Rejoignez le live du jeudi
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Curieux de découvrir nos services en 30 mn chrono ? Fonctionnement, prix, retours clients...
GO
Rejoignez le live du jeudi
Curieux de découvrir nos services ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Rejoignez le live du jeudi
GO
Rejoignez notre live du jeudi

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion administrative pour son entreprise ?

Personnage Header

Dès lors que vous êtes votre propre patron, vous devez vous emparer du problème que représente la gestion de l’administration de votre entreprise au quotidien. Que vous choisissiez de la traiter vous-même ou de la déléguer, la gestion de votre administration doit être parfaitement ordonnée sous peine de voir des problèmes apparaître.

Connaissez-vous le point commun entre un artisan, un médecin en cabinet, un huissier de justice, un fondateur de start-up et un coach sportif ? Ils sont tous victimes du manque de temps lié à la gestion de leur administration qui leur coûte en moyenne 3 heures et 18 minutes par jour. 

Concernant les PME et micro-entrepreneurs, en moyenne 142 jours leur font défaut chaque année pour prendre en charge la gestion de tâches administratives chronophages.

Autrement dit, tout créateur d’entreprise et profession libérale devrait songer à des solutions efficaces permettant d’alléger leur agenda pour se recentrer sur leur cœur d’activité.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion d’administration ?

Les risques diffèrent d’un secteur à un autre. Ils ne seront pas toujours les mêmes pour un fondateur d’agence que pour une dentiste exerçant en libéral par exemple. Il existe plusieurs catégories de risques :

1. Des risques pour la santé du personnel

Tout d'abord, il faut discerner les risques psychosociaux qui impactent directement le dirigeant d’entreprise et ses équipes sur le plan moral, avec les complications que cela implique. (Stress, burn-out, dépression, absentéisme, déconcentration des équipes, accidents de travail, fautes professionnelles, tensions internes, démission…)

L’entreprise devra alors composer avec des remplacements en urgence du personnel absent et faire face à des déclarations imprévues auprès d’organismes sociaux tels que la sécurité sociale et l'urssaf. L’entreprise devra par ailleurs répondre de ses actes auprès de l’inspection du travail, alertée sur d’éventuels process de gestion non adaptés aux conditions de travail des salariés et qui mettent en péril leur santé. 

Afin de ne pas se retrouver dans le collimateur de la justice, mieux vaut donc anticiper ces risques psychosociaux en optimisant la gestion de ses services de communication et d’administration.

Une mauvaise gestion administrative entraîne une désorganisation des services et pénalise donc le capital humain de l’entreprise dans son intégralité. Des salaires versés en retard ou de façon partielle sans information préalable favorisent également un climat social dégradé, avec un retour arrière difficile à opérer.

2. Des risques pour l’image de marque de l’entreprise

Le bouche à oreille est aujourd'hui encore un moteur d’information très puissant dans le monde du travail. La réputation de votre entreprise est un actif fort qui, de nos jours, est accessible simplement, notamment sur les réseaux sociaux et grâce aux avis postés sur internet, que ce soit de la part d’anciens salariés de la société ou de clients. L’entreprise encourt le risque de développer une mauvaise image dans la gestion de son administration du personnel et de perdre en notoriété. Cela pourrait la desservir lors de futures campagnes de recrutement notamment, ou elle peut ne pas trouver le candidat idéal, faute de postulants.

Une mauvaise gestion de votre administration peut aboutir à de trop nombreux retards de facturation pouvant laisser perplexes vos clients, en plus du manque à gagner que cela engendre. Devoir s’acquitter de process de recouvrement représente une contrainte supplémentaire et un coût pour l’entreprise. 

Une gestion de l’administration désorganisée rallonge les délais de livraison et conduit à des litiges nuisant à la satisfaction client. L’entreprise peut être amenée à entamer des négociations facilement évitables dans le cadre d’une organisation bien rodée.

Si vous êtes à la tête d’une entreprise concevant ses produits, une mauvaise gestion de votre administration peut conduire la chaîne de fabrication à mésinterpréter les consignes et provoquer la dégradation de la qualité des produits, les rendant moins compétitifs.

3. Des risques pour la confidentialité des données digitales 

La perte de fichiers, les erreurs de saisie, … Une mauvaise gestion de votre administration a un impact sur les documents et les données numériques de votre entreprise. En plus de perdre votre temps à rechercher des dossiers qui s’avèrent introuvables, vous risquez de devoir vous acquitter d’une charge de travail supplémentaire en recréant des devis ou tableaux de bords, par exemple. 

Pire encore : Vous exposez les données personnelles de vos clients au risque de piratage informatique si votre système de sauvegarde n’est pas sécurisé. En cas de fuites de données personnelles de votre clientèle, sachez que vous encourez jusqu’à 4 millions d’euros d’amende, ou 4% de votre chiffre d’affaires. 

Les entreprises victimes ne sont malheureusement pas des cas isolés. Dans son rapport d’activité de 2021, Cybermalveillance.gouv.fr dévoile un chiffre édifiant : + 95% d’augmentation pour les ransonware (Logiciel contre rançon en anglais). Ce type d’attaque représente la toute première menace informatique pour les entreprises en France.

4. Professions libérales : un risque de fautes graves

Une mauvaise gestion de votre administration peut avoir des conséquences dramatiques. Certaines professions travaillent de façon étroite sur des dossiers dits sensibles. C’est le cas notamment pour les avocats ou les spécialités de la santé. Ces professions libérales ne peuvent se permettre d’être déconcentrées par des tâches administratives annexes. 

Le risque de commettre une erreur médicale en raison d’une trop grande fatigue et d’un manque de clarté d’esprit existe ! Pour les patients et les familles, c’est un drame impardonnable, sanctionné par les tribunaux. En cas de faute grave sur un patient, vous risquez de plus d’être radié de l’ordre des médecins si vous en faites partie et de perdre le droit d’exercer de manière définitive.

En tant que cabinet de comptabilité, vous ne pouvez pas non plus vous permettre de vous tromper sur la santé financière de l’un de vos clients. Les conséquences peuvent lui être fatales et le conduire à la faillite. La gestion de votre administration doit être menée par un profil vigilant, rigoureux et extrêmement pointilleux pour ne pas risquer d’injonction à la cessation de votre activité pour faute professionnelle.

Comment faire pour procéder à une bonne gestion de son administration ?

  • L’automatisation de ses process de gestion

L’automatisation de vos process peut nettement améliorer votre gestion en administration. En plus de vous faire gagner du temps, vous limitez le risque d’erreur. Vous pouvez également automatiser votre compatibilité. Pour cela, l’implémentation de logiciels spécifiques est requise. 

  • La numérisation de tous vos documents

Afin d’éviter le stockage risqué de vos archives papiers au sein de vos locaux, il est fortement conseillé de recourir à la numérisation de vos documents pour éviter tout risque de détérioration et dommage définitif. Certaines régions sont plus exposées que d'autres aux inondations et incendies et ces événements se font hélas de moins en moins rares. A l’ère du réchauffement climatique, l’archivage “à l’ancienne” n’est plus une option sécurisante pour vos données. De plus, elle ne permet pas aux entreprises de lutter efficacement contre les vols et ne garantit en aucun cas la confidentialité des données relatives à la stratégie de l’entreprise et à ses clients.

Ce qu’il faut retenir

Risques psychosociaux, démotivation des équipes, perte de temps, risque de dépôt de bilan, surcoût pour l’entreprise, mise en danger des données, dégradation de l’image de marque, mise en danger d’autrui pour les professions libérales… 

Tout dirigeant d’entreprise s’avère confronté à ces risques en cas de mauvaise gestion de son administration. 

Numériser ses données sur des serveurs sécurisés, automatiser ses process de gestion et les externaliser via un réseau tel que 3h18 améliore l'organisation des entreprises et garantie la diminution des risques mentionnés dans cet article.

Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00
Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque...
✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !

Etre rappelé pour un diagnostic gratuit >
Développer son organisme de formation / son CFA en se déchargeant de l'administratif
Icon Déléguer
Je le télécharge >
8 raisons de ne SURTOUT pas changer d'expert comptable !
Icon Déléguer
Je le télécharge >
15 documents incontournables pour animer une action de formation
Icon Déléguer
Je le télécharge >

Il est temps d'agir

Grâce à nos conseillers experts, obtenez en moins de 24h, une analyse de votre
besoin et un devis sur mesure.

Ces articles pourraient vous intéresser

Image Blog

Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur par plateforme dématérialisée ?

Vos factures fournisseurs sont envahissantes et coûteuses à gérer ? La dématérialisation de celles-ci via une plateforme est une solution efficace pour optimiser votre gestion de la facturation.

Lire l'article
Image Blog

Comment un Office manager aide-t-il à gérer les conflits de votre entreprise ?

Votre entreprise est confrontée à des conflits internes ? Vous ne savez pas comment réconcilier vos équipes et vous craignez une baisse des résultats ? On fait le point.

Lire l'article
Image Blog

Comment l’office manager peut aider à instaurer un climat de productivité (et doper votre productivité…) ?

L’office manager est capable d’instaurer un climat plus propice à la productivité au sein des entreprises. Comment réussit-il à atteindre cet objectif ? Réponse ici.

Lire l'article
Image Blog

Assistante commerciale et digitalisation : quel impact au quotidien ?

Explorez comment la digitalisation impacte votre assistante commerciale et l’amène à relever de nouveaux défis… Mais aussi à saisir de nouvelles opportunités !

Lire l'article
Image Blog

9 stratégies d’assistante commerciale pour établir une relation durable avec vos clients

Comment fidéliser vos clients au point de développer une relation qui durera des années ? Appliquez ces 9 stratégies d’assistante commerciale et vous saurez.

Lire l'article
Image Blog

Pennylane avis : ce qu'il faut savoir selon nos assistantes freelances

Certains outils comme Pennylane vous aident à fluidifier la gestion de votre trésorerie. Encore faut-il bien les connaître... Partez à la rencontre de ce logiciel approuvé par les entreprises !

Lire l'article
Image Blog

Facture électronique : quelles conséquences pour les assistants administratifs et les experts-comptables ?

L’arrivée de la facture électronique bouleverse les PME et entraîne des conséquences pour les assistantes administratives et les cabinets comptables. Voyons lesquelles !

Lire l'article
Image Blog

3 conseils de secrétaire indépendante pour obtenir le paiement de factures impayées

Victime d’impayés ? Vos clients semblent s’être volatilisés ? Découvrez les conseils de secrétaires indépendantes pour établir votre procédure de recouvrement.

Lire l'article
Image Blog

Faillite personnelle : comment l’éviter ?

La faillite personnelle entraîne des conséquences dramatiques comme l’impossibilité de diriger une entreprise… Comment l’éviter ? On fait le point.

Lire l'article
Image Blog

Peut-on licencier un salarié en arrêt maladie ?

Le licenciement est une option très souvent envisagée par les chefs d’entreprise en cas d’arrêt maladie longue durée... Zoom sur ce que dit la Loi et les solutions de remplacement existantes.

Lire l'article
Image Blog

Assistante commerciale freelance : comment améliorer votre force de vente ?

L'assistante commerciale freelance accompagne vos équipes de vente à distance et optimise votre gestion commerciale. Pour en savoir plus, lisez la suite de cet article !

Lire l'article
Image Blog

Quelle est la différence entre un Office Manager et un Assistant de Direction ?

Alors même que le métier d’Office Manager se répand au sein des entreprises, beaucoup le confondent encore avec l’Assistant de Direction !

Lire l'article
Image Blog

Office Manager : 4 avantages à déléguer la gestion de votre back-office

L’externalisation de ses fonctions support est à la mode ! Il s’agit d’un excellent moyen d’optimiser la gestion de votre back-office.

Lire l'article
Image Blog

Accueil téléphonique externalisé : Pourquoi et comment personnaliser le vôtre ?

Besoin d’externaliser votre accueil téléphonique ? Un bon accueil permet d’entamer une relation pérenne et courtoise avec vos clients. Pensez à le personnaliser !

Lire l'article
Image Blog

Assistant freelance VS assistant en CDI : qui est vraiment le moins cher ?

Vous vous demandez qui de l'assistant administratif freelance ou du salarié en cdi est le moins cher ? Faisons le point sur la question.

Lire l'article
Image Blog

Faillite personnelle : comment l’éviter ?

La faillite personnelle entraîne des conséquences dramatiques comme l’impossibilité de diriger une entreprise… Comment l’éviter ? On fait le point.

Lire l'article
Image Blog

Assistante commerciale freelance : comment améliorer votre force de vente ?

L'assistante commerciale freelance accompagne vos équipes de vente à distance et optimise votre gestion commerciale. Pour en savoir plus, lisez la suite de cet article !

Lire l'article
Image Blog

Quelle est la différence entre un Office Manager et un Assistant de Direction ?

Alors même que le métier d’Office Manager se répand au sein des entreprises, beaucoup le confondent encore avec l’Assistant de Direction !

Lire l'article
Image Blog

Accueil téléphonique externalisé : Pourquoi et comment personnaliser le vôtre ?

Besoin d’externaliser votre accueil téléphonique ? Un bon accueil permet d’entamer une relation pérenne et courtoise avec vos clients. Pensez à le personnaliser !

Lire l'article
Image Blog

Assistant freelance VS assistant en CDI : qui est vraiment le moins cher ?

Vous vous demandez qui de l'assistant administratif freelance ou du salarié en cdi est le moins cher ? Faisons le point sur la question.

Lire l'article
Image Blog

5 tâches insoupçonnées que peut gérer un assistant administratif polyvalent

Vous pensiez bien connaître le rôle d’un assistant administratif polyvalent ? Voici 5 tâches auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé et qu’il peut traiter à votre place.

Lire l'article
Image Blog

Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur par plateforme dématérialisée ?

Vos factures fournisseurs sont envahissantes et coûteuses à gérer ? La dématérialisation de celles-ci via une plateforme est une solution efficace pour optimiser votre gestion de la facturation.

Lire l'article
Image Blog

Comment un Office manager aide-t-il à gérer les conflits de votre entreprise ?

Votre entreprise est confrontée à des conflits internes ? Vous ne savez pas comment réconcilier vos équipes et vous craignez une baisse des résultats ? On fait le point.

Lire l'article
Image Blog

Comment l’office manager peut aider à instaurer un climat de productivité (et doper votre productivité…) ?

L’office manager est capable d’instaurer un climat plus propice à la productivité au sein des entreprises. Comment réussit-il à atteindre cet objectif ? Réponse ici.

Lire l'article
Image Blog

Assistante commerciale et digitalisation : quel impact au quotidien ?

Explorez comment la digitalisation impacte votre assistante commerciale et l’amène à relever de nouveaux défis… Mais aussi à saisir de nouvelles opportunités !

Lire l'article
Image Blog

9 stratégies d’assistante commerciale pour établir une relation durable avec vos clients

Comment fidéliser vos clients au point de développer une relation qui durera des années ? Appliquez ces 9 stratégies d’assistante commerciale et vous saurez.

Lire l'article
Image Blog

Pennylane avis : ce qu'il faut savoir selon nos assistantes freelances

Certains outils comme Pennylane vous aident à fluidifier la gestion de votre trésorerie. Encore faut-il bien les connaître... Partez à la rencontre de ce logiciel approuvé par les entreprises !

Lire l'article
Image Blog

Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur par plateforme dématérialisée ?

Vos factures fournisseurs sont envahissantes et coûteuses à gérer ? La dématérialisation de celles-ci via une plateforme est une solution efficace pour optimiser votre gestion de la facturation.

Lire l'article
Image Blog

Assistante commerciale et digitalisation : quel impact au quotidien ?

Explorez comment la digitalisation impacte votre assistante commerciale et l’amène à relever de nouveaux défis… Mais aussi à saisir de nouvelles opportunités !

Lire l'article
Image Blog

Pennylane avis : ce qu'il faut savoir selon nos assistantes freelances

Certains outils comme Pennylane vous aident à fluidifier la gestion de votre trésorerie. Encore faut-il bien les connaître... Partez à la rencontre de ce logiciel approuvé par les entreprises !

Lire l'article
Image Blog

Facturation électronique obligatoire : êtes-vous prêt pour 2024 ?

La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Dans les faits, qu’est-ce que cela implique pour votre entreprise ?

Lire l'article
Image Blog

Numérisation de documents : les avantages et outils au service des PME

Pour certains, un casse-tête ! Pour d’autres, rien de plus facile. La numérisation de documents implique la maîtrise de certains outils logiciels.

Lire l'article
Image Blog

Digiforma formation : démarrez la configuration de l’outil très simplement [Mini Tuto]

Digiforma est un outil de gestion entièrement dédié à la formation. Voici un mini tuto conçu par 3h18 pour vous aider à créer et paramétrer votre compte !

Lire l'article
Image Blog

Comment un Office manager aide-t-il à gérer les conflits de votre entreprise ?

Votre entreprise est confrontée à des conflits internes ? Vous ne savez pas comment réconcilier vos équipes et vous craignez une baisse des résultats ? On fait le point.

Lire l'article
Image Blog

Comment l’office manager peut aider à instaurer un climat de productivité (et doper votre productivité…) ?

L’office manager est capable d’instaurer un climat plus propice à la productivité au sein des entreprises. Comment réussit-il à atteindre cet objectif ? Réponse ici.

Lire l'article
Image Blog

9 stratégies d’assistante commerciale pour établir une relation durable avec vos clients

Comment fidéliser vos clients au point de développer une relation qui durera des années ? Appliquez ces 9 stratégies d’assistante commerciale et vous saurez.

Lire l'article
Image Blog

Peut-on licencier un salarié en arrêt maladie ?

Le licenciement est une option très souvent envisagée par les chefs d’entreprise en cas d’arrêt maladie longue durée... Zoom sur ce que dit la Loi et les solutions de remplacement existantes.

Lire l'article
Image Blog

Quelle est la différence entre un Office Manager et un Assistant de Direction ?

Alors même que le métier d’Office Manager se répand au sein des entreprises, beaucoup le confondent encore avec l’Assistant de Direction !

Lire l'article
Image Blog

Office Manager : 4 avantages à déléguer la gestion de votre back-office

L’externalisation de ses fonctions support est à la mode ! Il s’agit d’un excellent moyen d’optimiser la gestion de votre back-office.

Lire l'article