Commençons par bien comprendre ce qu'est le lettrage comptable.
Ce processus, crucial, consiste à faire correspondre les écritures comptables des factures clients et fournisseurs. Outre celles-ci, le lettrage comptable peut également impliquer le rapprochement des comptes de tiers tels que les comptes de banque ou d'autres comptes débiteurs et créditeurs.
Quelle méthode de lettrage comptable faut-il appliquer ?
La méthode de lettrage comptable à appliquer dépend en grande partie des règles comptables spécifiques de votre entreprise. Chaque entreprise peut avoir ses propres politiques et procédures comptables en ce qui concerne le lettrage. Il est essentiel de comprendre ces règles avant de commencer le processus de lettrage !
Par exemple, certaines entreprises exigent que les transactions soient lettrées dans un ordre spécifique (par date d'émission, date de règlement, etc.), tandis que d'autres autorisent une approche plus flexible.
Une fois la politique comptable de votre entreprise clairement établie, la première décision à prendre concernera la méthode de lettrage à appliquer.
Mais avant de choisir quelle méthode de lettrage sera la plus adaptée pour votre entreprise, encore faut-il avoir conscience que deux types de lettrage existent : la version manuelle et sa consœur, l’automatique…
Lettrage manuel VS lettrage automatique !
Le lettrage manuel implique que les comptables effectuent la correspondance des transactions factures-paiements manuellement, en vérifiant chaque ligne et en cochant les écritures associées. Cela peut être plus approprié pour les entreprises ayant un volume de transactions relativement faible.
En revanche, le lettrage automatique s'appuie sur des logiciels de comptabilité avancés pour effectuer la correspondance de manière automatisée. Dans ce cas de figure, le système recherche automatiquement les correspondances entre les transactions en se basant sur des critères prédéfinis, tels que le montant et la date.
Cette approche est particulièrement avantageuse pour les entreprises avec un grand volume de factures émises et reçues.
Quelles sont les grandes étapes du lettrage comptable ?
Plusieurs étapes sont à respecter pour un lettrage comptable réussi.
La collecte des factures
La première étape consiste à rassembler toutes les factures, fournisseurs et clients, ainsi que les paiements, effectués par l'entreprise. Ces documents doivent être enregistrés dans le système comptable, que ce soit manuellement ou à l'aide de votre logiciel de comptabilité.
Si vous n’avez pas envie de vous occuper de cette mission, sachez qu’une assistante comptable indépendante sera parfaitement en mesure de vous accompagner.
Le classement par ordre de chronologie
Une fois collectés, les factures et paiements doivent ensuite être classés chronologiquement, par date d'émission ou de règlement. Cette organisation, plutôt répandue au sein des entreprises, facilitera grandement l'identification des transactions à lettrer ultérieurement..
Le rapprochement bancaire
La prochaine étape consiste à faire correspondre les paiements aux factures pertinentes.
Pour les factures clients, il s'agit de vérifier que les paiements reçus correspondent bien aux montants des factures émises.
Pour les factures fournisseurs, il s'agit de s'assurer que les paiements effectués correspondent aux montants des factures reçues.
À ce stade, votre lettrage peut être effectué manuellement en vérifiant et en cochant les factures appariées avec les paiements correspondants. Alternativement, si vous avez fait le choix d’utiliser des logiciels de comptabilité avancés, votre lettrage pourra être automatisé.
Vous n’aurez qu’à laisser l’outil travailler et faire correspondre automatiquement les transactions !
Quels logiciels de comptabilité utiliser pour faciliter votre lettrage comptable ?
Un bon logiciel de comptabilité doit vous permettre d'enregistrer les factures fournisseurs et clients de manière structurée. Si ce n’est pas le cas ou que vous avez l’impression de perdre plus de temps que vous n’en gagnez, changez d’outil ! 🙄
Le logiciel de comptabilité est avant tout utilisé pour faciliter la correspondance ultérieure entre les transactions. Son principal avantage est donc de réduire le risque d’erreurs, comme cela peut être le cas lorsque la saisie n’est pas automatisée.
Avant de choisir votre logiciel de comptabilité, assurez-vous de bien évaluer vos besoins spécifiques en matière de lettrage comptable, et étudiez les fonctionnalités offertes par chaque logiciel repéré.
Optez pour un logiciel convivial, facile à utiliser et qui s'intègre bien à vos processus comptables existants. Un bon logiciel de comptabilité devrait non seulement faciliter le lettrage comptable, mais également améliorer l'efficacité globale de votre gestion financière.
Nous avons plusieurs fois évoqué les logiciels d’aide à la précomptabilité sur notre site et ne nous étalerons donc pas plus longtemps sur ce sujet ici, ce dernier nécessitant un article à lui tout seul (minimum…). 🤗
Nous vous invitons toutefois à aller consulter cet autre contenu pour des informations détaillées sur les différents logiciels existants !
Comment garantir l’exactitude des écritures comptables ?
Il peut arriver que des écarts se produisent entre les montants des factures et les paiements. Quelle que soit la méthode de lettrage choisie, vous devez être en mesure de vérifier que toutes les transactions sont correctement appariées ! Les écarts surviennent pour diverses raisons :
erreurs de saisie,
montants arrondis,
retards de traitement…
Vous devez impérativement résoudre ces écarts pour garantir l'exactitude des états financiers et la clôture de votre exercice.
Une fois que toutes les transactions ont été lettrées, il est essentiel de procéder à une vérification finale pour vous assurer de l'exactitude du lettrage.
Le recours à un expert-comptable et une assistante freelance pour la réalisation de son lettrage comptable
Les experts-comptables se révèlent être particulièrement utiles pour les entreprises ayant un volume important de transactions et des besoins comptables plus complexes.
Ils peuvent de plus assurer à votre entreprise une gestion financière conforme aux normes comptables en vigueur. L'expert-comptable joue en outre un rôle consultatif non négligeable, c’est-à-dire qu’il vous offrira toute une litanie de conseils en cas de besoins.
Outre l'expert-comptable, rappelons qu’une assistante indépendante et spécialisée en comptabilité est un atout précieux. Cette assistante vous assiste dans la gestion de vos tâches administratives et de saisie comptable, vous permettant ainsi de vous libérer du temps pour vous concentrer sur des missions plus stratégiques.
Pour conclure
La méthode de lettrage comptable à appliquer dépend des spécificités de votre entreprise, du volume de transactions et des politiques comptables internes.
Le lettrage manuel peut être approprié pour les petites entreprises, tandis que le lettrage automatique est préférable pour les entreprises ayant un volume important de factures émises et reçues.
Quelle que soit la méthode choisie, l'objectif est de garantir que toutes les transactions sont correctement appariées, assurant ainsi une comptabilité précise et fiable.
L'utilisation de logiciels de comptabilité avancés et l’aide d’un expert-comptable faciliteront le processus de lettrage et contribueront à une gestion financière plus efficace.
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