La secrétaire administrative fournit un soutien administratif essentiel à l’entreprise en gérant diverses tâches liées à la paperasserie.
Elle assure la communication interne et externe de l'entreprise en répondant aux appels téléphoniques, en triant le courrier électronique, et en prenant en charge la correspondance. Elle est aussi, et surtout, le lien avec l’expert-comptable ! Elle classe les archives, scanne les pièces comptables et suit les règlements clients.
Dans certaines structures recevant du public, la secrétaire administrative est également responsable de l'accueil des visiteurs, de l'orientation des appels téléphoniques, et de la gestion générale de la réception.
La secrétaire administrative organise des réunions, en veillant à ce que tout se déroule de manière fluide. Elle gère souvent l'agenda de la direction ou de l'équipe qu'elle assiste. Elle est aussi chargée de :
Elle s'occupe de classer, tri, archiver, numériser les dossiers et documents de l'entreprise de manière efficace.
On peut faire appel à une secrétaire administrative pour plusieurs raisons, notamment :
Les tâches administratives sont omniprésentes dans toutes les organisations ! Toutes les entreprises, qu'il s'agisse de :
peuvent bénéficier des services d'une secrétaire pour assurer une gestion administrative optimale et éviter la déperdition de l’information ou pire encore, la fuite de données confidentielles ! Certaines entreprises, en raison de leur nature ou de leur secteur, peuvent être confrontées à des tâches administratives particulièrement complexes.
→ Au fait, qu’en est-il de vous ?
Avez-vous besoin de soutien administratif incluant :
💡 Gestion de la conformité réglementaire, coordination de projets complexes, gestion de la documentation juridique, … Quelle que soit la taille de votre entreprise, sa croissance, la complexité de vos activités ou vos besoins personnels, sachez qu’une secrétaire administrative qualifiée peut vous conférer une expertise précieuse !
Vous hésitez entre ces 3 profils de secrétaires administratives ?
Vous avez raison de vous poser ces questions.
Mais au-delà des titres, ce qui doit vous guider, ce sont les missions concrètes que vous allez leur déléguer.
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En outre, elles peuvent travailler dans vos bureaux et sur vos logiciels de gestion si vous le souhaitez !
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Ces qualités, combinées à des compétences professionnelles solides, font d'une secrétaire administrative une alliée irremplaçable pour votre entreprise ! Elle contribue de manière significative à augmenter votre productivité et votre efficacité.
Pennylane facilite la comptabilité en automatisant les tâches de facturation, de suivi des dépenses, et en offrant une vue d'ensemble des finances de l'entreprise.
Dext simplifie la gestion des reçus et des factures en les numérisant, en extrayant les données clés, et en les organisant pour une comptabilité plus précise et efficace.
Regate permet un suivi précis des dépenses et des notes de frais, améliorant la gestion budgétaire et réduisant les erreurs.
Bobbee aide à gérer les ressources humaines et les congés, facilitant la coordination du personnel.
Ipaidthat automatise la comptabilité et la gestion des dépenses, simplifiant le processus et réduisant le temps consacré à la saisie manuelle.
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Le salaire moyen d'une secrétaire administrative varie bien sûr en fonction de la région, de son expérience et des moyens de l'entreprise. Toutefois, le salaire brut annuel moyen pour une secrétaire administrative est généralement compris entre 30 000 et 35 000 euros bruts annuels.
Le saviez-vous ?
Le recours à une secrétaire indépendante revient moins cher que le recrutement d’une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰
Travailler en tant que secrétaire administrative dans une startup nécessite une agilité exceptionnelle, une polyvalence et un sens aigu de la communication. Imaginez une startup technologique en pleine croissance, spécialisée dans le développement d'applications mobiles innovantes.
Cette entreprise compte environ 20 employés et a connu une expansion rapide au cours de sa première année d'existence. La secrétaire administrative, Marie*, a été embauchée dès le début pour soutenir l'équipe dans son développement…
Dans une startup, les besoins évoluent rapidement. Marie doit être agile et prête à s'adapter à un large éventail de tâches.
Elle a été choisie pour sa capacité à gérer les flux entrants de courriers, le scan des pièces comptables, la facturation clients et les relances d’impayés. Elle connaissait le nouveau logiciel de gestion de son client ce qui a facilité son intégration.
Jusque-là, du “standard de chez standard” pour une secrétaire administrative !
Mais du jour au lendemain, Marie peut être chargée de la planification d'un événement de lancement ! Ou bien devoir gérer les aspects administratifs d’un recrutement, ou l’onboarding de nouveaux salariés ou alternants.
Marie peut aussi être amenée à s’investir dans la gestion de projets spécifiques.
Ainsi au sein de la startup qui l’emploie, et lors du lancement d'une nouvelle application logicielle, elle peut être chargée de :
Comme dans toute entreprise, la communication au sein de startup est essentielle ! Marie est souvent chargée de trier les e-mails, de gérer les appels téléphoniques et de s'assurer que les messages importants parviennent rapidement à l'équipe de direction.
Les horaires de travail sont souvent plus flexibles au sein d’une startup que dans une ETI ou une Grande Entreprise. Il est possible de travailler en dehors des horaires de bureau traditionnels pour répondre à des besoins urgents, par exemple, en participant à des conférences internationales via des appels en ligne, peu importe le fuseau horaire.
Bien sûr, Marie doit être informée de ces éventualités en début de contrat.
Si elle est disposée à travailler d’une manière différente, elle pourra expérimenter les nombreux avantages liés à cette flexibilité nouvelle !
Marie est un personnage fictif, inventé de toutes pièces, pour illustrer le rôle et les conditions des secrétaires administratives en startup. Mais le cas décrit est similaire aux centaines de clients nous déléguant des tâches similaires !
Nous espérons toutefois que sa sympathie vous aura convaincu et décidé à faire appel aux services d’une secrétaire pour alléger votre charge mentale ! 😉
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