organisation administrative : Durant une demi-journée, Votre Bureau Privé se déplace pour comprendre votre organisation administrative et être force de proposition sur différentes optimisations pratiques qui vous permettront de gagner du temps.

Ils formalisent le tout dans un document clair et pratique.

⦁ Gestion ponctuelle ou régulière : VBP vous assiste de manière ponctuelle ou régulière dans votre gestion administrative et commerciale.

Ils s'adaptent à votre entreprise et à son organisation existante et mettent en place une gestion simplifiée. La fréquence des interventions est déterminée en fonction de vos besoins. Travail à distance ou sur site.

Promesse générale

Votre Bureau Privé met à disposition des dirigeants de TPE (start up, commerçants et professions libérales…) et PME de tous secteurs d’activité. Une assistante administrative et commerciale pour les accompagner dans leur gestion.

La marque adapte son temps de travail aux besoins réels de votre entreprise. Vous bénéficiez d’une assistance régulière, de quelques jours par mois à quelques jours par semaine, ou ponctuelle en fonction de votre demande.

Les interventions s’effectuent à distance ou sur site.

Leur mission ? Vous faire gagner du temps et vous permettre de vous consacrer pleinement à votre activité.

15 # Officy

Slogan

“Office Manager Part Time & Digitalisation des PME”

Cibles

⦁ Start-Up

⦁ PME

Les services proposés

Gestion quotidienne à temps partagé des tâches administratives de votre entreprise

⦁ Une équipe de plus de 20 Office managers en CDI, expérimentés et technophiles, formés et coachés par des experts comptables

⦁ Intervention chez les clients entre 1 et 3 jours par semaine, en fonction du besoin

⦁ Réponse adaptée au contexte de chaque société : mise en place d’un partenariat long-terme, soutien auprès de l’équipe administrative en place ou gestion de transition

Adresse Web URL

https://www.officy.io/

Les + de Officy

⦁ Une équipe pluridisciplinaire de coachs digitaux experts en RH, Finance, Gestion commerciale et Collaboration interne

⦁ Une démarche sur-mesure en 3 étapes : Comprendre, se projeter et mettre en œuvre

⦁ La capacité à intégrer et connecter un écosystème de plusieurs centaines d’outils SaaS assurant un résultat clé en main (Administration des ventes, comptabilité, ressources humaines, vie au bureau, gestion de projet, digitalisation)

Promesse générale

Officy accompagne ses clients dans l’optimisation, la digitalisation et l’exécution quotidienne de leur Office Management.

Pure player de l’Office Management, Officy orchestre, digitalise et automatise la gestion quotidienne de plus de 150 startups et PME depuis 2017.

Partageant la même conviction que l’émergence de nouveaux outils digitaux et l’accélération du monde des affaires impliquent de gérer l’entreprise autrement, Leslie et Laurent ont bâti une équipe de plus de 25 OM, 100% en CDI temps plein, capables de relever les défis du quotidien sur l’administratif comptable et RH, l’administration de ventes et la vie du bureau et des équipes.

Intervenant dans le cadre de partenariats long-terme (>1 an) comme sur des périodes de transition, ces offices managers sont auprès de leurs clients entre 1 et 4 jours par semaine, avec le soutien permanent de Céline, leur manager opérationnelle.

Ils/elles bénéficient également de formations fréquentes, du support d’une communauté d’experts et d’accès prioritaires aux services de partenaires (Saas ou prestataires).

L’obsession d’Officy : faire progresser ses Offices Managers et ses clients.

Convaincus par l’externalisation administrative ?

Vous êtes convaincus et souhaitez désormais discuter de vos propres besoins ?

Prenons rdv pour un entretien conseil gratuit de 30 minutes. Ce sera la première étape de notre méthode.

Demandez cet entretien dès maintenant en réservant l’heure et la date qui vous conviennent.

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Marc.

CEO de 3H18

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