Le télésecrétariat est une solution d’assistance administrative aux entreprises extrêmement efficace pour qui ne veut pas s’encombrer d’une présence physique régulière au sein de ses locaux ! (entreprise, cabinet, …)
Les missions prises en charge par une télésecrétaire freelance et que vous pouvez déléguer pour optimiser la gestion de votre organisation sont certainement celles qui, à ce jour, sont les plus chronophages et vous empêchent de rester concentré sur le développement de votre activité.
Mais si vos propres salariés vous demandent à télétravailler, qu’allez-vous leur répondre ?
C’est quoi le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat n’est autre qu’un secrétariat dématérialisé. Autrement dit, un secrétariat à distance.
Une entreprise équipée de cette solution peut néanmoins disposer d’une permanence physique au sein de ses locaux. Mais la personne mandatée pour être télésecrétaire ne sera pas présente physiquement dans le bâtiment.
Si vous téléphonez en dehors des horaires classiques d’ouverture, il y a de fortes chances pour que la personne qui vous réponde soit une télésecrétaire !
Qui est concerné par le télésecrétariat ?
Que vous soyez dirigeant d’une PME, d’une TPE ou d’une ETI, vous pouvez avoir besoin d’une télésecrétaire pour venir à bout d’une surcharge de travail administrative. Vous pouvez aussi très bien recourir à ses services en tant que coach, profession libérale ou artisan pour répondre à un besoin ponctuel en lien avec un accroissement d’activité temporaire.
Les professionnels de santé font régulièrement appel à des télésecrétaires, faute de place au sein de leurs cabinets, mais aussi pour satisfaire le plus grand nombre de demandes en provenance de la patientèle, qui ne fait qu’augmenter avec les déserts médicaux.
Les missions courantes réalisées par un télésecrétaire
Faire appel à une télésecrétaire vous permettra d’assurer la gestion de votre agenda et d’organiser vos rendez-vous. Plus besoin de vous inquiéter en cas d’annulation : votre télésecrétaire s’occupe de reprogrammer vos entretiens et de vous en avertir, ainsi que le client.
Quant à la gestion de votre ligne téléphonique, il n’est pas non plus utile d’être présent dans l’entreprise pour répondre à vos clients et fournisseurs. Depuis son domicile ou tout autre espace de travail détaché de votre structure, une télésecrétaire peut très bien assurer la communication téléphonique et traiter les messages vocaux sur votre répondeur.
Quels bénéfices pour votre entreprise ?
Avec l’avènement du télétravail, en grande partie accéléré par la crise sanitaire liée au Sars Cov 2, le télétravail a su trouver sa place au sein des entreprises… et des foyers des salariés ! Depuis une dizaine d’années déjà, les entreprises ont recours à ce mode de travail qui offre l’avantage d’être une solution ultra flexible !
Le télétravail permet de réduire les coûts en lien avec une présence régulière au sein des locaux de votre entreprise. En faisant appel à un réseau de prestataire freelance, il n’est plus nécessaire d’équiper sa télésecrétaire de matériel informatique, comme d’un casque et un ordinateur.
Ces professionnels à leur compte sont bien sûr parfaitement équipés et disposent également de leur propre licence de logiciels bureautiques ce qui vous permet de ne pas avoir à les acheter si vous vous en trouvez dépourvu.
Il n’est pas non plus utile d'aménager un espace de travail pour accueillir une personne de plus ! Ce qui peut poser des problèmes de logistique si votre espace de travail s’avère exigu ou déjà complet…
Une télésecrétaire possède son propre bureau à domicile. Elle peut toutefois se déplacer dans vos locaux en cas de nécessité, comme pour vous aider en direct à faire le tri dans vos archives, par exemple.
Grâce à la visioconférence, vous pourrez toujours rester en contact et effectuer un point régulier pour suivre la prestation en temps et en heure.
Comment permettre à vos équipes de rester performantes en télétravail ?
Quelques fois, la demande de “télétravailler” peut émaner des salariés permanents eux-mêmes, qu’ils soient secrétaires ou non. Les raisons sont fréquemment les suivantes :
⦁ réduire les frais liés au transport,
⦁ éviter les jours où le trafic routier est plus dense et ainsi gagner du temps,
⦁ limiter la fatigue en diminuant le temps de trajet,
⦁ éventuellement, présence d’un handicap moteur ou d’une prise de traitement à heure régulière,
⦁ etc.
Outre ces raisons parfaitement compréhensibles, le télétravail soulève des inquiétudes :
⦁ Mes salariés sont chez eux : travaillent-ils vraiment ?
⦁ Sont-ils au summum de la productivité attendue ?
⦁ Ne seraient-ils pas plus performants en travaillant au sein de mon entreprise ?
Il n’existe pas de réponses toutes faites à ces questions. Certains de vos collaborateurs refuseront parfois d’eux-mêmes de télétravailler :
⦁ certains auront en effet du mal à faire la coupure entre vie privée et vie professionnelle,
⦁ d’autres préféreront la présence de leurs collègues et de leur direction au quotidien pour être stimulés et mieux orientés dans la gestion des tâches,
⦁ etc.
Si vous décidez d’accéder à la requête de vos salariés, quelques précautions sont à prendre…
Faites confiance à vos collaborateurs
C’est une des règles d’or ! Vous serez surpris de constater à quel point la plupart des télétravailleurs sont inquiets à l’idée que leur patron ou responsable puisse croire qu’ils ne sont pas véritablement en train de traiter les tâches qui leurs sont assignées.
L’utilisation d’un outil de gestion approprié comme Trello, Notion, Jira, ou Monday, vous aident à suivre leur progression de travail quotidiennement, même s’ils ne sont pas présents au sein de vos locaux.
N’hésitez pas à vous entretenir avec eux une fois par mois ou par semaine pour résoudre d'éventuelles problématiques et vous rassurer sur la bonne prise en charge des missions.
Sensibiliser vos équipes au mode de travail à distance
Si vous décidez d’instaurer du travail à distance, un autre facteur important réside dans la sensibilisation de vos équipes. Un salarié non habitué à cette méthode de travail peut éprouver des difficultés les premières semaines à trouver le mode de fonctionnement qui lui convient le mieux.
En effet, travailler à la maison est une situation peu familière qui désoriente. Accompagner vos salariés au changement vous permettra d’éviter la baisse de productivité le temps de la transition.
Par conscience professionnelle, un salarié en télétravail peut avoir tendance à se surcharger pour ne pas laisser penser qu’il ne fait rien. En omettant parfois de faire des pauses ! Une situation qui ne permet ni de “tenir dans la durée” ni de performer quotidiennement.
Faire appel à des télétravailleurs experts en gestion administrative
Si vous n’avez pas le temps de former vos équipes au travail à distance, ou que cette solution ne représente pas un mode de travail idéal aux yeux de vos collaborateurs, vous pouvez choisir de faire appel à un réseau de prestataires freelance, parfaitement à l’aise avec l’identification des besoins de gestion d’une entreprise.
Ce type de réseau professionnel offre l’avantage de disposer de télésecrétaires aguerris et parfaitement opérationnels :
⦁ Vous n’aurez ni à former vos équipes,
⦁ ni à stresser pour votre cadence de production,
⦁ ni à vous en faire pour le traitement des tâches administratives,
⦁ ni à investir ou déménager du matériel adapté au télésecrétariat,
⦁ ni à devoir sélectionner le profil idéal et perdre encore du temps en campagne de recrutement…
La solution 3h18 est la plus facile et la plus rapide à mettre en place. Pour bénéficier de l’expertise d’un télésecrétaire dès aujourd’hui, prenez rendez-vous avec un conseiller 3h18.
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