Une facture est un document officiel établi par une entreprise, qui l'engage à livrer un produit ou à réaliser une prestation de service, et qui engage de l'autre côté l'acheteur (particulier ou professionnel) à régler le montant correspondant. L'émission d'une facture est contraignante d'un point de vue comptable et financier pour les deux parties impliquées. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle il est impératif que les acteurs se mettent d'accord préalablement sur tous les termes de l'accord précisés dans un devis.
Pour qu'elle soit valable et opposable, il est important de faire figurer sur la facture des mentions obligatoires. La première mention obligatoire sur une facture est le terme « Facture », qui doit être placé en titre du document afin d'en déterminer la nature vis-à-vis des obligations qui en découlent. Une facture n'est pas un devis ; elle a non seulement une fonction commerciale mais aussi comptable, fiscale et juridique, d'où l'importance d'optimiser votre gestion comptable et votre gestion des commandes.
Identification des parties
Figurant en tête de liste des mentions obligatoires, l'identification des parties est indispensable à la réalisation de la transaction. Au-delà du caractère légal de cette mention obligatoire sur la facture, et il est logique que les parties prenantes soient identifiées en haut de la facture, tout comme la date et le numéro de facture unique à chaque document.
Concernant l'acheteur, les mentions à faire figurer sur la facture sont son nom, l'adresse de son domicile et l'adresse de facturation si celle-ci est différente de la précédente. L'identité du vendeur implique un plus grand nombre d'informations à indiquer nécessairement sur la facture. En dehors de son nom (s'il s'agit d'une personne physique) ou de sa dénomination sociale suivie de son numéro de SIREN ou de SIRET, il faut ajouter en mention obligatoire sur la facture, le numéro de RCS suivi du nom de la ville où l'entreprise est enregistrée si le vendeur est inscrit en tant que commerçant, ou le numéro d'enregistrement auprès du répertoire des métiers et le numéro du département d'inscription si le vendeur est un artisan.
En mention obligatoire sur la facture, il faut aussi préciser l'adresse du siège social et indiquer la forme juridique de l'entreprise (EURL, SARL, SAS, SA, SNC) et le montant du capital social. Si l'entreprise est en cours d'immatriculation, le chef d'entreprise a tout à fait la possibilité de démarrer son activité et de facturer. Dans ce cas, la facture doit être émise au nom de l'entreprise et il faut ajouter comme mention obligatoire sur la facture « SIRET en cours d'attribution ». En cas de doute, n'hésitez pas à faire appel à une secrétaire comptable.
Mention obligatoire sur la facture : vente ou prestation réalisée
Parmi les autres mentions obligatoires figure la désignation des produits vendus (référence, nature, marque) et des prestations réalisées (nature de l'intervention, main-d'œuvre…). Il faut également préciser la quantité de chaque unité, le prix unitaire hors taxes des produits vendus, ainsi que le taux horaire des prestations (également hors taxes). Le cas échéant, il est possible de faire apparaître des frais de livraison soit dans le corps de la facture, soit en pied de facture dans la zone de totalisation du montant et d'ajout de la TVA.
Mention obligatoire sur la facture, la TVA
La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est une mention obligatoire sur la facture pour toutes les entreprises qui y sont assujetties. En France, celle-ci est composée de 13 caractères, constitués pour les deux premiers d'un code alphanumérique qui correspond à l'identifiant du pays (FR), suivi d'une clé informatique sur 2 caractères puis du numéro de SIREN de l'entreprise. Cette dernière doit obligatoirement mentionner son numéro d'identification à la TVA, sauf sur les factures dont le montant est inférieur à 150 €.
L'entreprise collecte la TVA dont elle est redevable auprès du Trésor public lors de la déclaration mensuelle ou trimestrielle de TVA. Si le montant de TVA collectée sur toute la période est supérieur au montant de la TVA déductible (TVA payée sur ses achats), l'entreprise doit reverser la différence à l'État. Si par contre le montant de TVA déductible est supérieur, alors l'entreprise bénéficie d'un crédit de TVA.
En France, il existe quatre taux de TVA différents : le taux normal qui est de 20 %, le taux intermédiaire qui est de 10 % (bois de chauffage, travaux d'amélioration de l'habitat…), le taux réduit qui est de 5,5 % (produits alimentaires, billetterie spectacles vivants et cinéma, travaux d'amélioration énergétique du domicile…) et le taux à 2,1 % (médicaments remboursables par la Sécurité sociale, vente d'animaux vivants…).
Sur la facture, chaque produit et chaque prestation de service sont associés à un code correspondant au pourcentage de TVA en vigueur. La part de la TVA collectée sur chaque produit ou service est totalisée en pied de facture, à la suite du montant total hors taxes et d'une éventuelle remise globale accordée. Il est également important que la facture fasse apparaître le détail du montant de la TVA par taux. Cela permet à l'acheteur de valider le montant global qui lui est facturé et à l'entreprise de ventiler les montants de TVA en comptabilité. Ces calculs sont faits automatiquement par votre logiciel de gestion commerciale en fonction du paramétrage que vous avez effectué.
Autre mention obligatoire sur la facture, les modalités de paiement
Les modalités de paiement d'une facture sont une mention obligatoire sur la facture qu'il est important de préciser puisqu'elles déterminent les conditions d'encaissement des sommes qui vous sont dues en échange de la fourniture de produits ou de la réalisation d'une prestation de service. Les modalités de paiement comprennent les moyens de paiement : par carte bancaire, par chèque, par espèce, par virement, par prélèvement, par effet de commerce papier ou lettre de change. Elles précisent aussi le montant de l'acompte s'il y a lieu et les conditions de règlement de la facture : comptant à réception de la facture, 60 jours calendaires, ou 45 jours fin de mois. Il est aussi possible suivant l'objet de la facture d'offrir un échéancier de règlement précisant les modalités d'étalement de la dette, le nombre et la date des échéances.
Les modalités de paiement sont aussi précisées dans les conditions générales de vente, qui doivent être acceptées par l'acheteur. Malgré toutes ces dispositions, il arrive que ces modalités fassent l'objet d'une négociation. Les conditions spécifiques obtenues doivent aussi figurer comme mention obligatoire sur la facture.
Pénalités de retard
Pour qu'une facture soit conforme, il est aussi indispensable de préciser les pénalités de retard auxquelles sera soumis l'acheteur en cas de non-respect de ses engagements. Ces informations sont détaillées dans les CGV de l'entreprise, mais elles doivent également figurer sur la facture acceptée par l'acheteur. Elles précisent dans un premier temps que le transfert de propriété d'un produit ne sera réalisé qu'après l'encaissement de la totalité des sommes dues.
La mention obligatoire sur la facture relative aux pénalités de retard doit ensuite préciser les conditions d'application de ces pénalités, puis le taux d'intérêt. Les pénalités de retard sont calculées sur le montant TTC de la facture. Ces pénalités de retard entrent en vigueur dès le dépassement de la date de règlement prévue ou par défaut le 31e jour suivant la date de livraison de la marchandise ou la fin de réalisation de la prestation de service.
Mention obligatoire sur la facture autoentrepreneur
En raison des spécificités de son statut, l'autoentrepreneur doit faire figurer dans sa facture des mentions obligatoires un peu différentes de celles des entreprises classiques. Un assistant de direction sera le plus même pour vous aider sur ce point.
En dehors des premières mentions communes, nature du document « Facture » et son numéro, il doit indiquer dans la partie identification du vendeur ses coordonnées, son numéro de SIREN (avec la mention « En cours d'immatriculation » si l'administration ne lui a pas encore délivré un numéro). Il doit également ajouter comme mention obligatoire sur la facture son numéro d'immatriculation au RCS ou au RM si cela est nécessaire pour son activité. Dans le cas contraire, il doit préciser qu'il en est dispensé. En en-tête du document, il est aussi obligatoire de mentionner le nom et les coordonnées du client et sa qualité (professionnel ou particulier).
Ensuite, il est obligatoire d'indiquer la date de la facture et le détail des éléments facturés (désignations, références, prix unitaire HT, quantité, remise à la ligne…).
En pied de facture, il doit faire figurer le montant global à payer et l'éventuelle remise forfaitaire.
L'une des particularités du statut d'autoentrepreneur concerne la TVA, car son statut relève de la microentreprise qui n'est pas assujettie à la TVA (il fonctionne en franchise en base de TVA). Suivant ces dispositions, l'autoentrepreneur ne facture pas de TVA à ses clients (il n'y a pas de différence entre le HT et le TTC), pas plus qu'il n'en récupère lors de ses achats. Il doit donc ajouter en mention obligatoire sur la facture : « TVA non applicable, article 293B du code général des impôts ».
La facture émise par un autoentrepreneur doit aussi détailler les modalités de règlement, à savoir les modes de paiement acceptés (il peut ajouter le cas échéant la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque ou carte bancaire est accepté »). Sa facture doit reprendre également la date de paiement (à réception de facture, à paiement différé) et les éventuelles facilités (un paiement en trois fois par exemple). Les mentions relatives aux pénalités de retard de paiement doivent être précisées pour pouvoir s'en prévaloir en cas de non-respect des délais initialement acceptés. En cas d'interrogation n'hésitez pas à faire appel à un service d'externalisation administrative ou de relance de factures impayées.
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