Secrétaire administrative

Rôle d’une secrétaire administrative 

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La secrétaire administrative assure la communication interne et externe de l'entreprise en :

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- répondant aux appels téléphoniques,

- triant le courrier électronique,

- ou encore en prenant en charge la correspondance.

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Elle est aussi, et surtout, le lien avec l’expert-comptable ! Elle classe les archives, scanne les pièces comptables et suit les règlements clients. 

Dans certaines structures recevant du public, la secrétaire administrative est également responsable de :

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- l'accueil des visiteurs,

- l'orientation des appels téléphoniques,

- la gestion générale du secrétariat et du standard.

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Missions d’une secrétaire administrative 

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La secrétaire administrative réalise de nombreuses missions ! En plus de celles citées plus haut, elle peut :

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• classer des documents administratifs et comptables, 

• créer des rapports et comptes rendus de réunion, 

• rédiger et mettre en forme des documents professionnels,

• assurer la facturation clients,

• suivre les impayés et préparer les paiements fournisseurs,

• organise des réunions et gérer l'agenda de la direction

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Elle s'occupe en outre de la numérisation de documents de l'entreprise de manière efficace.

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Pourquoi faire appel à une secrétaire administrative  ?

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On peut faire appel à une secrétaire administrative pour plusieurs raisons, notamment :

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• Gagner du temps

• ‍Mieux se concentrer sur son activité principale

• Garantir une gestion professionnelle des tâches administratives

• Maintenir un environnement de travail organisé

• Limiter les erreurs, les oublis, l’accumulation d’impayés, l’insatisfaction-client et une montée en puissance du stress ! 🤯

• Soulager les équipes en apportant un soutien administratif extérieur, ponctuel ou permanent.

• Améliorer l’organisation générale sur le plan administratif

• Identifie les éventuelles frictions et process de gestion obsolètes

• Automatiser certaines tâches de saisie

• Mieux se coordonner avec le cabinet d’expert-comptable

• Optimiser le suivi des échéances

• Préparer les documents comptables

• Et bien d'autres.

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🔍En France, le métier de secrétaire administrative représente environ 15% des emplois dans le secteur administratif. Selon France Travail, plus de 70 000 postes de secrétaires administratives sont ouverts chaque année, avec une demande constante en raison des départs à la retraite et des besoins croissants des entreprises en gestion administrative.

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Et si vous faisiez appel à une secrétaire administrative du réseau 3h18 ?

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Au sein de notre vaste réseau d'externalisation, nous vous proposons une équipe exceptionnelle de secrétaires administratives freelances, parmi les plus talentueux du marché ! 

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Fin prêts et fin prêtes à être à votre service, que ce soit à temps plein ou à temps partiel, et ce, partout en France…

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En outre, elles peuvent travailler dans vos bureaux et sur vos logiciels de gestion si vous le souhaitez !

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L'équipe de prestataires freelances 3h18, composée de secrétaires administratives hautement qualifiées (hommes et femmes), est prête à intégrer votre entreprise et apporter une contribution précieuse à votre organisation. 

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Qui peut avoir besoin d’une secrétaire administrative ?

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Les tâches administratives sont omniprésentes dans toutes les organisations ! Toutes les entreprises peuvent bénéficier des services d'une secrétaire pour assurer une gestion administrative optimale et éviter la déperdition de l’information ou pire encore, la fuite de données confidentielles !

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• Petites startups, 

• PME en développement,

• Grandes Entreprises, 

• Organisations à but non lucratif, 

• Associations,

• Cabinets médicaux,

• Institutions gouvernementales, 

• etc.

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Certaines entreprises, en raison de leur nature ou de leur secteur, peuvent être confrontées à des tâches administratives particulièrement complexes.

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→ Qu’en est-il de vous ?‍

Avez-vous besoin d'un soutien administratif ? 

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• la planification d'activités

• la gestion de votre boîte mail

• la facturation client et les relances d’impayés

• le rapprochement bancaire hebdomadaire

• la gestion de vos fournitures de bureau

• la gestion des notes de frais

• le règlement des fournisseurs

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💡 Gestion de la conformité réglementaire, coordination de projets complexes, gestion de la documentation juridique, quelle que soit la taille de votre entreprise, sa croissance, la complexité de vos activités ou vos besoins personnels, sachez qu’une secrétaire administrative qualifiée peut vous conférer une expertise précieuse ! 

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Quel est le salaire d’une secrétaire administrative ?

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Le salaire moyen d'une secrétaire administrative varie bien sûr en fonction de la région, de son expérience et des moyens de l'entreprise. Toutefois, le salaire brut annuel moyen pour une secrétaire administrative est généralement compris entre 30 000 et 35 000 euros bruts annuels. 

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• Soit environ 1 400 € net mensuel pour une secrétaire débutante 

• À 2 300 € net mensuel pour les statuts expertes ou spécialisées, et en fin de carrière

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Le saviez-vous ? Le recours à une secrétaire indépendante revient moins cher que le recrutement d’une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰

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Les diplômes requis pour devenir secrétaire administrative 

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• Bac Pro Secrétariat 

• BTS Assistant de Gestion PME-PMI 

• BTS Assistant de Manager

• DUT Gestion des Entreprises et des Administrations 

• Licence Professionnelle Métiers de l'Administration

• Formations courtes en secrétariat 

• Certification professionnelle en secrétariat

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8 qualités qui font d’une secrétaire administrative une alliée irremplaçable 

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La secrétaire administrative doit développer des qualités ultimes pour être efficace !

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Ces qualités, combinées à des compétences professionnelles solides, font d'une secrétaire administrative une alliée irremplaçable pour votre entreprise ! Elle contribue de manière significative à augmenter votre productivité et votre efficacité. 

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5 logiciels qu’une secrétaire administrative doit maîtriser pour traiter l’administratif d’une PME

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1. Pennylane

Pennylane facilite la comptabilité en automatisant les tâches de facturation, de suivi des dépenses, et en offrant une vue d'ensemble des finances de l'entreprise.

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2. Dext

Dext simplifie la gestion des reçus et des factures en les numérisant, en extrayant les données clés, et en les organisant pour une comptabilité plus précise et efficace.‍

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3. Regate

Regate permet un suivi précis des dépenses et des notes de frais, améliorant la gestion budgétaire et réduisant les erreurs.

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4. Bobbee

Bobbee aide à gérer les ressources humaines et les congés, facilitant la coordination du personnel.

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5. Ipaidthat

 Ipaidthat automatise la comptabilité et la gestion des dépenses, simplifiant le processus et réduisant le temps consacré à la saisie manuelle.

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Les évolutions de carrière possible

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Voici une liste des métiers vers lesquels une secrétaire administrative peut évoluer au cours de sa carrière :

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• Assistante de direction
• Responsable administratif et financier
• Assistante RH
• Comptable
• Office manager
• Responsable des services généraux

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Vous hésitez entre ces 3 profils de secrétaires administratives ? 

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• Une secrétaire administrative

• Une secrétaire comptable

• Une secrétaire juridique 

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Vous avez raison de vous poser ces questions. 

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Mais au-delà des titres, ce qui doit vous guider, ce sont les missions concrètes que vous allez leur déléguer. 

Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant expert de 3H18 et définissez ensemble le profil idéal !

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Le cas de la secrétaire administrative en startup

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Travailler en tant que secrétaire administrative dans une startup nécessite une agilité exceptionnelle, une polyvalence et un sens aigu de la communication. Imaginez une startup technologique en pleine croissance, spécialisée dans le développement d'applications mobiles innovantes. 

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Cette entreprise compte environ 20 employés et a connu une expansion rapide au cours de sa première année d'existence. La secrétaire administrative, Marie*, a été embauchée dès le début pour soutenir l'équipe dans son développement…

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Le rôle de Marie, secrétaire administrative 

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Dans une startup, les besoins évoluent rapidement. Marie doit être agile et prête à s'adapter à un large éventail de tâches. 

Elle a été choisie pour sa capacité à gérer les flux entrants de courriers, le scan des pièces comptables, la facturation clients et les relances d’impayés. Elle connaissait le nouveau logiciel de gestion de son client ce qui a facilité son intégration. 

Jusque-là, du “standard de chez standard” pour une secrétaire administrative !

Mais du jour au lendemain, Marie peut être chargée de la planification d'un événement de lancement ! Ou bien devoir gérer les aspects administratifs d’un recrutement, ou l’onboarding de nouveaux salariés ou alternants.

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Marie peut aussi être amenée à s’investir dans la gestion de projets spécifiques. 

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Ainsi au sein de la startup qui l’emploie, et lors du lancement d'une nouvelle application logicielle, elle peut être chargée de : 

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• Coordonner l'envoi de communiqués de presse, 

• Planifier des réunions avec les médias, 

• Assurer la logistique pour les démonstrations de l'application,

• Réserver des billets d'avion et des hébergements pour sa direction,

• etc.

Comme dans toute entreprise, la communication au sein de startup est essentielle ! Marie est souvent chargée de trier les e-mails, de gérer les appels téléphoniques et de s'assurer que les messages importants parviennent rapidement à l'équipe de direction.

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L’organisation de Marie en startup

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Les horaires de travail sont souvent plus flexibles au sein d’une startup que dans une ETI ou une Grande Entreprise. Il est possible de travailler en dehors des horaires de bureau traditionnels pour répondre à des besoins urgents, par exemple, en participant à des conférences internationales via des appels en ligne, peu importe le fuseau horaire.

Bien sûr, Marie doit être informée de ces éventualités en début de contrat. 

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Si elle est disposée à travailler d’une manière différente, elle pourra expérimenter les nombreux avantages liés à cette flexibilité nouvelle ! 

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Marie est un personnage fictif, inventé de toutes pièces, pour illustrer le rôle et les conditions des secrétaires administratives en startup. Mais le cas décrit est similaire aux centaines de clients nous déléguant des tâches similaires !

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Nous espérons toutefois que sa sympathie vous aura convaincu et décidé à faire appel aux services d’une secrétaire pour alléger votre charge mentale ! 😉

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