Tout savoir sur la gestion des ressources humaines dans les petites entreprises

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Pas facile de se tenir au courrant de toutes les evolutions reglementaires quand on est chef d'entreprise de PME. 

Et pourtant, etre employeur entrepreneur suppose en particulier de savoir :

⦁ recruter,

⦁ encadrer,

⦁ motiver,

⦁ contrôler,

⦁ voire licencier…

Mais tout cela doit être réalisé dans le cadre d’obligations dont le non-respect est lourd de conséquences et peut aboutir à des sanctions pénales pour le chef d'entreprise.

Mises en garde !

Les relations employeur-employé évoluent dans le cadre du droit social et sont ponctuées par des documents qui ont pour objet (en général) de protéger l’employé et éviter les abus de la part des employeurs.

Il est donc inutile de se formaliser et d'avoir peur quand un salarié vous demande de "respecter les règles du droit du travail" qui sont souvent complexes mais relativement restreintes.

La plupart du temps, cela se limite, pour les petits effectifs :

⦁ à la Déclaration Préalable à l’embauche,

⦁ aux Déclarations Sociales Nominatives,

⦁ au respect du contrat de travail,

⦁ et de la fiche de paie.

Néanmoins, un petit rappel des droits et obligations pour chefs d'entreprise peut s'avérer utile. Nous n'avons pas la prétention de remplacer une consultation de votre avocat conseil ! Mais vous apprendrez en quelques minutes de lecture ce qu'un patron doit savoir pour faire grandir sereinement sa société.

La déclaration préalable à l’embauche

Elle consiste à informer l’URSSAF de l’embauche d’un salarié. À réaliser en ligne dans les 8 jours avant son arrivée, elle a pour objet principal d’éviter le travail dissimulé. Son absence sera donc considérée par l’administration comme une volonté de ne pas déclarer votre salarié.

Les déclarations sociales nominatives

À réaliser tous les mois, c’est une déclaration qu’il est recommandé de réaliser avec son logiciel de paie. Elle synthétise les informations nécessaires :

⦁ au recouvrement des cotisations sociales,

⦁ à l’Assurance Maladie (Arrêt de travail…)

⦁ et à Pôle Emploi (Licenciement…)

Le contrat de travail

Ce document a pour rôle de formaliser l’ensemble des droits et des obligations entre l’employeur et son salarié. Il servira à trancher les éventuels litiges entre les deux parties.

La Loi prévoit deux types de contrats. Clarification.

Tout contrat de travail doit contenir, au minimum, les mentions obligatoires suivantes :

⦁ l’identité des deux parties,

⦁ la date d’embauche,

⦁ le lieu de travail,

⦁ les conditions d’emploi (horaires, jours et détail des tâches effectuées…),

⦁ la durée de la période d’essai,

⦁ la rémunération.

Toute modification du contrat de travail doit faire l’objet de la rédaction d’un avenant daté et signé par l’employeur et son salarié. Dans l’état actuel de la législation, deux grands types de contrats sont possibles.

Le contrat à durée indéterminée

C’est la forme la plus classique de contrat, avec une date de début mais sans notion de durée ou de date de clôture. Il convient à un besoin de poste stable pour l’entreprise.

Le contrat à durée déterminée

Il prévoit une date de début ainsi qu’une date de fin de contrat. Sa durée maximale varie suivant la situation de 9 à 18 mois (renouvellement compris). Il convient à un surcroît ponctuel d’activité.

N. B. : CDI ou CDD peuvent être à « temps partiel » ou à plein temps (35 heures).

D’autres contrats de travail existent (le contrat d’intérim, le contrat d’apprentissage…) et font l’objet d’une législation particulière.

La rupture anticipée du contrat de travail

La rupture d’un contrat de travail doit respecter un formalisme rigoureux. La plupart des employeurs perdent les conflits prud'homaux à cause du non-respect des procédures de licenciement. Nous ne pouvons que vous conseiller de vous faire accompagner dans cette phase délicate.

⦁ À l’initiative de l’employeur

L’employeur ne peut rompre le contrat de travail qui le lie à un salarié que dans l’une des situations suivantes :

⦁ pendant la période d’essai, sans justification

⦁ lors d’un licenciement économique

⦁ pour motif personnel (à argumenter)

⦁ pour mise à la retraite d’office en cas de force majeure

⦁ À l’initiative du salarié

Le salarié peut mettre fin à son contrat de travail dans les cas suivants :

⦁ rupture volontaire pendant la période d'essai,

⦁ départ volontaire à la retraite,

⦁ résiliation judiciaire

⦁ À l’amiable

Le salarié et l’employeur peuvent convenir ensemble de mettre fin au contrat de travail en signant une rupture conventionnelle.

Dans tous les cas, n’hésitez pas à évoquer vos projets et problèmes avec votre avocat conseil.

3h18 met à votre disposition une assistante RH quelques heures par mois pour vous libérer de ces fortes contraintes légales. Prenez rendez-vous !

Les bulletins de salaire

Généralement délivré mensuellement, ce document obligatoire, encore appelé « fiche de paie » et fourni par l’employeur, détaille les sommes versées au titre du salaire net et des cotisations sociales.

La loi ne précise pas le délai pour remettre le bulletin de salaire (papier ou numérique).  

Toutefois, il faut respecter un délai « raisonnable » après chaque « cycle de paie », en général un mois ou plus rapproché comme pour les travailleurs saisonniers et autres CDD courts.

Plusieurs éléments composent le bulletin de salaire. Certaines informations sont obligatoires :

⦁ Les informations concernant l’employeur (raison sociale, n° de Siret, …)

⦁ Les informations concernant le salarié (nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, …)

⦁ Les éléments de contrat du salarié (emploi, qualification, temps de travail, …)

⦁ Les compteurs de congés

⦁ Les éléments de rémunération du salarié

⦁ Les cotisations sociales

⦁ Le net imposable et le prélèvement à la source

⦁ Le net à payer

D’autres sont facultatives comme les compteurs de congés et autres compteurs d’absence (RTT, repos compensateurs, …) :

⦁ Les congés acquis entre le 01/06 et 31/05 de l’année précédente à prendre sur la période de congés en cours

⦁ Les congés pris sur la période de congés en cours

⦁ Les congés en cours d’acquisition entre le 01/06 et 31/05 de la période de congés en cours

Les variables de paie

Certains salariés ne percevront pas tous les mois le même montant de salaire. Il varie selon les heures supplémentaires, les absences, les primes et pourcentages… Il conviendra à l’employeur de transmettre un document précisant ces « variables de paie » à la personne en charge de l’établissement des bulletins de salaire.

3 options pour ne pas s’encombrer d’un CDI et optimiser votre gestion RH

Le Contrat à Durée Indéterminée est le contrat de travail le plus engageant pour l’entreprise. 3 autres solutions réduisent les risques, avec leurs points forts et faibles respectifs. Étude comparative.

Chaque recrutement entraîne un temps incompressible de sélection des candidats, de formation et d’intégration du salarié retenu, avec le risque d’une erreur de casting dont on ne s'apercevrait qu’une fois la période d’essai dépassée.

De plus, un salarié sur trois démissionne dans les 12 premiers mois de sa prise de poste et 55% des employés se disent à la recherche d’une nouvelle opportunité professionnelle. Le manque de souplesse du droit de travail justifie que l’entreprise recherche d’autres types de contrats que le CDI à plein temps.

Le CDI à temps partiel ne limite en rien l’investissement en recrutement, formation et intégration. Il ne présente que peu de souplesse d’horaires (pas moins de 24 h par semaine et ne pas dépasser 33% des heures prévues…). Les conditions de ruptures sont équivalentes à un plein temps.

1 # Le CDD

Là encore, pas plus de souplesse d’horaires hebdomadaires ni d’économies de recrutement. Les conditions de ruptures sont moins souples (uniquement faute professionnelle ou rupture conventionnelle) et la prime de précarité (10%) s'ajoute aux coûts.

2 # L'intérim

Aux contraintes du droit du travail (qui restent entières sur les durées hebdomadaires notamment) s'ajoutent les frais de l’agence et l’obligation d’aller jusqu’au bout du contrat prévu. Mais l’agence se chargera du recrutement et de valider la compétence du candidat.

3 # La solution 3h18

Pour s’affranchir (légalement) des limites du droit du travail, faire intervenir un indépendant reste la solution la plus souple et la moins chère. La mission de 3h18 est de sectionner le professionnel compétent et de vous le mettre à disposition sans engagement ni minima.

Le tableau récapitulatif ci-dessous permet de comparer les différentes options de façon rationnelle.

8 bonnes questions à poser lors du recrutement de votre assistante administrative

Vous avez finalement décidé de recruter un CDI. 

Un entretien ça se prépare ! Pas question d’y aller sans un minimum de process et de méthodologie. Il faut vous dégager du temps et préparer les entretiens avec des fiches vierges sur lesquelles vous prendrez des notes.

L’expérience montre que quand on se laisse prendre dans une discussion, on oublie de poser les bonnes questions qui permettent de valider le profil. Cela paraît évident. Mais combien de fois avez-vous terminé un entretien et une semaine plus tard, tout oublié ?

Avant de commencer, voici une première question pour vous : « Qu’est-ce qui fait une excellente assistante de direction et comment la repérer ? » 😉

Ces questions d’entretien vous aideront à identifier les capacités et les prouesses de votre prochaine assistante administrative. Il s’agit de disposer des questions qui vous aideront à évaluer lors de l’entretien :

1. les compétences techniques,

2. les aptitudes comportementales,

3. et les compétences générales d’un candidat

1. Compétences techniques : Utilisez ces questions pour identifier les connaissances et les capacités techniques d’un candidat.

2. Aptitudes comportementales : Avec ces questions orientées, comprenez comment un candidat a géré des situations dans le passé (sang-froid, réflexion, rapidité, efficacité, …)

3. Compétences générales : Ces questions permettent d’évaluer les traits de caractère et les aptitudes cognitives d’un candidat.

Découvrons maintenant les principales questions à poser aux candidats pour le poste d’assistante administrative et pourquoi sont-elles si importantes ?

⦁ Quel type d'assistante de direction êtes-vous ?

⦁ Qu’est-ce qui fait votre valeur ajoutée au poste que vous occupez aujourd'hui ?

⦁ En quoi est-ce que le poste que nous proposons serait une progression pour vous ?

⦁ Que me dirait votre dernier patron si je lui demandais de me parler de vous ?

⦁ À votre avis, qu'est-ce qui est le plus important pour réussir à ce poste ?

⦁ Pourriez-vous me décrire une situation dans laquelle vous avez fait preuve de sang-froid ?

⦁ Sur une échelle de 1 à 10, quelle note vous donneriez-vous sur Word ? Excel ? Powerpoint ?

⦁ Avez-vous déjà réalisé à la fois la facturation pour un client, le recouvrement, la pré comptabilité et la gestion d’une urgence client ? (cela permet de vérifier sa polyvalence )

D’autres questions peuvent prendre appui sur le contenu de leur lettre de motivation et de leur CV.

Si vous avez un trou dans leur CV, posez une question sur cette période non travaillée.

Si leur lettre de motivation mentionne une expertise particulière (mise en place de tableaux de bords de gestion, d’outils informatiques…), demandez dans quelle situation elle a mobilisé celle-ci.

Etc.

Question bonus à poser à votre future assistante administrative

« Quel processus suivriez-vous pour finir une facturation clients quand on ne dispose pas de tous les éléments en amont et que le dirigeant n’est pas souvent disponible ? »

😉

Pourquoi s’assurer que votre assistante administrative coche toutes les cases ?

Les assistantes administratives doivent régulièrement faire en sorte que les choses difficiles se réalisent, et les meilleures ne s’arrêteront pas avant d’avoir réussi à rayer toutes les tâches de leur to-do liste.

Si leur patron leur demande de faire en sorte :

⦁ qu’une réunion ait lieu,

⦁ qu’un client soit facturé,

⦁ qu’un fournisseur ne soit pas réglé…

La bonne personne ne reculera devant rien, en essayant diverses stratégies jusqu’à ce qu’elle en trouve une qui fonctionne.

En bref

1. La gestion des Ressources Humaines est une spécificité qui comprend de nombreux documents comme les DPAE, les déclarations sociales, les contrats de travail, les bulletins de salaire… Tout ceci nécessite des connaissances juridiques particulières pointues dont vous ne disposez pas forcément.

2. La solution est bien entendu de confier la gestion de son service RH à une assistante administrative, de préférence freelance, ce qui permet de réduire les coûts et de ne pas s’engager durablement si la situation de l’entreprise ne l’exige pas.

3. La sélection de votre assistant doit se faire “au détail”, soyez exigeant et posez les bonnes questions. Soyez attentif à ce qui montre que la personne interrogée envisage le défi sous tous les angles et qu’elle a des suggestions concrètes pour plusieurs éventualités.

4. Recherchez chez votre future assistante administrative :

⦁ la créativité,

⦁ l’assertivité

⦁ et le professionnalisme, même face à un défi.

Pour en savoir plus sur l’externalisation administrative, contactez un conseiller 3h18. Nous nous engageons à vous rappeler sous 48h00 !

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