Les 10 tâches administratives que vous devez absolument déléguer à une secrétaire indépendante !

La vie en entreprise nécessite le traitement de multiples tâches administratives, toutes plus fastidieuses les unes que les autres, mais au caractère obligatoire.

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Pour être certain d’en oublier aucune, nous allons vous aider à identifier les 10 tâches à confier d’urgence à une secrétaire indépendante pour une plus grande tranquillité d’esprit.

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1. Une secrétaire indépendante pour prendre en charge la gestion de vos appels téléphoniques

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Afin de ne plus avoir à vous soucier de la gestion d’un standard téléphonique, vous pouvez confier cette tâche à votre secrétaire administrative. Elle se chargera de répondre à vos clients et de hiérarchiser les demandes par ordre de priorité. 

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Une secrétaire est capable de tenir un standard de plusieurs lignes, ce qui est régulièrement le cas au sein de call-center et de cabinets médicaux.

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Votre secrétaire indépendante peut, même à distance, se charger de prendre vos messages et de vous les notifier. Il est important d’engager quelqu’un sachant s’exprimer avec clarté, et disposant de bonnes capacités d'élocution. 

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Choisissez un profil avec des facilités de compréhension et un esprit de synthèse affûté ! 

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2. Une secrétaire indépendante pour le suivi de votre pré-comptabilité

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Votre secrétaire indépendante dispose de compétences en comptabilité lui permettant d’assurer la liaison avec le cabinet d’expert comptable. 

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Elle sera capable d’établir vos rapprochements bancaires et de rassembler les différentes pièces comptables dans des dossiers d’archives. Il est important de bien les tenir à jour, notamment en cas de contrôle URSSAF et pour toutes vos déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles. (TVA)

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Si vos process de comptabilité ne sont pas encore automatisés, et afin d’être certain de garder le contrôle sur le suivi de votre trésorerie, vous pouvez demander à votre secrétaire de vous tenir informé à chaque mise à jour des registres de données. Il est cependant important de collaborer avec un partenaire de confiance.

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Enfin, elle saura se coordonner avec votre cabinet comptable afin de disposer de données fiables, à jour, et de tableaux de bords de gestion mensuels.

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3. Une secrétaire indépendante pour toutes vos opérations de recouvrement

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En cas de dettes clients, de retards de règlements, sachez que votre secrétaire indépendante peut se charger des relances auprès des différents créanciers afin de vous soulager de cette lourde tâche ingrate. 

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Du recouvrement amiable jusqu’au recouvrement judiciaire, votre assistante fera son possible pour recouvrer vos impayés sans malmener vos relations commerciales. 

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Elle saura mettre en place différents types de relances et jusqu'au contentieux et l'injonction à payer.

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Elle s’assurera que vous êtes toujours dans les délais de prescription (jusqu’à 5 ans pour un contrat auprès d’un professionnel contre 2 ans auprès d’un particulier) pour pouvoir monter le dossier de recouvrement de créance. 

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Il convient également de vérifier si vos clients sont dans l’illégalité et ont dépassé le cadre de vos conditions générales de vente (dépassement du délai de paiement) avant d’engager une procédure exécutoire.

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4. Une secrétaire indépendante pour gérer la production de documents

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Le risque est grand de retrouver son bureau enseveli sous une montagne de papiers administratifs dès les premières années de l’entreprise.

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Saviez-vous que les entreprises passent en moyenne 132 heures par an juste à la gestion de leur administratif ? Du temps qui pourrait être bien mieux employé ailleurs…

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Une secrétaire administrative freelance peut vous permettre de faire du tri en archivant proprement vos documents. Chemises, classeurs, portes-vues… Des factures et devis bien rangés sont les clés d’un esprit serein en route vers la productivité !

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Un plan de classement électronique bien organisé c'est un temps précieux gagné. Des dossiers physiques correctement archivés c'est le bonheur...

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5. Une secrétaire indépendante pour assurer votre suivi commercial

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Que vous ayez la fibre commerciale ou non n’a plus aucune importance, ou presque… 

Votre secrétaire indépendante peut en effet se charger d’effectuer la promotion de vos événements marketings. 

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Vous souhaitez être visible sur les réseaux sociaux ? 

Créer et imprimer des flyers ou des plaquettes à distribuer lors de vos salons ou rendez-vous commerciaux ? 

Vous aimeriez ne plus avoir à réorganiser votre agenda à chaque meeting ou webinaire ? 

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Des mailings, des relances sur Linkedin, un webinaire à organiser...pas de problème, confiez ces démarches de prospection et support commercial à votre assistante.

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Sachez que votre secrétaire indépendante est douée en relationnel et peut tout-à-fait accompagner votre société sur les plans de sa communication.

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6. Une secrétaire indépendante pour le suivi de votre messagerie électronique

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Rédiger des emails, trier sa messagerie, répondre aux clients et fournisseurs… Les cadres en entreprise passent plus de 5 heures par jour à consulter leur boîte mail ! 

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Si certains dirigeants choisissent de se dégager des créneaux dans leur journée,  d’autres désactivent littéralement leur notification pour ne plus être dérangés. 

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Et puis, il y ceux qui décident de confier ces missions à une personne tiers, comme une assistante administrative. 

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7. Une secrétaire indépendante pour l’archivage de vos données papiers et électroniques

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Pour garantir la sécurité de ses données et celle de ses clients, il est impératif de numériser vos documents sur un Cloud ou un dispositif d’archivage externe, tel qu’une clé USB ou un disque dur. 

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Notez toutefois que ces systèmes de stockage peuvent se perdre, se détériorer ou être dérobés, à l’inverse des solutions de cloud computing. Une secrétaire est formée aux différentes techniques d’archivage et de numérisation. 

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Elle maîtrise le scan et pourra même procéder à la création de bases de données pour l’organisation de vos documents digitaux.

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8. Une secrétaire indépendante pour la gestion de votre planning et événements

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Un voyage d’affaires qui s’organise à la dernière minute et c’est la débandade. Pour tous vos rendez-vous clients, une secrétaire indépendante pour prendre en charge la gestion de votre planning et gérer vos disponibilités. 

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En déléguant cette tâche relative à votre organisation, vous vous libérez là encore du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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9. Une secrétaire indépendante pour la gestion de vos campagnes de recrutement

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Quoi de plus fastidieux que de prendre le temps d’organiser sa campagne de recrutement lorsque l’on sait d’avance les tâches que cela implique ? Poster une annonce, répondre aux candidats, fixer des dates d’entretiens d’embauche puis réaliser l’Onboarding des salariés une fois la sélection effectuée. 

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Faire le tour des job boards et surveiller les réponses, vous prendre des rdv n'a aucun secret pour votre assistante.

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En fonction des compétences recherchées, une secrétaire administrative peut vous seconder dans cette tâche, voire se substituer à vous en fonction de l’offre à pourvoir. 

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Dégagez-vous d’une contrainte supplémentaire grâce à l’externalisation de vos process de recrutement.

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10. Une secrétaire indépendante pour la gestion de vos commandes et fournitures

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L’imprimante ne produit plus d’encre, les tiroirs sont vides et vos collaborateurs réclament des agrafes ? Vous n’avez probablement pas eu le temps de faire des courses… 

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Laissez quelqu’un d’autre gérer la commande de vos fournitures de bureau et ne passez plus une seule journée à courir derrière un rouleau de scotch ! 

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Votre gestion du stock office est désormais entièrement sous contrôle.

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Déléguez pour rester concentré

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Une secrétaire indépendante vous permet de vous recentrer sur votre core business en intervenant sur de nombreux aspects de la gestion interne de votre entreprise.

Vous gagnez du temps et êtes enfin bien entouré sans prendre le risque d'un recrutement en CDI qui pèserait sur vos charges fixes.

Apprenez à vous entourer de partenaire de confiance pour revenir au plus près de votre activité.

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