Pourquoi faire de son externalisation administrative une priorité ?

Beaucoup de dirigeants de petites entreprises et de personnes qui exercent en profession libérale se disent régulièrement débordés par la gestion administrative qui leur prend énormément de temps.

C’est évidemment une source de stress considérable. Alors pourquoi la plupart d’entre eux ne souhaitent pas embaucher une assistante indépendante ?

Tout d’abord, beaucoup souhaitent limiter les charges sociales. Ensuite, la plupart ignore encore que des solutions d’externalisation administrative sans engagement existent. Télésecrétariat, gestion de son service RH, pré comptabilité, actions de recouvrement, gestion commerciale…

Bénéficier d’une assistance administrative sur mesure permet de se recentrer sur l’essentiel de son activité.

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A quel moment un dirigeant doit-il songer à l’externalisation administrative ?

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Si vous perdez trop de temps au quotidien avec la paperasse et que vous ressentez le besoin de vous recentrer sur la gestion de la relation client, ou que vous ne parvenez plus à traiter correctement vos appels entrants, c’est qu’il est temps d’agir !

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Quoi de plus pénible que d’être interrompu toutes les cinq minutes lorsque l’on a besoin de préparer des devis complexes pour répondre à des appels d’offres ?

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Si vous êtes actuellement dans cette situation, peut-être devriez-vous songer à faire de l’externalisation administrative votre nouvelle priorité ! Ce, afin de réduire la charge des missions quotidienne qui empêche votre entreprise de profiter pleinement de votre expertise sur des domaines où celle-ci est absolument requise…

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Difficile de se concentrer sur les chantiers prioritaires, ses clients, son financement, d’étudier des études de marché pour prendre les meilleures décisions stratégiques lorsque votre agenda regorge de tâches administratives obligatoires diverses et variées, d’une importance clef mais ne pouvant rester « au bord du chemin ».

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Sans le recours à une solution adaptée, des erreurs dans vos déclarations sont possibles. Un mauvais commentaire sur un solde de trésorerie, une facture erronée, un client en retard non relancé… Ce risque s’accentue lorsque vous vous pressez à réaliser vous-même des tâches qui vous encombrent. “Vite fait, bien fait” n’est pas la bonne solution quand on veut croitre et scaler.

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L'intervention d’assistants de gestion polyvalents permet également d’améliorer le climat social de votre entreprise qui peut se retrouver impacté par une mauvaise organisation interne et une insatisfaction des clients ou fournisseurs.

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Enfin, si vous souhaitez être accompagné dans la digitalisation de votre entreprise, sachez que le recours à un prestataire externe s’avère être une excellente solution !

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Fort d’un cumul d’expériences au sein de plusieurs sociétés, votre assistant administratif, expert en numérisation de documents et logiciels, saura mettre en place de nouveaux outils numériques tels que Payfit, Spendesk, Quonto, Regate, Ipaidthat etc…pour moderniser vos workflows et techniques de travail.

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Comment fonctionne l’externalisation administrative ?

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Certaines tâches, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes, peuvent être entièrement déléguées à un prestataire externe. Néanmoins, il n’est pas possible de TOUT déléguer. Une assistante de gestion polyvalente peut vous aider à prioriser vos besoins d’externalisation administrative.

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Dès son arrivée au sein de votre entreprise, elle sera opérationnelle et capable d’analyser et résoudre vos difficultés de gestion. Elle réalisera un diagnostic et vous proposera une méthodologie pour avancer ainsi qu’un plan d’action.

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Sur place, votre assistante peut vous aider à faire progresser votre organisation en se chargeant des taches chronophages et digitalisant progressivement la paperasse.

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En harmonisant votre charge de travail, et en choisissant de vous accompagner sur les pans de gestion qu’elle est à même de traiter, elle vous permettra de reprendre la main sur les tâches véritablement stratégiques et devant impérativement être effectuées par un dirigeant d’entreprise.

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Vous risquez peut-être d’être surpris de la quantité de choses que l’on peut céder à une tierce personne… d’autant qu’elles ont l’habitude de gérer des entreprises aux problématiques similaires !

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L’externalisation administrative a pour but d’insuffler un vent nouveau au sein de votre société et de remettre les choses à leur place. Par définition, vous réorganisez votre gestion administrative et allégez votre agenda pour consacrer davantage de temps à ce qui importe réellement pour votre société.

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Derrière l’externalisation administrative : des profils d’assistants variés et compétents.

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Ils ou elles sont de précieux alliés dans le quotidien d’une entreprise. Mais quels profils se cachent derrière les solutions d'externalisation administrative ?

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Bras droit d’un dirigeant, les assistantes administratives sont toujours des personnes méticuleuses et organisées. Elles ne rechignent généralement pas à la tâche ! Leurs efforts combinés permettent de maintenir en place une solide organisation interne sur de nombreux process de gestion.

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Parfois, certaines assistantes sont issues d’une réorientation professionnelle. Cela ne signifie d’ailleurs pas qu’elles sont moins qualifiées. Au contraire, galvanisées par l’objectif d’un changement de vie, ultra motivées par la variété des missions, proches de chez elles, elles mettent aussi un point d’honneur à contribuer à la satisfaction de leurs clients.

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Pour cela, des parcours courts comme des formations en secrétariat, gestion administrative, commerce… sont accessibles. Ces profils ont l’avantage d’avoir exercé un autre métier, voire plusieurs, parfois en lien avec le monde de l’entreprise. Cela leur permet d’aborder leur nouveau métier avec du recul et d’être naturellement polyvalente. Autrefois acteur d’un autre service, un profil issu d’une réorientation veillera toujours à la bonne prise en compte de toutes les parties prenantes de l’entreprise.

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A contrario, de nombreux autres assistants justifient souvent de nombreuses années d’expérience en externalisation administrative. Ces experts réalisent des tâches courantes de gestion comme la tenue d’un secrétariat et la rédaction de courriers, mais peuvent très bien intervenir aussi sur des missions plus complexes comme :

⦁ la réalisation de tableaux de bord,

⦁ la prévention des risques au travail,

⦁ la maîtrise de SIRH

⦁ l’organisation d’événements marketing,

⦁ les opérations de pointage bancaires,

⦁ la rédaction de documents importants,

⦁ la gestion des achats et fournisseurs,

⦁ le suivi des formalités,

⦁ l’archivage numérique de vos données clients

⦁ le scannage et l’impression de factures ou devis

⦁ ou l'onboarding de votre personnel.

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Externaliser ses tâches administratives grâce à 3h18

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⦁ Avez-vous besoin d’aide pour assurer la gestion du personnel, le scan des pièces administratives, la prise de rendez-vous et la gestion d’agenda ?

⦁ Souhaitez-vous que votre assistante indépendante soit bilingue pour répondre à vos clients étrangers ?

⦁ Voulez-vous un profil qui maîtrise parfaitement les outils informatiques pour préparer des tableaux de bord ?

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Le secrétariat externalisé vous permet d’intégrer au sein de votre structure des compétences à la demande pour répondre à des besoins réguliers ou ponctuels. Par exemple : pour remplacer un salarié pendant ses congés payés ou pour faire face à un surcroît temporaire d’activité.

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En fonction de vos besoins, votre conseiller 3H18 pourra également vous orienter vers :

⦁ une secrétaire juridique,

⦁ une secrétaire comptable (facturation, relance des impayés, saisie),

⦁ une secrétaire médicale,

⦁ une assistante de direction

⦁ une DRH ou DAF

⦁ ou encore une assistante commerciale.

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Pour encore plus de simplicité, il est aujourd’hui possible de mettre en place très rapidement une offre de secrétariat externalisé, de télésecrétariat ou de secrétaire comptable. En effet, en contactant nos services, vous êtes certain d’être rappelés sous 48 heures par nos consultants qui étudieront les besoins de votre entreprise et vous proposeront la solution adaptée à votre besoin ainsi qu’un devis personnalisé.

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Grâce au nouveau mode de travail que permet le télétravail, vous n’avez même pas à aménager vos bureaux ! L’assistance indépendante peut très bien aussi s’effectuer à distance.

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Conclusion

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L’externalisation administrative confère bien des avantages. En confiant vos process administratifs ou RH, et en faisant appel à des solutions de sous-traitance telles que 3H18, vous pourrez vous appuyer sur un réseau d’assistants indépendants qualifiés. Ultra motivés, ils proposent, via la société 3H18 disposant de centaines de missions réussies depuis 2019, des prestations d’aide administrative en télétravail ou sur site.

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Pour simplifier la gestion d’entreprise et le suivi des démarches administratives dans votre TPE ou PME, apprenez à déléguer et recentrez-vous sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise.