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Nos astuces pour améliorer vos rapprochements bancaires avec des tableaux de bord exemplaires

Optimisez la gestion de votre trésorerie avec des rapprochements bancaires précis et efficaces. Découvrez comment piloter votre entreprise grâce à des tableaux de bord adaptés.

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Le rapprochement bancaire garantit la fiabilité des informations comptables et permet de piloter efficacement la trésorerie de votre entreprise.

Dans cet article, nous vous expliquerons des solutions pratiques à mettre en place pour optimiser votre processus !

Définition du rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est une opération comptable qui, comme dit plus haut, vise à concilier les relevés bancaires d'une entreprise avec sa comptabilité interne. Il s'agit de vérifier et d'ajuster les soldes comptables de l'entreprise avec les soldes relevés par la banque. En d'autres termes, le rapprochement bancaire permet de s'assurer que toutes les opérations financières enregistrées par l'entreprise correspondent exactement aux mouvements bancaires enregistrés par la banque ! 💳

Ce processus permet de détecter et corriger d'éventuelles erreurs de saisie ou de manipulation, telles que des doublons, des omissions ou des erreurs dans les montants.

Quand doit se faire le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire se réalise à intervalles réguliers. La fréquence varie en fonction de la taille et du nombre d’opérations financières.

Pour de nombreuses entreprises, en particulier les TPE et PME, le rapprochement bancaire est effectué à la fin de chaque mois comptable. Certaines entreprises choisissent de réaliser des rapprochements bancaires de manière hebdomadaire, surtout en cas de volume élevé de transactions ou des besoins de trésorerie très dynamiques afin de prévenir plus vite le risque d’erreurs.

Il est aussi possible de suivre en temps réel l’état de sa trésorerie en effectuant un rapprochement bancaire quotidiennement. Quelle que soit la fréquence choisie, le plus important demeure la régularité de l’opération. 🏃‍♂️

Quel est le but d'un état de rapprochement bancaire ?

Voici une liste recensant les principaux objectifs d'un état de rapprochement bancaire :

  1. Vérifier l'exactitude des enregistrements comptables, 
  2. Identifier les écarts et les anomalies pouvant résulter de diverses situations (chèques encaissés mais pas encore enregistrés, paiements automatiques non pris en compte, frais bancaires, fraudes... ).
  3. Assurer la transparence financière et renforcer la confiance des partenaires et des investisseurs.
  4. Optimiser la gestion de sa trésorerie : une vision précise des liquidités disponibles permet d’anticiper.

Comment faire un rapprochement bancaire ?

Pour réaliser un rapprochement bancaire, plusieurs étapes sont à respecter selon un ordre précis :

  1. Obtenez d’abord les relevés bancaires de la période concernée auprès de votre institution financière. Assurez-vous d'avoir tous les relevés nécessaires pour la période que vous souhaitez rapprocher.
  1. Puis, rassemblez toutes les données internes pertinentes : enregistrements comptables, relevés de compte interne, chèques émis et encaissés, virements, prélèvements automatiques, etc.
  1. Comparez chaque transaction figurant sur les relevés bancaires avec celles enregistrées dans les livres comptables de l'entreprise. Assurez-vous que toutes les opérations sont correctement enregistrées et qu'il n'y a pas d'écarts ou de différences entre les deux.
  1. Comparez les soldes bancaires indiqués sur les relevés bancaires avec les soldes comptables de l'entreprise. Effectuez les ajustements nécessaires pour aligner les deux soldes, en tenant compte des écarts identifiés et des opérations en attente.
  1. En cas d'écart entre les transactions enregistrées et celles relevées par la banque, identifiez leur origine et apportez les corrections appropriées.
  1. Enregistrez les ajustements dans vos livres comptables pour refléter les transactions réelles et garantir l'exactitude des soldes.
  1. Une fois que les ajustements ont été effectués et que les soldes concordent, finalisez le rapprochement bancaire en documentant les résultats obtenus afin de conserver une trace de chaque étape réalisée.

Avantages des tableaux de bord dans la réalisation de rapprochement bancaire

Toutes ces étapes nécessitent d’être assidues en permanence. 👨‍💻

Le risque de commettre des erreurs est particulièrement élevé, d’autant plus pour un chef d’entreprise fortement demandé et régulièrement interrompu dans sa tâche. Or, au sein des petites entreprises, c’est bien souvent à lui que revient la mission de traiter les rapprochements bancaires, faute de personnel qualifié pour s’en occuper.

En fournissant une vue d'ensemble visuelle, les tableaux de bord facilitent l'analyse et la compréhension des informations, ce qui vous permet de gagner du temps dans votre analyse.

Visualisation claire et synthétique des données 

Les tableaux de bord vous offrent une visualisation claire de vos données financières pertinentes. Grâce à des graphiques, des diagrammes et les bons KPI, vous obtenez une vue d'ensemble de la santé financière de votre entreprise. 

Les tableaux de bord mettent en avant des éléments importants comme : 

Détection rapide des écarts et anomalies

Les tableaux de bord facilitent la détection des écarts et des anomalies lors du rapprochement bancaire. Les divergences entre les deux sources de données sont facilement repérées grâce à l’affichage des soldes comptables et bancaires côte à côte, ainsi que les détails des transactions enregistrées dans les livres comptables de votre entreprise.

Aide à la prise de décision éclairée pour la gestion de trésorerie.

Les tableaux de bord fournissent des informations en temps réel et des prévisions précises sur la disponibilité des liquidités. Ils permettent ainsi aux chefs d’entreprise ou aux RAF de prendre des décisions plus facilement.

Les tableaux de bords offrent une palette complète d'informations indispensables pour identifier les opportunités d'investissement et gérer les risques avec plus de confiance. 

Exemple d’un tableau de bord au sein d’une PME automobile

Voici un exemple simplifié de tableau de rapprochement bancaire pour une petite PME automobile :

Date Description de la transaction Montant selon les livres comptables Montant selon le relevé bancaire Écart Statut
01/03/2024 Encaissement d'une vente de véhicule 10 000 € 10 000 € 0 € Conforme
05/03/2024 Dépôt de chèque 3 000 € 3 000 € 0 € Conforme
08/03/2024 Prélèvement mensuel d'assurance 200 € 200 € 0 € Conforme
10/03/2024 Virement de fournisseur 4 500 € 4 500 € 0 € Conforme
15/03/2024 Frais bancaires 50 € 50 € 0 € Conforme
20/03/2024 Chèque émis pour fournisseur 2 000 € 2 000 € 0 € Conforme
Total 19 750 € 19 750 € 0 €
Solde selon les livres comptables +19 750 €
Solde selon le relevé bancaire +19 750 €
Écart total 0 €

Dans cet exemple :

Le tableau de bord facilite le processus de rapprochement bancaire. Les écarts identifiés peuvent être analysés et résolus plus rapidement.

3 outils permettant de réaliser vos rapprochements bancaires

1. Sage

Sage propose des solutions de gestion comptable et financière qui intègrent des fonctionnalités de rapprochement bancaire. Avec une interface conviviale et des outils de reporting avancés, Sage facilite le processus de conciliation des comptes bancaires pour les entreprises de toutes tailles.

2. Spendesk

Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses offrant également des fonctionnalités de rapprochement bancaire. En connectant les transactions bancaires avec les dépenses enregistrées dans la plateforme, Spendesk simplifie le processus de suivi et de conciliation des dépenses pour les équipes financières.

3. Sellsy

Sellsy est une suite logicielle de gestion commerciale qui inclut des modules de comptabilité et de finance. Avec Sellsy, les utilisateurs peuvent facilement importer les relevés bancaires et concilier les transactions avec les enregistrements comptables, ce qui permet un rapprochement bancaire efficace et précis.

Excel : l’outil gratuit possible pour faire vos rapprochements bancaires

Excel est un outil largement utilisé pour réaliser des rapprochements bancaires, en particulier pour les petites entreprises préférant souvent une solution économique et flexible. 

  1. Excel offre une grande flexibilité dans la conception et la personnalisation des feuilles de calcul ; il est possible de créer des modèles de rapprochement bancaire adaptés à ses besoins spécifiques.
  1. La plupart des entreprises ont déjà accès à Microsoft Excel, ce qui en fait une option pratique et économique. Il n'est pas toujours nécessaire d'investir dans un nouveau logiciel spécialisé.
  1. Excel propose de nombreuses fonctionnalités avancées : formules, graphiques et tableaux croisés dynamiques permettent d’automatiser son de processus de rapprochement bancaire.
  1. Excel est largement reconnu pour sa facilité d'utilisation. Il est de ce fait possible de créer un processus de rapprochement bancaire à l’aide de cet outil même si vos compétences en matière de tableur sont réduites.
  1. Excel s’intègre à d'autres systèmes et logiciels utilisés par votre entreprise. Il est très souvent proposé d'importer vos données au format .xlsx pour les rendre exploitables via cet outil tableur.

Néanmoins, l'utilisation d'Excel pour les rapprochements bancaires présente quelques limites, notamment en ce qui concerne la gestion de volumes de données importants. 

👍Si vous décidez d’intégrer la solution à vos process de gestion, nous vous conseillons de mettre en place des contrôles humains pour garantir l'exactitude et la fiabilité de votre processus de rapprochement bancaire sous Excel.

Pourquoi recourir à une secrétaire comptable indépendante pour faciliter vos rapprochements bancaires ?

Une secrétaire comptable pourra, d’instinct, s’assurer de la véracité des résultats recueillis via votre tableau de bord conçu avec Excel. 

Expertise et expérience

Une secrétaire comptable indépendante choisit généralement de s’installer à son compte après avoir accumulé une expérience riche et longue d’une dizaine d’années. Elle possède donc une expertise de pointe dans les domaines de la comptabilité et de la gestion financière. Elle pourra parfaitement processer et traiter vos rapprochements bancaires.

Gain de temps 

Externaliser vos rapprochements bancaires à une secrétaire comptable vous permet en outre de gagner du temps que vous pouvez consacrer à d'autres missions plus stratégiques de votre entreprise. Cette partenaire prendra les mesures correctives nécessaires pour résoudre les écarts constatés à votre place sans faire courir de risque à votre comptabilité. 

Aide au paramétrage des outils 

Une secrétaire comptable maîtrise évidemment les principaux logiciels comptables du marché. Si vous souhaitez upgrader votre solution pour accélérer le traitement de vos rapprochements bancaires, sachez qu’elle sera en mesure de configurer et personnaliser selon les besoins.

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