Soutien administratif : avantages et concept

Soutien administratif aux entreprises : de quoi parle-t-on ? 

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La gestion administrative d’une entreprise fait référence à l'ensemble des aspects administratifs nécessaires à son bon fonctionnement.

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Un soutien administratif  est possible grâce à des experts indépendants.

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Ces freelances experts en gestion administrative sont capables de traiter des tâches, telles que : 

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• la gestion de la paie, 

• le rassemblement, le classement et l’archivage de pièces comptables,

• la gestion des recrutements,

• les rapprochements bancaires, 

• la gestion des courriers,

• la création de devis,

• la prise de rendez-vous dans l’agenda

• et d'autres activités administratives quotidiennes. 

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Les entreprises choisissant d'externaliser ces fonctions à des prestataires spécialisés le font pour gagner du temps, réduire les coûts et gagner en efficacité soit : 

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• en améliorant le processus avec un intervenant expert 

• en automatisant ce processus.

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Le traitement de certaines tâches et missions n’ayant lieu qu’une fois par mois ou de manière annuelle (comme la préparation de son bilan comptable ou le sourcing de fournisseurs), il n’est en effet pas conseillé de recruter un expert en soutien administratif à temps plein et en CDI.

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Découvrir notre comparatif des avantages entre CDI et assistance externalisée !

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Avantages du soutien administratif externalisé

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Certaines entreprises préféreront collaborer avec un assistant indépendant pour plus de flexibilité. Il est en effet plus facile de rompre ce type de partenariat qu’un contrat de travail.

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👀 Sur le même sujet : 15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale

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Comme dit plus haut, en externalisant leur administratif, les entreprises peuvent réduire leurs coûts opérationnels, car elles n'ont pas à assumer les charges sociales et les avantages liés à l'embauche de salariés à temps plein. 

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De plus, elles bénéficient de compétences spécialisées et de l'expérience de professionnels souvent au fait des dernières réglementations et outils de gestion. 

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Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier, en déléguant les tâches administratives à des experts capables d'optimiser ces processus. Enfin, l'externalisation offre une grande flexibilité en termes de volume de travail, permettant d'ajuster les services en fonction des besoins fluctuants de l'entreprise sans les contraintes d'une gestion interne.

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Les métiers éligibles à un soutien administratif

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Différents profils métiers sont disponibles sur le marché du travail et disposés à vous accompagner dans votre gestion administrative.

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🙋‍♂️Profils assistant

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• Secrétaire administrative

• Télésecrétaire

• Assistant RH

• Assistant en administration des ventes

• Secrétaire comptable

• Secrétaire de direction

• Assistant commercial

• Assistant des achats

• Assistant juridique

• Gestionnaire de paie

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👨‍💼Profils manager

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• Responsable des opérations

• Office manager

• RAF ou Responsable Administratif et Financier

• DAF ou Directeur Administratif et Financier

• RRH ou Responsable des Ressources Humaines

• DRH ou Directeur des Ressources Humaines

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Chez 3h18, nous proposons tous ces profils, de l’assistant au manager ! 

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✅En présentiel ou distanciel 

✅Vous ne payez que les heures productives

✅ Prestation sans engagement !

✅ Profils sourcés par des experts RH de notre réseau d’externalisation

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Les autres tâches qu’il est possible de déléguer à un assistant administratif

Les autres tâches qu’il est possible de déléguer à un assistant administratif comprennent :

1. 📬 Gestion des correspondances 
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2. 🎉 Organisation d'événements 
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3. 📱 Gestion des réseaux sociaux
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4. 📝 Rédaction de comptes rendus
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5. 🔄 Support aux équipes de projet 
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6. 💾 Mise à jour des bases de données 
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7. 🖇️ Gestion des fournitures de bureau 
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8. 📑 Assistance à la préparation de documents juridiques 
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9. 📢 Coordination de la communication interne
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10. 📊 Préparation des présentations
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11. ✈️ Réservation de voyages d'affaires 
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12. 🛡️ Gestion des assurances de l'entreprise 
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13. 📞 Traitement des réclamations clients 
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14. 🔍 Veille réglementaire et concurrentielle 
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15. 📋 Soutien à la gestion des appels d'offres 
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16. 📃 Gestion des contrats fournisseurs 
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17. 🎓 Formation et intégration des nouveaux employés 
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18. 🖥️ Gestion des abonnements logiciels et licences 

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Bon à savoir 💡

1. Un assistant administratif améliore la gestion des tâches quotidiennes au sein des entreprises, notamment les PME et les PMI. 
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2. Doté de compétences relationnelles solides, il doit être rigoureux et méthodique pour assurer un suivi administratif optimal. 
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3. Il est souvent amené à gérer les appels téléphoniques et les mails, ce qui nécessite un bon niveau de communication écrite et orale. 

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