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La réception d'un avis de contrôle URSSAF par lettre recommandée est toujours un moment stressant dans la vie d'un chef d'entreprise et ce que vous soyez à l’origine ou non de la demande.
Autrefois nommé ACOSS, l'URSSAF procède à des contrôles qui permettent de lutter contre la fraude en s'assurant que vous avez bien contribué au paiement de toutes les contributions sociales et cotisations patronales.
L’administration organise donc la visite d’un inspecteur, chargé de vérifier l’exactitude des données renseignées, l’application de la législation au sein de votre société, et que celle-ci ne pratique aucune dissimulation fiscale.
Que l'on ait déjà identifié des anomalies potentielles ou au contraire, que l'on soit dans le flou le plus total sur les possibles conséquences, il faut bien garder à l'esprit qu'un contrôle, comme tout rendez-vous professionnel, se prépare bien en amont pour minimiser les risques de redressement et de se retrouver convoqué au Tribunal des Affaires…
Durant votre lecture, profitez des expertises croisées de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF et consultant en audit, conseil, contrôle et contentieux URSSAF, et de Marc Le Vernoy, Président de 3H18, un service d'assistance administrative à la carte.
Voici donc quelques astuces de gestion administrative et conseils de préparation, pour permettre à votre entreprise de mettre toutes les chances de son côté et d’éviter de se retrouver en infraction.
Nous vous aidons à rendre le contrôle fiscal « moins douloureux », tout en évitant de subir un redressement au montant pharaonique.
En 2018 :
Lors de la crise sanitaire en 2020, la plupart des contrôles avaient été stoppés et reportés, certaines dettes non mise en recouvrement, et certains contrôles purement et simplement annulés pour mieux laisser respirer les entreprises déjà mises à mal par la crise sanitaire.
En 2021, l'accent a été porté sur les actions de lutte contre le travail dissimulé, la période de crise sanitaire étant propice à ce type de pratique.
La loi pour un Etat au service d'une société de confiance n’oblige d’ailleurs pas l’URSSAF à prévenir les entreprises d’un éventuel contrôle dès lors que la recherche porte sur du travail dissimulé.
Les contrôles annulés en 2020 ont donc été reportés dans le courant de l'année 2021.
Afin de mieux lutter contre la fraude, un focus particulier s’est fait sur les périodes de chômage partiel, les erreurs en paie et les mauvaises pratiques des entreprises sur cette période étant très importantes.
Sur ce point, les inspecteurs ont pour cela bénéficié de formations spécifiques leur permettant de contrôler les particularités du chômage partiel lié au COVID19.
Les contrôles classiques n’ont pour autant pas diminué, les objectifs des inspecteurs ont d'ailleurs été très revus à la hausse.
En bref, pandémie ou non, les contrôles n’ont pas ralenti en 2021, bien au contraire. Car il était urgent pour l'État et la sécurité sociale de renflouer des caisses mises à mal par l'effondrement des activités économiques.
Le seul gros changement résidait dans l'organisation des contrôles. Ils ont été majoritairement et prioritairement réalisés à distance, sauf demande contraire express du cotisant.
L'URSSAF a d'ailleurs mis en place durant la période de crise un outil interne (dossiers cloud partagés dénommé ZEFIR) permettant le dépôt et les échanges de documents dématérialisés durant les contrôles.
Vous venez juste de recevoir votre avis de contrôle, et celui-ci comprend la longue liste des documents comptables et des justificatifs à préparer en vue de la première visite de l’inspecteur chargé du contrôle.
Par où vous faut-il commencer ?
Cette liste est non exhaustive, et les éléments listés ne concernent pas forcément toutes les entreprises. Si vous n'avez pas d'épargne salariale, vous n'avez pas besoin de préparer les justificatifs en lien par exemple. Vous pouvez demander l'aide d'une secrétaire comptable pour cette étape charnière.
Cette prise de contact avec la personne en charge de votre dossier a 2 objectifs :
✅ Les conseils de Cyril Repusard, Ex inspecteur URSSAF
“Je vous recommande de faire appel à une assistance administrative, ponctuelle ou récurrente, afin de garantir l'intégrité de chaque pièce justificative sans perdre de temps. Il m'est arrivé à de nombreuses reprises, en contrôle, de tomber sur des post-it rangés dans des dossiers et qui mettaient clairement en mauvaise posture le cotisant. Une bonne vérification en amont permet d'éviter ce type de mésaventure !”
Il convient de décider en amont qui sera l'interlocuteur privilégié de l'agent chargé de l'inspection.
Si vous décidez de déléguer cette tâche à votre expert-comptable, prévoyez si possible quand même que le dirigeant se déplace 15 à 30 minutes le jour du contrôle pour pouvoir échanger rapidement avec l'inspecteur, et assurer un meilleur déroulement.
Cela permet de lui montrer l'intérêt porté à son égard et cela peut créer d'entrée un climat favorable.
Si vous décidez de recevoir l'inspecteur de recouvrement dans vos locaux et de gérer le contrôle vous-même, il est impératif de choisir stratégiquement son interlocuteur en interne.
En effet, en général les agents de l'URSSAF apprécient que les contrôles puissent se dérouler rapidement, sans temps d'attente et d'avoir rapidement des réponses précises à leurs questions.
Il faut donc que l'interlocuteur choisi maîtrise parfaitement la gestion de la paie, montant des cotisations et des contributions sociales de l'entreprise afin de répondre précisément et rapidement aux demandes de l'agent chargé de l'inspection.
✅ Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF
“Un interlocuteur qui ne maîtrise pas les sujets et les déclarations va agacer l'inspecteur et tendre la relation. L'interlocuteur ne doit pas être déstabilisé par son rôle, j'ai vécu lors de contrôles des échanges avec des personnes qui se sentaient dépassés par la situation, et le stress les faisait beaucoup trop parler, et dévoiler des informations délicates voire des informations contradictoires pour l'entreprise.
Le choix de l'interlocuteur est donc extrêmement important et trop souvent pris à la légère.”
Toujours en vue d'une réception optimale, il convient de s'attacher à choisir où sera reçu celui-ci dans vos locaux. Mieux l'inspecteur de l'URSSAF sera reçu et traité, mieux il se comportera : la procédure de contrôle reste un échange entre humains.
Là, les conseils sont assez simples et peuvent paraître basiques :
✅ Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF
“Les stratégies visant à rendre inconfortable la mission de contrôle en vue d’écourter celle-ci ne fonctionnent jamais, pour information. J'ai vécu des situations où l'on me mettait dans des pièces très froides ou très chaudes, totalement à l'écart avec du mobilier dans un état misérable, sans eau, …. Le seul résultat obtenu est une relation dégradée et des inspecteurs qui vont volontairement accentuer leurs investigations et leurs interprétations !”
En plus des préparatifs classiques, il est vivement conseillé de vérifier dans l'enceinte de l'entreprise les différents affichages (affichage obligatoire, bureaux, …).
📕 Article en lien : Comment optimiser la gestion de l’affichage interne au sein de son entreprise ?
En effet, il est fréquent que des redressements URSSAF soient détectés par la simple lecture d'informations affichées dans les bureaux, par exemple :
Il faut impérativement supprimer toutes ces informations en vue de la procédure de contrôle.
Un autre conseil qui peut s'avérer très utile consiste à organiser une réunion interservices en vue du contrôle.
Il faut en effet que les services pouvant impacter la paie, les commerciaux, le recrutement, le marketing ou la gestion RH puissent échanger.
Ceci a pour but de pouvoir identifier en amont des pratiques qui auraient dû impacter la paie et ne pas découvrir ces soucis durant le contrôle.
Une assistante indépendante pourra :
- compiler les comptes rendus,
- piloter le plan d'action
- remonter au chef d'entreprise un état des lieux précis
- et tenir vos fichiers DSN à jour le reste de l'année en effectuant vos déclarations.
Par exemple, il n'est pas rare que le service de gestion commerciale organise des challenges dont les lots doivent être passés en avantages en nature, ou que le service recrutement organise des challenges de cooptation dont les lots doivent aussi être passés en avantages en nature.
Attention à toutes ces situations potentiellement dangereuses pour la cohérence de votre propos.
Ce type de réunion pourra être conservé suite à la procédure de contrôle pour maintenir un niveau d'information suffisant et limiter les risques futurs.
Une fois le contrôle préparé, il faut ensuite s'occuper de bien gérer le contrôle pour maintenir un bon relationnel avec le représentant de l'URSSAF.
1. Accueillez bien l'inspecteur afin de débuter la réunion de début de contrôle dans de bonnes conditions !
2. Soyez très cordial·e, afin de créer rapidement une entente avec celui-ci.
3. Le jour du contrôle : ne le laissez pas patienter à l'accueil ; installez-le rapidement dans l'espace qui lui a été prévu, et proposez-lui un café !
4. Soyez vigilant aux questions posées, et contentez-vous d'y répondre strictement sans trop vous laissez aller à des commentaires sur vos activités...
Certains inspecteurs débutent leurs contrôles par un point de lancement.
Cet échange a pour but d'identifier les zones de risques à approfondir lors du contrôle.
✅ Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF
“Je conseille très fortement de ne pas remettre à l'inspecteur une clé USB contenant l'ensemble des pièces justificatives. Cette pratique lui offre la possibilité d'accéder à des documents qu'il n'aurait pas forcément pensé à demander, et peut induire des mises en redressement qui pouvaient être évitées.”
Par exemple, s'il vous demande la rupture conventionnelle de Mr X, vous ne devez lui fournir QUE la rupture conventionnelle. Vous n'avez pas besoin de lui donner le dossier complet du salarié.
Cette différence peut être importante, car en ayant accès qu'au document demandé, vous limitez les risques qu'il constate des anomalies sur votre gestion comptable ou votre suivi de trésorerie.
Bien évidemment, si l'agent de contrôle demande une clé USB avec tous les éléments demandés sur la notification de passage, il faut répondre favorablement à sa demande.
Cadencez la distribution des documents sans temps mort !
La distribution des justificatifs doit être rapide et régulière, afin que l'agent chargé de l'inspection n'ait pas de temps d'attente et puisse avancer au rythme qui lui convient. Il mène le contrôle comme il le souhaite et il est donc important d'aller dans son sens afin encore une fois que la relation soit bonne.
✅ Les conseils de Cyril Repusard, ex inspecteur URSSAF
“Disposer d'un office manager pour la durée du contrôle ou de façon permanente est d'une grande utilité car les documents physiques doivent être cohérents avec ceux numériques et l'accès, le plan de classement, les dates de dernières mises à jour, les formats, … autant de détails que vous ne voulez pas gérer en « mode panique » la veille du contrôle.”
Une fois la fin du contrôle approchant, il est utile d'adopter certains réflexes :
Notez qu’à l'issue de votre contrôle URSSAF, vous recevrez une lettre d’observation. Vous avez un délai de 30 jours pour émettre des observations sur ce document. Sur demande, ce délai peut s’allonger d’un mois supplémentaire.
Puis, le contrôleur envoie son rapport à L’URSSAF où à la CGSS. Vos remarques à ce document y sont notifiées et partent avec le rapport.
Grâce à ces conseils, vous pouvez déjà mieux appréhender vos futurs contrôles. 😉
En plus de bien suivre sa trésorerie et d'assurer un bon suivi de vos factures pour éviter un redressement, sachez que des dispositifs ont été créés pour vous permettre d’émettre des contestations à la suite de sanctions telles que des pénalités de retard ou des majorations pour formalités manquantes.
La loi pour l’État au Service d'une Société de Confiance, en vigueur depuis le 10 août 2018, est un de ces dispositifs de saisine, qui permets aux personnes morales contrôlées par l’URSSAF de faire valoir leur droit à l’erreur et ainsi de ne pas être victime d’une mise en recouvrement trop rapide au regard des premiers manquements à leurs obligations.
Il existe certains cas où la loi ESSOC ne peut s’appliquer.
Si :
Attention, la loi ESSOC ne vous autorise pas non plus à établir vos déclarations en retard ! Vous ne pourrez invoquer votre droit à l’erreur dans cette situation.
Son but ? 🎯
La loi ESSOC a été créée en vue d’améliorer la relation de confiance entre les usagers et l’administration.
Le principe de son droit à l’erreur est simple : il appartient aujourd’hui au fisc, et non plus aux professionnels contrôlés, d’établir l'existence d’une erreur lors de chaque contestation.
Lorsque l’on ne décide pas d’externaliser ses process de gestion administrative, il est en effet très facile de commettre des oublis lors de ses différentes déclarations, tellement les postes à déclarer sont légions.
La Loi ESSOC permet de ne formuler aux usagers que de simples avertissements en lieu et place de sanctions plus sévères, et en partant du principe que l’usager est de bonne foi et n’a pas souhaité dissimulé d’informations de façon volontaire.
En plus de ce droit à l’erreur, la loi ESSOC facilite les échanges avec les entreprises en leur accordant un interlocuteur unique, ce qui simplifie les échanges et limite les conflits ainsi que les pertes de temps (rappel de son dossier, énumération des faits…)
Enfin, la loi ESSOC prévoit d’aligner ses horaires sur celles de ses usagers en fonction de leur activité, ce qui garantit une meilleure accessibilité.
Pour permettre aux usagers de faciliter leurs démarches et d’invoquer leur droit à l’erreur, l’administration fiscale a mis en place un certificat d’information qui permet de prouver que l’oubli à l’origine de l’erreur déclarative n’était pas frauduleux ou de mauvaise foi.
Il doit comprendre des mentions obligatoires telles que la liste des erreurs les plus fréquentes ainsi que la méthode pour les invoquer et contester les sanctions octroyées. N’oubliez pas de le réclamer !
Les informations qui seraient manquantes à cette liste et auraient alors entraîné une faute lors de la déclaration engagent automatiquement la responsabilité de l’administration.
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