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Tout savoir sur la dématérialisation des factures

Découvrez les avantages de la dématérialisation des factures : simplification des processus, gains de temps et d'argent, réduction de l'empreinte écologique.

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Comment et pourquoi dématérialiser ses factures ?

À l’heure du tout digital, la dématérialisation des documents s’impose pour réussir la transformation numérique d’une entreprise. Gain de temps, d’argent et geste pour la planète, on vous dit tout sur la dématérialisation de vos factures.

La dématérialisation des factures : de quoi parle-t-on exactement ?

Pilier de la transformation digitale des entreprises, la dématérialisation des documents consiste à transformer des supports matériels, le plus souvent papier, en supports numériques

Quels que soient leur nature ou leur format, tous les documents sont dématérialisables :

Lorsque vous optez pour la dématérialisation de vos documents, ces derniers sont traités, classés et conservés via des serveurs informatiques, de manière automatisée.

Les avantages de la dématérialisation des factures

La dématérialisation de vos factures est bien plus qu’une simple tendance. Elle présente de nombreux intérêts pour votre entreprise. Focus.

La différence entre une facture numérisée et une facture électronique

Il ne faut pas confondre facture numérisée et facture électronique, bien que toutes deux soient dématérialisées.

De manière simple, la numérisation d’une facture consiste à la scanner pour pouvoir la stocker et/ou l’envoyer en format numérique. Bien qu’elle permette de raccourcir les délais d’envoi et de classifier plus simplement les documents, cette solution n’a aucune valeur légale. Vous devez garder les originaux papiers en cas de besoin.

La facture électronique, aussi appelée e-invoicing, consiste quant à elle à digitaliser l’intégralité du processus de facturation, de la création à l’archivage en passant par l’envoi. Selon les règlements européens établis par l’eIDAS, (electronic identification and trust services), une facture électronique a la même valeur probante qu’un document écrit, si vous êtes en mesure de garantir l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du document.


Les factures électroniques bientôt obligatoires  

Depuis 2020, les entreprises doivent obligatoirement transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique. Une obligatoire qui va s’étendre dans les années à venir à toutes les entreprises assujetties à la TVA, en France.

Initialement prévue entre 2024 et 2026, la généralisation des factures électroniques a été repoussée par la loi des finances 2024, selon le nouveau calendrier suivant :  

Émission obligatoire des factures électroniques :

Réception obligatoire des factures électroniques : 

📍 Lire aussi : Facturation électronique obligatoire : êtes-vous prêt pour 2024 ?

Dématérialisation d’une facture : comment faire ?

Pour vous aider dans votre processus de dématérialisation de documents, de nombreuses ressources et outils sont nécessaires. Faisons le point ensemble sur ce que vous devez mettre en place.

Les étapes à respecter pour dématérialiser vos factures 

Dématérialiser des factures est un processus simple et efficace qui peut être réalisé en quelques étapes clés :

  1. Numériser et convertir les factures : après avoir créé la facture, vous devez la numériser à l’aide d’un scanner ou une application mobile dédiée, puis vous la convertissez au format accepté par les autorités fiscales (le plus souvent PDF).
  1. Indexer les factures : cette étape consiste à associer des métadonnées à chaque facture (numéro de facture, date, montant, fournisseur, etc.). Cela facilite la recherche et le tri des factures. 
  1. Stocker et archiver les factures : après avoir vérifié et validé la facture, cette dernière doit être stockée dans un endroit sécurisé et accessible. Le stockage dans le cloud est une option pratique et sûre. La facture doit également être archivée conformément aux exigences légales. 
  1. Assurer la traçabilité : il est important de pouvoir suivre le cycle de vie de chaque facture (émission, réception, validation, paiement, etc.). 
  1. Sécuriser les données : la sécurité des données est une priorité absolue. Assurez-vous que votre solution de dématérialisation offre des garanties en termes de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité des données.

Pour automatiser et assurer la conformité de chacune de ces étapes, il existe de nombreuses solutions spécialisées dans la dématérialisation des factures. Prenez le temps de choisir celle qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget.

Les outils phares de la dématérialisation des factures

Pour mettre en place la dématérialisation de vos factures et plus globalement de vos documents, voici quelques outils indispensables à la réussite de votre projet : 

Comment émettre et recevoir une facture électronique ?

Pour transmettre ou recevoir des factures électroniques, ou e-invoicing, deux solutions s’offrent à vous :

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