Comment réussir l’onboarding de vos salariés en seulement 5 étapes ?

Le recrutement d’un seul employé coûte en moyenne entre 5000 et 8000 euros à un employeur, (selon l’école du Recrutement) ainsi que du temps. Réussir l'onboarding de vos salariés au sein de votre entreprise est donc d’une importance capitale !

Un mauvais accueil et une mauvaise intégration peuvent grandement nuire à la productivité des candidats et contribuer à l’augmentation du taux de turnover.

Pour éviter que vos efforts de recrutement ne soient entachés par un onboarding raté, nous vous expliquons comment faire pour accueillir et installer au mieux vos équipes.

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Réussir l'onboarding de ses salariés : un challenge qui démarre dès l’entretien d’embauche !

Quand on pense “onboarding”, on s’imagine la plupart du temps qu’il s’agit de la phase d’intégration des nouvelles recrues de votre société au sein même de vos locaux.

Pourtant, ce n’est pas la première fois qu’un candidat a affaire à vous ou à la personne chargée de son accueil… Lors de votre campagne de recrutement, vous avez déjà eu l’occasion de réussir votre première impression.

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C’est en effet dès la publication de votre offre d’emploi que vous avez réalisé la présentation de votre entreprise et que vous avez exposé :

⦁ les enjeux,

⦁ vos objectifs,

⦁ la politique de l’entreprise,

⦁ les missions du poste à pourvoir,

⦁ vos valeurs,

⦁ les avantages du poste à pourvoir,

⦁ etc.

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Puis, lors de l’entretien d’embauche, une vision plus précise de l’identité de votre entreprise et de ses engagements a commencé à se former dans la tête de votre nouveau collaborateur. Totalement neutre avant de vous connaître, elle s’est affinée puis a commencé à cheminer en direction d’une connotation soit positive, soit négative.

L’entretien d’embauche est l’occasion pour les deux parties, recruteur et candidat, de mieux s’apercevoir de leur compatibilité et donc de la possibilité d’une collaboration pérenne.

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Tous les deux font l’effort de “se projeter”.

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Si l’un ou l’autre de ces partis s'aperçoit que la relation est vouée à l’échec, il mettra la plupart du temps fin à l'entretien ou ne donnera pas suite.

Les cas particuliers, comme :

⦁ les candidats qui peinent à trouver un emploi

⦁ et les employeurs qui éprouvent des difficultés à recruter (pénurie de main-d’œuvre),

peuvent toutefois venir transgresser cette règle…  Ainsi, même en cas de mauvais départ, la relation se poursuivra, au détriment de la qualité du travail fourni.

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Il est donc primordial que chaque parti fasse bonne impression dès le départ pour optimiser les chances de développer une relation saine capable de produire des résultats visibles rapidement, sur fond de motivation et non d’obligation (revenus, maintien des effectifs).

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5 étapes pour définir un parcours d’intégration et réussir l’onboarding de vos salariés

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Pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur, quel que soit votre secteur d’activité, il convient de mettre en place un processus d’onboarding.

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5 étapes sont à respecter :

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1. La présentation de l’entreprise et ses missions

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Pour permettre à votre nouveau salarié de bien resituer les choses dans leur contexte, il convient de lui faire une présentation rapide de votre entreprise ainsi que des principales missions qui s’y déroulent.

En effet, depuis votre dernière entrevue, de l’eau a coulé sous les ponts et une piqûre de rappel ne fait pas de mal. Cela permet de s’assurer que votre salarié ait bien compris les enjeux et les objectifs de votre entreprise.

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2. La présentation des équipes à votre nouveau salarié

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Le processus d’intégration ou d’onboarding démarre avec la présentation de votre nouvel arrivant à ses collègues de travail.

Le fait d’organiser la rencontre en amont, par exemple en préparant un petit-déjeuner, peut détendre votre candidat qui peut s’avérer stressé et contribuer à établir les touts premiers contacts, décisifs pour la suite des échanges socioprofessionnels.

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Vous pouvez aussi demander un volontaire ou désigner une personne capable d’accompagner et de répondre aux interrogations du candidat retenu :

- Tel un parrain, c’est vers lui qu’il pourra se tourner si besoin.

- Ce référent participera de près à l’onboarding de votre salarié et contribuera donc à vous décharger d’une partie de cette tâche par la même occasion.

- Il développera le sentiment d’appartenance de votre salarié.

Un climat social positif évite en outre le renouvellement trop fréquent de vos effectifs. Une situation d’échec qui pèse dans la balance budgétaire de votre entreprise.

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3. La remise du matériel de travail : étape essentielle de l’onboarding !

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La présentation du poste de travail et la remise du matériel permettent à votre nouveau salarié de prendre ses marques en lui fournissant des repères tangibles.

Les premiers jours, il pourra se familiariser avec ses équipements et assimiler les différents fonctionnements :

⦁ des outils digitaux de l’entreprise (logiciel, application),

⦁ des hardwares utilisés (ordinateur, tablette, scanette, smartphone)

⦁ ou des machines mises en place sur votre chaîne de production.

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Remettre un livret d’accueil fournissant :

⦁ l’organigramme de la direction,

⦁ un plan des lieux,

⦁ les différents numéros des services à contacter en cas de besoin,

⦁ et résumant l’histoire de votre entreprise,

est un petit plus généralement très apprécié qui peut être parcouru à tête reposée par votre salarié le soir en rentrant chez lui.

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4. L’accompagnement à la prise de poste

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Puis vient le temps des moissons !

Ou plutôt des missions à accomplir…

La qualité de l’accompagnement de votre salarié les premières semaines est décisive pour la suite des événements.

Un salarié aura beau avoir des collègues très sympathiques et du matériel de compétition, si les missions à exécuter le laissent pantois, il n’y a guère de doutes sur la survenue de son futur départ.

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Le résumé des missions ne peut donc suffire : vous devez un minimum briefer votre salarié, que ce soit sur :

⦁ la nature des missions à effectuer,

⦁ les priorités à traiter,

⦁ les lieux de stockage et d’archivage,

⦁ les process de gestion en vigueur dans votre structure,

⦁ ou les codes d’accès et de connexion.

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Votre objectif est d'éviter que votre salarié se sente démuni trop longtemps, ce qui risquerait de l’amener à douter de sa place au sein de votre entreprise.

N’oubliez pas que la période d’essai est de plus une période délicate à traverser durant laquelle les cartes peuvent très bien être redistribuées.

Pas le droit à l’erreur !

Un départ précoce et un candidat frustré peuvent rendre vos futures campagnes de recrutement plus difficiles à mener… En cause, la publication d’avis négatifs sur Glassdoor, par exemple.

5. La formation continue

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Un salarié donnera le meilleur de lui-même s’il dispose d’un environnement de travail sain et bienveillant mais pas seulement. De la même manière qu’un cuisinier amateur ne parviendra pas à préparer convenablement un plat difficile même s’il dispose des meilleurs ustensiles et ingrédients de la région.

Les savoir-faire doivent être entretenus et ajustés à l’évolution des techniques de gestion (managériales, commerciales, administratives, etc.) : ces dernières sont en effet mouvantes pour répondre au plus près aux besoins des utilisateurs ou clients des entreprises.

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La formation permet de :

- maintenir l’agilité de votre entreprise

- conserver une main-d'œuvre qualifiée,

- être ainsi plus productif.

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Par ailleurs, l’arrivée régulière de nouvelles technologies sur le marché, conçues pour améliorer l’organisation interne et les rendements, peut provoquer l’obsolescence de vos process de gestion si elle n’est pas prise en compte.

Un salarié à l’aise avec les outils numériques participera mieux à la transformation digitale de votre entreprise si celle-ci n’a pas encore été opérée.

Le champ des compétences, digitales ou non, est donc à mettre à jour régulièrement par le biais de dispositifs de formations internes ou externes.

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Cette montée en compétences de vos équipes peut être instaurée avec un prestataire freelance expert en gestion de service RH pour gagner du temps.

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L’assistanat administratif pour la prise en charge de votre onboarding

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L’élaboration d’un parcours d'intégration réussi est la clef pour convaincre vos salariés de rester travailler au sein de votre entreprise. Mais cette tâche n’est-elle pas une épine dans le pied supplémentaire qui vous empêche de vous concentrer sur votre activité principale ?

Dès le lancement de votre campagne de recrutement, vous pouvez choisir de vous en remettre à une tierce personne habilitée et digne de confiance afin de vous soulager de cette charge de travail.

Veillez à être particulièrement vigilant dans le choix de votre partenaire !

Privilégiez un acteur expert dans le domaine du recrutement et de l'onboarding. Vous éviterez ainsi les erreurs de sélection et les accueils de piètre qualité.

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A qui déléguer les tâches d’onboarding ?

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Déléguer cette mission en interne ne fera en revanche qu’alourdir les coûts et ajoutera des missions à vos équipes en place.

Pourquoi ne pas plutôt externaliser vos campagnes de recrutement et l’onboarding dans son intégralité à un assistant freelance que vous n’aurez pas besoin de recruter en CDI ni en CDD ?

La solution du réseau de prestataires freelance est une bonne piste car elle vous évite de perdre du temps dans la recherche d’un freelance qualifié. Tous les profils dont vous pouvez avoir besoin sont en effet centralisés au sein d’une seule et même plateforme.

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Pour résumer

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Réussir l’onboarding est capital pour une entreprise, d’autant plus qu’un seul recrutement représente un investissement majeur.

La définition d’un parcours d’intégration peut se faire avec l’aide d’un partenaire extérieur, comme un assistant freelance expert en gestion RH.

Il pourra mettre en place les différentes étapes à respecter pour optimiser vos chances de réussir votre onboarding. Une solution d’assistanat administratif qui présente également l’avantage d’être modulable en fonction de votre flux d’activité.

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