L'externalisation du secrétariat médical est devenue une pratique courante parmi les professionnels de santé (médecins, hôpitaux, centres de soins et cliniques). Elle permet de déléguer efficacement certaines tâches administratives et d'améliorer la productivité du cabinet.
Les avantages de l'externalisation sont nombreux mais encore méconnus des médecins libéraux, qui préfèrent souvent employer une secrétaire à temps plein et en CDI, sans savoir que des solutions plus flexibles existent.
Les coûts associés au recrutement d’une secrétaire permanente ne sont pas négligeables. Ils sont, de plus, inutiles les mois où le cabinet ne connaît pas une activité intense nécessitant de faire appel à une assistante pour la gestion de sa précomptabilité ou de ses tâches administratives.
Qu'est-ce que l'externalisation de son secrétariat médical ?
Vous l’aurez compris, l'externalisation consiste à confier certaines activités d'une entreprise ou d'un professionnel à un prestataire freelance ou à une société spécialisée. Dans le cas du secrétariat médical, il s'agit de déléguer les tâches administratives et de gestion liée à la pratique médicale à une secrétaire médicale externe.
Pourquoi externaliser son secrétariat médical en tant que professionnel de santé ?
Plusieurs raisons valables peuvent pousser un professionnel de santé à externaliser son secrétariat médical, qu’il soit chirurgien-dentiste, médecin généraliste ou spécialisé (ORL, angiologue, podologue, neurologue, etc.).
• Bénéficier d’une assistance ponctuelle dès les premières années d’installation en libéral
Les professionnels de santé tout juste diplômés et qui s'installent en libéral sont confrontés à des défis supplémentaires.
Les premières années d'exercice peuvent être marquées par une patientèle faible, ce qui rend difficile la couverture des frais fixes et des dépenses liées à une embauche à temps plein pour le secrétariat. C'est dans ce contexte que l'externalisation du secrétariat médical se révèle particulièrement utile !
Cette solution allège efficacement la charge mentale et permet même de réduire jusqu'à 50% le temps consacré aux tâches administratives. Elle permet donc de développer son activité plus rapidement.
Mais plutôt que de s'engager dans des contrats à long terme ou de faire face aux défis de l'embauche et de la gestion du personnel, ils peuvent faire le choix de l’externalisation pour leur secrétariat médical et ainsi répondre à des besoins ponctuels. Cela leur permet d'ajuster les services en fonction de la charge de travail, évitant ainsi les coûts fixes et opérationnels associés à l'emploi permanent.
• Améliorer la gestion de plus en plus lourde des démarches administratives
Dans un contexte où les professionnels de santé font face à une charge de travail croissante et à une surchauffe administrative, l'externalisation du secrétariat médical apparaît comme une solution essentielle pour éviter de sombrer dans cette spirale épuisante.
Il a d’ailleurs été constaté que les professionnels de santé consacrent en moyenne 20 à 30% de leur temps aux tâches administratives, ce qui limite considérablement le temps disponible pour les soins aux patients !
• Redevenir disponible pour sa patientèle
Aujourd’hui, difficile d’ignorer les conditions d’exercice drastiques auxquelles sont confrontés les professionnels de santé. Face à une charge de travail de plus en plus importante, leur capacité à se concentrer sur leurs tâches essentielles et apporter les bons soins aux patients sous-performe…
L'externalisation de votre secrétariat médical améliore la prise en charge de vos patients, qui demeure le cœur même de votre métier. L'externalisation offre une plus grande flexibilité en termes de disponibilité et de gestion. L’organisation du cabinet médical, au global, s’en retrouve impactée positivement.
Il est possible de faire appel à des secrétaires médicales externalisées uniquement lorsque vous en avez besoin, que ce soit pour des tâches ponctuelles ou sur une base régulière.
• Redorer l’image de son secrétariat médical grâce à l’externalisation !
Un secrétariat médical efficace et bien organisé est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de la pratique médicale. Cependant, il arrive parfois que l'image du secrétariat médical puisse être ternie par des problèmes tels que des retards dans les rendez-vous, des erreurs dans la gestion des dossiers ou une communication insatisfaisante avec vos patients...
La fatigue subie en tant que praticien peut altérer les diagnostics et conduire à des erreurs médicales graves. Dans de tels cas, l'externalisation de votre secrétariat est une solution salvatrice qui permettra à vos patients d’avoir pleinement confiance en vous et à votre santé mentale de surmonter la crise et les tensions que traverse actuellement le corps médical.
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Quelles tâches ponctuelles ou récurrentes peuvent être confiées à une secrétaire médicale externalisée ?
De nombreuses tâches peuvent être externalisées, qu'elles soient ponctuelles ou récurrentes. La gestion des appels entrants est l’une des missions les plus fréquentes. Elle implique :
la planification des rendez-vous médicaux,
la gestion et la mise à jour des dossiers des patients (coordonnées, contre-indication à la prise d’un médicament, annotation particulière, etc.)
l’estimation du degré d’urgence selon les situations,
du recul face aux maladies et blessures que présentent patients, parfois âgés ou au contraire, très jeunes.
D’autres tâches d’ordre administratif figurent sur la fiche de poste d’une secrétaire médicale exernalisée, comme :
la gestion des courriers électroniques et postaux,
la facturation,
la redirection du standard téléphonique,
l’accueil des patients au cabinet (si présence sur site),
etc.
Combien coûte l'externalisation de son secrétariat médical ?
Le coût de l'externalisation du secrétariat médical peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que le volume de travail, la complexité des tâches et les services requis. Il est essentiel de discuter des tarifs avec votre prestataire de services d'externalisation pour obtenir une estimation précise des coûts.
Chez 3h18, nous proposons des assistants freelances et des secrétaires déjà formées et opérationnelles de suite. Retrouvez tous nos tarifs !
Comment travaille une secrétaire médicale externalisée ?
Une secrétaire médicale externalisée peut travailler à distance, généralement depuis son propre bureau. Vous pouvez alors communiquer avec elle par téléphone, par mail ou via des outils de communication comme Slack.
Mais il est aussi possible pour elle d’intervenir in situ si cette solution vous paraît plus intéressante !
La secrétaire médicale externalisée s'engage à respecter les mêmes normes de confidentialité et de sécurité que si elle était employée comme salariée au sein de votre cabinet.
À qui faire appel pour l'externalisation de son secrétariat médical ?
Il existe plusieurs entreprises spécialisées dans l'externalisation du secrétariat médical. Avant de valider votre choix, il est important de rechercher des services adaptés aux besoins de votre cabinet.
Les secrétaires médicales de notre réseau 3h18 sont habituées à intervenir auprès de professionnels de santé en difficulté et en proie à une surcharge administrative importante. Elles étudieront vos besoins en matière d’externalisation et dresseront le portrait des tâches à traiter en priorité avec la mise en place d’un rétroplanning.
Pour conclure
L'externalisation du secrétariat médical présente de nombreux avantages pour les professionnels de santé. Elle permet de bénéficier d'une assistance ponctuelle dès les premières années d'installation en libéral, en évitant les coûts fixes liés à l'embauche permanente.
De plus, elle améliore la gestion des tâches administratives de plus en plus lourdes, libérant ainsi du temps précieux pour se concentrer sur les patients. En optant pour l'externalisation, les professionnels de santé peuvent en outre redorer l'image de leur secrétariat et cabinet en offrant un service efficace et bien organisé.
L’externalisation de son secrétariat médial permet de répondre de manière flexible aux besoins, en améliorant ainsi la satisfaction des patients et en renforçant la réputation du cabinet ou du professionnel de santé.
Si vous souhaitez bénéficier de ces avantages et redonner de la valeur à votre secrétariat médical, contactez-nous dès aujourd'hui pour un diagnostic gratuit. Ensemble, nous trouverons la solution adaptée à vos besoins spécifiques.
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