Rejoignez le live du jeudi
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez  nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez nos services en 30 mn chrono !
Chefs d'entreprise, découvrez nos services en 30 mn chrono !
GO
Je m'inscris au webinaire
Curieux de découvrir nos services ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Rejoignez le live du jeudi
GO
Rejoignez notre live du jeudi

Saisie de données et avantages de l’externalisation

La saisie de données peut être externalisée pour bénéficier d'avantages significatifs. Cet article explore la définition de la saisie de données et présente les avantages de l'externalisation.

Votre diagnostic gratuit
Icon Diag Gratuit
Icon BackGround

La saisie de données désigne le fait de collecter, organiser et analyser des informations cruciales pour la prise de décision. Externaliser cette tâche offre de nombreux avantages, allant de la réduction des coûts à l'amélioration de la qualité des données. 

Définition de la saisie de données

Définition 

La saisie de données est le processus consistant à entrer des informations dans un système informatique ou une base de données (aussi appelée BDD). Les données sont obtenues via le scraping de données assisté par logiciel ou un inventaire manuel.

La donnée est présente partout sur le web ! 🌐

🔍Articles et études en PDF, 

📁Fichiers d’exports d’outils en format XLSX ou CSV, 

📚CRM, référentiels et bibliothèques,

💬Messages sur les réseaux sociaux.

Objectifs de la saisie de données

L'objectif de la saisie de données est de collecter des informations de manière structurée et organisée, ce qui permet leur traitement, leur analyse et leur utilisation ultérieure par l'entreprise. 

Au sein des entreprises, certaines données intéressent plus que d’autres. Notamment la data client qui rassemble les préférences d'achat, les comportements en ligne, les interactions avec l'entreprise sur les réseaux sociaux, les historiques d'achat, des informations démographiques, etc. 

Les données permettent d’adapter la stratégie de l’entreprise. Elles permettent sa croissance continue.

Différence entre données publiques et privées

La donnée publique se distingue de la donnée privée, classée confidentielle en raison de sa disponibilité et de son accessibilité à tous sans restriction. 

Les données publiques

Les données publiques sont accessibles et partageables par le grand public, souvent sans nécessiter d'autorisation spécifique. Elles incluent des informations telles que : 

Les données privées

En revanche, les données privées sont des informations sensibles protégées en raison de de leur caractère personnel. Ces données sont soumises à des restrictions d'accès et nécessitent une autorisation pour y accéder. Les données privées désignent la plupart du temps des informations telles que : 

Pourquoi les entreprises subissent-elles le vol de leurs données ? 

La protection de la vie privée des clients et la sécurité des données sont des préoccupations croissantes au sein des entreprises, alors même que les épisodes de hacking se multiplient chaque année dans le monde. 

Le vol de données résulte souvent de failles au sein des systèmes de sécurité, de manquements, de négligence ou d’erreurs d’inattention du personnel lors de la manipulation de ces données.

La négligence ou le manque de compétences d’un assistant s’avère à l’origine de multiples problèmes ! 

Lire l’article : 8 signes qui prouvent que votre assistante administrative est en difficulté

6 types de saisies de données possibles

Les entreprises utilisent une variété de méthodes pour saisir des données, en fonction de leurs besoins, de leurs connaissances, des types d'informations qu'elles collectent ainsi que de leur budget.  

Voici quelques-unes des principales méthodes de saisie de données rencontrées :

  1. La saisie manuelle : Les données sont saisies par des employés sur leur ordinateur. La méthode, jugée chronophage et relativement lente par certains, et archaïque par d’autres, demeure toutefois adaptée si les volumes à saisir sont moindres.
  1. La saisie automatique : Les données sont capturées automatiquement à partir de sources numériques telles que des systèmes informatiques ou des applications. Cela inclut l'importation de fichiers sécurisés, la connexion à des bases de données ou l'utilisation d'interfaces de programmation, nommées API, pour extraire des données à partir de sources externes.
  1. La saisie par lecture optique de caractères (OCR) : Cette méthode, largement répandue aujourd’hui, est utilisée pour saisir des données à partir de documents imprimés ou manuscrits à l'aide de scanners et de logiciels de reconnaissance optique de caractères (ex : la reconnaissance du montant d’un chèque bancaire.).
  1. La saisie par code à barres : Dans ce cas de figure, les données sont capturées en scannant des codes à barres à l'aide de lecteurs de code à barres. Cette méthode est couramment utilisée dans les secteurs du retail, de la logistique ou encore de la gestion des stocks.
  1. La saisie par reconnaissance vocale : Les données sont saisies en convertissant la parole en texte à l'aide de logiciels de reconnaissance vocale. Cette méthode est davantage utilisée par les particuliers pour la saisie de données sur des appareils mobiles et dans des environnements où l'entrée manuelle de données est délicat.
  1. Saisie par formulaire en ligne : Les données d’utilisateurs sont captées directement par des formulaires (exemple : prises de rendez-vous Calendly). Cette méthode est couramment utilisée pour la collecte d'informations sur des prospects potentiels.

Comment effectuer une saisie de données précise et sans erreurs ?

  1. Assurez-vous de comprendre exactement quelles données doivent être saisies et dans quel format.
  1. Utilisez des formulaires ou des modèles préformatés pour garantir une cohérence dans la saisie des données.
  1. Si possible, limitez les sources de données pour réduire les risques d'erreurs de saisie. Utilisez des données provenant de sources fiables et vérifiées.
  1. Effectuez une double vérification des données saisies pour détecter et corriger les erreurs éventuelles… En revanche, ne saisissez pas 2x les mêmes données ! 
  1. Si possible, utilisez des outils ou des logiciels qui permettent d'automatiser la saisie des données pour réduire les erreurs et optimiser votre temps.
  1. Mettez en place des contrôles pour détecter les erreurs de saisie avant qu'elles ne deviennent problématiques.
  1. Enfin, assurez-vous que le personnel chargé de la saisie des données est correctement formé aux procédures de saisie et aux outils utilisés !

Pourquoi externaliser la saisie de données ? 

Externaliser la saisie de données présente plusieurs avantages pour les entreprises :

🎯Focus sur les activités principales

💰Réduction des coûts 

🤸‍♂️Meilleure flexibilité 

🤝Accès à l'expertise sans avoir à investir dans le développement interne de compétences 

🚀Amélioration de la qualité et de la précision

Externaliser la saisie de vos données avec 3h18 !

Vous avez le choix entre 3 solutions qui comportent chacune des avantages et des limites. Nous vous avons résumé les bénéfices de la prestation de service externalisée dans ce tableau comparatif :

5 logiciels utilisés pour la saisie de données

1️⃣Microsoft Excel : Le plus connu de tous ! Plus populaire que n’importe qui, Excel est un outil de tableur largement utilisé pour la saisie et la gestion de données. Il offre une variété de fonctionnalités pour organiser, filtrer et analyser les données.

2️⃣Google Forms : Google Forms est un outil gratuit qui permet de créer des formulaires en ligne pour collecter des données. Les réponses des utilisateurs sont automatiquement enregistrées dans une feuille de calcul Google Sheets.

3️⃣Abbyy FineReader : Abbyy FineReader est un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit les documents numérisés en fichiers éditables. Il est souvent utilisé pour la saisie de données à partir de documents papier.

4️⃣OpenRefine : OpenRefine est un outil open source conçu pour nettoyer et transformer des ensembles de données. Il est utile pour la saisie de données lorsque les données sources nécessitent un nettoyage ou une normalisation.

5️⃣Typeform : Typeform est une plateforme en ligne qui permet de créer des formulaires interactifs et des enquêtes. Il offre une expérience utilisateur conviviale et permet de collecter des données de manière interactive.

Chez 3h18, nous maîtrisons parfaitement les processus de saisie de données. Nous vous proposons des conseils et un assistant dédié pour sécuriser les vôtres et ne scraper que la data qui vous intéresse vraiment. 

Retrouvez toutes nos compétences en

Gestion Administrative

De l'Assistant au Manager, découvrez nos expertises

3h18 vous propose de vous accompagner de manière ponctuelle ou récurrente sur
toutes vos fonctions opérationnelles et support !

Renforcez les rouages de votre entreprise dès aujourd'hui.

Précomptabilité

Ne laissez plus votre précomptabilité transformer votre quotidien de chef d’entreprise en cauchemar ! Déléguez ou renforcez vos équipes administratives de profils stables et immédiatement opérationnels.

Gestion Administrative

Déléguez votre gestion administrative et financière à un Expert Métier expérimenté et développez sereinement votre organisation. Mettez en place les process et systèmes d'information de gestion qui vont vous permettre de franchir un cap.

Office Management

L’office manager est le trait d’union entre vous et vos équipes. Véritable vecteur de la communication, confiez lui la gestion de vos tâches administratives et RH, de vos évènements et projets collaboratifs et le bien-être de vos salariés au travail !

Ressources Humaines

Les Ressources Humaines sont un des rouages essentiels de l’entreprise. Prenez soin de vous entourer d'un professionnel motivé pour aider votre entreprise à franchir un cap et attirer ou retenir vos meilleurs talents !

Commercial

Et si vous confiez le développement Marketing et Commercial de votre entreprise ou simplement le suivi de votre CRM, la recherche de nouveaux prospects ou la rédaction de devis à un professionnel externalisé travaillant dans vos locaux ?

Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?

Pour aller vite et gagner en flexibilité.
Pour disposer de professionnels très qualifiés.
Stables et motivés !

Vous manquez de ressources

  • Difficile de recruter le bon profil

  • Besoin de compétences plus techniques
  • Un départ soudain dans vos équipes

Votre budget
est contraint

  • Vous n’avez pas besoin d’un plein temps
  • Vous ne souhaitez pas
    prendre de risque sur un CDI
  • Les coûts cachés d’un salarié vous rebutent

Vous avez besoin
de flexibilité

  • Un remplacement ou du
    renfort ponctuel
  • Une activité cyclique
    sans garantie
  • Aller vite, pas de gestion RH chronophage !
Votre diagnostic gratuit
Icon
Icon BackGroundIcon BackGround

Comment ça marche ?

Icon Déléguer

Nous définissons
vos besoins

Nos conseillers vous aident à préciser la mission, à définir vos besoins et élaborent votre devis en quelques minutes.

Icon Déléguer

Recherche et sélection
du meilleur expert

Nous recherchons parmi notre large réseau d'intervenants le meilleur expert à moins de 30 minutes de votre entreprise.
Icon Déléguer

1er rendez-vous avec
votre intervenant sous 48h

Dès le premier RDV, vous convenez d'un planning adapté à vos obligations et votre intervenant démarre son travail.
Prendre un rendez-vous
avec un conseiller 3h18

Il est temps d'agir

Grâce à nos consultants, obtenez en moins de 24h, une analyse
de votre besoin et un devis sur mesure.

Icon BackGround