5 tâches insoupçonnées que peut gérer un assistant administratif polyvalent

Quand on pense à un assistant administratif polyvalent, on s’imagine souvent à tort un salarié esseulé dans un bureau lugubre au fin fond de locaux d’entreprise désuets. Bien loin d’être la réalité, cette image est à laisser de côté au profit du portrait que nous vous dressons dans cet article ! 

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Bonne lecture…

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1 # Le classement des pièces comptables peut être délégué à un assistant administratif polyvalent

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Les pièces comptables désignent à la fois vos factures (clients et fournisseurs), vos quittances, vos notes de frais, vos bordereaux de charges sociales, vos relevés de banque… Mais aussi les documents imputables à la gestion de votre personnel comme les bulletins de paie. 

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Le nombre de pièces comptables est souvent très élevé au sein d’une entreprise et leur gestion peut vite devenir compliquée : 

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• La durée de conservation varie selon le type de pièces.

• La transition numérique en marche incite les entreprises à se munir de solutions de GED pour optimiser l’archivage des pièces et la bonne conservation des données. 

• Le cabinet d’expertise comptable impose des délais nécessitant d’être réactif.

• L’administration réalise des contrôles fiscaux qui nécessitent de pouvoir présenter chaque pièce en bonne et due forme…

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Un assistant administratif polyvalent est habitué à trier, classer, archiver, numériser des pièces comptables. Il connaît la réglementation en vigueur. 

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Loin d’être cantonné à la rédaction de mails ou de commandes de fournitures de bureau, il assure la liaison avec votre expert-comptable. L’une de ses missions est de prendre en charge la gestion de tous vos documents de comptabilité pour vous faire gagner du temps. Il pourra en outre vous informer des différents outils de gestion automatisée (Pennylane, iTool, Xero…).

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2 # Un assistant administratif polyvalent traitera la gestion de votre boîte mail

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Savez-vous que vous passez 28% de votre temps de travail à regarder vos mails professionnels ? Soit près de 11 heures par semaine. Serait-ce plus qu’il n’en faut ? Tous les mails ne sont pas d’une importance capitale ou ne revêtent pas un caractère urgent. 

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Les spams font partie de ceux-là... Leur principal inconvénient ? Ils finissent immanquablement par vous détourner de votre fil d’activité.

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Évidemment, un assistant administratif polyvalent peut assurer la gestion de votre boîte mail et effectuer un tri régulier pour vous épargner la peine de vous y coller... Il est de plus naturel pour lui de répondre aux : 

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• clients satisfaits ou mécontents, 

• fournisseurs, 

• organismes sociaux, 

• potentiels investisseurs, 

• profils en recherche d’emploi, 

• étudiants en demande de stage, 

• banques, 

• à votre expert-comptable,

• … 

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Nombreux sont ceux avec qui la communication ne peut se permettre d’être rompue ou ralentie. 

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Préserver les échanges durablement implique d’être réactif, courtois et compétent. 

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Un assistant administratif indépendant adapte le ton en fonction de son interlocuteur et traite le problème dans les temps. Il est notamment capable d’évaluer le degré de priorité d’une situation et d’en référer en cas d’extrême urgence ! Un plus qui vous évitera de passer à côté d’informations capitales pour votre réputation ou d’un partenariat stratégique pour une éventuelle levée de fonds…

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3 # Votre communication d’entreprise peut être confiée à votre assistant administratif polyvalent

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S’il y a bien une qualité que l’on ne peut réfuter chez un assistant administratif polyvalent, c’est sa capacité à communiquer avec brio ! Sur les réseaux sociaux, sur votre site internet ou en direct lors de salons, de lives ou d’afterworks, vous avez entre les mains un collaborateur doté d’une aisance relationnelle parée à toute épreuve ! 

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Améliorer votre image de marque grâce à ses multiples talents !

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Profitez-en pour lui confier l’organisation de votre futur séminaire ou la rédaction de vos posts LinkedIn. 😉 L’objectif étant d’améliorer votre stratégie de fidélisation et d'acquisition clients / collaborateurs…

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Saviez-vous qu’une entreprise qui communique régulièrement avec sa communauté a plus de chances d’augmenter ses taux de conversion ? 

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Un assistant administratif polyvalent est capable de déployer des moyens d’action efficaces pour éviter la désertification de vos clients sur votre site e-commerce : 

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• installation d’un chatbot, 

• création d’offres promotionnelles ou de jeux concours, 

• mise en place d’alertes et suivi d’indicateurs de performance, 

• …

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Fluidifier la communication interne de l’entreprise

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A cela s’ajoute la communication interne, propre à l’entreprise et qui permet de faire circuler l’information entre les différents services. Négliger cet aspect fondamental peut nuire au bien-être de vos salariés, tout comme à leur sécurité. 

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De plus, en tant qu’employeur, vous devez respecter le droit à l’information et vos locaux doivent contenir l’affichage obligatoire en vigueur (numéros d’urgence, interdiction de fumer, consignes incendie…). Pourquoi ne pas charger votre assistant administratif polyvalent d’effectuer une dernière vérification à ce sujet ?

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⏰ Faites un bond dans le temps... Lisez notre article : 

Assistante administrative indépendante : remontez aux origines d’un métier exceptionnel !

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4 # L’assistant administratif polyvalent assure la permanence téléphonique de votre entreprise

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Les nombreux avis sur internet n’ont pas totalement fait disparaître la prise de renseignement directe… Et nombreux sont les prospects à contacter directement la société de services ou la boutique qui les intéresse ! Au bout du fil, un interlocuteur unique : votre assistant administratif polyvalent.

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Experte dans le fonctionnement de votre entreprise, il renseigne, oriente, réponds aux questions, rassure, explique, dément… Il s'attèle à créer un véritable climat de confiance autour de votre clientèle et amène bien souvent celle-ci à passer à l’action. Qui n’a jamais fait demi-tour et abandonner ses rêves d’achat face à un accueil mitigé ? 

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La satisfaction client passe par une prise en charge optimale. Cette relation démarre par le sourire bienveillant de votre assistant administratif polyvalent.

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5 # Les missions d’onboarding

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Pendant que vous vous affairez à développer votre business, à trouver de nouveaux clients, que vous vous assurez de la qualité de biens et services produits par vos équipes, qui veille aux missions d’onboarding ? L’accueil des nouveaux salariés doit être impeccable au risque de les voir claquer la porte et vous obliger à passer de nouveaux entretiens pour les remplacer en urgence. 

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Mais pourquoi confier cette mission à un assistant administratif polyvalent ?

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1. Votre assistant administratif polyvalent connaît les locaux de votre entreprise sur le bout des doigts

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Un assistant administratif polyvalent peut très bien intégrer cette mission à son emploi du temps. Connaissant parfaitement bien les locaux et codes d’accès, elle pourra se charger de la remise des badges, de la visite guidée, de la présentation aux équipes et de la préparation d’un éventuel pot d’accueil.

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2. Un onboarding de qualité retiendra plus facilement vos collaborateurs

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Les difficultés de recrutement rencontrées par les entreprises impactent tous les secteurs d’activité. 

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Avantages, primes, télétravail… Autant d’arguments pouvant être rapidement oubliés par le candidat fraîchement recruté si son onboarding s’avère incomplet ou de piètre qualité… En tant que dirigeant, vous n’avez pas le temps de vous éterniser et d’effectuer une visite guidée de votre structure ! 

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Pourtant, réussir l’accueil de vos nouvelles recrues est fondamental. Cette étape du recrutement joue sur le ressenti du salarié à l’égard de votre société. 

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Son opinion compte aussi pour vos futures campagnes de recrutement, n’oubliez pas qu’il est possible pour lui de laisser un avis en ligne qui sera consultable par les futurs candidats intéressés par votre entreprise (sur Glassdoor, par exemple).

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EN RÉSUMÉ

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L’assistant administratif étant polyvalent, de nombreuses tâches peuvent lui être déléguées. C’est le cas du classement de vos pièces comptables, de votre communication, de l’accueil téléphonique ou enfin de l’onboarding de vos nouveaux salariés.

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Pour bénéficier de ses services dès maintenant, rien de plus facile ! Contactez un conseiller qui étudiera vos besoins et missionnera le parfait profil d’assistant. ‍