Recruter en CDI ou choisir l'assistance externalisée ? Avantages et limites des modèles.

D’après une étude IPSOS de 2017, les tâches administratives chronophages occupent jusqu’à 20% du temps des chefs d’entreprise de PME. 

Vous vous êtes certainement posé la question récemment: « Et si je recrutais un CDI à temps partiel pour me décharger de mes tâches administratives? ».

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Mais quand il s’agit de s’entourer d’un professionnel de l’administration dans les domaines de la gestion ou des ressources humaines, l’erreur de recrutement peut coûter cher !

Sans compter qu’un CDI pèse sur vos charges fixes et la visibilité sur votre business est peut être réduite.

Alors quelles solutions existent quand on veut s’entourer d’une expertise, mais qu’on souhaite le faire avec flexibilité ?

Nous en avons analysé quatre (CDI à temps partiel et la prestation de services en temps partagé).

Regardons ensemble la différence entre un CDI et la prestation de services !

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Un poste en CDI fait appel à des coûts de salaires, des charges directes et des coûts indirects liés au poste de travail, au recrutement, au management etc...

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Mais le salaire, même chargé sera toujours moins cher dans le cas d'un CDI ou d'un CDD.

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Une prestation externalisée est une formule "tout compris". Les coûts sont 100% variables et sans coûts de recrutement, de licenciement qui peuvent représenter plusieurs mois de salaires là ou la prestation de service permet de s'arrêter chaque mois quand on veut, sans préavis.

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Recruter ? Un objectif pour chaque patron de PME mais un risque d'erreur de casting aussi...

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Un recrutement implique du temps et des ressources à consacrer aux entretiens, mais aussi aux premières semaines d’intégration dans l’entreprise. Et puis, les chefs d’entreprise craignent l’erreur de casting !

D’autant que depuis plusieurs années, un sérieux mal ronge les entreprises : le turn over. 

Un salarié sur 3 démissionne pendant ses 12 premiers mois de sa prise de poste, et plus de la moitié des salariés (55%) se disent à la recherche d’une nouvelle opportunité professionnelle !

• Un CDI à temps partiel

Recruter en CDI un assistant est une option souvent valable mais il faut que votre activité soit relativement stable et prévisible et que vos besoins ne soient pas fluctuants.

Saviez-vous qu’un CDI à temps partiel, sauf quelques rares exceptions, ne peut pas faire moins de 24h par semaine ou dépasser de 33% ses heures prévues ?

Pas idéal quand on est un TPE / PME ou un cabinet d’avocats et qu’on cherche un gain de temps, de la flexibilité et à augmenter ou diminuer d’une semaine à l’autre le travail confié à son Office Manager administratif.

• Un CDD

Recruter un CDD et lui confier sa facturation, son recouvrement, la relation avec son expert-comptable… Pourquoi pas ! Et vous pouvez tomber sur «la perle rare» du premier coup. 

Vous ne pourrez pas faire travailler moins de 24H00 par semaine un salarié en CDD, ce qui est souvent déjà beaucoup pour de nombreuses TPE / PME.

Enfin, la prime de précarité (10%), les congés payés, les tickets restaurants, les avantages divers, et un forfait en moyenne de 4.000 € pour le recrutement par une agence, … le coût total pour l’entreprise est souvent prohibitif et n’invite pas à prendre de risque !

Mais le vrai risque, de l’avis de nombreux chefs d’entreprises, c’est l’erreur de casting qui est toujours possible (voire fréquente) et comme il s’agit de tâches sensibles, nécessitant beaucoup de rigueur et des caractères habitués aux situations très diverses, pas question de prendre des risques inutiles.

Pas question de se tromper sur un solde de tout compte, une fin de période d’essai, une convention de stage, une opération de recouvrement, ou la numérisation de pièces comptables !

Alors faut-il vraiment se tromper 2 à 3 fois avant de tomber sur le bon profil qui va enfin vous faire gagner du temps pour vous concentrer sur les chantiers stratégiques de l’année ?

Alors comment fait-on pour sous-traiter quelques heures par semaine son administratif, la paie, les questions des salariés sur leurs bulletins, leurs contrats de travail, tickets restaurant et leur mutuelle ? Comment confier la rédaction de ses documents, la gestion de ses notes de frais, facturation et recouvrement de ses clients, …?

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L'intérim : une solution intéressante pour variabiliser les dépenses

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L’intérim reste une solution souvent utilisée par les PME qui souhaitent « variabiliser » leurs charges. Les grands réseaux d'intérim (Manpower, Adecco,…) peuvent être rassurants car ils couvrent tout le territoire et disposent d’une large base de données de CV.

Mais ont-ils le bon profil d’assistant administratif polyvalent, habitant à 30 minutes de votre entreprise (idéal pour les fidéliser) et pouvant travailler 2 demi-journées par semaine car votre entreprise n’a pas besoin de plus pour l’instant ?

Sont-ils capables de proposer des contrats modulant à la hausse ou à la baisse les heures prestées parce que votre activité est fluctuante et vos ventes, votre facturation, votre recouvrement sont changeantes d’un mois sur l’autre ?

Sans compter que vous voulez aller jusqu’au terme du contrat même si le profil ne correspond pas parfaitement à vos besoins.

L’intérim n’a pas que des avantages et peut manquer de souplesse

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1.  Le recours à l’intérim n’est possible que pour faire face à une tâche temporaire et pour l’un des motifs limitativement prévu par la loi. Le recours à l’intérim est impossible pour pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise. Les principaux motifs de recours à l’intérim sont le remplacement d’un salarié absent, l’attente de l’arrivée d’un salarié en CDI, l’accroissement temporaire d’activité, les emplois saisonniers, et les emplois où il est d’usage de recourir au CDD.

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2.  Un contrat d’intérim peut être renouvelé deux fois, peu importe son terme (précis ou non). La durée maximale du contrat d’intérim ainsi que celle de son renouvellement sont limitées par la loi en fonction du motif de recours.

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3.  Une période d’essai peut être prévue, elle ne peut pas excéder entre 2 et 5 jours suivant la durée du contrat d’intérim.

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4.  Un contrat d’intérim ne peut pas être rompu par anticipation de manière justifiée. En cas de rupture injustifiée par l’entreprise d’intérim, l’entreprise n’est pas concernée par les conséquences financières de la rupture.

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5.  À défaut d’accord, la durée minimale de travail du salarié à temps partiel est fixée à 24 heures par semaine ou, le cas échéant, à l’équivalent mensuel de cette durée (soit 104 heures) ou à l’équivalent annualisé (soit 1.102 heures).

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6.       Le salarié en contrat d’intérim a le droit de toucher une prime de fin de contrat de travail temporaire.

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Le confort d’avoir un professionnel expérimenté sans les contraintes d’un CDI !

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Il reste une solution méconnue de nombreux chefs d’entreprises et pourtant qui offre une grande flexibilité et la garantie de disposer sous 48H00 de profils validés : 

l’Office Management délégué.

Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme, on estime à 2 millions le nombre total de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs.

Ces hommes et femmes sont des indépendants, véritables chefs d’entreprise possédant des expériences diverses et très riches dans de nombreuses entreprises. 

Ils maîtrisent parfaitement la technicité des tâches administratives, de gestion et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage réglementaire,…) et adorent le classement, les outils de productivité adaptés aux PME, les solutions de gestion, de numérisation, etc…

Les PME, associations, cabinets d’avocats, les médecins et les professionnels de la santé peuvent profiter sans prendre de risque sur l’avenir de leur activité quelques heures par semaine ou plus.

C’est sans engagement, en cas de maladie, ils sont immédiatement remplacés (gratuitement). L’assistance administrative se déplace chez vous ou peut intervenir en télétravail.

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Le confort de la délégation de service

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Faire appel à un réseau certifié en temps partagé permet :

• D’éviter le formalisme lié au recrutement, tout en ayant l’assurance de disposer d’un professionnel disponible et opérationnel immédiatement.
• D’apporter une réponse quasi instantanée et d’appréhender d’emblée la dimension relation humaine.
• De travailler immédiatement à distance ou sur place.

De plus, 3H18 : 

• Peut à la fois répondre à un besoin ponctuel comme récurrent.
• Vous permet de vous arrêter et de reprendre aussi souvent que vous voulez. Pas de limites ! Encore mieux : vous augmentez et diminuez vos heures quand cela vous chante !
• Vous offre gratuitement la possibilité de changer d’assistant de gestion, et ce pendant toute la durée de votre contrat.
• Vous permet de résilier quand vous voulez, à la fin de chaque mois, sans pénalité.
• Vous garantit des tarifs clairs et sans surprise. Pas de prime, pas de frais, pas d’augmentation !

3h18 s’adapte aux besoins du client et peut offrir un panel de services connexes et complémentaires. En bref, 3h18 offre simplicité, liberté, économie, flexibilité, sérénité, professionnalisme, expertise, qualité…

Nous vous conseillons de lire les nombreux conseils et astuces que nous vous livrons dans notre livre blanc.