Les documents comptables sont des éléments essentiels. Ils accompagnent l'activité de l'entreprise et permettent d'établir une comptabilité fidèle, sincère et conforme aux obligations légales. Le document comptable donne également au chef d'entreprise une vision exacte de la santé et de la dynamique de sa société. Ils l'aident à prendre des décisions stratégiques structurantes et financières à partir de tableaux de bord permettant notamment l'analyse des grandes masses (immobilisation, créances, dettes, trésorerie, capitaux…).
Quels sont les différents documents comptables ?
Les livres comptables
Les livres comptables sont des registres dans lesquels sont notés de manière chronologique tous les mouvements financiers de l'entreprise. Ces enregistrements sont associés à des comptes définis dans le plan comptable général adopté par l'entreprise. Les livres comptables sont au nombre de trois : le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire. Ce dernier, qui avait pour objet le recensement des actifs et passifs de l'entreprise, n'est plus obligatoire depuis 2016.
Quels que soient son activité et le secteur dans lequel elle intervient, l'entreprise a l'obligation de tenir un livre journal. Ce document comptable doit être systématiquement mis à jour dès qu'une opération vient modifier le patrimoine de l'entreprise. Il s'agit bien sûr des opérations de suivi de trésorerie à décaissement immédiat, mais aussi des opérations de vente, de location et d'achat différées dans le temps ou à crédit. Toutes ces opérations doivent être renseignées avec, pour chacune, la bonne date de son engagement. Ces opérations sont inscrites dans le livre journal suivant le principe de la partie double qui s'applique de manière générale à la comptabilité et que l'on retrouve dans tous les documents comptables, journaux… Suivant cette règle, une opération implique un flux entrant et un flux sortant de valeur équivalente, aussi appelés emplois et ressources.
Le grand livre
La tenue du grand livre est à la fois obligatoire et indispensable à l'établissement d'éditions comptables comme la balance, le bilan et les comptes de résultat. Le document comptable le grand livre est alimenté par les écritures du livre journal qui sont ventilées par classes de comptes définies suivant le plan comptable adopté par l'entreprise.
On retrouve dans ce document comptable toutes les transactions réalisées par l'entreprise, détaillées avec la date, le libellé de l'écriture, le montant (au débit et au crédit), et le solde du compte auquel a été affectée l'opération. Chaque compte doit être équilibré, et la somme des crédits doit être égale à la somme des débits, cela fait parti de la gestion administrative.
De manière générale, le grand livre se présente sous la forme d'un tableau, avec sur la colonne de gauche les numéros de compte concernés, et sur la colonne de droite divisée en deux les débits et les crédits. Ce document comptable doit mentionner le solde du compte au début de la période considérée, toutes les écritures comptables de la même période et le solde final.
Pour ses besoins, la direction de l'entreprise peut subdiviser le grand livre en grands livres auxiliaires. Ces grands livres auxiliaires regroupent l'ensemble des comptes individuels de même type (comptes clients 411, comptes fournisseurs 401…).
Les comptes annuels
L'établissement et la communication des comptes annuels ou comptes sociaux font partie des obligations que doivent remplir en fin d'exercice les sociétés (personnes morales) et les personnes physiques dès lors qu'elles sont inscrites au registre du commerce et des sociétés et qu'elles dépendent du régime réel d'imposition. Ces comptes annuels sont composés du bilan, des comptes de résultat et des annexes.
Le formalisme à respecter dépend de la taille de l'entreprise. Par exemple, une microentreprise dont le total bilan est inférieur à 350 000 €, dont les effectifs salariés sont inférieurs ou égaux à 10 et dont le montant du CA est inférieur ou égal à 700 000 € pourra présenter un bilan et un compte de résultat simplifié, et sera dispensée de l'annexe. Les petites et moyennes entreprises bénéficient aussi d'un assouplissement de ce formalisme. Si le total bilan des petites entreprises est inférieur à 6 000 000 €, que leur CA est inférieur à 12 000 000 € et leurs effectifs salariés sont inférieurs ou égaux à 50, elles peuvent établir un bilan et un compte de résultat simplifié. Ce principe s'applique aussi aux moyennes entreprises si leur total bilan est inférieur à 20 000 000 €, que leur CA est inférieur à 40 000 000 € et leurs effectifs salariés sont inférieurs ou égaux à 250.
Le bilan comptable
Le bilan comptable de l'entreprise fait état de tous les éléments actifs et passifs. Ce document comptable mentionne notamment ses capitaux propres, la valorisation du stock, ses dettes et ses créances.
Le compte de résultat
Le compte de résultat mentionne les produits que sont les ventes (de produits et services, les intérêts financiers obtenus sur des placements de capitaux…) et les charges de l'entreprise que sont les achats, les salaires, les impôts… Ce document comptable indique les bénéfices de l'entreprise ou ses pertes.
L'annexe comptable
L'annexe comptable sert à commenter et compléter les documents transmis dans les comptes annuels. On trouve dans ce document comptable par exemple les explications relatives à la méthode comptable suivie…
Attestation de conformité des documents comptables
L'attestation de conformité des documents comptables est un document qui certifie la conformité des documents comptables et la véracité des documents comptables transmis par voie numérique. Si ce document est signé par votre expert-comptable, cela signifie qu'il engage sa responsabilité.
Quelle est l'utilité du document comptable ?
Les documents comptables sont essentiels à la vie de l'entreprise. Ils rassemblent tous les éléments qui participent à l'établissement d'une comptabilité fidèle au fonctionnement de l'entreprise et conforme à la législation. Ces documents réunissent différents supports comme les pièces comptables justificatives (factures d'achat ou de vente, tickets de parking, notes de frais…), les livres comptables, les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) et le fichier des écritures comptables.
Combien de temps doit-on garder ses documents comptables ?
D'un point de vue légal, l'entreprise est tenue de conserver ses livres comptables pendant 10 ans à compter de la date de la dernière écriture saisie dans le document comptable. Pour cela, faîtes appel à une secrétaire comptable.
Comment classer ses documents comptables ?
Il existe plusieurs écoles, mais quelle que soit la solution retenue pour le classement de vos documents comptables, il est impératif de les stocker dans un endroit sécurisé et à l'abri. Si les documents concernent l'exercice en cours, ils doivent être immédiatement accessibles (classeur à tiroirs, armoire de classement dédiée) et rangés en respectant leur chronologie dans des classeurs ou dans des dossiers suspendus.
Il est préférable de les regrouper suivant la nature des pièces (factures client, bulletins de salaire, factures d'achat, relance de factures impayées…), suivant les comptes comptables auxquels ils sont rattachés ou suivant les documents comptables auxquels ils correspondent (journaux, comptes de résultat, bilans…). Si ces documents concernent des exercices antérieurs, il faut alors les archiver dans des boîtes prévues à cet effet et les stocker dans un endroit propre et accessible uniquement aux personnes responsables en cas de nécessité.
Les documents comptables sous format électronique doivent être régulièrement sauvegardés sur des supports amovibles. Il est conseillé de les stocker dans un coffre dans l'entreprise de manière à pouvoir y accéder régulièrement suivant la cadence des sauvegardes, mais aussi à l'extérieur de l'entreprise, notamment pour des sauvegardes ponctuelles et critiques (clôture d'exercice, document comptable transmis…).
Enfin si vous souhaitez être accompagner dans cette démarche, n'hésitez pas à regarder du côté de l'externalisation administrative.
Si vous voulez aller plus vite dans la mise en place de votre plan de productivité, gagner du temps, déléguer sans risque et être accompagné pendant que vous vous concentrez sur votre développement stratégique, contactez-nous pour en parler !
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