L’office manager est le trait d’union entre vous et vos équipes. Véritable vecteur de la communication, confiez lui la gestion de vos tâches administratives et RH, de vos évènements et projets collaboratifs et le bien-être de vos salariés au travail !
L'office management est une discipline orientée autour de la gestion des opérations administratives, RH et organisationnelles au sein d'une entreprise.
Elle englobe la planification, la coordination et la supervision de toutes les activités liées à la gestion de bureau, y compris la gestion des ressources humaines, la gestion des fournitures, des services généraux, la communication interne, et la mise en œuvre de politiques et de procédures visant à optimiser le fonctionnement global de la structure.
Missions de l’office manager
Dans le détail, voici les missions communes en lien avec le domaine de l’office management :
Assurer la gestion quotidienne des tâches administratives, telles que la gestion des courriers, la rédaction de documents, et la tenue à jour des dossiers.
Participer au processus de recrutement, gérer les congés, organiser les formations et assurer le suivi des évaluations de performance.
Coordonner et superviser des projets internes, en veillant à ce qu'ils respectent les délais et le budget alloué.
Faciliter la communication et la collaboration entre les différents départements de l'entreprise, en organisant des réunions, en gérant l'agenda, et en mettant en place des outils de communication interne.
S'occuper des commandes, réceptions et distributions des fournitures de bureau, ainsi que de l'entretien des équipements.
Participer à l'élaboration du budget administratif et assurer son suivi, en veillant à optimiser les coûts.
Mettre en place et faire respecter les politiques et les procédures internes liées à la gestion administrative.
Organiser et aménager les bureaux pour maximiser l'efficacité et le confort des employés.
Gérer l'agenda de la direction, organiser les déplacements professionnels, et prévoir les rendez-vous.
S’assurer la confidentialité des informations sensibles et des documents confidentiels au quotidien.
Fournir un soutien administratif à la direction générale de l'entreprise, en anticipant ses besoins et en facilitant ses prises de décisions.
Effectuer l’onboarding et l’off boarding des salariés,
…
5 bienfaits de l’office management pour votre entreprise !
Amélioration de l'efficacité : L'office management permet d'optimiser les processus internes, réduisant ainsi les gaspillages de temps et de ressources.
Accroissement de la productivité : Une meilleure organisation et une coordination efficace mèneront normalement à une plus grande productivité de vos employés.
Réduction des coûts : En rationalisant les opérations administratives, l'office management contribue à réduire les coûts opérationnels.
Meilleure communication interne : L’expert en office management favorise la communication et la collaboration entre les départements, améliorant ainsi la cohésion au sein des équipes de travail.
Gestion des talents : L'office management a un don naturel pour attirer et retenir les meilleurs talents en créant un environnement de travail optimal.
Retrouvez toutes les missions clefs que 3h18 peut gérer pour vous !
Et si vous faisiez appel à un expert en office management ?
3h18 vous offre une solution complète qui répond à une variété de besoins, qu'ils soient ponctuels ou récurrents.
Que vous ayez besoin d'un office manager à temps partiel ou à plein temps, d’un renfort temporaire lors de périodes de pic d'activité ou pour des projets de transformation à plus long terme, 3h18 s'adapte à votre demande.
Nos experts en office management sont qualifiés et forts d’une expérience professionnelle souvent longue de plusieurs années.
L’avantage de notre solution d’externalisation 3h18 est qu'elle vous permet de bénéficier de services exemplaires sans les tracas liés au recrutement, sans engagement en CDI, et sans risque financier ! Cela vous permet de gagner en flexibilité tout en assurant une gestion administrative et un pilotage de vos opérations de haute qualité pour votre entreprise.
Avec l’offre 3h18, vous libérez du temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, tandis que nous nous occupons de votre gestion administrative et du pilotage de projets.
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Que comprend mon premier appel avec un conseiller 3h18 ?
Au cours de votre appel, vous aurez l'opportunité d'explorer en profondeur votre situation actuelle et de découvrir comment le modèle 3h18 peut s’adapter à vos besoins spécifiques. Cet échange, sans engagement, nous permettra de :
✓ Identifier les tâches essentielles à la croissance de votre entreprise.
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Cet appel de diagnostic est la première étape pour évaluer comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs de croissance tout en simplifiant la gestion de votre entreprise.
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Quel profil recherchez-vous ? / Quel est votre budget ?
Voici un aperçu de 3 tarifs proposés par 3h18 pour 3 profils différents qui vous permettront de vous faire une idée générale plus précise du budget associé à votre projet d’externalisation !
Ces tarifs sont des exemples. ⚠
Gardez bien en tête le fait qu’un entretien diagnostic est indispensable pour définir avec précision vos différents besoins et décider quel sera le meilleur profil d’intervenant vous concernant (et donc les coûts associés).
Quel budget prévoir pour engager un office manager ?
Le budget nécessaire pour engager un office manager dépendra de plusieurs facteurs, à commencer par la complexité des opérations que vous souhaitez lui confier.
Pour pouvoir définir un budget précis, vous devez examiner les différentes options disponibles. Le recrutement d'un office manager permanent et à temps plein, sera, par opposition au consultant freelance, plus coûteux à long terme.
Externaliser de manière ponctuelle vos besoins vous offre une meilleure maîtrise des coûts et une plus grande flexibilité.
Salaire d’un office manager salarié (pouvant varier entre le public et le privé) :
entre environ 60 000 € et 150 000 € nets annuels, soit environ 5 000 € à 12 500 € nets par mois.
Salaire d’un happiness manager salarié :
entre 40 000 € et 80 000 € nets annuels, soit environ 3 300 € à 6 500 € nets par mois.
Prestation d’un office manager / happiness manager 3h18 :
honoraires variables / entre 300 € et 500 € HT par jour de travail.
MAIS avec les avantages suivants :
Pas d’engagement de durée !
Flexibilité des jours !
Pas de facturation en cas d’absence ou maladie (Remplacement sous 48h)
Prestation modulable (à la hausse comme à la baisse)
Qualités et compétences requises pour être expert en office management
QUALITES
Capacité à diriger et à motiver une équipe,
Aptitude à gérer efficacement les tâches et les priorités,
Compétence pour établir des relations interpersonnelles et faciliter la communication au sein de l'entreprise,
Capacité d’adaptation aux changements
COMPETENCES
Maîtrise des techniques de planification et de gestion de projet,
Utilisation de logiciels de bureautique courants,
Compréhension des principes de la gestion du personnel,
Analyse de données,
Gestion du temps et des ressources de l’entreprise
Office management : diplômes et études requis pour exercer
Pour exercer en tant qu'office manager, plusieurs formations sont possibles :
1. Niveau bac + 2 (BTS) :
BTS SAM (Support à l'Action Managériale)
BTS Comptabilité
BTS Gestion de la PME
2. Niveau bac + 3 (Licences professionnelles) :
Licence Professionnelle Management et Gestion des Organisations
Licence Professionnelle Gestion des Organisations de l'Économie Sociale et Solidaire
BUT GEA (Gestion des Entreprises et Administration)
3. Autres options :
Diplôme d'école spécialisée de type Bachelor en Management ou Gestion
BON À SAVOIR
L'office management est un domaine en constante évolution, qui offre la possibilité de se perfectionner tout au long de sa carrière.
Outre les formations initiales et dans un souci d’amélioration continu, il est important de rester à l'affût des tendances et des nouvelles technologies. Surtout pour les outils collaboratifs qui pullulent au sein des ESN et start-up !
La participation à des ateliers, des séminaires et l'obtention decertifications peuvent renforcer vos compétences et votre employabilité en tant qu'office manager. N'oubliez pas non plus de travailler et développer des compétences interpersonnelles (gestion du stress, résolution de conflits, etc.) pour exceller ! 📎
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