Dès lors que vous êtes votre propre patron, vous devez vous emparer du problème que représente la gestion de l’administration de votre entreprise au quotidien. Que vous choisissiez de la traiter vous-même ou de la déléguer, la gestion de votre administration doit être parfaitement ordonnée sous peine de voir des problèmes apparaître.
Connaissez-vous le point commun entre un artisan, un médecin en cabinet, un huissier de justice, un fondateur de start-up et un coach sportif ? Ils sont tous victimes du manque de temps lié à la gestion de leur administration qui leur coûte en moyenne 3 heures et 18 minutes par jour.
Concernant les PME et micro-entrepreneurs, en moyenne 142 jours leur font défaut chaque année pour prendre en charge la gestion de tâches administratives chronophages.
Autrement dit, tout créateur d’entreprise et profession libérale devrait songer à des solutions efficaces permettant d’alléger leur agenda pour se recentrer sur leur cœur d’activité.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion d’administration ?
Les risques diffèrent d’un secteur à un autre. Ils ne seront pas toujours les mêmes pour un fondateur d’agence que pour une dentiste exerçant en libéral par exemple. Il existe plusieurs catégories de risques :
1. Des risques pour la santé du personnel
Tout d'abord, il faut discerner les risques psychosociaux qui impactent directement le dirigeant d’entreprise et ses équipes sur le plan moral, avec les complications que cela implique. (Stress, burn-out, dépression, absentéisme, déconcentration des équipes, accidents de travail, fautes professionnelles, tensions internes, démission…)
L’entreprise devra alors composer avec des remplacements en urgence du personnel absent et faire face à des déclarations imprévues auprès d’organismes sociaux tels que la sécurité sociale et l'urssaf. L’entreprise devra par ailleurs répondre de ses actes auprès de l’inspection du travail, alertée sur d’éventuels process de gestion non adaptés aux conditions de travail des salariés et qui mettent en péril leur santé.
Afin de ne pas se retrouver dans le collimateur de la justice, mieux vaut donc anticiper ces risques psychosociaux en optimisant la gestion de ses services de communication et d’administration.
Une mauvaise gestion administrative entraîne une désorganisation des services et pénalise donc le capital humain de l’entreprise dans son intégralité. Des salaires versés en retard ou de façon partielle sans information préalable favorisent également un climat social dégradé, avec un retour arrière difficile à opérer.
2. Des risques pour l’image de marque de l’entreprise
Le bouche à oreille est aujourd'hui encore un moteur d’information très puissant dans le monde du travail. La réputation de votre entreprise est un actif fort qui, de nos jours, est accessible simplement, notamment sur les réseaux sociaux et grâce aux avis postés sur internet, que ce soit de la part d’anciens salariés de la société ou de clients. L’entreprise encourt le risque de développer une mauvaise image dans la gestion de son administration du personnel et de perdre en notoriété. Cela pourrait la desservir lors de futures campagnes de recrutement notamment, ou elle peut ne pas trouver le candidat idéal, faute de postulants.
Une mauvaise gestion de votre administration peut aboutir à de trop nombreux retards de facturation pouvant laisser perplexes vos clients, en plus du manque à gagner que cela engendre. Devoir s’acquitter de process de recouvrement représente une contrainte supplémentaire et un coût pour l’entreprise.
Une gestion de l’administration désorganisée rallonge les délais de livraison et conduit à des litiges nuisant à la satisfaction client. L’entreprise peut être amenée à entamer des négociations facilement évitables dans le cadre d’une organisation bien rodée.
Si vous êtes à la tête d’une entreprise concevant ses produits, une mauvaise gestion de votre administration peut conduire la chaîne de fabrication à mésinterpréter les consignes et provoquer la dégradation de la qualité des produits, les rendant moins compétitifs.
3. Des risques pour la confidentialité des données digitales
La perte de fichiers, les erreurs de saisie, … Une mauvaise gestion de votre administration a un impact sur les documents et les données numériques de votre entreprise. En plus de perdre votre temps à rechercher des dossiers qui s’avèrent introuvables, vous risquez de devoir vous acquitter d’une charge de travail supplémentaire en recréant des devis ou tableaux de bords, par exemple.
Pire encore : Vous exposez les données personnelles de vos clients au risque de piratage informatique si votre système de sauvegarde n’est pas sécurisé. En cas de fuites de données personnelles de votre clientèle, sachez que vous encourez jusqu’à 4 millions d’euros d’amende, ou 4% de votre chiffre d’affaires.
Les entreprises victimes ne sont malheureusement pas des cas isolés. Dans son rapport d’activité de 2021, Cybermalveillance.gouv.fr dévoile un chiffre édifiant : + 95% d’augmentation pour les ransonware (Logiciel contre rançon en anglais). Ce type d’attaque représente la toute première menace informatique pour les entreprises en France.
4. Professions libérales : un risque de fautes graves
Une mauvaise gestion de votre administration peut avoir des conséquences dramatiques. Certaines professions travaillent de façon étroite sur des dossiers dits sensibles. C’est le cas notamment pour les avocats ou les spécialités de la santé. Ces professions libérales ne peuvent se permettre d’être déconcentrées par des tâches administratives annexes.
Le risque de commettre une erreur médicale en raison d’une trop grande fatigue et d’un manque de clarté d’esprit existe ! Pour les patients et les familles, c’est un drame impardonnable, sanctionné par les tribunaux. En cas de faute grave sur un patient, vous risquez de plus d’être radié de l’ordre des médecins si vous en faites partie et de perdre le droit d’exercer de manière définitive.
En tant que cabinet de comptabilité, vous ne pouvez pas non plus vous permettre de vous tromper sur la santé financière de l’un de vos clients. Les conséquences peuvent lui être fatales et le conduire à la faillite. La gestion de votre administration doit être menée par un profil vigilant, rigoureux et extrêmement pointilleux pour ne pas risquer d’injonction à la cessation de votre activité pour faute professionnelle.
Comment faire pour procéder à une bonne gestion de son administration ?
- L’automatisation de ses process de gestion
L’automatisation de vos process peut nettement améliorer votre gestion en administration. En plus de vous faire gagner du temps, vous limitez le risque d’erreur. Vous pouvez également automatiser votre compatibilité. Pour cela, l’implémentation de logiciels spécifiques est requise.
- La numérisation de tous vos documents
Afin d’éviter le stockage risqué de vos archives papiers au sein de vos locaux, il est fortement conseillé de recourir à la numérisation de vos documents pour éviter tout risque de détérioration et dommage définitif. Certaines régions sont plus exposées que d'autres aux inondations et incendies et ces événements se font hélas de moins en moins rares. A l’ère du réchauffement climatique, l’archivage “à l’ancienne” n’est plus une option sécurisante pour vos données. De plus, elle ne permet pas aux entreprises de lutter efficacement contre les vols et ne garantit en aucun cas la confidentialité des données relatives à la stratégie de l’entreprise et à ses clients.
Ce qu’il faut retenir
Risques psychosociaux, démotivation des équipes, perte de temps, risque de dépôt de bilan, surcoût pour l’entreprise, mise en danger des données, dégradation de l’image de marque, mise en danger d’autrui pour les professions libérales…
Tout dirigeant d’entreprise s’avère confronté à ces risques en cas de mauvaise gestion de son administration.
Numériser ses données sur des serveurs sécurisés, automatiser ses process de gestion et les externaliser via un réseau tel que 3h18 améliore l'organisation des entreprises et garantie la diminution des risques mentionnés dans cet article.
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