La secrétaire administrative joue un rôle clé en assurant la gestion des tâches courantes d'une entreprise, telles que le traitement des documents, la gestion des agendas et la correspondance. Elle perçoit un salaire moyen de 2 000 à 2 500 € par mois. Accessible via un Bac Pro ou un BTS en gestion, ce métier exige rigueur, organisation, et compétences en bureautique pour un soutien administratif optimal.
organise des réunions et gérer l'agenda de la direction
Elle s'occupe en outre de la numérisation dedocuments de l'entreprise de manière efficace.
Pourquoi faire appel à une secrétaire administrative ?
On peut faire appel à une secrétaire administrative pour plusieurs raisons, notamment :
Gagner du temps
Mieux se concentrer sur son activité principale
Garantir une gestion professionnelle des tâchesadministratives
Maintenir un environnement de travail organisé
Limiter les erreurs, les oublis, l’accumulation d’impayés, l’insatisfaction-client et une montée en puissance du stress ! 🤯
Soulager les équipes en apportant un soutien administratif extérieur, ponctuel ou permanent.
Améliorer l’organisation générale sur le plan administratif
Identifie les éventuelles frictions et process de gestion obsolètes
Automatiser certaines tâches de saisie
Mieux se coordonner avec le cabinet d’expert-comptable
Optimiser le suivi des échéances
Préparer les documents comptables
Et bien d'autres.
🔍En France, le métier de secrétaire administrative représente environ 15% des emplois dans le secteur administratif. Selon France Travail, plus de 70 000 postes de secrétaires administratives sont ouverts chaque année, avec une demande constante en raison des départs à la retraite et des besoins croissants des entreprises en gestion administrative.
Qui peut avoir besoin d’une secrétaire administrative ?
Les tâches administratives sont omniprésentes dans toutes les organisations ! Toutes les entreprises peuvent bénéficier des services d'une secrétaire pour assurer une gestion administrative optimale et éviter la déperdition de l’information ou pire encore, la fuite de données confidentielles !
Petites startups,
PME en développement,
Grandes Entreprises,
Organisations à but non lucratif,
Associations,
Cabinets médicaux,
Institutions gouvernementales,
etc.
Certaines entreprises, en raison de leur nature ou de leur secteur, peuvent être confrontées à des tâches administratives particulièrement complexes.
💡 Gestion de la conformité réglementaire, coordination de projets complexes, gestion de la documentation juridique, quelle que soit la taille de votre entreprise, sa croissance, la complexité de vos activités ou vos besoins personnels, sachez qu’une secrétaire administrative qualifiée peut vous conférer une expertise précieuse !
Les diplômes requis pour devenir secrétaire administrative
Bac Pro Secrétariat
BTS Assistant de Gestion PME-PMI
BTS Assistant de Manager
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations
Licence Professionnelle Métiers de l'Administration
Formations courtes en secrétariat
Certification professionnelle en secrétariat
Les évolutions de carrière possible
Voici une liste des métiers vers lesquels une secrétaire administrative peut évoluer au cours de sa carrière :
Quel est le salaire d’une secrétaire administrative ?
Le salaire moyen d'une secrétaire administrative varie bien sûr en fonction de la région, de son expérience et des moyens de l'entreprise. Toutefois, le salaire brut annuel moyen pour une secrétaire administrative est généralement compris entre 30 000 et 35 000 euros bruts annuels.
Soit environ 1 400 € net mensuel pour une secrétaire débutante
À 2 300 € net mensuel pour les statuts expertes ou spécialisées, et en fin de carrière
Le saviez-vous ?Le recours à une secrétaire indépendante revient moins cher que le recrutement d’une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰
8 qualités qui font d’une secrétaire administrative une alliée irremplaçable
La secrétaire administrative doit développer des qualités ultimes pour être efficace !
Organisation : Gestion des tâches, documents, calendrier
Discrétion : Respect des informations confidentielles
Communication : Clarté des échanges, oral et écrit
Compétences informatiques : Maîtrise d'outils bureautiques et planification
Adaptabilité : Gestion des besoins changeants, multitâche
Attention aux détails : Précision dans documents et rapports
Réactivité : Répondre rapidement aux urgences
Gestion du temps : Hiérarchiser et respecter les délais
Ces qualités, combinées à des compétences professionnelles solides, font d'une secrétaire administrative une alliée irremplaçable pour votre entreprise ! Elle contribue de manière significative à augmenter votre productivité et votre efficacité.
5 logiciels qu’une secrétaire administrative doit maîtriser pour traiter l’administratif d’une PME
1. Pennylane
Pennylane facilite la comptabilité en automatisant les tâches de facturation, de suivi des dépenses, et en offrant une vue d'ensemble des finances de l'entreprise.
2. Dext
Dext simplifie la gestion des reçus et des factures en les numérisant, en extrayant les données clés, et en les organisant pour une comptabilité plus précise et efficace.
3. Regate
Regate permet un suivi précis des dépenses et des notes de frais, améliorant la gestion budgétaire et réduisant les erreurs.
4. Bobbee
Bobbee aide à gérer les ressources humaines et les congés, facilitant la coordination du personnel.
5. Ipaidthat
Ipaidthat automatise la comptabilité et la gestion des dépenses, simplifiant le processus et réduisant le temps consacré à la saisie manuelle.
Vous hésitez entre ces 3 profils de secrétaires administratives ?
Mais au-delà des titres, ce qui doit vous guider, ce sont les missions concrètes que vous allez leur déléguer.
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En outre, elles peuvent travailler dans vos bureaux et sur vos logiciels de gestion si vous le souhaitez !
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Le cas de la secrétaire administrative en startup
Travailler en tant que secrétaire administrative dans une startup nécessite une agilité exceptionnelle, une polyvalence et un sens aigu de la communication. Imaginez une startup technologique en pleine croissance, spécialisée dans le développement d'applications mobiles innovantes.
Cette entreprise compte environ 20 employés et a connu une expansion rapide au cours de sa première année d'existence. La secrétaire administrative, Marie*, a été embauchée dès le début pour soutenir l'équipe dans son développement…
Le rôle de Marie, secrétaire administrative
Dans une startup, les besoins évoluent rapidement. Marie doit être agile et prête à s'adapter à un large éventail de tâches.
Elle a été choisie pour sa capacité à gérer les flux entrants de courriers, le scan des pièces comptables, la facturation clients et les relances d’impayés. Elle connaissait le nouveau logiciel de gestion de son client ce qui a facilité son intégration.
Jusque-là, du “standard de chez standard” pour une secrétaire administrative !
Mais du jour au lendemain, Marie peut être chargée de la planification d'un événement de lancement ! Ou bien devoir gérer les aspects administratifs d’un recrutement, ou l’onboarding de nouveaux salariés ou alternants.
Marie peut aussi être amenée à s’investir dans la gestion de projets spécifiques.
Ainsi au sein de la startup qui l’emploie, et lors du lancement d'une nouvelle application logicielle, elle peut être chargée de :
Coordonner l'envoi de communiqués de presse,
Planifier des réunions avec les médias,
Assurer la logistique pour les démonstrations de l'application,
Réserver des billets d'avion et des hébergements pour sa direction,
etc.
Comme dans toute entreprise, la communication au sein de startup est essentielle ! Marie est souvent chargée de trier les e-mails, de gérer les appels téléphoniques et de s'assurer que les messages importants parviennent rapidement à l'équipe de direction.
L’organisation de Marie en startup
Les horaires de travail sont souvent plus flexibles au sein d’une startup que dans une ETI ou une Grande Entreprise. Il est possible de travailler en dehors des horaires de bureau traditionnels pour répondre à des besoins urgents, par exemple, en participant à des conférences internationales via des appels en ligne, peu importe le fuseau horaire.
Bien sûr, Marie doit être informée de ces éventualités en début de contrat.
Si elle est disposée à travailler d’une manière différente, elle pourra expérimenter les nombreux avantages liés à cette flexibilité nouvelle !
Marie est un personnage fictif, inventé de toutes pièces, pour illustrer le rôle et les conditions des secrétaires administratives en startup. Mais le cas décrit est similaire aux centaines de clients nous déléguant des tâches similaires !
Nous espérons toutefois que sa sympathie vous aura convaincu et décidé à faire appel aux services d’une secrétaire pour alléger votre charge mentale ! 😉
Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?
Pour aller vite et gagner en flexibilité. Pour disposer de professionnels très qualifiés. Stables et motivés !
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1er rendez-vous avec votre intervenant sous 48h
Dès le premier RDV, vous convenez d'un planning adapté à vos obligations et votre intervenant démarre son travail. Vous pouvez fluctuer les heures d'intervention et vous arrêter à la fin de chaque mois.
La secrétaire juridique indépendante offre des services administratifs et juridiques en freelance, avec des missions variées allant de la gestion de dossiers à l'assistance juridique. Ce métier permet flexibilité et autonomie.
Une secrétaire à temps partagé se positionne comme un soutien professionnel flexible, répondant aux besoins administratifs et opérationnels de votre entreprise.
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Dans un contexte de marché tendu, où chaque opportunité compte, recourir à une secrétaire immobilière en tant qu’entreprise permet d’améliorer son fonctionnement général et la satisfaction de ses clients.
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Caractéristiques d’une fonction en plein essor, celle de Facility Manager. Le métier répond à l'importance croissante du bien-être des employés en milieu professionnel.
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Alternative économique intéressante pour les PME, TPE ou même les ETI, le télésecrétariat permet d’externaliser toutes les tâches inhérentes au secrétariat sans la présence régulière ou ponctuel d'une salariée dans vos locaux.
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