17 tâches administratives que vous devriez déléguer

La vie en entreprise nécessite le traitement de multiples tâches de gestion administrative, toutes plus fastidieuses les unes que les autres, mais au caractère obligatoire.

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Pour être certain d’en oublier aucune, nous allons vous aider à identifier les 10 tâches administratives à confier d’urgence à une secrétaire indépendante pour une plus grande tranquillité d’esprit.

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N°1 : la gestion de vos appels téléphoniques

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Afin de ne plus avoir à vous soucier de la mise en place d'un standard téléphonique, vous pouvez confier cette tâche à votre secrétaire administrative. Elle se chargera de répondre à vos clients et de hiérarchiser les demandes par ordre de priorité. 

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Une secrétaire est capable de tenir un standard de plusieurs lignes, ce qui est régulièrement le cas au sein de call-center et de cabinets médicaux.

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Votre secrétaire indépendante peut, même à distance, se charger de prendre vos messages et de vous les notifier. Il est important d’engager quelqu’un sachant s’exprimer avec clarté, et disposant de bonnes capacités d'élocution. 

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Choisissez un profil avec des facilités de compréhension et un esprit de synthèse affûté ! 

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N°2 : le suivi de votre pré-comptabilité

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Votre secrétaire dispose de compétences en comptabilité lui permettant d’assurer la liaison avec le cabinet d’expert comptable. 

Elle sera capable, entre autres, de :

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- établir vos rapprochements bancaires

- réaliser un lettrage comptable

- assurer la récupération de la TVA

- faire vos déclarations fiscales

- réaliser la dématérialisation de vos factures

- rassembler les différentes pièces comptables dans des dossiers d’archives.

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Il est important de bien les tenir à jour, notamment en cas de contrôle URSSAF et pour toutes vos déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

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Si vos process de comptabilité ne sont pas encore automatisés, et afin d’être certain de garder le contrôle sur le suivi de votre trésorerie, vous pouvez demander à votre secrétaire de vous tenir informé à chaque mise à jour des registres de données. Il est cependant important de collaborer avec un partenaire de confiance.

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Enfin, elle saura se coordonner avec votre cabinet comptable afin de disposer de données fiables, à jour, et de tableaux de bords de gestion mensuels.

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N°3 : la gestion du recouvrement

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En cas de dettes clients, de retards de règlements, sachez que votre secrétaire indépendante peut se charger des relances auprès des différents créanciers afin de vous soulager de cette lourde tâche ingrate. 

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Du recouvrement amiable jusqu’au recouvrement judiciaire, votre assistante fera son possible pour recouvrer vos impayés sans malmener vos relations commerciales. 

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Elle saura mettre en place différents types de relances et jusqu'au contentieux et l'injonction à payer.

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Elle s’assurera que vous êtes toujours dans les délais de prescription (jusqu’à 5 ans pour un contrat auprès d’un professionnel contre 2 ans auprès d’un particulier) pour pouvoir monter le dossier de recouvrement de créance. 

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Il convient également de vérifier si vos clients sont dans l’illégalité et ont dépassé le cadre de vos conditions générales de vente (dépassement du délai de paiement) avant d’engager une procédure exécutoire.

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N°4 : la production de documents (devis, facture...)

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Le risque est grand de retrouver son bureau enseveli sous une montagne de papiers administratifs dès les premières années de l’entreprise.

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Saviez-vous que les entreprises passent en moyenne 132 heures par an juste à la gestion de leur administratif ? Du temps qui pourrait être bien mieux employé ailleurs…

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Une secrétaire administrative freelance peut vous permettre de faire du tri en archivant proprement vos documents. Chemises, classeurs, portes-vues… Des factures et devis bien rangés sont les clés d’un esprit serein en route vers la productivité !

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Un plan de classement électronique bien organisé c'est un temps précieux gagné. Des dossiers physiques correctement archivés c'est le bonheur...

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N°5 : des tâches de suivi commercial

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Que vous ayez la fibre commerciale ou non n’a plus aucune importance, ou presque… 

Votre secrétaire indépendante peut par exemple se charger d’effectuer le suivi de la portée de vos événements marketings. 

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Vous souhaitez être visible sur les réseaux sociaux ? 

Créer et imprimer des flyers ou des plaquettes à distribuer lors de vos salons ou rendez-vous commerciaux ? 

Vous aimeriez ne plus avoir à réorganiser votre agenda à chaque meeting ou webinaire ? 

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Des mailings, des relances sur LinkedIn, un webinaire à organiser...pas de problème, confiez ces démarches de prospection et support commercial à votre assistante.

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Sachez que votre secrétaire indépendante est douée en relationnel et peut tout-à-fait accompagner votre société sur les plans de sa communication.

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N°6 : le suivi de la messagerie électronique

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Rédiger des emails, trier sa messagerie, répondre aux clients et fournisseurs… Les cadres en entreprise passent plus de 5 heures par jour à consulter leur boîte mail ! 

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Si certains dirigeants choisissent de se dégager des créneaux dans leur journée,  d’autres désactivent littéralement leur notification pour ne plus être dérangés. 

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Et puis, il y ceux qui décident de confier ces missions à une personne tiers, comme une assistante administrative. 

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N°7 : l’archivage des papiers et documents électroniques

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Pour garantir la sécurité de ses données et celle de ses clients, il est impératif de numériser vos documents sur un Cloud ou un dispositif d’archivage externe, tel qu’une clé USB ou un disque dur. 

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Notez toutefois que ces systèmes de stockage peuvent se perdre, se détériorer ou être dérobés, à l’inverse des solutions de cloud computing. Une secrétaire est formée aux différentes techniques d’archivage et de numérisation. 

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Elle maîtrise le scan et pourra même procéder à la création de bases de données pour l’organisation de vos documents digitaux.

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N°8 : l'agencement du planning et des événements

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Un voyage d’affaires qui s’organise à la dernière minute et c’est la débandade. Pour tous vos rendez-vous clients, une secrétaire indépendante pour prendre en charge la gestion de votre planning et gérer vos disponibilités. 

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En déléguant cette tâche relative à votre organisation, vous vous libérez là encore du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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N°9 : la gestion de vos campagnes de recrutement

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Quoi de plus fastidieux que de prendre le temps d’organiser sa campagne de recrutement lorsque l’on sait d’avance les tâches que cela implique ? Poster une annonce, répondre aux candidats, fixer des dates d’entretiens d’embauche puis réussir l’onboarding de vos salariés une fois la sélection effectuée. 

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Faire le tour des job boards et surveiller les réponses, vous prendre des rdv n'a aucun secret pour votre assistante.

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En fonction des compétences recherchées, une secrétaire administrative peut vous seconder dans cette tâche, voire se substituer à vous en fonction de l’offre à pourvoir. 

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Dégagez-vous d’une contrainte supplémentaire grâce à l’externalisation de vos process de recrutement.

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N°10 : des tâches de commande (ex : fournitures)

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L’imprimante ne produit plus d’encre, les tiroirs sont vides et vos collaborateurs réclament des agrafes ? Vous n’avez probablement pas eu le temps de faire des courses… 

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Laissez quelqu’un d’autre gérer la commande de vos fournitures de bureau et ne passez plus une seule journée à courir derrière un rouleau de scotch ! 

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Votre gestion du stock office est désormais entièrement sous contrôle.

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N°11 : la gestion des réseaux sociaux

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La présence sur les réseaux sociaux est impérative au 21è siècle. Travailler la visibilité de son entreprise prend néanmoins beaucoup de temps. Une secrétaire indépendante pourra, à votre place : 

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• Gérer vos comptes, 

• Créer du contenu pour couvrir tous vos réseaux (LinkedIn, Instagram, Facebook, Tik-Tok, X…) 

• Répondre aux messages et commentaires de votre communauté, 

• Planifier les publications avec un outil comme MissingLettr,

• Et suivre les performances des campagnes. 

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✨Lire aussi : 15 astuces pour optimiser sa communication sur les réseaux sociaux

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Maintenez une interaction continue avec votre audience 

et augmentez votre visibilité en ligne 

sans y consacrer du temps ! 

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N°12 :  la gestion de projet

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La gestion de projet nécessite une coordination minutieuse et une organisation rigoureuse. 

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Une secrétaire indépendante peut suivre l'avancement des projets, assurer la communication entre les équipes, organiser les réunions et ateliers permettant l’avancement du projet, et veiller à ce que les échéances soient respectées. 

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On parlera d'ailleurs davantage d’un office manager que d’une secrétaire en ce qui concerne la gestion de projet.

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N°13 : la préparation et le suivi des réunions

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Préparer des réunions demande également du temps dont ne dispose pas un chef d’entreprise :

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• assurer la gestion des agendas, 

• envoyer les invitations, 

• préparer les documents et les présentations nécessaires, 

• rédiger les comptes rendus après la réunion. 

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Une secrétaire indépendante peut prendre en charge ces tâches et garantir que vos tâches sont soigneusement préparées.

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N°14 : la gestion des relations fournisseurs

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Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

Une secrétaire indépendante peut s'occuper des contrats, éventuellement de la préparation des commandes au sein des petites entreprises et du suivi des livraisons.

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Elle pourra aussi intervenir dans la gestion des litiges et assurer que les paiements sont effectués en temps voulu. 💰⏳

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N°15 : la mise à jour de votre site web d’entreprise

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Les sites web nécessitent une mise à jour régulière pour rester pertinents et attractifs. Une secrétaire indépendante peut : 

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• gérer les mises à jour de contenu, 

• ajouter de nouveaux articles de blog, 

• mettre à jour les informations sur les produits et services, 

• veiller à ce que le site reste fonctionnel et à jour. 

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Elle peut également coordonner avec les développeurs pour des modifications plus techniques.

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N°16 : la gestion des déplacements professionnels

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Organiser des voyages d'affaires peut être très chronophage. Une secrétaire indépendante peut prendre en charge la réservation des billets d'avion ou de train, la réservation des hôtels, la planification des itinéraires et la coordination des moyens de transport locaux. 

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Elle peut également gérer les imprévus et les changements de dernière minute, assurant ainsi des déplacements sans stress.

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📍Lire aussi : 7 conseils pour améliorer la gestion des déplacements

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N°17 : la gestion des relations presse

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Au même titre que l’entretien de vos réseaux sociaux, maintenir une bonne relation avec les médias aura des retombées en termes de visibilité.

Une secrétaire indépendante peut gérer les relations presse, rédiger et diffuser des communiqués de presse, organiser des conférences de presse et répondre aux demandes des journalistes.

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Elle peut également suivre les retombées médiatiques et gérer les archives de presse.

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Déléguez pour rester concentré·e !

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- Une secrétaire indépendante vous permet de vous recentrer sur votre core business en intervenant sur de nombreux aspects de la gestion interne de votre entreprise.

- Vous gagnez du temps et êtes enfin bien entouré sans prendre le risque d'un recrutement en CDI qui pèserait sur vos charges fixes.

- Apprenez à vous entourer de partenaire de confiance pour revenir au plus près de votre activité.

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