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Contrôle URSSAF - Nos conseils indispensables pour bien s'y préparer !

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La réception d'un avis de contrôle URSSAF par lettre recommandée est toujours un moment stressant dans la vie d'un chef d'entreprise et ce que vous soyez à l’origine ou non de la demande. 

Autrefois nommé ACOSS, l'URSSAF procède à des contrôles qui permettent de lutter contre la fraude en s'assurant que vous avez bien contribué au paiement de toutes les contributions sociales et cotisations patronales. 

L’administration organise donc la visite d’un inspecteur, chargé de vérifier l’exactitude des données renseignées, l’application de la législation au sein de votre société, et que celle-ci ne pratique aucune dissimulation fiscale.

Que l'on ait déjà identifié des anomalies potentielles ou au contraire, que l'on soit dans le flou le plus total sur les possibles conséquences, il faut bien garder à l'esprit qu'un contrôle, comme tout rendez-vous professionnel, se prépare bien en amont pour minimiser les risques de redressement et de se retrouver convoqué au Tribunal des Affaires…

Durant votre lecture, profitez des expertises croisées de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF et consultant en audit, conseil, contrôle et contentieux URSSAF, et de Marc Le Vernoy, Président de 3H18, un service d'assistance administrative à la carte.

‍Voici donc quelques astuces ou conseils de préparation, pour permettre à votre entreprise de mettre toutes les chances de son côté et d’éviter de se retrouver en infraction. 

Nous vous aidons à rendre le contrôle fiscal « moins douloureux », tout en évitant de subir un redressement au montant pharaonique.

Le saviez-vous : Chiffres clés de l'URSSAF en France

‍En 2018 :

  • 1,475 Milliard d'euros redressés dont 641 millions au titre de la lutte contre le travail illégal.
  • Plus de 70% des contrôles aboutissent à des redressements
  • 112 479 contrôles opérés dont 50 479 au titre de la lutte contre le travail illégal

Quel impact sur les contrôles URSSAF lors de la pandémie liée au Covid19 ?

Lors de la crise sanitaire en 2020, la plupart des contrôles avaient été stoppés et reportés, certaines dettes non mise en recouvrement, et certains contrôles purement et simplement annulés pour mieux laisser respirer les entreprises déjà mises à mal par la crise sanitaire.

En 2021, l'accent a été porté sur les actions de lutte contre le travail dissimulé, la période de crise sanitaire étant propice à ce type de pratique. 

La loi pour un Etat au service d'une société de confiance n’oblige d’ailleurs pas l’URSSAF à prévenir les entreprises d’un éventuel contrôle dès lors que la recherche porte sur du travail dissimulé.

Les contrôles annulés en 2020 ont donc été reportés dans le courant de l'année 2021. 

Afin de mieux lutter contre la fraude, un focus particulier s’est fait sur les périodes de chômage partiel, les erreurs en paie et les mauvaises pratiques des entreprises sur cette période étant très importantes.

Sur ce point, les inspecteurs ont pour cela bénéficié de formations spécifiques leur permettant de contrôler les particularités du chômage partiel lié au COVID19.

Les contrôles classiques n’ont pour autant pas diminué, les objectifs des inspecteurs ont d'ailleurs été très revus à la hausse.‍

‍En bref, pandémie ou non, les contrôles n’ont pas ralenti en 2021, bien au contraire. Car il était urgent pour l'État et la sécurité sociale de renflouer des caisses mises à mal par l'effondrement des activités économiques.

‍Le seul gros changement résidait dans l'organisation des contrôles. Ils ont été majoritairement et prioritairement réalisés à distance, sauf demande contraire express du cotisant. 

L'URSSAF a d'ailleurs mis en place durant la période de crise un outil interne (dossiers cloud partagés dénommé ZEFIR) permettant le dépôt et les échanges de documents dématérialisés durant les contrôles.

Comment bien préparer ses documents avant un contrôle URSSAF ?

Vous venez juste de recevoir votre avis de contrôle, et celui-ci comprend la longue liste des documents et des justificatifs à préparer en vue de la première visite de l’inspecteur chargé du contrôle.

Par où vous faut-il commencer ?

  • ‍Identifiez les documents à fournir et accusez réception de l'avis de passage.

  • À compter de la notification, il convient dans un premier temps de faire un tri en identifiant bien quels éléments concernent votre structure, et lesquels ne vous concernent pas. 

Cette liste est non exhaustive, et les éléments listés ne concernent pas forcément toutes les entreprises. Si vous n'avez pas d'épargne salariale, vous n'avez pas besoin de préparer les justificatifs en lien par exemple.

  • ‍Ensuite, prenez contact rapidement (avant le début du contrôle) avec l'agent URSSAF, dont les coordonnées se trouvent sur l'avis de passage.

Cette prise de contact avec la personne en charge de votre dossier a 2 objectifs : ‍

  1. Confirmer avec votre contrôleur la date et le lieu de sa venue, en entreprise ou chez votre expert-comptable. Cette confirmation est toujours plaisante en tant qu'inspecteur du recouvrement, elle permet d'être certain que le cotisant a bien prévu de vous recevoir.

  1. Et demander quels documents il souhaite avoir à sa disposition prioritairement lors de son arrivée, et sous quel format (PDF, Excel…) : vous pourrez ainsi vous concentrer sur la préparation de ces pièces justificatives en priorité et éventuellement prendre plus de temps a posteriori pour le reste des éléments.

  • ‍Examinez les documents, pour éviter les mauvaises surprises le jour J

  • ‍Une fois les éléments à préparer identifiés, prenez le temps de procéder à des vérifications de leurs contenus (surtout les classeurs, pochettes…).

  • ‍Vérifiez que chaque pièce est bien classifiée, que chaque information est présente sous un format digital ou papier, et surtout qu'aucun classeur ou note de service ne puisse contredire les éléments que vous présenterez à l'agent de contrôle sur place !

‍Les conseils de Cyril Repusard, Ex inspecteur URSSAF :

‍“Je vous recommande de faire appel à une assistance administrative, ponctuelle ou récurrente, afin de garantir l'intégrité de chaque pièce justificative sans perdre de temps. Il m'est arrivé à de nombreuses reprises, en contrôle, de tomber sur des post-it rangés dans des dossiers et qui mettaient clairement en mauvaise posture le cotisant. Une bonne vérification en amont permet d'éviter ce type de mésaventure !”

Comment choisir le bon interlocuteur face à l'inspecteur URSSAF ?

Il convient de décider en amont qui sera l'interlocuteur privilégié de l'agent chargé de l'inspection.

‍Situation n°1 : Déléguez cette tâche à votre expert-comptable

‍Si vous décidez de déléguer cette tâche à votre expert-comptable, prévoyez si possible quand même que le dirigeant se déplace 15 à 30 minutes le jour du contrôle pour pouvoir échanger rapidement avec l'inspecteur, et assurer un meilleur déroulement.

‍Cela permet de lui montrer l'intérêt porté à son égard et cela peut créer d'entrée un climat favorable.

‍Situation n°2 : Gérez la procédure de contrôle vous-même

‍Si vous décidez de recevoir l'inspecteur de recouvrement dans vos locaux et de gérer le contrôle vous-même, il est impératif de choisir stratégiquement son interlocuteur en interne. 

En effet, en général les agents de l'URSSAF apprécient que les contrôles puissent se dérouler rapidement, sans temps d'attente et d'avoir rapidement des réponses précises à leurs questions. 

Il faut donc que l'interlocuteur choisi maîtrise parfaitement les sujets de paies, montant des cotisations et  des contributions sociales de l'entreprise afin de répondre précisément et rapidement aux demandes de l'agent chargé de l'inspection.

‍Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF :

“Un interlocuteur qui ne maîtrise pas les sujets et les déclarations va agacer l'inspecteur et tendre la relation. L'interlocuteur ne doit pas être déstabilisé par son rôle, j'ai vécu lors de contrôles des échanges avec des personnes qui se sentaient dépassés par la situation, et le stress les faisait beaucoup trop parler, et dévoiler des informations délicates voire des informations contradictoires pour l'entreprise.
Le choix de l'interlocuteur est donc extrêmement important et trop souvent pris à la légère.”

Où recevoir l’inspecteur chargé de son contrôle URSSAF ?

‍Toujours en vue d'une réception optimale, il convient de s'attacher à choisir où sera reçu celui-ci dans vos locaux. Mieux l'inspecteur de l'URSSAF sera reçu et traité, mieux il se comportera : la procédure de contrôle reste un échange entre humains.

‍Là, les conseils sont assez simples et peuvent paraître basiques :

  • ‍Installez l'agent chargé de l'inspection confortablement, dans un bureau au calme, avec de l'eau à sa disposition.

  • Proposez-lui un café à son arrivée (j'ai souvent entendu des anecdotes de gens qui n'en proposent pas de peur de se faire redresser sur ce point, ce n'est pas une pratique de l'URSSAF).

Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF :

“Les stratégies visant à rendre inconfortable la mission de contrôle en vue d’écourter celle-ci ne fonctionnent jamais, pour information. 
J'ai vécu des situations où l'on me mettait dans des pièces très froides ou très chaudes, totalement à l'écart avec du mobilier dans un état misérable, sans eau, …. 
Le seul résultat obtenu est une relation dégradée et des inspecteurs qui vont volontairement accentuer leurs investigations et leurs interprétations !”

Pourquoi vérifier l’affichage des informations avant le contrôle URSSAF ?

‍‍En plus des préparatifs classiques, il est vivement conseillé de vérifier dans l'enceinte de l'entreprise les différents affichages (affichage obligatoire, bureaux, …).

‍En effet, il est fréquent que des redressements URSSAF soient détectés par la simple lecture d'informations affichées dans les bureaux, par exemple :

  • ‍L'organisation d'un challenge commercial avec des voyages à gagner par exemple
  • L'organisation d'une soirée, d'un week-end d'entreprise
  • L'existence de cadeaux de cooptation
  • ….

‍Il faut impérativement supprimer toutes ces informations en vue de la procédure de contrôle.‍

Pourquoi déclencher des réunions inter services le jour du contrôle ?

‍Un autre conseil qui peut s'avérer très utile consiste à organiser une réunion interservices en vue du contrôle

Il faut en effet que les services pouvant impacter la paie, commerciaux, recrutement, marketing, RH, …, puissent échanger.

‍Ceci a pour but de pouvoir identifier en amont des pratiques qui auraient dû impacter la paie et ne pas découvrir ces soucis durant le contrôle. 

Une assistance administrative et RH pourra compiler les comptes rendus, piloter le plan d'action et remonter au chef d'entreprise un état des lieux précis. Le reste de l’année, elle peut tenir vos fichiers DSN à jour en effectuant vos déclarations.

‍Par exemple, il n'est pas rare que le service commercial organise des challenges dont les lots doivent être passés en avantages en nature, ou que le service recrutement organise des challenges de cooptation dont les lots doivent aussi être passés en avantages en nature. 

Attention à toutes ces situations potentiellement dangereuses pour la cohérence de votre propos.

‍Ce type de réunion pourra être conservé suite à la procédure de contrôle pour maintenir un niveau d'information suffisant et limiter les risques futurs.

Quels sont les conseils URSSAF à retenir pendant la procédure de contrôle ?

‍Une fois le contrôle préparé, il faut ensuite s'occuper de bien gérer le contrôle pour maintenir un bon relationnel avec le représentant de l'URSSAF.

‍Comment réussir son contrôle URSSAF dans des conditions optimales ?

‍Accueillez bien l'inspecteur afin de débuter la réunion de début de contrôle dans de bonnes conditions !

‍Comme évoqué précédemment, l'accueil de l'agent de contrôle doit être cordial, afin de créer rapidement une bonne entente avec celui-ci. 

Le jour du contrôle : ne le laissez pas patienter longtemps à l'accueil, recevez-le et installez-le rapidement dans l'espace qui lui a été prévu, et proposez-lui un café !

‍Certains inspecteurs débutent leurs contrôles par un point de lancement. 

Cet échange a pour but d'identifier en amont des zones de risques qui seront approfondies lors du contrôle. 

Soyez donc vigilant aux questions posées, et contentez-vous d'y répondre strictement sans trop vous laissez aller à des commentaires sur vos activités.

‍‍Comment procéder à la distribution des documents le jour J ?

  • ‍Ne fournissez QUE les documents comptables et administratifs requis‍ !

  • Une fois le représentant de l'URSSAF prêt à débuter son contrôle, demandez-lui précisément par quoi il souhaite commencer.

  • Fournissez les justificatifs au fur et à mesure de ses demandes (rapidement car tout a été préparé en amont, mais pas tout d'un coup).

‍Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF :

‍“Je conseille très fortement de ne pas remettre à l'inspecteur une clé USB contenant l'ensemble des pièces justificatives. Cette pratique lui offre la possibilité d'accéder à des documents qu'il n'aurait pas forcément pensé à demander, et peut induire des mises en redressement qui pouvaient être évitées.”

‍Par exemple, s'il vous demande la rupture conventionnelle de Mr X, vous ne devez lui fournir QUE la rupture conventionnelle. Vous n'avez pas besoin de lui donner le dossier complet du salarié. 

Cette différence peut être importante, car en ayant accès qu'au document demandé, vous limitez les risques qu'il constate des anomalies sur votre gestion comptable ou votre suivi de trésorerie.

‍Bien évidemment, si l'agent de contrôle demande une clé USB avec tous les éléments demandés sur la notification de passage, il faut répondre favorablement à sa demande.

  • Cadencez la distribution des documents sans temps mort

‍La distribution des justificatifs doit être rapide et régulière, afin que l'agent chargé de l'inspection n'ait pas de temps d'attente et puisse avancer au rythme qui lui convient. 

Il mène le contrôle comme il le souhaite et il est donc important d'aller dans son sens afin encore une fois que la relation soit bonne.

‍Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF

‍“Disposer d'un office manager pour la durée du contrôle ou de façon permanente est d'une grande utilité car les documents physiques doivent être cohérents avec ceux numériques et l'accès, le plan de classement, les dates de dernières mises à jour, les formats, … autant de détails que vous ne voulez pas gérer en « mode panique » la veille du contrôle.”

‍Comment soigner vos échanges avec l'inspecteur du contrôle URSSAF ?

  • ‍‍Comme pour les documents consultés, soyez vigilant aux échanges avec l'agent de contrôle.
  • Faites-en sorte de ne répondre qu'à la demande précise sans vous attarder à donner des détails qui n'ont pas fait l'objet d'une explication.
  • Faites également en sorte que les échanges restent toujours cordiaux, et surtout que ses requêtes fassent toujours l'objet d'une réponse dans un délai acceptable.
  • N'hésitez pas à prendre note d'une question et à revenir vers lui plus tard, afin de peaufiner votre réponse si vous n'êtes pas certain des éléments que vous allez lui apporter.

Comment bien gérer la fin du contrôle URSSAF ?  

‍‍Une fois la fin du contrôle approchant, il est utile d'adopter certains réflexes :

  • ‍Demandez à l'agent de contrôle de prévoir une réunion de restitution, afin qu'il vous expose les redressements envisagés et que vous puissiez déjà préparer une possible contestation ou un recours amiable.

  • Conservez bien les traces de vos échanges avec l'agent de contrôle, et particulièrement la liste des éléments consultés par celui-ci.‍

  • Maintenez un bon niveau de relation même si l'inspecteur envisage de vous dresser un procès verbal pour des mises en recouvrement qui vous paraissent infondées ou injustes. 

  • Profitez de la réunion de fin de contrôle pour demander plus d'explications et mieux comprendre ce qui a entraîné des redressements URSSAF. Il ne faut pas dégrader la relation, car l'agent de contrôle peut toujours accentuer ses investigations, et finalement augmenter le montant des redressements que l’administration pourra ensuite soumettre à des organismes de recouvrement.

  • Notez qu’à l'issue de votre contrôle URSSAF, vous recevrez une lettre d’observation. Vous avez un délai de 30 jours pour émettre des observations sur ce document. Sur demande, ce délai peut s’allonger d’un mois supplémentaire. 

  • Puis, le contrôleur envoie son rapport à L’URSSAF où à la CGSS. Vos remarques à ce document y sont notifiées et partent avec le rapport.

‍Grâce à ces conseils, vous pouvez déjà mieux appréhender vos futurs contrôles.

Qu’est-ce que la loi ESSOC ?

En plus de bien suivre sa trésorerie pour éviter un redressement, sachez que des dispositifs ont été créés pour vous permettre d’émettre des contestations à la suite de sanctions telles que des pénalités de retard ou des majorations pour formalités manquantes.

La loi pour l’État au Service d'une Société de Confiance, en vigueur depuis le 10 août 2018, est un de ces dispositifs de saisine, qui permets aux personnes morales contrôlées par l’URSSAF de faire valoir leur droit à l’erreur et ainsi de ne pas être victime d’une mise en recouvrement trop rapide au regard des premiers manquements à leurs obligations.

Il existe certains cas où la loi ESSOC ne peut s’appliquer : 

  • Si vous avez déjà fraudé, avez commis des manquements à vos obligations et êtes récidiviste, cette loi ne vous couvrira pas en raison de votre passé judiciaire.

  • Attention, la loi ESSOC ne vous autorise pas non plus à établir vos déclarations en retard ! Vous ne pourrez invoquer votre droit à l’erreur dans cette situation.

                                   

  • Enfin, si votre erreur porte atteinte à la sécurité des biens ou des personnes, à l’environnement ou à la sécurité, vous ne pourrez pas non plus invoquer la loi ESSOC.

Son but ?

La loi ESSOC a été créée en vue d’améliorer la relation de confiance entre les usagers et l’administration. 

Le principe de son droit à l’erreur est simple : il appartient aujourd’hui au fisc, et non plus aux professionnels contrôlés, d’établir l'existence d’une erreur lors de chaque contestation.

Lorsque l’on ne décide pas d’externaliser ses process de gestion administrative, il est en effet très facile de commettre des oublis lors de ses différentes déclarations, tellement les postes à déclarer sont légions. 

La Loi ESSOC permet de ne formuler aux usagers que de simples avertissements en lieu et place de sanctions plus sévères, et en partant du principe que l’usager est de bonne foi et n’a pas souhaité dissimulé d’informations de façon volontaire.

En plus de ce droit à l’erreur, la loi ESSOC facilite les échanges avec les entreprises en leur accordant un interlocuteur unique, ce qui simplifie les échanges et limite les conflits ainsi que les pertes de temps (rappel de son dossier, énumération des faits…) 

Enfin, la loi ESSOC prévoit d’aligner ses horaires sur celles de ses usagers en fonction de leur activité, ce qui garantit une meilleure accessibilité.

Pour permettre aux usagers de faciliter leurs démarches et d’invoquer leur droit à l’erreur, l’administration fiscale a mis en place un certificat d’information qui permet de prouver que l’oubli à l’origine de l’erreur déclarative n’était pas frauduleux ou de mauvaise foi. 

Il doit comprendre des mentions obligatoires telles que la liste des erreurs les plus fréquentes ainsi que la méthode pour les invoquer et contester les sanctions octroyées. N’oubliez pas de le réclamer !

Les informations qui seraient manquantes à cette liste et auraient alors entraîné une faute lors de la déclaration engagent automatiquement la responsabilité de l’administration.

En synthèse

‍Afin de ne pas être redevable auprès du fisc, n'hésitez pas à vous faire accompagner dans cet exercice par une assistante administrative 3H18 rompue à ces situations et formée par notre conseil expert URSSAF. (Plus d'information sur l'externalisation administrative des entreprises)‍

  • De plus, dotez-vous des bons outils de gestion électroniques de documents qu'elle sera, le cas échéant, capable de vous aider à installer.‍
  • Enfin, entourez-vous d'un spécialiste si vous en ressentez le besoin, avant, pendant et après le contrôle et pour cela qui mieux qu'un ex-inspecteur URSSAF ?

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