Votre entreprise connaît quelques difficultés actuellement et vous cherchez à optimiser son organisation ? Alors, vous êtes au bon endroit.
Comment l’externalisation de vos tâches administratives via une plateforme de freelances administratifs experts dans leur domaine peut-elle vous permettre de reprendre la main sur votre cœur d’activité ?
À l’issue de cet article, vous serez en mesure de :
Comprendre comment fonctionne une plateforme freelance administrative.
Identifier les domaines d’activité qu’un assistant administratif peut couvrir.
Reconnaître les signes indiquant que vous rencontrez un fort besoin d’externalisation de vos tâches administratives.
Choisir le meilleur réseau de freelances administratifs pour votre entreprise !
Aperçu des plateformes de freelancing les plus populaires sur le marché :
Plateforme
Avantages
Inconvénients
Type de mission
3h18
✅ Accompagnement humain et réactif ✅ Freelances testés et équipés ✅ Adaptabilité mensuelle
—
Gestion administrative globale (TPE/PME)
Malt
Large choix de profils Tarifs compétitifs
Qualité inégale Pas d'accompagnement personnalisé
Missions ponctuelles variées
Aadprox
Spécialisé administratif Freelances qualifiés
Peu de flexibilité dans les missions
Support administratif récurrent
eReceptionist
Secrétariat externalisé à distance Facile à mettre en place
Peu de personnalisation Anglais souvent nécessaire
Accueil téléphonique / prise de messages
Votre Bureau Privé
Présence physique possible Suivi client régulier
Plus onéreux Moins agile sur les petites missions
Soutien administratif sur site
Plateforme Freelances (générique)
Accès à une variété de profils
Temps nécessaire pour trier les candidatures Gestion à votre charge
Petites missions ou besoins urgents
Comment fonctionne une plateforme freelance administrative ?
Une plateforme freelance administrative est un réseau de partenaires freelances qui peut permettre à une PME ou une TPE de déléguer des tâches à faible valeur ajoutée.
Ces plateformes, accessibles via un ordinateur ou depuis votre smartphone, vous permettent de faire coïncider votre besoin avec l’expertise d’un freelance administratif. Elle gère ensuite la mise en relation entre les deux parties.
Mise en place de la mission freelance
À la suite de votre prise de contact, vous êtes rappelé·e sous quelques jours, voire quelques heures, pour une première mise au point.
Lors de ce diagnostic, un consultant vous explique le fonctionnement de la plateforme.
Puis, à vous la parole !
Votre conseiller voudra connaître les besoins précis de votre société pour définir avec précision la prestation d’externalisation qu’il vous faut.
Il peut venir directement sur place dans vos locaux.
Ou traiter votre gestion administrative ou commerciale à distance, depuis son domicile. Le télétravail vous permet de ne pas avoir à gérer une présence supplémentaire au sein de votre entreprise.
Le saviez-vous ?
Chez 3h18, tous nos freelances administratifs sont équipés de PC et du matériel bureautique adéquat pour intervenir à distance. Pour la réalisation de missions sur site, il est préconisé d’installer votre freelance administratif dans un espace de travail bien équipé pour optimiser sa productivité.
Qui sont les freelances inscrits sur ces plateformes ?
Les freelances administratifs sont des professionnels indépendants spécialisés dans les tâches administratives et de gestion. Ils offrent leurs services aux entreprises de toutes tailles, notamment aux PME et aux TPE, pour les aider à externaliser leurs activités administratives et se concentrer sur leur cœur d'activité.
Ces freelances administratifs sont des experts dans leur domaine. Ils possèdent une solide expérience professionnelle et une connaissance approfondie des problématiques rencontrées par les entreprises.
Domaines d'activité et missions couvertes par un freelance administratif
Un freelance administratif peut couvrir une large gamme de domaines d'activité. Il s'occupe de :
- la gestion comptable,
- des travaux administratifs divers,
- de la facturation et des relances,
- des campagnes de recrutement…
En cas d'impayés, le freelance administratif prend les mesures nécessaires pour récupérer les paiements. Cela peut inclure :
- l'envoi de rappels,
- la négociation de plans de paiement,
- voire le recours à des procédures de recouvrement si nécessaire.
Besoin d’aide pour la gestion de votre comptabilité ? Découvrez la solution Indy.fr !
Il peut aussi gérer la prise en charge de la messagerie électronique ou du standard téléphonique.
produire des reportings sur l’état de votre activité,
et bien plus encore…
Un freelance administratif est en mesure d'apporter son expertise dans de nombreux aspects de la gestion d'une entreprise.
Statut et compétences du freelance administratif
En tant que travailleur indépendant, un freelance administratif jouit d'une grande flexibilité dans son activité. Ce statut d'indépendant lui permet de travailler pour plusieurs entreprises simultanément.
Pour exercer son métier, le freelance administratif doit posséder une large gamme de compétences :
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion
Connaissances comptables et juridiques de base
Organisation et rigueur
Capacité à optimiser et automatiser
Polyvalence
Il doit faire preuve d'organisation, de rigueur et de professionnalisme pour fournir un service de qualité à ses clients en toutes circonstances.
En quoi un freelance administratif répond-il aux besoins des PME ?
Fort de son expérience professionnelle, habitué aux problématiques rencontrées par les TPE PME, un freelances administratif est capable de s’adapter très rapidement aux besoins et au contexte de votre entreprise. La phase d'onboarding s’en retrouve facilitée.
1. Une assistance clientèle dédiée
Si vous faites appel à un freelance administratif via une plateforme de prestataires freelances, vous aurez l’avantage de bénéficier d’une assistance particulière.
Dès le démarrage et tout au long de la mission, celle-ci vous suit et s’assure de votre entière satisfaction.
Votre assistant clientèle dédiée est disponible 5 jours sur 7 et à votre écoute.
2. Votre freelance administratif intervient à la demande
La prestation peut être adaptée à votre situation et en fonction de votre flux d’activité. En cas d’accroissement ou de baisse de régime de votre activité, il est possible de moduler les heures prestées par votre assistant administratif freelance.
Cet avantage est particulièrement intéressant pour les sociétés ayant un rythme cyclique, ou pour les organismes de formation, les experts-comptables, les associations…
Ce qu’il faut savoir avant de contacter un freelance administratif via une plateforme
Une plateforme freelance administrative doit pouvoir répondre aux exigences de ses clients de manière transparente. Vous devez donc avoir la garantie que les heures uniquement travaillées et déclarées seront facturées. La déclaration des heures productives doit se faire sur un portail de suivi des prestations en temps réel.
Essayez de savoir à l’avance si la gestion de vos tâches administrativespeut se faire à temps partiel, et pas uniquement à temps plein.
À quoi sert une plateforme freelance administrative ?
Une plateforme freelance administrative permet de répondre à de nombreux besoins, aussi bien communs que propres à chaque société.
Elle permet en outre de ne pas avoir à créer de nouveaux postes en CDI. Une décision pouvant alourdir les coûts lorsque l’on ne rencontre pas de besoins d’externalisation permanents.
Plus fiable et plus flexible que l’intérim, l’externalisation de votre gestion administrative par un freelance administratif ne signifie pas que vous aurez affaire à un collaborateur différent pour chaque mission. Il est même tout à fait possible de confier votre secrétariat, ou votre pré comptabilité, à un partenaire de confianceattitré amené à travailler régulièrement pour votre entreprise.
Il est d’ailleurs parfaitement normal de souhaiter poursuivre une collaboration lorsque celle-ci se déroule dans les meilleures conditions souhaitables pour une entreprise.
Une relation de proximité et de confiance avant tout
Il existe une plus grande proximité entre une entreprise et un réseau de freelance qu’entre une agence d’intérim et ses clients.
Cela s'explique par la dimension humaine que souhaitent préserver ces plateformes de freelances administratifs dans le cadre de leurs échanges avec les entreprises clientes.
Exemple, avec 3h18 :
Vous disposez d’interlocuteurs permanents,
Vous êtes en relation avec le gestionnaire des opérations,
Les freelances administratifs sont joignables par téléphone ou par mail en cas d’urgence !
En préférant faire appel à des intérimaires, sachez que vous n’aurez pas forcément accès à ce type d’information, en dehors des profils créés sur les réseaux sociaux et qui ne reflètent pas toujours la réalité professionnelle.
Qui peut avoir besoin d’un freelance administratif ?
Absolument tout dirigeant d’entreprise désireux de se rendre disponible pour sa société !
Au sens large, il peut s’agir d’un patron de PME, mais aussi de TPE.
Le recours à une plateforme freelance administrative peut également permettre à de nombreuses professions libérales de se consacrer à des projets davantage en lien avec le cœur de leur activité.
Les entrepreneurs individuels comme les artisans ou commerçants peuvent également avoir besoin d’externaliser la gestion de tâches chronophages en requérant l’aide d’un freelance administratif.
Quelle que soit votre situation, et dès lors que le développement de votre activité s’avère freiné par une charge de travail administratif trop importante, vous devriez envisager de traiter le problème à la source.
Déléguer une part du travail à effectuer à un freelance administratif permet :
de revoir ses priorités en hiérarchisant les tâches et missions de manière intelligente,
de se rendre disponible pour ses équipes, ses clients, ses fournisseurs, ses différents partenaires…
de focuser sur la croissance de son entreprise et l’acquisition de leviers performants,
de diminuer sa charge mentale et limiter le risque de burn-out,
de réduire les coûts VS un recrutement en CDI,
de gagner en flexibilité et en efficacité,
d’être mieux organisé et par conséquent, plus productif !
Quelle plateforme freelance administrative choisir ?
Le choix est vaste et décider de la meilleure plateforme freelance administrative - ou du meilleur freelance - n’est pas toujours une tâche facile. Certains sites vous proposeront d’externaliser des fonctions support à des tarifs imbattables !
C’est par exemple le cas de la plateforme 5euros.com.
Davantage orientée sur des prestations courtes, il vous faudra parfois prendre le temps de tester plusieurs freelances avant de trouver un profil compétent pour gérer des missions complexes.
Ce type de plateforme est adapté :
si vous souhaitez obtenir le compte rendu rapide d’une réunion à moindre coût,
si vous envisagez la création d’unepetite vidéo pour votre blog,
si vous désirez mettre en avant un événement imminent par la création de visuels simples.
En d’autres termes, si vos besoins sont plus complexes, mieux vaut vous orienter vers des plateformes spécialisées dans la gestion de projets et de missions RH, commerciales, administratives, comptables… Et expertes dans la sélection de profils aguerris.
Pour vous aider à faire votre choix, notre propre plateforme de freelances administratifs 3h18 a tenu à vous livrer un comparatif sur les différentes solutions du marché.
En cliquant sur le lien ci-dessus, vous découvrirez les avantages et inconvénients de 16 entreprises d’externalisation telles que :
Malt,
Aadprox,
Officéo,
eReceptionist,
Votre Bureau Privé,
Plateforme Freelances,
et bien d’autres…
Ce comparatif a pour objectif de vous accompagner dans votre recherche en vous livrant des informations capitales pour vous permettre de gagner du temps.
En conclusion
Vous savez maintenant ce qu’est une plateforme de freelances administrative et comment cela fonctionne. Si vous avez pris connaissance de notre article comparatif, vous êtes également en mesure d’identifier laquelle est à même de vous convenir.
Pour l’externalisation de vos tâches administratives, RH ou commerciales, contactez un consultant 3h18. Nous étudions vos besoins et permettons à votre entreprise de gagner en sérénité et efficacité.
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