Pièces comptables : tout savoir sur le classement et l’archivage

Une entreprise, tout au long de sa vie accumule une masse de documents administratifs phénoménale, dont font partie les pièces comptables.

La moindre négligence peut s’avérer très pénalisante, tant pour :

⦁ le personnel (gestion de la paie),

⦁ que pour la suivi de la trésorerie (relevés de compte, notes de frais, factures, etc.)

⦁ ou le maintien de la production (devis, contrats…)

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Sur le plan fiscal, l’absence d’un classement à jour et bien tenu peut aussi entraîner des difficultés importantes auprès de l'administration, des banques et des investisseurs. (réclamation de preuves).

Enfin, du point de vue de l’expert comptable, une organisation méticuleuse est à privilégier pour entretenir des rapports professionnels cordiaux et une collaboration pérenne !

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Quelles sont les différentes pièces comptables d’une entreprise ?

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A ne pas confondre avec les documents comptables, les pièces comptables sont, au sein des PME TPE, des documents récurrents qu’il s’agit de traiter au fur et à mesure pour ne pas se laisser déborder. On distingue plusieurs grands types de pièces comptables :

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⦁ les factures et les devis,

⦁ les avis d’imposition et de déclarations fiscales,

⦁ les notes de frais et tous les justificatifs d’opérations bancaires,

⦁ les bulletins de paie et les bordereaux de charges sociales,

⦁ les documents liés aux mouvements de produits (bons de commandes)

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Pourquoi est-il important de bien classer vos pièces comptables ?

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Le classement des pièces comptables doit se faire avec attention, conscienciosité méthodologie et rigueur. Bien des qualités parfois difficiles à intégrer dans le quotidien d’une PME, tant la charge de travail peut être à son comble. Pour autant, ne pas se laisser submerger doit faire partie de vos priorités.

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Une mauvaise gestion administrative peut conduire à des pertes de documents indispensables pour le suivi de votre trésorerie et provoquer du retard dans la productivité d’une entreprise. Bien classer et trier ses différentes pièces comptables vous permet de retrouver très rapidement ce que vous recherchez, ce qui peut, entre autres, vous sauver la vie le jour d’un contrôle fiscal et vous faire gagner du temps.

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Comment bien classer vos pièces comptables ?

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Il n’existe pas une méthode de classement meilleure qu’une autre, mais certaines techniques peuvent vous faire gagner du temps. Les bonnes vieilles recettes sont d’ailleurs souvent celles qui fonctionnent le mieux. Ou du moins qui marchent encore très bien !

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L’idée étant bien sûr de ne pas vous retrouver avec un monticule de paperasses jonchant votre bureau et parmi lesquelles se disputent en chœur factures clients, relevés de comptes, notes de frais, relevé d’achat du mois dernier, bordereau de livraison de la veille et post-it griffonnées à la va-vite…

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1. Quel support choisir pour le classement de vos pièces comptables ?

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Pour éviter cette cacophonie liée aux bruissements des documents, vous pouvez investir dans une arme redoutable : des classeurs de rangement. Rigides, souples, en plastique, unicolore, avec 4 ou 5 anneaux et pochettes transparentes… Qu’importe.

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Si l’idée du classeur ne vous sied guère, sachez que des porte-vue font aussi très bien l’affaire et vous éviteront d’avoir à perforer vos documents ou à acheter des pochettes de rangement.

Ranger vos papiers dans des classeurs, c’est bien. Encore faut-

il aussi penser à dédier un espace comprenant des étagères tout spécialement pour l’archivage de vos documents… Pour gagner du temps, chargez un collaborateur de cette mission.

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2. La méthode de classement : à définir selon les envies !

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Sur chacun des classeurs ou porte-vue (dos + face avant), n’oubliez pas d’inscrire la catégorie d’archivage à laquelle vous prédestinez votre classeur ! Utilisez pour cela soit des étiquettes difficiles à décoller soit un marqueur indélébile… Le crayon à papier, celui qui vous fera loucher dans les moments de recherche frénétique, est à proscrire…

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Les catégories à définir pour ranger vos pièces comptables doivent arborer une certaine logique et vous permettre de retrouver ce que vous cherchez sans temps mort. Ainsi, choisissez des titres pertinents pour vos supports, comme par exemple :

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⦁ gestion des achats

⦁ documents comptables du personnel

⦁ gestion des ventes

⦁ banque

⦁ fiscalité

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📆 Pensez à dater les classeurs de rangement afin de simplifier vos recherches, ainsi que le choix des papiers à détruire une fois que la durée de conservation sera arrivée à échéance.

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3. La durée de conservation des pièces comptables

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La durée de conservation diffère d’une pièce comptable à une autre.

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⦁ En ce qui concerne les contrats, les factures et les devis (fournisseur ou client), il est d’usage de les garder 10 ans, d'autant plus pour les travaux de gros-œuvre dont les éventuels vices cachés peuvent mettre du temps avant d’être détectés…

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⦁ Les documents relatifs à la gestion du transport de marchandise comme les bons de transports, par exemple, doivent être gardés 5 ans (3 ans pour les déclarations en douane). Idem pour vos relevés de consommation énergétique (eau, électricité, gaz), vos relevés de compte et vos notes de frais.

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⦁ En revanche, tous les documents relatifs à la gestion des comptes annuels (compte  de résultats, annexes, bilans) doivent être mis à l’abri pour une durée d’au moins 10 ans.

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⦁ Selon l’article L102B, les documents fiscaux doivent quant à eux être conservés 6 années consécutives avant d’être détruits. Sont concernés : la CFE, la CVAE, la TVA, les différents avis d'imposition prélevées.

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4. Quels risques en cas de non conservation ?

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En plus des potentielles complications impliquées par la perte ou la destruction de pièces comptables, sachez que la loi impose la conservation des documents fiscaux au titre de l’exercice de son droit de communication sous peine de sanctions, caractérisées par des amendes pouvant atteindre 10 000 euros. A bon entendeur… 🙄😉

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Comment la numérisation des pièces comptables aide-t-elle à l'archivage ?

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La transformation digitale des entreprises opère depuis quelques années en France. Cette transition ne concerne pas uniquement l’automatisation des tâches mais bel et bien aussi l’archivage des documents, et notamment des pièces comptables.

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Les avantages de la numérisation sont multiples :

⦁ Réduction des risques de vols, de perte ou de dégradation des documents

⦁ Amélioration de la confidentialité et meilleure protection des données

⦁ Gain de place évident

⦁ Recherche optimisée

⦁ Partage des documents entre collaborateurs via les solutions de cloud computing

⦁ Baisse des coûts (moins de dépenses en fournitures de bureaux)

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Après le classement et l’archivage, place à la destruction des pièces comptables !

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Pour détruire vos pièces comptables une fois les dates de conservations dépassées, vous pouvez soit :

⦁ missionner une entreprise spécialisée dans la destruction de documents.

⦁ internaliser l’opération en investissant dans un broyeur professionnel avec bac de récupération.

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Si vous n’avez pas le temps en tant que dirigeant d’entreprise de procéder au tri de vos pièces comptables, vous pouvez confier cette mission à une assistante administrative freelance.

N’oubliez pas que le papier broyé et récolté fait l’objet de consignes de recyclage très strictes et doit absolument être déposé dans une poubelle de tri sélectif.

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En résumé

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Le classement des pièces comptables est un processus nécessitant une certaine rigueur. Les grandes étapes importantes de l’archivage comme le choix de la méthode de rangement, les actions de numérisation, et les connaissances qui y sont liées (telle que la durée de conservation) méritent toute votre attention !

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Si vous n’avez en revanche pas une minute à perdre, il est alors préconisé de confier la gestion de vos pièces comptables à un partenaire qualifié.‍