Plateforme freelance administrative : le secret pour se recentrer sur son activité

Votre entreprise connaît quelques difficultés actuellement et vous cherchez à optimiser son organisation ? Alors, vous êtes au bon endroit.

Nous allons vous expliquer comment l’externalisation de vos tâches administratives par une plateforme de freelances experts peut vous permettre de reprendre la main sur votre cœur d’activité.

A l’issu de cet article, vous serez en mesure de :

1.   Comprendre comment fonctionne une plateforme freelance administrative.

2.   Identifier les domaines d’activité qu’un assistant administratif peut couvrir.

3.   Reconnaître les signes indiquant que vous êtes dans une situation de besoin de délégation des tâches.

4.   Choisir le meilleur réseau de freelances pour votre entreprise !

‍

‍Comment fonctionne une plateforme freelance administrative ?

Une plateforme freelance administrative est un réseau de partenaires freelances qui peut permettre à une PME ou une TPE de déléguer de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée.

Comment cela fonctionne-t-il ? C’est assez simple.

Ces plateformes accessibles via un ordinateur ou depuis votre smartphone vous permettent de faire coïncider votre besoin avec l’expertise d’un freelance. Elle gère ensuite la mise en relation entre les deux parties.

A la suite de votre prise de contact, vous êtes rappelé sous quelques jours voire quelques heures pour une première mise au point. Lors de ce diagnostic, un consultant vous explique le fonctionnement de la plateforme.

Puis, à vous la parole !

Votre conseiller voudra connaître les besoins précis de votre société pour définir la prestation d’externalisation administrative. Un intervenant freelance sera très rapidement en poste pour exécuter la mission confiée.

Pour cela :

·        il peut venir directement surplace dans vos locaux

·        ou bien effectuer les tâches à distance depuis son domicile. Le télétravail vous permet de ne pas avoir à gérer une présence supplémentaire au sein de vos bâtiments.

Ils seront tous équipés de PC et de matériel bureautique ! Inutile de leur mettre à disposition du matériel...

Forts de leur expérience professionnelle, habitués des problématiques rencontrées par les TPE PME, ces freelances sauront s’adapter rapidement au contexte de votre entreprise. La phase d'onboarding s’en retrouve facilitée.

Dès le démarrage et tout au long de la mission, une assistance clientèle vous suit et s’assure de votre entière satisfaction.

- Une question sur votre intervenant ?

- Un détail à régler ?

- Des vacances à anticiper ?

- Un point sur la facture ?

- Votre assistant clientèle dédié est disponible 5 jours sur 7 et à votre écoute.

La prestation peut être adaptable à votre situation et en fonction de votre flux d’activité. En cas d’accroissement ou de baisse de régime de votre activité, il est possible de moduler les heures prestées par l’intervenant freelance.

Cet avantage est particulièrement intéressant pour les sociétés ayant un rythme cyclique, ou pour les organismes de formation, les experts comptables, les associations…

Une plateforme freelance administrative doit pouvoir répondre aux exigences de ses clients de manière transparente : vous devez donc au préalable vous assurer que les heures uniquement travaillées et déclarées dans un portail de suivi des prestations en temps réel seront facturées.

Soyez également vigilant sur le fait qu’une solution de délégation de vos tâches administratives à temps plein ou temps partiel est possible.

‍

A quoi sert une plateforme freelance administrative ?

·        Gestion comptable,

·        travaux administratifs divers,

·        facturation et relances des impayés,

·        campagnes de recrutement,

·        prise en charge de votre messagerie électronique ou de votre standard téléphonique,

·        mise en place d’outils digitaux efficaces,

·        réorganisation de vos process de gestion,

·        mise à jour de votre portefeuille client,

·        archivage et création de bases de données,

·        …

Une plateforme freelance administrative permet de répondre à de nombreux besoins propres à chaque société.

Elle permet en outre de ne pas avoir à créer de nouveaux postes en CDI. Une décision pouvant alourdir les coûts lorsque l’on ne dispose pas de besoins de recrutement d’externalisation permanents.

Plus fiable et plus flexible que l’intérim, l’externalisation de sa gestion administrative par un freelance ne signifie pas forcément que vous aurez systématiquement affaire à un collaborateur différent. Au contraire ! Il est en effet possible de confier votre secrétariat ou votre pré comptabilité à un partenaire de confiance attitré amené à travailler régulièrement pour votre entreprise.

Il est parfaitement normal de souhaiter poursuivre une collaboration lorsque celle-ci se déroule dans les meilleures conditions souhaitables pour votre entreprise.

Une relation de proximité et de confiance

En réalité, il existe une plus grande proximité entre une entreprise et un réseau de freelance qu’entre une agence d’intérim et ses clients. Cela s'explique par la dimension humaine que souhaite préserver ces plateformes dans le cadre de leurs échanges avec les entreprises clientes.

- Vous disposez d’interlocuteurs permanents,

- vous êtes en relation avec la gestionnaire des opérations,

- Nos assistants sont joignables par téléphone ou par mail, voire sur leurs portables en cas d’urgence !

Rendez-vous sur leurs sites internet et consultez les différentes expertises proposées. Choisissez celle qui répond le mieux à vos besoins de gestion et accédez à de nombreux témoignages d'intervenants !

En préférant faire appel à des intérimaires, sachez que vous n’aurez pas forcément accès à ce type d’information, en dehors des profils créés sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn et qui ne reflètent pas toujours la réalité professionnelle…

Qui peut avoir besoin d’un réseau de prestataire freelance ?

Absolument tout dirigeant d’entreprise désireux de se rendre disponible pour sa société!

Au sens large, il peut s’agir d’un patron de PME, mais aussi de TPE. L’appel à une plateforme freelance administrative peut également permettre à de nombreuses professions libérales de se consacrer à d’autres sujets plus en phase avec le cœur de leur activité.

Les entrepreneurs individuels comme les artisans ou commerçants peuvent également avoir besoin d’externaliser la gestion de leur administratif.

Quelle que soit votre situation, et dès lors que le développement de votre activité est freiné par de trop nombreuses tâches chronophages, vous devriez envisager de traiter le problème à la source.

Déléguer permet aussi:

·        de revoir ses priorités,

·        de les hiérarchiser

·        et de se rendre disponible pour ses équipes, ses clients, ses fournisseurs…

Quelle plateforme freelance administrative choisir ?

Le choix est vaste et décider de la meilleure plateforme freelance administrative n’est pas toujours une tâche facile. Certains sites vous proposeront la vente de prestations à des tarifs imbattables !

C’est le cas notamment pour 5euros.com.

Davantage orientée sur des prestations courtes, il vous faudra parfois prendre le temps de tester plusieurs freelances avant de trouver un profil très compétent pour des missions complexes.

Ce type de plateforme est adapté :

·        si vous souhaitez obtenir le compte-rendu rapide d’une réunion à moindre coût,

·        si vous envisagez la création d’une petite vidéo pour votre blog,

·        si vous désirez mettre en avant un événement imminent par la création de visuels efficaces…

En revanche, si vos besoins de délégation vont au-delà, mieux vaut s’orienter vers des plateformes expertes dans la sélection de profils aguerris.

Pour vous aider à faire votre choix, notre propre plateforme de prestataires freelances 3h18 a tenu à vous livrer son comparatif sur les différentes solutions du marché.

En cliquant sur le lien ci-dessus, vous découvrirez les avantages et inconvénients de 16grandes plateformes telles que :

·        Malt,

·        Aadprox,

·        Officéo,

·        eReceptionist,

·        Votre Bureau Privé,

·        Plateforme Freelances,

·        …

·        et bien sûr, 3h18 !

Bien qu’il s’agisse de nos concurrents, nous avons décidé de vous accompagner dans votre recherche en vous livrant ces informations capitales pour vous permettre de gagner du temps (une fois de plus !).

En bref : le secret de la réussite !

Vous savez maintenant ce qu’est une plateforme d’assistance administrative et comment cela fonctionne.  

Si vous avez pris connaissance de notre article comparatif, vous êtes également en mesure d’identifier laquelle d’entre elles est la plus à même de vous convenir ! 

En cas de besoin d’externalisation de vos tâches administratives, RH ou commerciales, vous pouvez contacter un consultant 3h18. Nous étudions vos besoins et permettons à votre entreprise de gagner en sérénité et efficacité.  

‍