Saisie de données et avantages de l’externalisation
La saisie de données peut être externalisée pour bénéficier d'avantages significatifs. Cet article explore la définition de la saisie de données et présente les avantages de l'externalisation.
La saisie de données désigne le fait de collecter, organiser et analyser des informations cruciales pour la prise de décision. Externaliser cette tâche offre de nombreux avantages, allant de la réduction des coûts à l'amélioration de la qualité des données.
Définition de la saisie de données
Définition
La saisie de données est le processus consistant à entrer des informations dans un système informatique ou une base de données (aussi appelée BDD). Les données sont obtenues via le scraping de données assisté par logiciel ou un inventaire manuel.
La donnée est présente partout sur le web ! 🌐
🔍Articles et études en PDF,
📁Fichiers d’exports d’outils en format XLSX ou CSV,
📚CRM, référentiels et bibliothèques,
💬Messages sur les réseaux sociaux.
Objectifs de la saisie de données
L'objectif de la saisie de données est de collecter des informations de manière structurée et organisée, ce qui permet leur traitement, leur analyse et leur utilisation ultérieure par l'entreprise.
Au sein des entreprises, certaines données intéressent plus que d’autres. Notamment la data client qui rassemble les préférences d'achat, les comportements en ligne, les interactions avec l'entreprise sur les réseaux sociaux, les historiques d'achat, des informations démographiques, etc.
Les données permettent d’adapter la stratégie de l’entreprise. Elles permettent sa croissance continue.
Différence entre données publiques et privées
La donnée publique se distingue de la donnée privée, classée confidentielle en raison de sa disponibilité et de son accessibilité à tous sans restriction.
Les données publiques
Les données publiques sont accessibles et partageables par le grand public, souvent sans nécessiter d'autorisation spécifique. Elles incluent des informations telles que :
Des données démographiques,
Des statistiques gouvernementales,
Des articles de lois et décrets,
Des données météorologiques,
etc.
Les données privées
En revanche, les données privées sont des informations sensibles protégées en raison de de leur caractère personnel. Ces données sont soumises à des restrictions d'accès et nécessitent une autorisation pour y accéder. Les données privées désignent la plupart du temps des informations telles que :
Des données de santé,
Des informations financières personnelles,
Des identifiants de connexion (login + mot de passe)
etc.
Pourquoi les entreprises subissent-elles le vol de leurs données ?
La protection de la vie privée des clients et la sécurité des données sont des préoccupations croissantes au sein des entreprises, alors même que les épisodes de hacking se multiplient chaque année dans le monde.
Le vol de données résulte souvent de failles au sein des systèmes de sécurité, de manquements, de négligence ou d’erreurs d’inattention du personnel lors de la manipulation de ces données.
La négligence ou le manque de compétences d’un assistant s’avère à l’origine de multiples problèmes !
Les entreprises utilisent une variété de méthodes pour saisir des données, en fonction de leurs besoins, de leurs connaissances, des types d'informations qu'elles collectent ainsi que de leur budget.
Voici quelques-unes des principales méthodes de saisie de données rencontrées :
La saisie manuelle : Les données sont saisies par des employés sur leur ordinateur. La méthode, jugée chronophage et relativement lente par certains, et archaïque par d’autres, demeure toutefois adaptée si les volumes à saisir sont moindres.
La saisie automatique : Les données sont capturées automatiquement à partir de sources numériques telles que des systèmes informatiques ou des applications. Cela inclut l'importation de fichiers sécurisés, la connexion à des bases de données ou l'utilisation d'interfaces de programmation, nommées API, pour extraire des données à partir de sources externes.
La saisie par lecture optique de caractères (OCR) : Cette méthode, largement répandue aujourd’hui, est utilisée pour saisir des données à partir de documents imprimés ou manuscrits à l'aide de scanners et de logiciels de reconnaissance optique de caractères (ex : la reconnaissance du montant d’un chèque bancaire.).
La saisie par code à barres : Dans ce cas de figure, les données sont capturées en scannant des codes à barres à l'aide de lecteurs de code à barres. Cette méthode est couramment utilisée dans les secteurs du retail, de la logistique ou encore de la gestion des stocks.
La saisie par reconnaissance vocale : Les données sont saisies en convertissant la parole en texte à l'aide de logiciels de reconnaissance vocale. Cette méthode est davantage utilisée par les particuliers pour la saisie de données sur des appareils mobiles et dans des environnements où l'entrée manuelle de données est délicat.
Saisie par formulaire en ligne : Les données d’utilisateurs sont captées directement par des formulaires (exemple : prises de rendez-vous Calendly). Cette méthode est couramment utilisée pour la collecte d'informations sur des prospects potentiels.
Comment effectuer une saisie de données précise et sans erreurs ?
Assurez-vous de comprendre exactement quelles données doivent être saisies et dans quel format.
Utilisez des formulaires ou des modèles préformatés pour garantir une cohérence dans la saisie des données.
Si possible, limitez les sources de données pour réduire les risques d'erreurs de saisie. Utilisez des données provenant de sources fiables et vérifiées.
Effectuez une double vérification des données saisies pour détecter et corriger les erreurs éventuelles… En revanche, ne saisissez pas 2x les mêmes données !
Si possible, utilisez des outils ou des logiciels qui permettent d'automatiser la saisie des données pour réduire les erreurs et optimiser votre temps.
Mettez en place des contrôles pour détecter les erreurs de saisie avant qu'elles ne deviennent problématiques.
Enfin, assurez-vous que le personnel chargé de la saisie des données est correctement formé aux procédures de saisie et aux outils utilisés !
Pourquoi externaliser la saisie de données ?
Externaliser la saisie de données présente plusieurs avantages pour les entreprises :
🎯Focus sur les activités principales
💰Réduction des coûts
🤸♂️Meilleure flexibilité
🤝Accès à l'expertise sans avoir à investir dans le développement interne de compétences
🚀Amélioration de la qualité et de la précision
Externaliser la saisie de vos données avec 3h18 !
Vous avez le choix entre 3 solutions qui comportent chacune des avantages et des limites. Nous vous avons résumé les bénéfices de la prestation de service externalisée dans ce tableau comparatif :
5 logiciels utilisés pour la saisie de données
1️⃣Microsoft Excel : Le plus connu de tous ! Plus populaire que n’importe qui, Excel est un outil de tableur largement utilisé pour la saisie et la gestion de données. Il offre une variété de fonctionnalités pour organiser, filtrer et analyser les données.
2️⃣Google Forms : Google Forms est un outil gratuit qui permet de créer des formulaires en ligne pour collecter des données. Les réponses des utilisateurs sont automatiquement enregistrées dans une feuille de calcul Google Sheets.
3️⃣Abbyy FineReader : Abbyy FineReader est un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit les documents numérisés en fichiers éditables. Il est souvent utilisé pour la saisie de données à partir de documents papier.
4️⃣OpenRefine : OpenRefine est un outil open source conçu pour nettoyer et transformer des ensembles de données. Il est utile pour la saisie de données lorsque les données sources nécessitent un nettoyage ou une normalisation.
5️⃣Typeform : Typeform est une plateforme en ligne qui permet de créer des formulaires interactifs et des enquêtes. Il offre une expérience utilisateur conviviale et permet de collecter des données de manière interactive.
Chez 3h18, nous maîtrisons parfaitement les processus de saisie de données. Nous vous proposons des conseils et un assistant dédié pour sécuriser les vôtres et ne scraper que la data qui vous intéresse vraiment.
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