Recruter ou externaliser ?  4 solutions pour déléguer vos tâches administratives et alléger votre agenda

D'après une étude IPSOS de 2017, les tâches administratives chronophages occupent jusqu'à 20% du temps des chefs d'entreprise de PME.

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C'est pourquoi nous vous parlions dernièrement de solutions d'externalisation pour PME.

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Que vous soyez un organisme de formation, une entreprise de conseil ou un éditeur de logiciel, vous êtes certainement déjà posé la question suivante :

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« Et si je recrutais un CDI à temps partiel pour me décharger de mes tâches administratives quelques jours chaque mois ? ».

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Mais quand il s'agit de s'entourer d'un professionnel de l'administration dans les domaines de la gestion ou des ressources humaines, l'erreur de recrutement peut coûter cher !

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Sans compter qu'un CDI pèse sur vos charges fixes.

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Alors quelles solutions existent quand on veut s'entourer d'une expertise, mais qu'on souhaite le faire avec flexibilité ? Nous en avons analysé quatre (le CDD et le CDI à temps partiel, l'intérim, et la prestation de services administratifs en temps partagé).

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Regardons les ensemble !

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1 - Le CDI à temps partiel et le CDD : le rêve... Mais le risque de l'erreur de recrutement et une charge fixe importante

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Un recrutement implique du temps et des ressources à consacrer aux entretiens, mais aussi aux premières semaines d'intégration dans l'entreprise.

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Car le problème constaté depuis 2020 21 est un départ dans les 8 premiers mois.

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En effet, un sérieux mal ronge les entreprises : le turn over. Un salarié sur 3 démissionne pendant ses 12 premiers mois de sa prise de poste, et plus de la moitié des salariés (55%) se disent à la recherche d'une nouvelle opportunité professionnelle !

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Un CDI à temps partiel n'est pas possible moins de 24H00 par semaine

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Recruter en CDI un assistant est une option souvent valable mais il faut que votre activité soit relativement stable et prévisible et que vos besoins ne soient pas fluctuants. Le rêve serait de moduler les temps en fonction du besoin, de la charge de travail...

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Saviez-vous qu'un CDI à temps partiel, sauf quelques rares exceptions, ne peut pas faire moins de 24h par semaine ou dépasser de 33% ses heures prévues ?

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Pas idéal quand quand est un TPE / PME ou un cabinet d'avocats et qu'on cherche un gain de temps, de la flexibilité et à augmenter ou diminuer d'une semaine à l'autre le travail confié à son Office Manager administratif.

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2 - Que penser d'un CDD pour un poste d'assistant administratif polyvalent ?

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Recruter un CDD et lui confier sa facturation, son recouvrement, la relation avec son expert-comptable  … pourquoi pas !

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Et vous pouvez tomber sur «la perle rare» du premier coup.

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Mais vous ne pourrez pas faire travailler moins de 24H00 par semaine ce qui est souvent déjà beaucoup pour de nombreuses TPE / PME.

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Enfin, la prime de précarité (10%), les congés payés, les tickets restaurants, les avantages divers, et un forfait en moyenne de 4.000 € pour le recrutement par une agence, … le coût total pour l'entreprise est souvent prohibitif et n'invite pas à prendre de risque !

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Mais le vrai risque, de l'avis de nombreux chefs d'entreprises, c'est l'erreur de casting qui est toujours possible (voire fréquente) et comme il s'agit de tâches sensibles, nécessitant beaucoup de rigueur et des caractères habitués aux situations très diverses, pas question de prendre des risques inutiles.

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Pas question de se tromper sur un solde de tout compte, une fin de période d'essai, une convention de stage, une opération de recouvrement, ou la numérisation de pièces comptables !

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D'après IPSOS il faut 4 à 5 entretiens approfondis avant de recruter à coup sûr une assistante administrative polyvalente en PME.

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Alors faut-il vraiment se tromper 2 à 3 fois avant de tomber sur le bon profil qui va enfin vous faire gagner du temps pour vous concentrer sur les chantiers stratégiques de l'année ?

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Alors comment fait-on pour sous-traiter quelques heures par semaine son administratif, la paie, les questions des salariés sur leurs bulletins, leurs contrats de travail, tickets restaurant et leur mutuelle ? Comment confier la rédaction de ses documents, la gestion de ses notes de frais, sa facturation et le recouvrement de ses clients, …?

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3 - L'intérim : une solution flexible

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L'intérim reste une solution souvent utilisée par les PME qui souhaitent « variabiliser » leurs charges. Les grands réseaux d'intérim (Manpower, Adecco,…) peuvent être rassurants car ils couvrent tout le territoire et disposent d'une large base de données de CV.

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Quand une entreprise veut variabiliser ses dépenses ou faire face à un besoin ponctuel, l'interim reste intéressant.

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Mais ont-ils le bon profil d'assistant administratif polyvalent, habitant à 30 minutes de votre entreprise (idéal pour les fidéliser) et pouvant travailler 2 demi-journées par semaine car votre entreprise n'a pas besoin de plus pour l'instant ?

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Ont-ils un vivier de fonctions support motivés et disponibles sous 48H00 en moyenne car les beoins sont souvent urgents ?

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Sont-ils capables de proposer des contrats modulant à la hausse ou à la baisse les heures prestées parce que votre activité est fluctuante et vos ventes, votre facturation, votre recouvrement sont changeantes d'un mois sur l'autre ?

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Sans compter que vous devez aller jusqu'au terme du contrat même si le profil ne correspond pas parfaitement à vos besoins.

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Mais l'intérim n'a pas que des avantages dans le contexte spécifique des TPE/PME

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• Le recours à l'intérim n'est possible que pour faire face à une tâche temporaire et pour l'un des motifs limitativement prévu par la loi. Le recours à l'intérim est impossible pour pourvoir durablement un emploi lié à l'activité normale et permanente de l'entreprise. Les principaux motifs de recours à l'intérim sont   le remplacement d'un salarié absent, l'attente de l'arrivée d'un salarié en CDI, l'accroissement temporaire d'activité, les emplois saisonniers, et les emplois où il est d'usage de recourir au CDD.

• Un contrat d'intérim peut être renouvelé deux fois peu importe son terme (précis ou non). La durée maximale du contrat d'intérim ainsi que celle de son renouvellement sont limitées par la loi en fonction du motif de recours. Ces durées sont précisées ici : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F11215.

• Une période d'essai peut être prévue, elle ne peut pas excéder entre 2 et 5 jours suivant la durée du contrat d'intérim.

• Un contrat d'intérim ne peut pas être rompu par anticipation de manière justifiée. En cas de rupture injustifiée par l'entreprise d'intérim, l'entreprise n'est pas concernée par les conséquences financières de la rupture.

• À défaut d'accord, la durée minimale de travail du salarié à temps partiel est fixée à 24 heures par semaine ou, le cas échéant, à l'équivalent mensuel de cette durée (soit 104 heures) ou à l'équivalent annualisé (soit 1.102 heures)

• Le salarié en contrat d'intérim a le droit de toucher une prime de fin de contrat de travail temporaire

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4 - L'assistance déléguée, ou le confort d'avoir un professionnel expérimenté sans les contraintes d'un CDI

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Il reste une solution méconnue de nombreux chefs d'entreprises et pourtant qui offre une grande flexibilité et la garantie de broyeur sous 48H00 de profils validés : l'assistance de gestion, RH ou commerciale ou encore l'Office Management délégué.

Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme, on estime à 2 millions le nombre total de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs.

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Ces hommes et femmes sont des experts indépendants, véritables chefs d'entreprise possédant des expériences diverses et très riches dans de nombreuses entreprises.

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Ils maîtrisent parfaitement la technicité des tâches administratives, de gestion et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage réglementaire,…) et adorent le classement, les outils de productivité adaptés aux PME, les solutions de gestion, de numérisation etc …

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Les PME, associations, cabinets d'avocats, les médecins et les professionnels de la santé peuvent profiter sans prendre de risque sur l'avenir de leur activité quelques heures par semaine ou plus.

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Ces prestations sont sans engagement et en cas de maladie, ils sont immédiatement remplacés (gratuitement), l'assistance administrative se déplace chez vous ou peut intervenir en télétravail.

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Témoignage vidéo d'un Responsable administratif à temps partagé

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Découvre comment intervient Serge chez ses clients et comment il aide concrètement les chefs d'entreprises à se décharger de la pre comptabilité, des formalités juridiques, des opérations de relances clients etc...

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Bénéfices concrets de l'assistance déléguée

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Faire appel à 3H18 permet :

• D'éviter le formalisme lié au recrutement, tout en ayant l'assurance de disposer d'un professionnel disponible et opérationnel immédiatement.
• D'apporter une réponse quasi instantanée et d' appréhender d'emblée la dimension relation humaine et organisation de chaque TPE PME.
• De travailler immédiatement à distance ou sur site.
• De renforcer les compétences d'une equipe sans recruter en CDI et sans prendre de risque.
• D'apporter des bonnes pratiques

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De plus, 3H18 :

• Peut à la fois répondre à un besoin ponctuel comme récurrent
• Vous permet de vous arrêter et de reprendre aussi souvent que vous voulez. Pas de limites ! Encore mieux : vous augmentez et diminuez vos heures quand cela vous chante !
• Vous offre gratuitement la possibilité de changer d'assistant de gestion, et ce pendant toute la durée de votre contrat.
• Vous permet de resilier quand vous voulez, sans pénalité.
• Vous garantit des tarifs sont clairs et sans surprises. Pas de primes, pas de frais, pas d'augmentations !

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3h18 s'adapte aux besoins du client pouvant offrir un panel de services connexes et complémentaires, comme :

- la gestion du personnel,

- le suivi des paiements

- ou le secrétariat externalisé, en fonction des projets.

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‍3h18 offre simplicité, flexibilité, sérénité, professionnalisme, expertise, qualité... !

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Nous vous conseillons de lire les nombreux conseils et astuces que nous vous livrons dans notre livre blanc gratuit :

‍Les 5 leviers d'une externalisation administrative réussie en TPE/PME‍

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Voici en bonus un tableau comparatif des différentes solutions :

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Comparez 3 solutions flexibles pour PME !

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Besoin d'un exemple concret de client ayant réussi à déléguer ses tâches quelques heures par mois ? 

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Regardez la vidéo de Lisa et de son Office Manager Magalie.

C'est le cas typique d'une petite entreprise de quelques salariés qui a passé le cap et a décide de sous traiter son ADV et votre gestion RH.

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Nous attendons votre appel !

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