Aide administrative pour les entreprises : 7 outils de gestion ultra pratiques pour vous organiser

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L’organisation interne d’une entreprise, si elle est bien structurée, lui permet d’être plus flexible et de répondre rapidement aux attentes de ses clients.

Une aide administrative digitale, en d’autres termes, l’emploi de logiciels, peut améliorer cette organisation et corriger les process de gestion qui freinent le développement d’une entreprise.

Ces outils de gestion administrative sont pratiques, fiables, ultra performants et pour certains polyvalents ! Ils sont capables de vous accompagner dans la gestion de votre organisation et de vous faire gagner en efficacité.

Que vous soyez dirigeant d’une PME ou d’une ETI, artisan, coach, consultant, ou profession libérale, en voici 7 à mettre en place absolument !

Aide administrative n°1 : Un outil de gestion du personnel

C’est probablement un des outils les plus utiles à votre entreprise. Si vous n’avez pas encore prévu de solution pour planifier la gestion :

⦁ de vos effectifs,

⦁ des heures de travail effectuées par vos salariés,

⦁ des contrats de travail,

⦁ des congés payés et des absences du personnel,

Vous risquez rapidement de vous retrouver sous l’eau.

Plus couramment appelé SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), cet outil nécessite en revanche un minimum de compétences pour être appréhendé et fournir un rendu de performance optimum.

Pensez à déléguer la gestion du SIRH comme Payfit, Silae ou encore pour de plus grandes entreprises Oracle, Talentsoft ou Cegid,  à un partenaire qualifié qui saura vous aider à l'installer et s'en servir.

Aide administrative n°2 : Un outil de gestion électronique de documents

Autrement dit, une GED. Pour classer, centraliser et partager vos documents électroniques, une GED s’avère indispensable. Un gain de temps colossal comparé à l’ancienne époque qui vous obligeait à envoyer tous vos courriers par voie postale.

Vous pouvez très bien réserver l’accès des documents à certaines personnes uniquement, créer des copies à l’infini, personnaliser l’interface web de certaines solutions. La plus classique (gratuite) est la solution Drive proposée par Google. Mais il en existe beaucoup d’autres :

⦁ M-files

⦁ ZenDoc

⦁ Oofiles

⦁ etc.

Le risque de piratage de données n’étant pas à exclure, pensez à vous équiper d’un parc informatique solide.

Aide administrative n°3 : Un outil de pré-comptabilité

Peut-être avez-vous commencé par organiser la comptabilité de votre entreprise sur un outil tableur comme Excel ?

Sachez que vous pouvez vous équiper de solutions digitales plus performantes qui ne manqueront pas de vous rappeler les diverses échéances obligatoires comme celles liées au rassemblement de vos pièces comptables ou la relance des impayés par notification.

Quickbooks, Ipaidthat ou iTool sont par exemple des outils de gestion administrative et comptable collaboratifs qui vous permettent d’intégrer vos collaborateurs et partenaires. Pour information, iTool propose également d’optimiser la gestion de votre stock de produits.

Aide administrative n°4 : Un outil de gestion des tâches

Pour optimiser la productivité de ses équipes, rien de tel qu’un outil de gestion du temps et d’optimisation des tâches comme Trello, Notion, Evernote ou Toggl.

Grâce à ces solutions numériques, vous pouvez créer des bases de données et consigner toutes les missions en les triant même par ordre de priorité. Vous pouvez les affecter à qui vous voulez, ou laisser le soin de leur répartition à un manager en interne ou à un responsable RH freelance.

Le suivi d’exécution des missions est assuré et vous pouvez donc contrôler la progression à tout moment !  

Aide administrative n°5 : Un outil de signatures numériques

Bien pratique pour économiser du temps, du papier et de l’encre. Grâce à des outils comme Docusign ou Yousign, vous pouvez dématérialiser vos contrats ou vos devis. En soi, tous les documents qui nécessitent d’être signés !

Ces signatures sont certifiées et légales et sauvegardées dans un service de cloud sécurisé. Vous n’avez plus à vous soucier de la numérisation de ces documents. Tout est centralisé sur votre logiciel.

Outil d’aide administrative n°6 : un outil de communication interne

Vous en avez marre d’envoyer des mails à longueur de journée à vos collaborateurs ou d’appeler sur la ligne fixe du standard de leur service ?

Laissez tomber les vieux process… Installez plutôt avec si besoin l’aide d’un prestataire freelance une solution SAAS comme Slack, Microsoft Teams ou Fleep.

En plus, tous ces outils sont gratuits. Ils vous permettront de rendre vos échanges plus fluides et donc de gagner un temps précieux dans la gestion de votre communication.

Ces systèmes informatisés sont d’une simplicité enfantine et ne nécessitent aucune compétence particulière pour être pris en main. Il s’agit seulement de converser sur une messagerie électronique en temps réel.

Et enfin, n°7 : un outil de gestion de la clientèle !

Un CRM, pour être tout-à-fait exact (Customer Relation Management). Le plus connu d’entre eux est probablement Salesforce. Comme alternative, nous vous proposons :

⦁ Hubspot,

⦁ ou Pipedrive.

Un outil CRM vous permet de centraliser les coordonnées de vos clients et de mieux cibler leurs besoins réels en répertoriant :

⦁ vos différents échanges,

⦁ les axes d’amélioration possibles,

⦁ la nature de leurs dernières commandes,

⦁ etc.

Au fait, et les ERP dans tout ça ? 🤔

Les ERP (Enterprise Resource Planning) sont des outils de gestion polyvalent, avec un panel de fonctionnalités qui sont censées accompagner dans leur gestion la quasi-totalité des fonctions supports de votre entreprise. Ils regroupent donc la plupart des options de gestion proposées par les outils cités ci-dessus.

Ils peuvent par exemple aussi bien assurer :

⦁ le suivi de votre trésorerie,

⦁ que la gestion des achats,

⦁ des retours de commandes,

⦁ la gestion des risques et de la sécurité,

⦁ ou le suivi de votre relation client.

Si vous cherchez un bon ERP, SAP est une référence. Mais vous pouvez très bien avoir recours à Microsoft ou Oracle Netsuite si le cœur vous en dit.

Le mot de la fin

Un outil de gestion administratif peut vous aider à mieux gérer l’organisation de votre entreprise et par essence, vos différentes fonctions supports. La prise en main de tous ces outils digitaux n’est pas toujours simple…

Plus il y en a, plus la tâche peut s’avérer complexe. Pour mieux vous en sortir, faites appel à une assistante freelance experte en gestion administrative.

Elle pourra vous aider à l'installer, le paramètrer, s'en servir au quotidien et répondre à vos premiers besoins de digitalisation lors de sa prestation d’assistance et vous conseiller d’autres outils qui viendront compléter la liste fournie dans cet article. 😉 En route pour la transformation digitale de votre entreprise !

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