Quels sont les risques d’une mauvaise gestion de l’administration pour son entreprise ?

Personnage Header

Dès lors que vous êtes votre propre patron, vous devez vous emparer du problème que représente la gestion de l’administration de votre entreprise au quotidien. Que vous choisissiez de la traiter vous-même ou de la déléguer, la gestion de votre administration doit être parfaitement ordonnée sous peine de voir des problèmes apparaître.

Connaissez-vous le point commun entre un artisan, un médecin en cabinet, un huissier de justice, un fondateur de start-up et un coach sportif ? Ils sont tous victimes du manque de temps lié à la gestion de leur administration qui leur coûte en moyenne 3 heures et 18 minutes par jour. 

Concernant les PME et micro-entrepreneurs, en moyenne 142 jours leur font défaut chaque année pour prendre en charge la gestion de tâches administratives chronophages.

Autrement dit, tout créateur d’entreprise et profession libérale devrait songer à des solutions efficaces permettant d’alléger leur agenda pour se recentrer sur leur cœur d’activité.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion d’administration ?

Les risques diffèrent d’un secteur à un autre. Ils ne seront pas toujours les mêmes pour un fondateur d’agence que pour une dentiste exerçant en libéral par exemple. Il existe plusieurs catégories de risques :

1. Des risques pour la santé du personnel

Tout d'abord, il faut discerner les risques psychosociaux qui impactent directement le dirigeant d’entreprise et ses équipes sur le plan moral, avec les complications que cela implique. (Stress, burn-out, dépression, absentéisme, déconcentration des équipes, accidents de travail, fautes professionnelles, tensions internes, démission…)

L’entreprise devra alors composer avec des remplacements en urgence du personnel absent et faire face à des déclarations imprévues auprès d’organismes sociaux tels que la sécurité sociale et l'urssaf. L’entreprise devra par ailleurs répondre de ses actes auprès de l’inspection du travail, alertée sur d’éventuels process de gestion non adaptés aux conditions de travail des salariés et qui mettent en péril leur santé. 

Afin de ne pas se retrouver dans le collimateur de la justice, mieux vaut donc anticiper ces risques psychosociaux en optimisant la gestion de ses services de communication et d’administration.

Une mauvaise gestion administrative entraîne une désorganisation des services et pénalise donc le capital humain de l’entreprise dans son intégralité. Des salaires versés en retard ou de façon partielle sans information préalable favorisent également un climat social dégradé, avec un retour arrière difficile à opérer.

2. Des risques pour l’image de marque de l’entreprise

Le bouche à oreille est aujourd'hui encore un moteur d’information très puissant dans le monde du travail. La réputation de votre entreprise est un actif fort qui, de nos jours, est accessible simplement, notamment sur les réseaux sociaux et grâce aux avis postés sur internet, que ce soit de la part d’anciens salariés de la société ou de clients. L’entreprise encourt le risque de développer une mauvaise image dans la gestion de son administration du personnel et de perdre en notoriété. Cela pourrait la desservir lors de futures campagnes de recrutement notamment, ou elle peut ne pas trouver le candidat idéal, faute de postulants.

Une mauvaise gestion de votre administration peut aboutir à de trop nombreux retards de facturation pouvant laisser perplexes vos clients, en plus du manque à gagner que cela engendre. Devoir s’acquitter de process de recouvrement représente une contrainte supplémentaire et un coût pour l’entreprise. 

Une gestion de l’administration désorganisée rallonge les délais de livraison et conduit à des litiges nuisant à la satisfaction client. L’entreprise peut être amenée à entamer des négociations facilement évitables dans le cadre d’une organisation bien rodée.

Si vous êtes à la tête d’une entreprise concevant ses produits, une mauvaise gestion de votre administration peut conduire la chaîne de fabrication à mésinterpréter les consignes et provoquer la dégradation de la qualité des produits, les rendant moins compétitifs.

3. Des risques pour la confidentialité des données digitales 

La perte de fichiers, les erreurs de saisie, … Une mauvaise gestion de votre administration a un impact sur les documents et les données numériques de votre entreprise. En plus de perdre votre temps à rechercher des dossiers qui s’avèrent introuvables, vous risquez de devoir vous acquitter d’une charge de travail supplémentaire en recréant des devis ou tableaux de bords, par exemple. 

Pire encore : Vous exposez les données personnelles de vos clients au risque de piratage informatique si votre système de sauvegarde n’est pas sécurisé. En cas de fuites de données personnelles de votre clientèle, sachez que vous encourez jusqu’à 4 millions d’euros d’amende, ou 4% de votre chiffre d’affaires. 

Les entreprises victimes ne sont malheureusement pas des cas isolés. Dans son rapport d’activité de 2021, Cybermalveillance.gouv.fr dévoile un chiffre édifiant : + 95% d’augmentation pour les ransonware (Logiciel contre rançon en anglais). Ce type d’attaque représente la toute première menace informatique pour les entreprises en France.

4. Professions libérales : un risque de fautes graves

Une mauvaise gestion de votre administration peut avoir des conséquences dramatiques. Certaines professions travaillent de façon étroite sur des dossiers dits sensibles. C’est le cas notamment pour les avocats ou les spécialités de la santé. Ces professions libérales ne peuvent se permettre d’être déconcentrées par des tâches administratives annexes. 

Le risque de commettre une erreur médicale en raison d’une trop grande fatigue et d’un manque de clarté d’esprit existe ! Pour les patients et les familles, c’est un drame impardonnable, sanctionné par les tribunaux. En cas de faute grave sur un patient, vous risquez de plus d’être radié de l’ordre des médecins si vous en faites partie et de perdre le droit d’exercer de manière définitive.

En tant que cabinet de comptabilité, vous ne pouvez pas non plus vous permettre de vous tromper sur la santé financière de l’un de vos clients. Les conséquences peuvent lui être fatales et le conduire à la faillite. La gestion de votre administration doit être menée par un profil vigilant, rigoureux et extrêmement pointilleux pour ne pas risquer d’injonction à la cessation de votre activité pour faute professionnelle.

Comment faire pour procéder à une bonne gestion de son administration ?

  • L’automatisation de ses process de gestion

L’automatisation de vos process peut nettement améliorer votre gestion en administration. En plus de vous faire gagner du temps, vous limitez le risque d’erreur. Vous pouvez également automatiser votre compatibilité. Pour cela, l’implémentation de logiciels spécifiques est requise. 

  • La numérisation de tous vos documents

Afin d’éviter le stockage risqué de vos archives papiers au sein de vos locaux, il est fortement conseillé de recourir à la numérisation de vos documents pour éviter tout risque de détérioration et dommage définitif. Certaines régions sont plus exposées que d'autres aux inondations et incendies et ces événements se font hélas de moins en moins rares. A l’ère du réchauffement climatique, l’archivage “à l’ancienne” n’est plus une option sécurisante pour vos données. De plus, elle ne permet pas aux entreprises de lutter efficacement contre les vols et ne garantit en aucun cas la confidentialité des données relatives à la stratégie de l’entreprise et à ses clients.

Ce qu’il faut retenir

Risques psychosociaux, démotivation des équipes, perte de temps, risque de dépôt de bilan, surcoût pour l’entreprise, mise en danger des données, dégradation de l’image de marque, mise en danger d’autrui pour les professions libérales… 

Tout dirigeant d’entreprise s’avère confronté à ces risques en cas de mauvaise gestion de son administration. 

Numériser ses données sur des serveurs sécurisés, automatiser ses process de gestion et les externaliser via un réseau tel que 3h18 améliore l'organisation des entreprises et garantie la diminution des risques mentionnés dans cet article.

✓ Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00
✓ Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque...
✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !

Votre diagnostic gratuit >
9 conseils pour chef d’entreprise pour ne jamais être à court de trésorerie
Icon Déléguer
Je le télécharge >
11 Documents RH que toute entreprise doit impérativement  garder à jour.
Icon Déléguer
Je le télécharge >
Comment déléguer et ne plus s'occuper de son administratif dans votre petite entreprise ?
Icon Déléguer
Je le télécharge >

Il est temps d'agir

Grâce à nos conseillers experts, obtenez en moins de 24h, une analyse de votre
besoin et un devis sur mesure.

Ces articles pourraient vous intéresser

Image Blog

Assistance administrative aux entreprises : comment en faire profiter vos équipes ?

L’assistance administrative aux entreprises permet de ne pas crouler sous le poids des tâches du quotidien. Comment en profiter dès maintenant ?

Lire l'article
Image Blog

Assistance administrative externalisée : trouvez la meilleure pour votre entreprise !

L’assistance administrative externalisée vous fait gagner un temps précieux. Investissez vos efforts dans le développement de votre activité et déléguez les missions de faible valeur à un assistant administratif.

Lire l'article
Image Blog

Plateforme freelance administrative : le secret pour se recentrer sur son activité

Vous êtes à la recherche d’une solution d’externalisation ? Faites appel à une plateforme freelance administrative !

Lire l'article
Image Blog

Assistant ADV : pourquoi ne pas déléguer est un pari risqué pour votre entreprise ?

L’administration des ventes, ou ADV, est le service phare d’une entreprise. Elle est le point de coordination de nombreux services. Une bonne ADV permet de facturer vite et bien, de relancer les clients au bon moment, de gerer les fournisseurs et les reclamations clients dans les meilleures conditions. Quels sont les risques à ne pas la déléguer pour un dirigeant et son activité ?

Lire l'article
Image Blog

Pourquoi faire de son externalisation administrative une priorité ?

L’externalisation administrative vous permet de reprendre la main sur votre activité ! Mais elle vous permet d'attirer des talents immédiatement opérationnels et ultra motivés ! Quand faire appel à un assistant administratif ? Quel profil peut vous aider et comment joindre l’un d’entre eux ?

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : Top 5 des meilleures solutions !

Vous souhaitez faire le choix d’une solution d’externalisation administrative mais vous ignorez laquelle choisir ? Vous avez besoin de confier rapidement des tâches de gestion ou RH à un expert mais vous hésitez entre différents types de prestataires. Embarquez dans la lecture de cet article et découvrez ce qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise !

Lire l'article
Image Blog

15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale.

Vous avez décidé de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Su vos clients, vos marchés stratégiques. Mais vous avez encore des doutes. Pourquoi et comment confier votre prospection et les tâches de communication digitale à une assistante commerciale qualifiée. Quelles missions annexes est-il possible de lui déléguer ?

Lire l'article
Image Blog

La semaine de 4 jours (20% de temps en plus)

Vous avez décidé de vous concentrer sur ce qui est vraiment stratégique pour votre entreprise cette année. Comment être mieux entouré sans alourdir les coûts fixes de la société ? La solution d'assistance administrative ou RH en temps partagé 3h18; une solution rapide et modulable pour ne plus passer 52 jours par an sur la gestion de tâches chronophages administratives !

Lire l'article
Image Blog

17 conseils pour développer votre petite entreprise sans prendre de risque

Votre activité s'accelere. Ce n'est pas le moment de faire des erreurs et vous sentez qu'il faut profiter des opportunités qui se présentent. Mais grandir comporte des risques et peut faire peur à un chef d'entreprise... Nous vous donnons 17 conseils pour développer votre petite entreprise sans pour autant prendre de risque.

Lire l'article
Image Blog

Comment scaler votre entreprise et augmenter votre rentabilité ?

"Scaler" son entreprise n'est plus un rêve. C'est une réalité ! Rendue possible grâce à la mise en place de certaines bonnes pratiques à la portée de toutes les petites entreprises. Découvrez comment atteindre la masse critique, pourquoi digitaliser vos process, comment réduire vos coûts fixes ...bref rendre votre entreprise plus agile et rentable.

Lire l'article
Image Blog

Les 10 tâches administratives que vous devez absolument déléguer à une secrétaire indépendante !

Vous savez qu'il est nécessaire de déléguer pour vous concentrer sur les missions stratégique de votre entreprise. Mais quelles missions administratives pourriez-vous bien confier à votre secrétaire indépendante ? Comment évaluer le temps nécessaire ? Des centaines de clients nous ont donné la réponse depuis nos débuts; découvrez notre liste des tâches à déléguer rapidement pour regagner en efficacité !

Lire l'article
Image Blog

Secrétaire à Lyon, LA solution freelance pour toute votre gestion administrative !

Vous êtes dirigeant d’entreprise à Lyon ? Vous avez besoin de vous entourer, de gagner du temps mais vous ne souhaitez pas prendre de risque. Comment déléguer votre administratif sans en perdre le contrôle ? Qui saura se déplacer chaque semaine dans vos bureaux ? On vous donne les clef et quelques pistes de réflexion...c'est certain, notre article sur la délégation administrative va vous plaire !

Lire l'article
Image Blog

A quoi ressemblera votre secrétaire administratif dans le futur ?

Vous vous demandez à quoi pourrait bien ressembler votre secrétaire administratif dans l’avenir ? Quelles seront les évolutions de la profession ? Découvrez nos solutions pour créer le futur de votre entreprise, dès à présent !

Lire l'article
Image Blog

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion de l’administration pour son entreprise ?

En 2018, 9% des entreprises françaises ont déposé le bilan. La raison ? Elles ont été détournées de leur cœur d’activité à cause des trop nombreuses tâches administratives qui pèsent sur les epaules de dirigeants. Une bonne gestion de son administration est donc vitale et permet aux dirigeants d’entreprises de ne pas se laisser submerger. De se concentrer sur la croissance et les chantiers stratégiques pour le bon developpement de l'entreprise.

Lire l'article
Image Blog

Assistante de direction : pourquoi passer par un réseau professionnel de prestataires freelance ?

Se lancer comme assistante de direction freelance en comptant sur un réseau de prestataires indépendants garantit bien des avantages, à commencer par la promesse d’un carnet clients bien garni ! Accéder gratuitement à des missions proches de chez vous vous tente ? Cet article est pour vous !

Lire l'article
Image Blog

Assistance administrative aux entreprises : comment en faire profiter vos équipes ?

L’assistance administrative aux entreprises permet de ne pas crouler sous le poids des tâches du quotidien. Comment en profiter dès maintenant ?

Lire l'article
Image Blog

Assistance administrative externalisée : trouvez la meilleure pour votre entreprise !

L’assistance administrative externalisée vous fait gagner un temps précieux. Investissez vos efforts dans le développement de votre activité et déléguez les missions de faible valeur à un assistant administratif.

Lire l'article
Image Blog

Plateforme freelance administrative : le secret pour se recentrer sur son activité

Vous êtes à la recherche d’une solution d’externalisation ? Faites appel à une plateforme freelance administrative !

Lire l'article
Image Blog

Assistant ADV : pourquoi ne pas déléguer est un pari risqué pour votre entreprise ?

L’administration des ventes, ou ADV, est le service phare d’une entreprise. Elle est le point de coordination de nombreux services. Une bonne ADV permet de facturer vite et bien, de relancer les clients au bon moment, de gerer les fournisseurs et les reclamations clients dans les meilleures conditions. Quels sont les risques à ne pas la déléguer pour un dirigeant et son activité ?

Lire l'article
Image Blog

Pourquoi faire de son externalisation administrative une priorité ?

L’externalisation administrative vous permet de reprendre la main sur votre activité ! Mais elle vous permet d'attirer des talents immédiatement opérationnels et ultra motivés ! Quand faire appel à un assistant administratif ? Quel profil peut vous aider et comment joindre l’un d’entre eux ?

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : Top 5 des meilleures solutions !

Vous souhaitez faire le choix d’une solution d’externalisation administrative mais vous ignorez laquelle choisir ? Vous avez besoin de confier rapidement des tâches de gestion ou RH à un expert mais vous hésitez entre différents types de prestataires. Embarquez dans la lecture de cet article et découvrez ce qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise !

Lire l'article
Image Blog

Assistance administrative aux entreprises : comment en faire profiter vos équipes ?

L’assistance administrative aux entreprises permet de ne pas crouler sous le poids des tâches du quotidien. Comment en profiter dès maintenant ?

Lire l'article
Image Blog

Plateforme freelance administrative : le secret pour se recentrer sur son activité

Vous êtes à la recherche d’une solution d’externalisation ? Faites appel à une plateforme freelance administrative !

Lire l'article
Image Blog

Assistant ADV : pourquoi ne pas déléguer est un pari risqué pour votre entreprise ?

L’administration des ventes, ou ADV, est le service phare d’une entreprise. Elle est le point de coordination de nombreux services. Une bonne ADV permet de facturer vite et bien, de relancer les clients au bon moment, de gerer les fournisseurs et les reclamations clients dans les meilleures conditions. Quels sont les risques à ne pas la déléguer pour un dirigeant et son activité ?

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : Top 5 des meilleures solutions !

Vous souhaitez faire le choix d’une solution d’externalisation administrative mais vous ignorez laquelle choisir ? Vous avez besoin de confier rapidement des tâches de gestion ou RH à un expert mais vous hésitez entre différents types de prestataires. Embarquez dans la lecture de cet article et découvrez ce qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise !

Lire l'article
Image Blog

17 conseils pour développer votre petite entreprise sans prendre de risque

Votre activité s'accelere. Ce n'est pas le moment de faire des erreurs et vous sentez qu'il faut profiter des opportunités qui se présentent. Mais grandir comporte des risques et peut faire peur à un chef d'entreprise... Nous vous donnons 17 conseils pour développer votre petite entreprise sans pour autant prendre de risque.

Lire l'article
Image Blog

Comment scaler votre entreprise et augmenter votre rentabilité ?

"Scaler" son entreprise n'est plus un rêve. C'est une réalité ! Rendue possible grâce à la mise en place de certaines bonnes pratiques à la portée de toutes les petites entreprises. Découvrez comment atteindre la masse critique, pourquoi digitaliser vos process, comment réduire vos coûts fixes ...bref rendre votre entreprise plus agile et rentable.

Lire l'article

Pourquoi faire de son externalisation administrative une priorité ?

L’externalisation administrative vous permet de reprendre la main sur votre activité ! Mais elle vous permet d'attirer des talents immédiatement opérationnels et ultra motivés ! Quand faire appel à un assistant administratif ? Quel profil peut vous aider et comment joindre l’un d’entre eux ?

Lire l'article

15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale.

Vous avez décidé de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Su vos clients, vos marchés stratégiques. Mais vous avez encore des doutes. Pourquoi et comment confier votre prospection et les tâches de communication digitale à une assistante commerciale qualifiée. Quelles missions annexes est-il possible de lui déléguer ?

Lire l'article

Comment automatiser votre comptabilité et faire des économies ?

Comment améliorer la gestion de votre TPE/PME grâce à sa digitalisation ? Automatiser les tâches de comptabilité, de rapprochement et de facturation est une solution qui vous fera gagner un temps certain. D'autant qu'elle permet de contrôler plus facilement vos dépenses et sorties de cash...

Lire l'article

Muscler sa PME/TPE pour traverser la crise

Comment réussir à traverser la crise ? Comment rendre votre PME/TPE plus résiliante ? De la gestion de votre trésorerie aux solutions pour réduire vos coûts fixes, nous vous donnons dans cet article 10 actions clés à mettre en place dans votre entreprise. Retrouvez dans cet article également le retour d'expérience de Marc Le Vernoy, fondateur de 3H18.

Lire l'article

Formation : répondre aux besoins de numérisation des TPE/PME

La deuxième journée de l'Académie 3H18 s'est tenue sur le thème de la numérisation. Aujourd'hui, moins d'une TPE sur trois a entamé sa transformation numérique. Les freins invoqués par les chefs d'entreprise sont nombreux, d'où la nécessité de former les assistants 3H18 sur ces questions.

Lire l'article

4 clés pour propulser votre entreprise ! [Replay du webinaire]

Les 4 clés pour propulser votre entreprise : mieux vendre, mieux déléguer, et améliorer sa profitabilité. C'est le sujet du café digital animé par Marc Le Vernoy, fondateur de 3H18 et Stéphane Perriat. Ces 4 clés, quelles sont-elles ? La réponse ici !

Lire l'article
Image Blog

Assistance administrative externalisée : trouvez la meilleure pour votre entreprise !

L’assistance administrative externalisée vous fait gagner un temps précieux. Investissez vos efforts dans le développement de votre activité et déléguez les missions de faible valeur à un assistant administratif.

Lire l'article
Image Blog

Assistante de direction : pourquoi passer par un réseau professionnel de prestataires freelance ?

Se lancer comme assistante de direction freelance en comptant sur un réseau de prestataires indépendants garantit bien des avantages, à commencer par la promesse d’un carnet clients bien garni ! Accéder gratuitement à des missions proches de chez vous vous tente ? Cet article est pour vous !

Lire l'article
Image Blog

CDI, Interim ou temps partagé ? Comparaison et explications des avantages respectifs de 3 solutions flexibles.

Vous devez faire un choix pour le recrutement de votre secrétaire administrative. CDI, Intérim ou prestations de services ? Quelle différence de coûts ? Quelle solution est la plus flexible pour permettre à un dirigeant d'entreprise, une profession libérale, de déléguer ses tâches de gestion administratives, RH ou commerciales sans craindre l'erreur de recrutement ni passer des heures à former sa nouvelle recrue ?

Lire l'article
Image Blog

Recruter en CDI ou choisir l'assistance externalisée ? Avantages et limites des modèles.

Notre comparatif sur les solutions de délégation des tâches administratives pour vous permettre de mieux comprendre leurs avantages et leurs inconvénients. Obtenez les réponses à la question qu'on vous posera : CDI ou assistance déléguée ? Quels avantages et inconvénients ? Quel écart de prix ?

Lire l'article
Image Blog

3H18 ou Intérim ? Le match de 2 services ultra flexibles en matière d’externalisation administrative !

Dans le cadre de l'externalisation de leur service administratif, les dirigeants d'entreprises sont souvent tentés de solliciter les agences d'intérim. Or, ces solutions de recrutement offre des veritables atouts en terme de flexibilité mais ne présentent pas que des avantages, en comparaison avec les solutions d'assistance à la carte. Nous faisons le point sur les plus et les moins et sur ces nouveaux services d'externalisation.

Lire l'article
Image Blog

Académie 3H18, le réseau et le programme de formation des freelances

90% des freelance le sont par choix, comblés par l'indépendance procurée par ce statut. Ils sont toutefois nombreux à ressentir une certaine solitude dans leur quotidien, travailler seul et d'être son propre patron pouvant parfois générer un sentiment d'isolement...

Lire l'article