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Télésecrétaire

Alternative économique très intéressante pour les entreprises, le télésecrétariat permet d’externaliser toutes ses tâches administratives sans qu’une collaboratrice ne soit présent dans vos locaux !

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Fiche métier

Salaire :
Entre 1 500 et 2 500 € nets par mois
Prestations d’un intervenant 3h18 :
50 € de l'heure hors taxe
Diplôme minimale / Etudes :
BAC +2 en Gestion des PME / BAC Pro Secrétariat
Lieu d’exercice / Secteur d’activité :
Cabinets médicaux, PME, ETI
Qualités / Compétences requises :
Rigueur, Organisation, Capacité à prioriser
Evolutions de carrière :
Secrétaire de direction, RAF, Office Manager

Qu’est-ce qu’une télésecrétaire ?

1. Une secrétaire travaillant à distance

Alternative économique très intéressante pour les entreprises, le secrétariat à distance ou télésecrétariat, permet d’externaliser toutes les tâches liées au secrétariat sans qu’une salariée ou prestataire freelance ne soit présente dans vos locaux d’entreprise ou votre cabinet médial.

La télésecrétaire permet d’augmenter la satisfaction de vos clients ou patients en assurant plus de fluidité dans la communication. Lorsque vous êtes occupé, elle s’occupe de gérer la prise d’appels et l’enregistrement de vos rendez-vous à votre place.

L'un des gros avantages du télésecrétariat est la flexibilité qu'il offre !

Une télésecrétaire peut travailler selon des horaires convenus en amont, ce qui permet de couvrir les périodes de forte activité ou des plages horaires spécifiques nécessaires. Autrement dit, la télésecrétaire s'adapte aux besoins variables de votre entreprise, que ce soit pour une assistance ponctuelle ou sur une base régulière.

2. Une assistante en charge de votre gestion administrative et de vos appels

En optant pour le télésecrétariat, les entreprises peuvent externaliser diverses tâches telles que : 

La télésecrétaire peut également être responsable de votre gestion administrative globale. Dans ce cas précis, Elle veillera à ce que tous vos processus soient effectués de manière efficace et professionnelle.

Les missions d'une télésecrétaire

Secrétariat

Administratif

Qui peut faire appel à une télésecrétaire ?

‍La télésecrétaire exerce son activité pour le compte de profession libérale, par exemple dans un cabinet médical, ou pour celui de dirigeant de TPE ou de PME/PMI.

En réalité, un large éventail de professionnels peut faire appel aux services d'une télésecrétaire.

Il convient de noter que chaque télésecrétaire peut avoir ses propres domaines de spécialisation et préférences quant aux clients qu'il souhaite accompagner. Il est donc important lors de la sélection de votre télésecrétaire d’être certain que son profil correspond bien à votre recherche. 

Le réseau 3h18 vous permet d’être mis en relation avec une assistante qui convient à vos besoins.

Quelles sont les qualités d’une télésecrétaire efficace ?

La télésecrétaire possède toutes les qualités nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise. Elle doit savoir faire preuve de rigueur et de ponctualité. Ayant affaire à des dossiers pouvant s'avérer sensibles, il est primordial que la télésecrétaire soit une as de la discrétion. Le respect de la confidentialité des dossiers permet de protéger votre entreprise de la concurrence ou de malveillance (cyberattaques, ransomware, …).‍

Il arrive que la télésecrétaire soit amené à tenir un standard avec plusieurs lignes simultanément. Elle lui faut donc être réactif et assidu pour être capable de traiter un maximum de demandes en un laps de temps réduit. Autrement dit, la télésecrétaire doit penser organisation, performance et rentabilité !‍

Disposant de facultés relationnelles et faisant preuve de diplomatie, la télésecrétaire est en mesure de gérer d’éventuels litiges. Les chefs d'entreprise peuvent ainsi passer plus de temps sur la croissance de leur activité plutôt que dans la résolution de situations conflictuelles.

Pourquoi faire appel à une télésecrétaire ?

‍Lorsque l’on vous parle de surcharge de travail, vous vous sentez concerné ? 

Entre les tâches administratives, les appels téléphoniques, la gestion d’agenda, la facturation, la permanence téléphonique, la gestion d’un planning et la prise de RDV, vous n’avez plus une minute à vous et vous aimeriez trouver une solution d’assistance administrative à distance sans avoir à embaucher une secrétaire de direction, une assistante administrative ou une standardiste ?  

C’est une situation courante pour laquelle il existe une solution simple : le télésecrétariat.

Grâce à elle, les dirigeants peuvent se délester de la charge mentale quotidienne liée à toutes les tâches administratives chronophages qu'impose la gestion d'une entreprise.

Ce service est proposé par les secrétaires indépendantes du réseau 3h18. 

Aujourd’hui, beaucoup de dirigeants d'entreprise ignorent encore que des plateformes performantes et très faciles d’utilisation sont disponibles pour mettre en place des prestations de secrétariat à distance. ‍

Ne restez pas sans savoir ! 

Profitez de prestations accessibles sans engagement. N’augmentez plus le montant de vos charges sociales grâce au statut d’autoentrepreneur de nos secrétaires qui télétravaillent pour vous.

Le télétravail et sa place dans notre société…

Depuis le début de la pandémie liée à la Covid19, le télétravail s'est répandu à vitesse V au sein des entreprises ! En effet, de nombreux employés ont été contraints de s’adapter à ce mode de travail émergent depuis leur domicile. Aujourd’hui, la pandémie est derrière nous... Mais les entreprises ont compris les avantages de ce modèle hybride de travail qui permet d’offrir des conditions professionnelles plus souples à leurs salariés. 

De nombreux dirigeants ont également intégré le télétravail à leurs propres mœurs. 

Non seulement pour eux, histoire de gagner du temps au quotidien et s’épargner la peine de prendre les transports tous les jours, mais aussi dans le cadre de recrutement. Et plus spécifiquement, le recrutement de prestataires freelances. Il faut dire que l’emploi d’une assistante freelance opérant à distance présente de nombreux avantages !

L’assistante freelance intervenant à distance : une solution plus économique ?

À commencer par l’absence de présence physique à l'intérieur de vos bureaux qui vous permet d’économiser les coûts liés à l'existence d'un secrétariat permanent.‍

Le recrutement d’une télésecrétaire externalisée vous évite en outre d’avoir à donner votre numéro personnel à vos clients. En passant par notre réseau 3h18, vous obtiendrez un numéro de téléphone fixe qui centralisera tous vos appels !

Grâce à leurs années d'expérience dans le secrétariat, nos freelances disposent de toutes les compétences nécessaires pour simplifier la gestion de votre entreprise.‍

Vous allez enfin pouvoir gagner du temps et vous concentrez sur votre cœur de métier.

Quel est le salaire d’une télésecrétaire ?

Le salaire d'une télésecrétaire diffère en fonction de son expérience, de son lieu d’exercice, de son niveau de compétence et des responsabilités assumées. En général, le salaire d'une télésecrétaire peut être comparable à celui d'une secrétaire traditionnel, mais il peut également varier en fonction du statut d'emploi (indépendant ou salarié). 

En France, une télésecrétaire gagne entre 1 500 euros et 2 500 euros net par mois.

Il est important de noter que certaines télésecrétaires travaillent à temps partiel ou en tant que travailleuses indépendantes (hors réseau) ce qui peut avoir un impact direct sur leur revenu. 

Comment devenir télésecrétaire ? 

1. Les formations possibles

La voie de la formation est la meilleure façon d’acquérir très rapidement les compétences nécessaires pour exercer le métier de télésecrétaire. Si le poste convoité est spécialisé dans le domaine médical, il est préférable de détenir un diplôme de secrétaire médical pour postuler à des offres d’emploi de télésecrétaire médicale. 

Mobiliser son compte CPF pour le financement de sa formation est une option très souvent gagnante. Sachez qu’il existe plusieurs formations en France proposées par des organismes de formation. 

Si vous êtes intéressé·e, voici des organismes que vous pouvez contacter et qui dispensent des formations pour devenir télésecrétaire à votre tour (et pourquoi pas rejoindre notre réseau de prestataires freelances pour soutenir nos clients dans leur activité ? 😉) : 

2. Quel diplôme prévoir ?

Sachez qu’il n’existe pas de diplôme spécifique requis pour devenir télésecrétaire (ormis pour l’exception citée plus haut). Une formation ou un diplôme dans le domaine de l'administration, de la communication ou du secrétariat peut cependant être un atout pour vous démarquer auprès des recruteurs ou des réseaux de freelances à la recherche de profils talentueux.

3. Les opportunités d’emploi 

Les télésecrétaires fraîchement formés pourront ensuite trouver des opportunités d'emploi dans des entreprises spécialisées en télésecrétariat, des centres d'appels ou en travaillant de manière indépendante en tant que professionnels du secrétariat à distance ! N’hésitez pas à nous rejoindre

Quels sont les outils utilisés par la télésecrétaire ?

Les télésecrétaires utilisent divers outils pour mener à bien leurs tâches et missions. Voici quelques exemples d'outils couramment utilisés :

La télésecrétaire utilise des outils collaboratifs (Slack, Teams, Trello, Notion…) lui permettant de gérer ses tâches et de vous partager leur avancement en temps réel. Elle maîtrise également les outils bureautiques comme la suite Office et permet à votre société de s’intégrer pleinement dans l’ère du numérique pour gagner en efficacité et en productivité !

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles pour une télésecrétaire ?

‍Le poste de télésecrétaire offre des possibilités d'évolution professionnelle intéressantes. 

Par exemple, une télésecrétaire peut choisir de devenir gestionnaire de projet et superviser d'autres télésecrétaires tout en coordonnant les activités administratives.

Certaines télésecrétaires développent leur expertise et proposent leurs services en tant que consultants, offrant des conseils et des solutions en télésecrétariat à d'autres entreprises.

Il est aussi possible de retravailler directement sur site et de devenir par exemple secrétaire de direction, ou encore assistant administratif. Intervenir en direct est souvent une source de satisfaction et d’épanouissement importante ; la proximité favorise le développement d’une relation pérenne, ce qui convient parfois mieux à certains profils d’assistantes et aux critères des entreprises. 

Quand faire appel à une télésecrétaire ? 

Il existe de nombreuses situations pour lesquelles le télésecrétariat peut se présenter à vous comme étant LA solution idéale. En voici quelques exemples : 

Le saviez-vous ?

Votre conseiller 3h18 étudie vos besoins en assistance administrative afin de trouver une secrétaire à distance disponible rapidement pour réaliser tous vos travaux administratifs !

Le télésecrétariat, ou secrétariat à distance, peut s’adapter à vos besoins ponctuels comme vos besoins réguliers lorsqu’il est externalisé.

‍‍

Les bénéfices obtenus avec une télésecrétaire 3h18

Si vous manquez de temps pour vous concentrer sur l’essentiel de votre activité en tant que dirigeant d’entreprise, artisan entrepreneur, coach ou professionnel de santé en libérale, sachez qu’en faisant appel à une télésecrétaire de notre réseau, vous bénéficiez de nombreux avantages :

📈 Un gain de temps précieux et une productivité garantie !

📄 La prise en charge d’une dizaine de tâches administratives

🤝 La possibilité de vous concentre sur l’essentiel : vos clients.‍

🧠 L’amélioration de votre qualité de vie au travail et la réduction de votre charge mentale…

🕵️‍♀️ Les conseils d’un expert en assistance administrative.

🧱 Des services modulables qui s’adaptent à votre flux d’activités. 

🤸‍♀️ Une offre sans engagement et une flexibilité totale !

‍Notre solution d’externalisation améliore en outre la qualité des réponses apportées à vos clients, ainsi que vos taux de satisfactions. Autrement dit, vous ne recevrez plus de plaintes concernant la difficulté à vous joindre !‍

Le gros point fort de nos prestataires freelance ? 

--> Tous sont opérationnels dès la première heure suivant leur prise de poste !

Besoin d’aide pour trouver une secrétaire à distance ? 

Chez 3h18, nous étudions LA solution qui convient le mieux à vos besoins.

Contactez-nous ! 

Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?

Pour aller vite et gagner en flexibilité.
Pour disposer de professionnels très qualifiés.
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Vous manquez de ressources

  • Difficile de recruter le bon profil

  • Besoin de compétences plus techniques
  • Un départ soudain dans vos équipes

Votre budget
est contraint

  • Vous n’avez pas besoin d’un plein temps
  • Vous ne souhaitez pas
    prendre de risque sur un CDI
  • Les coûts cachés d’un salarié vous rebutent

Vous avez besoin
de flexibilité

  • Un remplacement ou du
    renfort ponctuel
  • Une activité cyclique
    sans garantie
  • Aller vite, pas de gestion RH chronophage !
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