Découvrez les avantages de la dématérialisation des factures : simplification des processus, gains de temps et d'argent, réduction de l'empreinte écologique.
À l’heure du tout digital, la dématérialisation des documents s’impose pour réussir la transformation numérique d’une entreprise. Gain de temps, d’argent et geste pour la planète, on vous dit tout sur la dématérialisation de vos factures.
La dématérialisation des factures : de quoi parle-t-on exactement ?
Pilier de la transformation digitale des entreprises, la dématérialisation des documents consiste à transformer des supports matériels, le plus souvent papier, en supports numériques.
Quels que soient leur nature ou leur format, tous les documentssont dématérialisables :
Factures (fournisseurs ou clients), bulletins de paie, contrats de travail, demandes de congés, bons de commande, bons de livraison, documents médicaux, etc.
Documents en PDF, DOC, RTF, JPEG, TIFF, etc.
Lorsque vous optez pour la dématérialisation de vos documents, ces derniers sont traités, classés et conservés via des serveurs informatiques, de manière automatisée.
Les avantages de la dématérialisation des factures
La dématérialisation de vos factures est bien plus qu’une simple tendance. Elle présente de nombreux intérêts pour votre entreprise. Focus.
Simplification de l’accès à l’information : chaque facture est centralisée. Vos collaborateurs les trouvent facilement grâce à des systèmes de recherche et de filtrage avancés.
Gain de temps : plus besoin de saisir manuellement les données, de trier les factures ou de les envoyer par courrier… Toutes ces tâches sont automatisées et sont réalisées en un clic !
Gain de productivité : grâce à l’automatisation des tâches parfois fastidieuses, vos collaborateurs se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Gain de stockage : fini les armoires pleines à craquer de documents, les tiroirs qui débordent et les archives qui s'entassent. Avec la dématérialisation, vos factures sont stockées de manière sécurisée dans un cloud, libérant ainsi de précieux mètres carrés dans vos bureaux.
Gain d’argent : en plus du gain de stockage des données, vos coûts d’impression (papier, encre…) et d’affranchissement sont fortement réduits.
Plus de sécurité : les factures numériques sont moins susceptibles d'être perdues ou endommagées.
Geste pour la planète : en réduisant votre consommation de papier, vous contribuez à la préservation de l'environnement. Un coup de pouce simple pour la planète et valorisant pour votre entreprise.
La différence entre une facture numérisée et une facture électronique
Il ne faut pas confondre facture numérisée et facture électronique, bien que toutes deux soient dématérialisées.
De manière simple, la numérisation d’une facture consiste à la scanner pour pouvoir la stocker et/ou l’envoyer en format numérique. Bien qu’elle permette de raccourcir les délais d’envoi et de classifier plus simplement les documents, cette solution n’a aucune valeur légale. Vous devez garder les originaux papiers en cas de besoin.
La facture électronique, aussi appelée e-invoicing, consiste quant à elle à digitaliser l’intégralité du processus de facturation, de la création à l’archivage en passant par l’envoi. Selon les règlements européens établis par l’eIDAS, (electronic identification and trust services), une facture électronique a la même valeur probante qu’un document écrit, si vous êtes en mesure de garantir l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du document.
Les factures électroniques bientôt obligatoires
Depuis 2020, les entreprises doivent obligatoirement transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique. Une obligatoire qui va s’étendre dans les années à venir à toutes les entreprises assujetties à la TVA, en France.
Initialement prévue entre 2024 et 2026, la généralisation des factures électroniques a été repoussée par la loi des finances 2024, selon le nouveau calendrier suivant :
Émission obligatoire des factures électroniques :
Dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
Dès le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
Réception obligatoire des factures électroniques :
Dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises.
Pour vous aider dans votre processus de dématérialisation de documents, de nombreuses ressources et outils sont nécessaires. Faisons le point ensemble sur ce que vous devez mettre en place.
Les étapes à respecter pour dématérialiser vos factures
Dématérialiser des factures est un processus simple et efficace qui peut être réalisé en quelques étapes clés :
Numériser et convertir les factures : après avoir créé la facture, vous devez la numériser à l’aide d’un scanner ou une application mobile dédiée, puis vous la convertissez au format accepté par les autorités fiscales (le plus souvent PDF).
Indexer les factures : cette étape consiste à associer des métadonnées à chaque facture (numéro de facture, date, montant, fournisseur, etc.). Cela facilite la recherche et le tri des factures.
Stocker et archiver les factures : après avoir vérifié et validé la facture, cette dernière doit être stockée dans un endroit sécurisé et accessible. Le stockage dans le cloud est une option pratique et sûre. La facture doit également être archivée conformément aux exigences légales.
Assurer la traçabilité : il est important de pouvoir suivre le cycle de vie de chaque facture (émission, réception, validation, paiement, etc.).
Sécuriser les données : la sécurité des données est une priorité absolue. Assurez-vous que votre solution de dématérialisation offre des garanties en termes de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité des données.
Pour automatiser et assurer la conformité de chacune de ces étapes, il existe de nombreuses solutions spécialisées dans la dématérialisation des factures. Prenez le temps de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget.
Les outils phares de la dématérialisation des factures
Pour mettre en place la dématérialisation de vos factures et plus globalement de vos documents, voici quelques outils indispensables à la réussite de votre projet :
La gestion électronique de documents : plus connu sous l’acronyme GED, ce système informatique couvre l'ensemble du cycle de vie des documents, de leur création ou numérisation à leur archivage ou destruction, en passant par leur classement, leur diffusion et leur mise à jour.
Le système d'archivage électronique : comme son nom l’indique, le SAE permet de conserver et de gérer des documents numériques sur le long terme, dans des conditions de sécurité et d'intégrité garanties.
La signature électronique : élément central du processus de dématérialisation, elle permet de garantir l’intégrité du document, d’authentifier son auteur et le signataire et d’en prouver le consentement.
Le système d'horodatage des documents électroniques : ce système permet de certifier et d’assurer la fiabilité des factures électroniques, en attribuant une date et une heure précises à la transaction.
Comment émettre et recevoir une facture électronique ?
Pour transmettre ou recevoir des factures électroniques, ou e-invoicing, deux solutions s’offrent à vous :
Une plateforme de dématérialisation partenaire, PDP : prestataire de services privé homologué par l’Etat, une PDP reçoit et émet des factures au format électronique et transmet les données de la transaction à l’administration fiscale sous forme d’e-reporting.
Un portail public de facturation, PPF : plateforme fournie par l’Etat, le portail public de facturation Chorus Pro s’adresse à l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique.
Et si vous confiez la facturation clients de votre entreprise à une assistante administrative quelques heures par semaine ?
Faire appel à une assistante administrative externalisée quelques heures par semaine peut s'avérer extrêmement bénéfique. Cette experte qualifiée gère les tâches administratives avec précision et assure une facturation sans erreurs et dans les délais. Travailler à temps partiel permet de réduire les coûts salariaux tout en bénéficiant d'une expertise flexible et adaptée à vos besoins.
De plus, cette externalisation vous libère du temps pour vous concentrer sur le cœur de votre activité. En bref, une solution économique et efficace pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise !
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