Alternative économique très intéressante pour les entreprises, le télésecrétariat permet d’externaliser toutes ses tâches administratives sans qu’une collaboratrice ne soit présent dans vos locaux !
💰 Alternative économique très intéressante pour les entreprises, le secrétariat à distance ou télésecrétariat, permet d’externaliser toutes les tâches liées au secrétariat sans qu’une salariée ou prestataire freelance ne soit présente dans vos locaux d’entreprise ou votre cabinet médial.
🚀 La télésecrétaire permet d’augmenter la satisfaction de vos clients ou patients en assurant plus de fluidité dans la communication. Lorsque vous êtes occupé, elle s’occupe de gérer la prise d’appels et l’enregistrement de vos rendez-vous à votre place.
🤸♂️ L'un des gros avantages du télésecrétariat est la flexibilité qu'il offre !
⌚ Une secrétaire à distance peut travailler selon des horaires convenus en amont, ce qui permet de couvrir les périodes de forte activité ou des plages horaires spécifiques nécessaires. Autrement dit, la télésecrétaire s'adapte aux besoins variables de votre entreprise, que ce soit pour une assistance ponctuelle ou sur une base régulière.
2. Une assistante en charge de votre gestion administrative et de vos appels
En optant pour le télésecrétariat, les entreprises peuvent externaliser diverses tâches telles que :
La télésecrétaire peut également être responsable de votre gestion administrative globale. Dans ce cas précis, Elle veillera à ce que tous vos processus soient effectués de manière efficace et professionnelle.
Mise en forme documents administratifs ou commerciaux...
Qui peut faire appel à une télésecrétaire ?
La télésecrétaire exerce son activité pour le compte de profession libérale, par exemple dans un cabinet médical, ou pour celui de dirigeant de TPE ou de PME/PMI.
En réalité, un large éventail de professionnels peut faire appel aux services d'une télésecrétaire.
Les médecins, dentistes, psychologues et autres professionnels de la santé peuvent engager une télésecrétaire pour gérer la prise de rendez-vous, répondre aux appels des patients, gérer les dossiers médicaux et effectuer d'autres tâches administratives.
Les avocats et les cabinets d'avocats peuvent externaliser des tâches administratives telles que la gestion des appels téléphoniques, la préparation des documents juridiques, la gestion des agendas et la prise de rendez-vous.
Les professionnels indépendants tels que les consultants, les coachs et les formateurs peuvent déléguer leurs tâches administratives à une télésecrétaire, leur permettant de se concentrer sur leur expertise et de gagner du temps.
Les entrepreneurs individuels, qu'ils soient artisans, commerçants ou prestataires de services, peuvent faire appel à une télésecrétaire pour les aider dans la gestion administrative de leur activité, notamment la gestion des appels, la facturation et le suivi des clients.
Les PME qui n'ont pas les ressources pour embaucher une secrétaire à temps plein devraient faire appel à une télésecrétaire pour gérer leurs tâches administratives à distance, ce qui leur permettrait de réduire les coûts et de bénéficier d'une expertise professionnelle optimale !
Enfin, les associations, les fondations et les organisations à but non-lucratif peuvent également recourir aux services d'une télésecrétaire pour les aider dans la gestion de leurs activités administratives, telles que la gestion des membres, la coordination des événements et la communication avec les donateurs.
Il convient de noter que chaque télésecrétaire peut avoir ses propres domaines de spécialisation et préférences quant aux clients qu'il souhaite accompagner. Il est donc important lors de la sélection de votre télésecrétaire d’être certain que son profil correspond bien à votre recherche.
Le réseau 3h18 vous permet d’être mis en relation avec une assistante qui convient à vos besoins. ✨
Quelles sont les qualités d’une télésecrétaire efficace ?
La télésecrétaire possède toutes les qualités nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise. Elle doit savoir faire preuve de rigueur et de ponctualité. Ayant affaire à des dossiers pouvant s'avérer sensibles, il est primordial que la télésecrétaire soit une as de la discrétion. Le respect de la confidentialité des dossiers permet de protéger votre entreprise de la concurrence ou de malveillance (cyberattaques, ransomware, …).
Il arrive que la télésecrétaire soit amené à tenir un standard avec plusieurs lignes simultanément. Elle lui faut donc être réactif et assidu pour être capable de traiter un maximum de demandes en un laps de temps réduit. Autrement dit, la télésecrétaire doit penser organisation, performance et rentabilité !
Disposant de facultés relationnelles et faisant preuve de diplomatie, la télésecrétaire est en mesure de gérer d’éventuels litiges. Les chefs d'entreprise peuvent ainsi passer plus de temps sur la croissance de leur activité plutôt que dans la résolution de situations conflictuelles.
Pourquoi faire appel à une télésecrétaire ?
Lorsque l’on vous parle de surcharge de travail, vous vous sentez concerné ?
Entre les tâches administratives, les appels téléphoniques, la gestion d’agenda, la facturation, la permanence téléphonique, la gestion d’un planning et la prise de RDV, vous n’avez plus une minute à vous et vous aimeriez trouver une solution d’assistance administrative à distance sans avoir à embaucher une secrétaire de direction, une assistante administrative ou une standardiste ?
C’est une situation courante pour laquelle il existe une solution simple : le télésecrétariat.
Grâce à elle, les dirigeants peuvent se délester de la charge mentale quotidienne liée à toutes les tâches administratives chronophages qu'impose la gestion d'une entreprise.
Ce service est proposé par les secrétaires indépendantes du réseau 3h18.
Aujourd’hui, beaucoup de dirigeants d'entreprise ignorent encore que des plateformes performantes et très faciles d’utilisation sont disponibles pour mettre en place des prestations de secrétariat à distance.
Ne restez pas sans savoir ! ☝
Profitez de prestations accessibles sans engagement. N’augmentez plus le montant de vos charges sociales grâce au statut d’autoentrepreneur de nos secrétaires qui télétravaillent pour vous.
Le télétravail et sa place dans notre société…
Depuis le début de la pandémie liée à la Covid19, le télétravail s'est répandu à vitesse V au sein des entreprises ! En effet, de nombreux employés ont été contraints de s’adapter à ce mode de travail émergent depuis leur domicile. Aujourd’hui, la pandémie est derrière nous... Mais les entreprises ont compris les avantages de ce modèle hybride de travail qui permet d’offrir des conditions professionnelles plus souples à leurs salariés.
De nombreux dirigeants ont également intégré le télétravail à leurs propres mœurs.
Non seulement pour eux, histoire de gagner du temps au quotidien et s’épargner la peine de prendre les transports tous les jours, mais aussi dans le cadre de recrutement. Et plus spécifiquement, le recrutement de prestataires freelances. Il faut dire que l’emploi d’une assistante freelance opérant à distance présente de nombreux avantages !
L’assistante freelance intervenant à distance : une solution plus économique ?
À commencer par l’absencede présence physique à l'intérieur de vos bureaux qui vous permet d’économiser les coûts liés à l'existence d'un secrétariat permanent.
Le recrutement d’une télésecrétaire externalisée vous évite en outre d’avoir à donner votre numéro personnel à vos clients. En passant par notre réseau 3h18, vous obtiendrez un numéro de téléphone fixe qui centralisera tous vos appels !
Grâce à leurs années d'expérience dans le secrétariat, nos freelances disposent de toutes les compétences nécessaires pour simplifier la gestion de votre entreprise.
Vous allez enfin pouvoir gagner du temps et vous concentrez sur votre cœur de métier.
Quel est le salaire d’une télésecrétaire ?
Le salaire d'une télésecrétaire diffère en fonction de son expérience, de son lieu d’exercice, de son niveau de compétence et des responsabilités assumées. En général, le salaire d'une télésecrétaire peut être comparable à celui d'une secrétaire traditionnel, mais il peut également varier en fonction du statut d'emploi (indépendant ou salarié).
En France, une télésecrétaire gagne entre 1 500 euros et 2 500 euros net par mois. 💰
Il est important de noter que certaines télésecrétaires travaillent à temps partiel ou en tant que travailleuses indépendantes (hors réseau) ce qui peut avoir un impact direct sur leur revenu.
Comment devenir télésecrétaire ?
1. Les formations possibles
La voie de la formation est la meilleure façon d’acquérir très rapidement les compétences nécessaires pour exercer le métier de télésecrétaire. Si le poste convoité est spécialisé dans le domaine médical, il est préférable de détenir un diplôme de secrétaire médical pour postuler à des offres d’emploi de télésecrétaire médicale.
Mobiliser son compte CPF pour le financement de sa formation est une option très souvent gagnante. Sachez qu’il existe plusieurs formations en France proposées par des organismes de formation.
Si vous êtes intéressé·e, voici des organismes que vous pouvez contacter et qui dispensent des formations pour devenir télésecrétaire à votre tour (et pourquoi pas rejoindre notre réseau de prestataires freelances pour soutenir nos clients dans leur activité ? 😉) :
Cegos
CNFDI (Centre National Privé de Formation à Distance)
Demos
L’EFC (École Française de Comptabilité)
IFOCOP
2. Quel diplôme prévoir ?
👩🎓 Sachez qu’il n’existe pas de diplôme spécifique requis pour devenir télésecrétaire (hormis pour l’exception citée plus haut). Une formation ou un diplôme dans le domaine de l'administration, de la communication ou du secrétariat peut cependant être un atout pour vous démarquer auprès des recruteurs ou des réseaux de freelances à la recherche de profils talentueux.
3. Les opportunités d’emploi
Les télésecrétaires fraîchement formés pourront ensuite trouver des opportunités d'emploi dans des entreprises spécialisées en télésecrétariat, des centres d'appels ou en travaillant de manière indépendante en tant que professionnels du secrétariat à distance ! N’hésitez pas à nous rejoindre…
Quels sont les outils utilisés par la télésecrétaire ?
Les télésecrétaires utilisent divers outils pour mener à bien leurs tâches et missions. Voici quelques exemples d'outils couramment utilisés :
Des solutions de gestion des appels et de prise de rendez-vous,
Des logiciels de gestion de documents (GED),
Des logiciels de gestion de notes de frais (IpaidThat, Pennylane, Spendesk…)
Des outils de communication en ligne.
La télésecrétaire utilise des outils collaboratifs (Slack, Teams, Trello, Notion…) lui permettant de gérer ses tâches et de vous partager leur avancement en temps réel. Elle maîtrise également les outils bureautiques comme la suite Office et permet à votre société de s’intégrer pleinement dans l’ère du numérique pour gagner en efficacité et en productivité !
Quelles sont les évolutions professionnelles possibles pour une télésecrétaire ?
Le poste de télésecrétaire offre des possibilités d'évolution professionnelle intéressantes.
Par exemple, une télésecrétaire peut choisir de devenir gestionnaire de projet et superviser d'autres télésecrétaires tout en coordonnant les activités administratives.
Certaines télésecrétaires développent leur expertise et proposent leurs services en tant que consultants, offrant des conseils et des solutions en télésecrétariat à d'autres entreprises.
Il est aussi possible de retravailler directement sur site et de devenir par exemple secrétaire de direction, ou encore assistant administratif.
Intervenir en direct est souvent une source de satisfaction et d’épanouissement importante ; la proximité favorise le développement d’une relation pérenne, ce qui convient parfois mieux à certains profils d’assistantes et aux critères des entreprises.
Quand faire appel à une télésecrétaire ?
Il existe de nombreuses situations pour lesquelles le télésecrétariat peut se présenter à vous comme étant LA solution idéale. En voici quelques exemples :
Vous avez besoin d’une secrétaire bilingue pour répondre à des clients étrangers.
Vous aimeriez avoir la certitude de confier la gestion de la relation avec vos clients à une personne de confiance qui a le sens de l’organisation et qui est à l’aise avec les termes de votre secteur.
Vous n’avez cependant pas la place ni le temps suffisant pour accueillir votre secrétaire dans vos locaux.
Le saviez-vous ? Votre conseiller 3h18 étudie vos besoins en assistance administrative afin de trouver une secrétaire à distance disponible rapidement pour réaliser tous vos travaux administratifs !
Le télésecrétariat, ou secrétariat à distance, peut s’adapter à vos besoins ponctuels comme vos besoins réguliers lorsqu’il est externalisé.
Les bénéfices obtenus avec une télésecrétaire 3h18
Si vous manquez de temps pour vous concentrer sur l’essentiel de votre activité en tant que dirigeant d’entreprise, artisan entrepreneur, coach ou professionnel de santé en libérale, sachez qu’en faisant appel à une télésecrétaire de notre réseau, vous bénéficiez de nombreux avantages :
📈 Un gain de temps précieux et une productivité garantie !
📄 La prise en charge d’une dizaine de tâches administratives,
🤝 La possibilité de vous concentre sur l’essentiel : vos clients.
🧠 L’amélioration de votre qualité de vie au travail et la réduction de votre charge mentale…
🕵️♀️ Les conseils d’un expert en assistance administrative.
🧱 Des servicesmodulables qui s’adaptent à votre flux d’activités.
🤸♀️ Une offre sans engagement et une flexibilité totale !
Notre solution d’externalisation améliore en outre la qualité des réponses apportées à vos clients, ainsi que vos taux de satisfactions. Autrement dit, vous ne recevrez plus de plaintes concernant la difficulté à vous joindre !
Le gros point fort de nos prestataires freelance ?
--> Tous sont opérationnels dès la première heure suivant leur prise de poste !
Besoin d’aide pour trouver une secrétaire à distance ?
Chez 3h18, nous étudions LA solution qui convient le mieux à vos besoins.
Nos conseillers vous aident à préciser la mission, à définir vos besoins ou celui de votre client et élaborent votre devis en quelques minutes.
Recherche et sélection du meilleur expert
Nous recherchons parmi notre large réseau d'intervenants le meilleur expert à moins de 30 minutes de votre entreprise. Nous lui expliquons le contexte et la mission.
1er rendez-vous avec votre intervenant sous 48h
Dès le premier RDV, vous convenez d'un planning adapté à vos obligations et votre intervenant démarre son travail. Vous pouvez fluctuer les heures d'intervention et vous arrêter à la fin de chaque mois.
La secrétaire juridique indépendante offre des services administratifs et juridiques en freelance, avec des missions variées allant de la gestion de dossiers à l'assistance juridique. Ce métier permet flexibilité et autonomie.
Une secrétaire à temps partagé se positionne comme un soutien professionnel flexible, répondant aux besoins administratifs et opérationnels de votre entreprise.
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Dans un contexte de marché tendu, où chaque opportunité compte, recourir à une secrétaire immobilière en tant qu’entreprise permet d’améliorer son fonctionnement général et la satisfaction de ses clients.
Vous allez redécouvrir le plaisir d'être chef d'entreprise ! Concentrez-vous sur l'essentiel en externalisant votre administratif et assistanat courant avec l'aide d'une secrétaire de direction experte !
Caractéristiques d’une fonction en plein essor, celle de Facility Manager. Le métier répond à l'importance croissante du bien-être des employés en milieu professionnel.
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