Classement de documents : comment l'externalisation améliore le quotidien des PME et TPE
Découvrez comment révolutionner la gestion de vos documents administratifs. Externalisez votre classement et libérez-vous du temps pour vous concentrer sur l'essentiel de votre activité !
Le classement de documents constitue une pièce maîtresse dans l'organisation et le fonctionnement d'une entreprise. Il s'agit d'un processus visant à structurer et à hiérarchiser les informations en fonction de leur pertinence, de leur importance et de leurs caractéristiques spécifiques.
Souvent négligé (par manque de temps…) dans de nombreuses PME et TPE, le classement de documents est pourtant essentiel pour garantir la sécurité des informations confidentielles et assurer le bon déroulement des opérations au quotidien.
Comment optimiser le classement de ces documents administratifs et comptables qui se multiplient jour après jour ?
Réponse avec 3h18. ⬇
Qu’est-ce que le classement de documents ?
Le classement de documents est un processus visant à organiser et à hiérarchiser des documents ou des informations en fonction de :
Leur pertinence,
Leur importance
Et leurs caractéristiques spécifiques.
Le classement de documents est, dans de nombreuses PME et TPE, géré par les dirigeants eux-mêmes. Le temps passé à cette tâche a tendance à les détourner de leur cœur de métier principal.
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L’importance du classement de documents
On considère qu’il faut en moyenne 3 heures et 18 minutes par jour pour traiter toutes les tâches administratives inhérentes au fonctionnement d’une entreprise. Le classement de documents fait partie de ces fameuses tâches, fortement chronophages et dont les dirigeants se passeraient bien… 🏃♂️
Le classement de documents est pourtant une étape incontournable de l’organisation et de la vie d’une entreprise. Il en va de la sécurité d’informations confidentielles et du bon fonctionnement général des opérations.
Comment 3h18 aide les PME et TPE à améliorer le classement des documents administratifs, RH et comptables ?
Les assistants indépendants de notre réseau d'externalisation sont des experts en gestion et optimisation d’organisation d’entreprise ! Ils sont capables de mettre en œuvre des processus d'archivage et de classification adaptés à vos besoins. Leur intervention peut se faire directement dans votre entreprise, ou à distance, et couvrir divers aspects tels que :
Vérification de la conformité des documents reçus et envoyés
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Comment optimiser vous-même le classement de vos documents ?
Optimiser le classement de vos documents améliore l'efficacité et la facilité d'accès à l'information.
1. Choisissez un emplacement centralisé pour vos archives papier
De nombreuses PME et TPE conservent aujourd’hui encore des archives au format papier. Le stockage de ces documents prend de la place et peut aussi se montrer difficilement accessible. L’idéal est de pouvoir conserver vos archives dans un espace central au sein de votre entreprise afin d’y avoir accès rapidement en cas de besoin.
2. Ne négligez pas la sécurité lors du classement de vos documents
Le lieu doit être sécurisé, exempt de prises de courant défectueuses susceptibles de provoquer un départ de feu…
Vos archives doivent être rigoureusement protégées des chocs et manipulations au moyen de classeurs rigides et meubles à tiroirs ou armoires spécifiquement conçus pour le classement de documents professionnels.
Pour faciliter la recherche et l'identification rapide des documents (et minimiser le risque de perte), utilisez des codes couleur pour les dossiers ou des étiquettes. Par exemple, attribuez une couleur spécifique à chaque catégorie de document !
3. Exit le papier - Numérisez vos documents !
Considérez la conversion des documents physiques en formats numériques pour simplifier le stockage et la gestion. Téléchargez chacun de vos fichiers importants et partageable en format PDF pour éviter toute modification involontaire.
Choisissez une appellation standard afin de faciliter la recherche et l’accès aux documents. Le nom du document doit permettre en un coup d’œil de comprendre :
Sa date de création
La catégorie de documents auquel il appartient
Le client, fournisseur, etc. concerné par le document
Exemple : 2024-04 Dupont Jean - Facture 134.pdf
En conclusion
Il est clair que le classement de documents est bien plus qu'une simple formalité administrative ; c'est un élément fondamental dans la gestion d'une entreprise. En adoptant des techniques de classement exemplaires et en déployant une stratégie de numérisation, vous gagnez non seulement en efficacité opérationnelle, mais renforcez aussi la protection des données confidentielles.
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